Розуміння того, які комунальні витрати підлягають прощенню кредиту PPP

Коли власники малого бізнесу подавали заявки на кредити PPP під час пандемії, багато хто зосереджувався насамперед на вимогах щодо оплати праці — і це зрозуміло, оскільки принаймні 60% коштів мали покривати заробітну плату працівників. Але як щодо решти 40%? Якщо ви все ще займаєтеся питанням прощення кредиту PPP, розуміння того, які комунальні витрати підпадають під цю категорію, може суттєво вплинути на максимізацію суми прощення.

Ось що дивує багатьох власників бізнесу: програма PPP визначає «комунальні послуги» ширше, ніж стандартні податкові визначення. Це означає, що ви можете мати право на відшкодування витрат, про які спочатку навіть не замислювалися. Проте існують специфічні правила та критичний термін, які визначають, що саме підходить під ці критерії. Давайте розберемо все, що вам потрібно знати про витрати на комунальні послуги та прощення кредитів PPP.

Що вважається комунальними послугами для прощення PPP?

Адміністрація малого бізнесу (SBA) визначає прийнятні комунальні послуги як «бізнес-платежі за послуги з розподілу електроенергії, газу, води, транспортування, телефону або доступу до Інтернету». Це широке визначення включає кілька категорій поза традиційними комунальними рахунками.

Традиційні комунальні послуги

Це прямі витрати, які очікує більшість власників бізнесу:

• Електроенергія: Рахунки за електроенергію для вашого бізнес-об'єкта.
• Газ: Природний газ або пропан для опалення та операційної діяльності.
• Вода: Послуги водопостачання.
• Каналізація: Послуги з очищення стічних вод.

Розширені категорії комунальних послуг

Програма PPP розширює визначення, включаючи:

• Телефонні послуги: Як стаціонарні, так і мобільні телефони, що використовуються для бізнесу.
• Доступ до Інтернету: Широкосмуговий, оптоволоконний, кабельний або DSL інтернет.
• Транспортні витрати: Певні збори, що нараховуються державними та місцевими органами влади на основі використання бізнесом транспортних систем (не загальні витрати на транспортні засоби або пальне).

Це розширене визначення дає бізнесу більше гнучкості у розподілі коштів PPP. Якщо ви оплачували бізнес-інтернет або телефонний зв'язок, ці витрати можуть бути враховані при розрахунку суми прощення.

Критичний дедлайн — 15 лютого 2020 року

Ось найважливіше правило, яке багато компаній забувають: всі угоди про надання комунальних послуг повинні бути укладені до 15 лютого 2020 року.

Це означає:

• Ви не можете вимагати прощення за комунальні послуги, якими почали користуватися після 15 лютого 2020 року.
• Сервісний контракт або угода повинні мати дату підписання до цього дедлайну.
• Навіть якщо фактичні платежі відбулися протягом вашого періоду покриття, сама послуга повинна існувати до 15 лютого 2020 року.

Чому це важливо? Якщо ви змінили інтернет-провайдера в березні 2020 року або додали нову телефонну лінію у квітні 2020 року, ці нові послуги не підпадатимуть під прощення PPP — навіть якщо вони є законними бізнес-витратами. SBA впровадила це правило, щоб переконатися, що бізнес заявляє витрати на послуги, які вже були у нього до пандемії, а не на нові послуги, додані спеціально для максимізації суми прощення.

Що це означає для вашого бізнесу

Уважно перевірте ваші договори на комунальні послуги. Вам знадобиться документація, що підтверджує дату початку надання кожної послуги. Це включає:

• Початкові сервісні угоди або контракти.
• Перші платіжні відомості, де вказано дату встановлення послуги.
• Підтвердження налаштування облікового запису від постачальника послуг.

Якщо ви не можете довести, що послуга існувала до 15 лютого 2020 року, не включайте її у свою заявку на прощення. Ризик виявлення порушень під час аудиту або зменшення суми прощення того не вартий.

Правило витрат 60/40

Розуміння загальних вимог до витрат допоможе вам стратегічно розподілити комунальні витрати у вашій заявці на прощення кредиту PPP.

Базове правило: Принаймні 60% коштів PPP повинні бути витрачені на оплату праці. Решта 40% можуть бути розподілені на:

• Оренду або лізингові платежі.
• Відсотки за іпотекою (не основна сума).
• Комунальні послуги.

Це означає, що якщо ви отримали кредит PPP у розмірі $50,000:

• Щонайменше $30,000 має піти на заробітну плату (60%).
• До $20,000 може покривати оренду, відсотки за іпотекою та комунальні послуги (40%).

Поширена помилка, якої слід уникати

Деякі компанії вважають, що вони повинні витратити рівно 40% на витрати, не пов'язані з оплатою праці. Це не так. Ви можете витратити більше 60% на заробітну плату — максимуму не існує. Однак витрати менше ніж 60% на оплату праці пропорційно зменшать суму вашого прощення.

Наприклад, якщо ви витратите лише 55% на заробітну плату та 45% на інші витрати, сума прощення буде зменшена, навіть якщо всі витрати є прийнятними та належним чином задокументованими.

Вимоги до документації для комунальних витрат

Належне документування є критично важливим для прощення PPP. SBA та ваш кредитор вимагатимуть доказів того, що:

1. Комунальна послуга існувала до 15 лютого 2020 року.
2. Ви здійснювали платежі протягом періоду покриття.
3. Витрати були законними бізнес-витратами.

Яка документація вам потрібна

Для кожної комунальної послуги, яку ви вказуєте, зберіть:

Підтвердження наявності послуги:

• Оригінал сервісної угоди або контракту.
• Перший інвойс, що підтверджує дату створення облікового запису.
• Історія облікового запису від постачальника послуг.

Підтвердження оплати:

• Копії інвойсів за ваш період покриття.
• Анульовані чеки, підтвердження ACH-переказів або квитанції про банківські перекази.
• Банківські виписки, що підтверджують платежі.
• Виписки по кредитних картках (якщо комунальні послуги оплачувалися бізнес-картками).

Зв'язок з бізнесом:

• Рахунки мають бути виписані на ім'я вашої компанії або містити адресу вашого бізнесу.
• Для домашнього бізнесу — документація, що підтверджує декларування цих витрат у вашому Додатку C (Schedule C) за 2019 рік.

Організація вашої документації

Створіть спеціальну папку (фізичну або цифрову) для документації щодо списання витрат на комунальні послуги. Розподіліть її за типами послуг:

• Папка «Електроенергія»
• Папка «Інтернет»
• Папка «Телефон»
• Папка «Водопостачання та водовідведення»

У кожну папку додайте як підтвердження наявності послуг до 15 лютого 2020 року, так і записи про платежі протягом вашого періоду покриття. Така організація значно спростить процес заповнення заявки на списання та допоможе швидко відповісти, якщо ваш кредитор запитає додаткову інформацію.

Особливості для бізнесу на дому

Якщо ви працюєте з домашнього офісу, до претензій на комунальні послуги застосовуються спеціальні правила. SBA посилило вимоги в цій сфері, щоб запобігти зловживанням.

Що можуть декларувати власники бізнесу на дому

Ви можете претендувати на списання витрат на домашні комунальні послуги в межах PPP лише якщо:

• Ви задекларували відрахування на домашній офіс у вашому Додатку C (Schedule C) за 2019 рік
• Витрати на комунальні послуги безпосередньо пов'язані з використанням у бізнесі
• Ви можете документально підтвердити бізнес-частку витрат

Що не можна декларувати

Якщо у 2019 році ви працювали у зовнішньому офісному приміщенні, ви не можете перейти на декларування домашніх комунальних послуг для списання PPP, навіть якщо під час пандемії ви працювали з дому. SBA розглядає вашу податкову декларацію за 2019 рік для визначення базової структури вашого бізнесу.

Розрахунок бізнес-частки

Для бізнесу на дому ви зазвичай не можете претендувати на 100% витрат на комунальні послуги. Замість цього розрахуйте бізнес-частку, використовуючи:

• Метод площі: площа бізнес-простору як відсоток від загальної площі будинку
• Розрахунок виділеного простору: якщо у вас є окремий домашній офіс

Наприклад, якщо ваш домашній офіс займає 20 квадратних метрів у будинку площею 200 квадратних метрів (10%), ви можете претендувати на 10% ваших витрат на комунальні послуги для списання PPP, за умови, що ви використовували такий самий розрахунок у вашому Додатку C за 2019 рік.

Транспортні витрати: «сіра зона»

Включення «транспорту» до переліку відповідних комунальних послуг викликало плутанину, оскільки SBA надало обмежені вказівки щодо того, що саме підпадає під цю категорію.

Що, ймовірно, підпадає під вимоги

Виходячи з вказівок SBA, відповідні транспортні витрати включають:

• Дорожні збори, сплачені за бізнес-перевезення
• Плата за паркування у бізнес-локаціях
• Проїзні квитки на громадський транспорт для бізнес-поїздок
• Державні та місцеві збори за використання транспортних систем у бізнес-цілях

Що не підпадає під вимоги

Ці транспортні витрати не є відповідними комунальними послугами згідно з PPP:

• Купівля пального або бензину
• Технічне обслуговування та ремонт автомобілів
• Автострахування
• Виплати за оренду (лізинг) або кредит на автомобіль
• Відшкодування витрат на відрядження (кілометраж)

Ключова відмінність: комунальні послуги PPP покривають збори за транспортні послуги або системи, а не витрати на володіння та експлуатацію транспортних засобів. Якщо ви не впевнені, чи підпадає конкретна транспортна витрата під вимоги, проконсультуйтеся зі своїм бухгалтером або кредитором SBA, перш ніж включати її у свою заявку на списання.

Типові помилки, що зменшують суму списання

Навчання на помилках інших може позбавити вас значних проблем під час процесу списання.

Помилка №1: Включення послуг, розпочатих після 15 лютого 2020 року

Це найпоширеніша помилка. Власники бізнесу вважають, що якщо вони здійснювали платежі протягом періоду покриття, то витрати підпадають під умови. Пам'ятайте: послуга повинна була існувати до 15 лютого 2020 року, навіть якщо платежі відбулися пізніше.

Помилка №2: Неправильне визначення дат періоду покриття

Ваш період покриття становить або 8, або 24 тижні з моменту виплати кредиту PPP. Деякі компанії включають платежі за комунальні послуги, що виходять за межі цього вікна, що викликає підозри під час аудиту.

Розрахуйте точний період покриття та включайте лише ті платежі за комунальні послуги, які були здійснені протягом цих конкретних тижнів. Якщо дата платежу випадає хоча б на один день за межі періоду покриття, він не підлягає списанню.

Помилка №3: Декларування особистих витрат

Деякі власники бізнесу на дому декларують 100% домашніх комунальних послуг без належного розрахунку бізнес-частки. Це є сигналом для аудиторів.

Завжди використовуйте той самий метод розрахунку, який ви використовували у податках за 2019 рік. Якщо ви задекларували 15% бізнес-використання будинку в Додатку C, претендуйте на 15% комунальних послуг для списання PPP — не більше.

Помилка №4: Недостатня документація

Неповні записи — ще одна поширена проблема. Деякі компанії надають підтвердження оплати, але не надають підтвердження того, що послуга існувала до 15 лютого 2020 року, або навпаки.

Вам потрібно і те, і інше: доказ того, що послуга була встановлена до встановленого терміну, ТА доказ того, що ви здійснювали платежі протягом періоду покриття.

Помилка №5: Перевищення 40% ліміту на витрати, не пов'язані з оплатою праці

Хоча це трапляється рідше, деякі компанії настільки зосереджуються на максимізації списання витрат на комунальні послуги та оренду, що витрачають недостатньо коштів на заробітну плату. Пам'ятайте: витрати на оплату праці повинні становити щонайменше 60% від вашого загального запиту на списання.

Перед подачею заявки розрахуйте свій відсоток витрат на оплату праці. Якщо він нижчий за 60%, збільште витрати на оплату праці або зменште суму інших статей витрат, щоб відповідати вимогам.

Найкращі практики для максимізації списання витрат на комунальні послуги

Тепер, коли ви розумієте правила, ось стратегічні поради щодо оптимізації ваших заявок на списання витрат на комунальні послуги.

1. Проведіть аудит перед подачею заявки

Перед подачею заявки на списання перевірте всі рахунки за комунальні послуги:

• Складіть список усіх комунальних послуг, якими користується ваш бізнес
• Перевірте дату встановлення кожної послуги
• Переконайтеся, які з них існували до 15 лютого 2020 року
• Розрахуйте загальну суму відповідних витрат за ваш період покриття

Цей аудит допоможе вам виявити всі відповідні витрати та уникнути включення тих, що не підлягають списанню, що могло б призвести до перевірок або зменшення суми списання.

2. Відокремте бізнес та особисті комунальні витрати

Якщо ви ще цього не зробили, зараз саме час чітко розділити рахунки за комунальні послуги для бізнесу та особистих потреб у вашому обліку. Для бізнесу, що базується вдома:

• Розрахуйте відсоток використання приміщення для бізнесу, виходячи з загальної площі або виділеного простору
• Послідовно застосовуйте цей відсоток до всіх домашніх комунальних послуг
• Документуйте свій метод розрахунку на випадок аудиту

3. Відстежуйте комунальні послуги за звітний період

Створіть таблицю, що містить:

• Тип комунальної послуги
• Постачальник послуг
• Номер рахунку
• Дата встановлення/укладання договору
• Дати платежів протягом звітного періоду
• Суми платежів
• Загальна сума, що подається на прощення

Цей документ для відстеження стане вашим довідником під час заповнення форм 3508, 3508EZ або 3508S.

4. Зберігайте цифрові та фізичні копії

Не покладайтеся на один формат зберігання документації. Підтримуйте:

• Цифрові скан-копії всіх інвойсів та платіжних документів
• Фізичні копії в упорядкованих папках
• Хмарну резервну копію цифрових файлів
• Кілька форматів (PDF та оригінальні типи документів)

SBA (Управління малого бізнесу) може запитати документацію через кілька місяців після того, як ви подасте заявку на прощення. Наявність кількох доступних копій позбавить вас від необхідності поспіхом відновлювати записи пізніше.

5. Проконсультуйтеся зі своїм бухгалтером

Процес прощення позики PPP має численні нюанси, і витрати на комунальні послуги — лише одна зі складових. Перед поданням заявки:

• Перегляньте свій повний розрахунок прощення разом із бухгалтером
• Переконайтеся, що ви максимізуєте допустимі витрати, не порушуючи правил
• Перевірте, чи відповідає ваша документація вимогам SBA
• Підтвердьте, що частка витрат на заробітну плату становить мінімум 60%

Професійна консультація часто допомагає виявити додаткові допустимі витрати, які ви могли пропустити, або визначити потенційні критичні помилки перед подачею документів.

Що станеться, якщо ви припуститеся помилки?

Якщо після подання заявки на прощення ви зрозумієте, що припустилися помилки у звітності щодо комунальних витрат, у вас є варіанти дій.

До надання прощення

Якщо ваша заявка все ще перебуває на розгляді, негайно зверніться до свого кредитора, щоб:

• Пояснити виявлену помилку
• Надати виправлену інформацію та документацію
• Подати виправлену заявку на прощення, якщо це необхідно

Більшість кредиторів цінують проактивне виправлення помилок і допоможуть вам усунути ненавмисні неточності до прийняття рішення про прощення.

Після надання прощення

Якщо ви виявили помилку вже після отримання прощення, ситуація стає складнішою. Навмисне викривлення даних може призвести до серйозних наслідків, проте для чесних помилок зазвичай існують способи вирішення:

• Зв'яжіться зі своїм кредитором, щоб повідомити про помилку
• Проконсультуйтеся зі своїм бухгалтером або юристом
• Будьте готові повернути будь-яку надмірно прощену суму

SBA демонструє готовність співпрацювати з позичальниками, які припустилися добросовісних помилок, особливо якщо вони самі повідомляють про проблеми. Однак чекати, поки SBA виявить помилки під час аудиту, набагато менш вигідно, ніж вирішувати їх проактивно.

Погляд за межі PPP: довгострокове фінансове управління

Незалежно від того, чи завершуєте ви прощення PPP зараз, чи вже пройшли цей процес, цей досвід дає цінні уроки для подальшого фінансового управління.

Цінність організованого обліку

Детальна документація, необхідна для прощення PPP, підкреслює, наскільки важливими є впорядковані фінансові записи для будь-якого бізнесу. Відстеження витрат за категоріями, збереження сервісних угод та ведення ретельних записів платежів потрібні не лише для прощення позики — це фундаментальні бізнес-практики, які:

• Спрощують підготовку податкової звітності
• Забезпечують чіткість при прийнятті бізнес-рішень
• Дають змогу робити точне фінансове прогнозування
• Сприяють отриманню фінансування в майбутньому
• Оптимізують відповіді на запити під час аудитів

Управління витратами на комунальні послуги

Окрім PPP, активне управління комунальними витратами може суттєво вплинути на ваш чистий прибуток:

• Щорічно переглядайте сервісні угоди, щоб забезпечити конкурентні тарифи
• Розгляньте можливість енергоефективної модернізації, яка знижує довгострокові витрати
• Моніторьте шаблони використання, щоб виявити марнотратство або неефективність
• Ведіть переговори про кращі тарифи з постачальниками, особливо щодо послуг інтернету та зв'язку

Детальна увага, яку ви приділяли комунальним послугам для прощення PPP, може перерости в постійне управління витратами, що підвищить прибутковість.

Спростіть своє фінансове управління

Під час проходження процесу прощення PPP та відстеження комунальних витрат вкрай важливо підтримувати чіткі та точні фінансові записи. Beancount.io пропонує текстовий бухгалтерський облік (plain-text accounting), який забезпечує повну прозорість та контроль над вашими фінансовими даними — без "чорних скриньок" та прив'язки до конкретного постачальника програмного забезпечення. Завдяки записам із контролем версій та форматуванню, готовому для ШІ, ви можете точно відстежувати кожну категорію витрат, зберігаючи гнучкість для адаптації до змінних вимог. Почніть безкоштовно і дізнайтеся, чому розробники та фінансові фахівці переходять на текстовий бухгалтерський облік.