Разбиране кои разходи за комунални услуги отговарят на условията за опрощаване на заема по PPP

Когато собствениците на малък бизнес кандидатстваха за заеми по PPP по време на пандемията, мнозина се съсредоточиха предимно върху изискванията за заплати — разбираемо, тъй като най-малко 60% от средствата трябваше да покрият заплатите на служителите. Но какво да кажем за останалите 40%? Ако все още се ориентирате в опрощаването на заеми по PPP, разбирането на това кои разходи за комунални услуги отговарят на условията може да направи значителна разлика в максимизирането на сумата за опрощаване.

Ето нещо, което изненадва много собственици на бизнеси: програмата PPP дефинира „комунални услуги“ по-широко от стандартните данъчни дефиниции. Това означава, че може да имате право да претендирате за разходи, които първоначално не сте взели под внимание. Съществуват обаче конкретни правила и критичен краен срок, които определят какво отговаря на условията. Нека разгледаме всичко, което трябва да знаете за разходите за комунални услуги и опрощаването на заеми по PPP.

Какво се счита за комунални услуги за опрощаване на PPP?

SBA дефинира допустимите комунални услуги като „бизнес плащания за услуга за разпределение на електроенергия, газ, вода, транспорт, телефон или интернет достъп“. Тази по-широка дефиниция включва няколко категории извън традиционните сметки за комунални услуги.

Традиционни комунални услуги

Това са преките разходи, които повечето собственици на бизнеси очакват:

• Електричество: Сметки за електроенергия за местоположението на вашия бизнес
• Газ: Природен газ или пропан за отопление и дейности
• Вода: Услуги за водоснабдяване и канализация
• Канализация: Услуги за пречистване на отпадъчни води

Разширени категории комунални услуги

Програмата PPP разширява дефиницията, за да включи:

• Телефонни услуги: Както стационарни, така и мобилни телефони, използвани за бизнес
• Интернет достъп: Широколентови, оптични, кабелни или DSL интернет услуги
• Транспортни разходи: Някои такси, определени от държавните и местните власти въз основа на бизнес използването на транспортни системи (а не общи разходи за превозни средства или гориво)

Тази разширена дефиниция дава на предприятията по-голяма гъвкавост при разпределянето на техните средства по PPP. Ако сте плащали за служебен интернет или телефонни услуги, тези разходи могат да се зачетат при изчисляването на сумата за опрощаване.

Критичният краен срок 15 февруари 2020 г.

Ето най-важното правило, което много бизнеси пренебрегват: всички договори за комунални услуги трябва да са били в сила преди 15 февруари 2020 г.

Това означава:

• Не можете да претендирате за опрощаване за комунални услуги, които сте започнали да използвате след 15 февруари 2020 г.
• Договорът за услуга или споразумението трябва да показват дата на установяване преди този краен срок
• Дори ако действителните плащания са извършени по време на вашия покрит период, самата услуга трябва да датира отпреди 15 февруари 2020 г.

Защо това е важно? Ако сте сменили интернет доставчика си през март 2020 г. или сте добавили нова телефонна линия през април 2020 г., тези нови услуги няма да отговарят на условията за опрощаване на PPP — дори ако са легитимни бизнес разходи. SBA въведе това правило, за да гарантира, че фирмите претендират за разходи за услуги, които вече са имали преди пандемията, а не за нови услуги, добавени специално за максимизиране на опрощаването.

Какво означава това за вашия бизнес

Прегледайте внимателно вашите договори и споразумения за комунални услуги. Ще ви е необходима документация, показваща кога е започнала всяка услуга. Това включва:

• Първоначални споразумения за обслужване или договори
• Първи извлечения от сметки, показващи датите на установяване на услугата
• Потвърждения за настройка на акаунт от доставчиците на комунални услуги

Ако не можете да докажете, че дадена услуга е съществувала преди 15 февруари 2020 г., не я включвайте в заявлението си за опрощаване. Рискът от констатации при одит или намаляване на опрощаването не си заслужава.

Правилото за разходите 60/40

Разбирането на общите изисквания за разходи ви помага стратегически да разпределите разходите за комунални услуги във вашето заявление за опрощаване на заем по PPP.

Основното правило: Най-малко 60% от средствата по PPP трябва да бъдат похарчени за разходи за заплати. Останалите 40% могат да бъдат разпределени за:

• Плащания за наем или лизинг
• Лихви по ипотека (не главница)
• Комунални услуги

Това означава, че ако сте получили заем по PPP в размер на $50 000:

• Минимум $30 000 трябва да отидат за заплати (60%)
• До $20 000 могат да покриват наем, лихви по ипотека и комунални услуги (40%)

Честа грешка, която трябва да избягвате

Някои бизнеси приемат, че трябва да похарчат точно 40% за разходи, които не са свързани със заплати. Това не е вярно. Можете да похарчите повече от 60% за заплати — няма максимум. Въпреки това, харченето на по-малко от 60% за заплати ще намали пропорционално сумата на опрощаването.

Например, ако похарчите само 55% за заплати и 45% за други разходи, вашето опрощаване ще бъде намалено, дори ако всички разходи са допустими и надлежно документирани.

Изисквания за документация за разходи за комунални услуги

Правилната документация е от съществено значение за опрощаването на PPP. SBA и вашият заемодател ще изискват доказателство, че:

1. Услугата за комунални услуги е съществувала преди 15 февруари 2020 г.
2. Сте извършили плащания по време на вашия покрит период
3. Разходите са били легитимни бизнес разходи

Каква документация ви е необходима

За всяка комунална услуга, за която претендирате, съберете:

Доказателство за установяване на услугата:

• Първоначално споразумение за услуга или договор
• Първа фактура, показваща датата на настройка на акаунта
• История на акаунта от доставчика на комунални услуги

Доказателство за плащане:

• Копия от фактури от вашия покрит период
• Анулирани чекове, ACH потвърждения или разписки за банкови преводи
• Банкови извлечения, показващи плащанията
• Извлечения от кредитни карти (ако комуналните услуги са били таксувани по бизнес карти)

Бизнес връзка:

• Сметките трябва да бъдат на името на вашия бизнес или да показват адреса на вашия бизнес
• За бизнеси, базирани у дома, документация, че сте декларирали тези разходи във вашето Приложение C (Schedule C) за 2019 г.

Организиране на вашата документация

Създайте специална папка (физическа или дигитална) за документацията относно опрощаването на разходите за битови услуги. Организирайте я по вид услуга:

• Папка за електричество
• Папка за интернет
• Папка за телефон
• Папка за вода/канализация

Във всяка папка включете както доказателството за периода преди 15 февруари 2020 г., така и вашите записи за плащания през покрития период. Тази организация ще направи попълването на вашето заявление за опрощаване много по-лесно и ще ви помогне да реагирате бързо, ако вашият заемодател поиска допълнителна информация.

Съображения за бизнес от дома

Ако работите от домашен офис, се прилагат специални правила за претенциите за битови разходи. SBA затегна изискванията тук, за да предотврати злоупотреби.

Какво могат да претендират бизнесите от дома

Можете да претендирате за разходи за битови услуги у дома за опрощаване по ПЧП (PPP) само ако:

• Сте декларирали данъчно облекчение за домашен офис във вашето Приложение C (Schedule C) за 2019 г.
• Разходът за битови услуги е бил пряко свързан с бизнес употреба
• Можете да документирате бизнес частта от разхода

Какво не можете да претендирате

Ако през 2019 г. сте работили във външно офис пространство, не можете да преминете към претендиране на разходи за битови услуги у дома за опрощаване по ПЧП, дори ако сте работили от вкъщи по време на пандемията. SBA разглежда вашата данъчна декларация за 2019 г., за да определи вашата базова бизнес структура.

Изчисляване на бизнес частта

За бизнеси, базирани в дома, обикновено не можете да претендирате за 100% от разходите за битови услуги. Вместо това изчислете бизнес частта, като използвате:

• Метод на квадратурата: Бизнес пространството като процент от общата квадратура на дома
• Изчисляване на обособено пространство: Ако имате обособен домашен офис

Например, ако вашият домашен офис заема 200 квадратни фута от дом с площ 2000 квадратни фута (10%), можете да претендирате за 10% от разходите си за битови услуги у дома за опрощаване по ПЧП, при условие че сте използвали същото изчисление във вашето Приложение C за 2019 г.

Транспортни разходи: Сива зона

Включването на „транспорт“ в допустимите битови услуги създаде объркване, тъй като SBA предостави ограничени насоки за това какво се квалифицира.

Какво вероятно е допустимо

Въз основа на насоките на SBA, допустимите транспортни разходи включват:

• Тол такси, платени за бизнес транспорт
• Такси за паркиране на бизнес обекти
• Карти за обществен транспорт за бизнес пътувания
• Държавни и местни такси за ползване на транспортни системи за бизнес цели

Какво не е допустимо

Тези транспортни разходи не са допустими битови услуги по ПЧП:

• Покупки на гориво или бензин
• Поддръжка и ремонт на превозни средства
• Автомобилна застраховка
• Плащания по лизинг или заем за превозно средство
• Възстановяване на разходи за изминати километри

Ключовата разлика: Битовите услуги по ПЧП покриват такси за транспортни услуги или системи, а не разходите за притежаване и експлоатация на превозни средства. Ако не сте сигурни дали конкретен транспортен разход е допустим, консултирайте се с вашия счетоводител или заемодател по ПЧП, преди да го включите в заявлението си за опрощаване.

Чести грешки, които намаляват опрощаването

Поуката от грешките на другите може да ви спести значителни главоболия по време на процеса на опрощаване.

Грешка №1: Включване на услуги, започнали след 15 февруари 2020 г.

Това е най-честата грешка. Собствениците на фирми приемат, че тъй като са извършили плащания по време на покрития период, разходът е допустим. Запомнете: услугата трябва да е съществувала преди 15 февруари 2020 г., дори ако плащанията са извършени по-късно.

Грешка №2: Неправилно определяне на датите на покрития период

Вашият покрит период е 8 или 24 седмици от момента, в който е изплатен вашият заем по ПЧП. Някои фирми включват плащания за битови услуги, които попадат извън този прозорец, което задейства сигнали за одит.

Изчислете точния си покрит период и включете само плащания за битови услуги, направени през тези конкретни седмици. Ако датата на плащане е дори един ден извън вашия покрит период, тя не е допустима.

Грешка №3: Претендиране на лични разходи

За бизнеси, базирани в дома, някои собственици претендират за 100% от битовите услуги у дома, без да изчислят правилно бизнес частта. Това е „червен флаг“ за одиторите.

Винаги използвайте същия метод на изчисление, който сте използвали в данъците си за 2019 г. Ако сте претендирали за 15% бизнес употреба на дома в Приложение C, претендирайте за 15% от битовите услуги за опрощаване по ПЧП — не повече.

Грешка №4: Недостатъчна документация

Непълните записи са друг често срещан проблем. Някои бизнеси предоставят доказателство за плащане, но не и доказателство, че услугата е съществувала преди 15 февруари 2020 г., или обратното.

Нуждаете се и от двете: доказателство, че услугата е била установена преди крайния срок, И доказателство, че сте извършили плащания по време на покрития период.

Грешка №5: Превишаване на лимита от 40% за разходи, различни от заплати

Макар и по-рядко срещано, някои бизнеси се фокусират толкова силно върху максимизирането на опрощаването на разходите за битови услуги и наем, че не харчат достатъчно за заплати. Запомнете: разходите за заплати трябва да представляват поне 60% от общата ви заявка за опрощаване.

Преди да финализирате заявлението си, изчислете процента на разходите за заплати. Ако е под 60%, увеличете разходите за заплати или намалете перата извън заплатите, за да останете в съответствие с правилата.

Най-добри практики за максимизиране на опрощаването на битови разходи

Сега, след като разбирате правилата, ето стратегически съвети за оптимизиране на вашите претенции за опрощаване на битови разходи.

1. Извършете одит преди подаване на заявлението

Преди да подадете заявлението си за опрощаване, прегледайте всички сметки за битови услуги:

• Избройте всяка битова услуга, която вашият бизнес използва
• Проверете датата на установяване на всяка услуга
• Проверете кои от тях предатират 15 февруари 2020 г.
• Изчислете общите допустими разходи за вашия покрит период

Този одит ви помага да идентифицирате всички допустими разходи и да избегнете включването на недопустими такива, които биха могли да доведат до проверки или намаления.

2. Отделете бизнес и личните комунални услуги

Ако все още не сте го направили, сега е моментът ясно да разделите сметките за бизнес и лични комунални услуги във вашето счетоводство. За бизнеси, базирани в дома:

• Изчислете вашия бизнес процент, като използвате квадратурата или площта на специално определеното пространство.
• Прилагайте този процент последователно за всички домашни комунални услуги.
• Документирайте метода си на изчисление в случай на одит.

3. Проследявайте комуналните услуги по обхванатия период

Създайте електронна таблица, показваща:

• Вид на комуналната услуга
• Доставчик на услугата
• Номер на сметката
• Дата на установяване
• Дати на плащане по време на обхванатия период
• Суми на плащанията
• Обща сума, заявена за опрощаване

Този документ за проследяване ще ви служи като справка при попълване на Формуляр 3508, 3508EZ или 3508S.

4. Съхранявайте дигитални и физически копия

Не разчитайте на един-единствен формат за съхранение на документацията. Поддържайте:

• Дигитални сканирания на всички фактури и записи за плащания
• Физически копия в организирани папки
• Облачно архивиране на дигиталните файлове
• Множество формати (PDF и оригинални типове документи)

SBA може да изиска документация месеци след като сте подали заявлението си за опрощаване. Наличието на множество достъпни копия предотвратява спешното възстановяване на записи на по-късен етап.

5. Консултирайте се с вашия счетоводител

Опрощаването на PPP заема има множество нюанси, а разходите за комунални услуги са само един от компонентите. Преди да подадете заявлението си:

• Прегледайте цялостното изчисление на опрощаването с вашия счетоводител
• Проверете дали увеличавате максимално допустимите разходи, без да прекрачвате границите
• Уверете се, че документацията ви отговаря на изискванията на SBA
• Потвърдете, че процентът на разходите за заплати отговаря на минимума от 60%

Професионалните насоки често разкриват допълнителни допустими разходи, които може да сте пропуснали, или идентифицират потенциални критични точки преди подаването.

Какво се случва, ако направите грешка?

Ако след подаване на заявлението за опрощаване осъзнаете, че сте допуснали грешка при заявяването на разходите за комунални услуги, имате възможности за реакция.

Преди опрощаването да бъде одобрено

Ако вашето заявление все още се разглежда, незабавно се свържете с вашия заемодател, за да:

• Обясните откритата от вас грешка
• Предоставите коригирана информация и документация
• Подадете коригирано заявление за опрощаване, ако е необходимо

Повечето заемодатели оценяват проактивната корекция и ще работят с вас за отстраняване на неволни грешки, преди да вземат решение за опрощаване.

След като опрощаването е предоставено

Ако откриете грешка след получаване на опрощаването, ситуацията е по-сложна. Умишленото представяне на невярна информация може да доведе до сериозни последици, но за неволните грешки обикновено има решения:

• Свържете се с вашия заемодател, за да докладвате грешката
• Консултирайте се с вашия счетоводител или адвокат
• Бъдете готови да върнете всяка прекомерно опростена сума

SBA е показала готовност да работи с кредитополучатели, които са направили добросъвестни грешки, особено когато те сами докладват за проблемите. Въпреки това, изчакването SBA да открие проблемите чрез одит е далеч по-неблагоприятно от проактивното им адресиране.

Отвъд PPP: Дългосрочно финансово управление

Независимо дали завършвате процеса по опрощаване на PPP сега или вече сте го приключили, опитът предлага ценни уроци за финансовото управление в бъдеще.

Стойността на организираните записи

Подробната документация, изисквана за опрощаването на PPP, подчертава колко важни са организираните финансови записи за всеки бизнес. Проследяването на разходите по категории, поддържането на договори за услуги и воденето на задълбочени записи за плащанията не са само за опрощаване на заеми — те са фундаментални бизнес практики, които:

• Опростяват подготовката на данъците
• Осигуряват яснота при вземането на бизнес решения
• Позволяват точно финансово прогнозиране
• Подпомагат бъдещи заявления за финансиране
• Улесняват отговорите при одити

Управление на разходите за комунални услуги

Отвъд PPP, активното управление на разходите за комунални услуги може значително да повлияе на крайния ви финансов резултат:

• Преглеждайте договорите за услуги ежегодно, за да си осигурите конкурентни цени
• Помислете за енергийно ефективни подобрения, които намаляват дългосрочните разходи за комунални услуги
• Следете моделите на потребление, за да идентифицирате загуби или неефективност
• Преговаряйте за по-добри тарифи с доставчиците, особено за интернет и телефонни услуги

Подробното внимание, което сте обърнали на комуналните услуги за целите на PPP, може да се превърне в текущо управление на разходите, което подобрява рентабилността.

Опростете вашето финансово управление

Докато преминавате през процеса на опрощаване на PPP и проследяването на разходите за комунални услуги, поддържането на ясни и точни финансови записи е от съществено значение. Beancount.io предлага счетоводство в обикновен текст (plain-text accounting), което ви дава пълна прозрачност и контрол върху вашите финансови данни — без "черни кутии" и без зависимост от конкретен доставчик. Със записи с контрол на версиите и форматиране, готово за AI, можете да проследявате прецизно всяка категория разходи, като същевременно запазвате гъвкавостта да се адаптирате към променящите се изисквания. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство в обикновен текст.