Comprendre quelles dépenses de services publics sont admissibles à la remise de prêt PPP

Lorsque les propriétaires de petites entreprises ont demandé des prêts PPP pendant la pandémie, beaucoup se sont concentrés principalement sur les exigences en matière de paie — ce qui est compréhensible, car au moins 60 % des fonds devaient couvrir les salaires des employés. Mais qu'en est-il des 40 % restants ? Si vous naviguez encore dans l'annulation du prêt PPP, comprendre quelles dépenses de services publics sont éligibles peut faire une différence significative pour maximiser votre montant d'annulation.

Voici quelque chose qui surprend de nombreux propriétaires d'entreprise : le programme PPP définit les « services publics » de manière plus large que les définitions fiscales standards. Cela signifie que vous pourriez être éligible pour réclamer des dépenses que vous n'aviez pas envisagées au départ. Cependant, il existe des règles spécifiques et une date limite critique qui déterminent ce qui est éligible. Décomposons tout ce que vous devez savoir sur les coûts des services publics et l'annulation du prêt PPP.

Qu'est-ce qui est considéré comme des services publics pour l'annulation du PPP ?

La SBA définit les services publics éligibles comme des « paiements professionnels pour un service de distribution d'électricité, de gaz, d'eau, de transport, de téléphone ou d'accès à Internet ». Cette définition élargie inclut plusieurs catégories au-delà des factures de services publics traditionnelles.

Services publics traditionnels

Ce sont les dépenses directes auxquelles la plupart des propriétaires d'entreprise s'attendent :

• Électricité : Factures d'énergie pour le lieu d'exercice de votre activité
• Gaz : Gaz naturel ou propane pour le chauffage et les opérations
• Eau : Services d'eau et d'égouts
• Assainissement : Services de traitement des eaux usées

Catégories de services publics étendues

Le programme PPP élargit la définition pour inclure :

• Services téléphoniques : Lignes fixes et téléphones portables utilisés pour l'entreprise
• Accès à Internet : Services Internet haut débit, fibre, câble ou DSL
• Coûts de transport : Certains frais évalués par les gouvernements étatiques et locaux basés sur l'utilisation par l'entreprise des systèmes de transport (pas les dépenses générales de véhicule ou de carburant)

Cette définition étendue donne aux entreprises plus de flexibilité dans l'allocation de leurs fonds PPP. Si vous avez payé pour des services Internet ou téléphoniques professionnels, ces dépenses peuvent compter dans votre calcul d'annulation.

La date limite critique du 15 février 2020

Voici la règle la plus importante que beaucoup d'entreprises négligent : tous les accords de services publics doivent avoir été en place avant le 15 février 2020.

Cela signifie :

• Vous ne pouvez pas demander d'annulation pour des services publics que vous avez commencé à utiliser après le 15 février 2020
• Le contrat ou l'accord de service doit indiquer une date d'établissement antérieure à cette date limite
• Même si les paiements réels ont eu lieu pendant votre période couverte, le service lui-même doit être antérieur au 15 février 2020

Pourquoi est-ce important ? Si vous avez changé de fournisseur d'accès Internet en mars 2020 ou ajouté une nouvelle ligne téléphonique en avril 2020, ces nouveaux services ne seront pas éligibles à l'annulation du PPP — même s'il s'agit de dépenses professionnelles légitimes. La SBA a mis en œuvre cette règle pour s'assurer que les entreprises réclamaient des dépenses pour des services qu'elles possédaient déjà avant la pandémie, et non de nouveaux services ajoutés spécifiquement pour maximiser l'annulation.

Ce que cela signifie pour votre entreprise

Examinez attentivement vos contrats de services publics et vos accords de service. Vous aurez besoin d'une documentation indiquant quand chaque service a commencé. Cela inclut :

• Les accords ou contrats de service initiaux
• Les premiers relevés de facturation indiquant les dates d'établissement du service
• Les confirmations de configuration de compte des fournisseurs de services publics

Si vous ne pouvez pas prouver qu'un service existait avant le 15 février 2020, ne l'incluez pas dans votre demande d'annulation. Le risque de conclusions d'audit ou de réductions d'annulation n'en vaut pas la peine.

La règle de dépense 60/40

Comprendre les exigences globales en matière de dépenses vous aide à allouer stratégiquement les dépenses de services publics dans votre demande d'annulation de prêt PPP.

La règle de base : Au moins 60 % de vos fonds PPP doivent être dépensés en coûts de paie. Les 40 % restants peuvent être alloués aux :

• Paiements de loyer ou de bail
• Intérêts hypothécaires (pas le capital)
• Services publics

Cela signifie que si vous avez reçu un prêt PPP de 50 000 $ :

• Un minimum de 30 000 $ doit être consacré à la paie (60 %)
• Jusqu'à 20 000 $ peuvent couvrir le loyer, les intérêts hypothécaires et les services publics (40 %)

Erreur courante à éviter

Certaines entreprises supposent qu'elles doivent dépenser exactement 40 % en coûts hors paie. Ce n'est pas vrai. Vous pouvez dépenser plus de 60 % en paie — il n'y a pas de maximum. Cependant, dépenser moins de 60 % en paie réduira proportionnellement votre montant d'annulation.

Par exemple, si vous ne dépensez que 55 % en paie et 45 % en d'autres coûts, votre annulation sera réduite même si toutes les dépenses sont éligibles et correctement documentées.

Exigences de documentation pour les dépenses de services publics

Une documentation appropriée est essentielle pour l'annulation du PPP. La SBA et votre prêteur exigeront la preuve que :

1. Le service public existait avant le 15 février 2020
2. Vous avez effectué des paiements pendant votre période couverte
3. Les dépenses étaient des coûts professionnels légitimes

De quelle documentation avez-vous besoin ?

Pour chaque service public que vous réclamez, rassemblez :

Preuve d'établissement du service :

• Contrat ou accord de service original
• Première facture indiquant la date de création du compte
• Historique du compte auprès du fournisseur de services publics

Preuve de paiement :

• Copies des factures de votre période couverte
• Chèques annulés, confirmations ACH ou reçus de virements bancaires
• Relevés bancaires indiquant les paiements
• Relevés de carte de crédit (si les services publics ont été débités sur des cartes professionnelles)

Lien avec l'entreprise :

• Les factures doivent être au nom de votre entreprise ou indiquer l'adresse de votre entreprise
• Pour les entreprises à domicile, la documentation prouvant que vous avez déclaré ces dépenses sur votre déclaration 2019 (Schedule C)

Organisation de votre documentation

Créez un dossier dédié (physique ou numérique) pour la documentation relative à la remise des frais de services publics. Organisez-le par type de service :

• Dossier Électricité
• Dossier Internet
• Dossier Téléphone
• Dossier Eau/Égouts

Dans chaque dossier, incluez à la fois la preuve antérieure au 15 février 2020 et vos relevés de paiement de la période couverte. Cette organisation rendra l'élaboration de votre demande de remise de prêt beaucoup plus fluide et vous aidera à répondre rapidement si votre prêteur demande des informations supplémentaires.

Considérations pour les entreprises à domicile

Si vous exercez votre activité depuis un bureau à domicile, des règles spécifiques s'appliquent aux réclamations de services publics. La SBA a durci les exigences dans ce domaine pour éviter les abus.

Ce que les entreprises à domicile peuvent réclamer

Vous pouvez réclamer des dépenses de services publics à domicile pour la remise du prêt PPP uniquement si :

• Vous avez réclamé une déduction pour bureau à domicile sur votre annexe C (Schedule C) de 2019
• La dépense de service public était directement attribuable à l'usage professionnel
• Vous pouvez documenter la part professionnelle de la dépense

Ce que vous ne pouvez pas réclamer

Si vous travailliez dans un espace de bureau externe en 2019, vous ne pouvez pas passer à la réclamation de dépenses de services publics à domicile pour la remise du prêt PPP, même si vous avez travaillé à domicile pendant la pandémie. La SBA examine votre déclaration de revenus de 2019 pour déterminer la structure de base de votre entreprise.

Calcul de la part professionnelle

Pour les entreprises à domicile, vous ne pouvez généralement pas réclamer 100 % des coûts des services publics. Calculez plutôt la part professionnelle en utilisant :

• La méthode de la superficie : l'espace professionnel en pourcentage de la superficie totale du domicile
• Le calcul de l'espace dédié : si vous disposez d'un bureau à domicile exclusif

Par exemple, si votre bureau à domicile occupe 200 pieds carrés d'une maison de 2 000 pieds carrés (10 %), vous pouvez réclamer 10 % de vos frais de services publics pour la remise du prêt PPP, à condition d'avoir utilisé le même calcul sur votre annexe C de 2019.

Frais de transport : une zone d'ombre

L'inclusion des « transports » dans les services publics admissibles a créé une certaine confusion, car la SBA a fourni des directives limitées sur ce qui est admissible.

Ce qui est probablement admissible

Sur la base des directives de la SBA, les frais de transport admissibles comprennent :

• Les péages payés pour le transport professionnel
• Les frais de stationnement pour les lieux d'affaires
• Les titres de transport public pour les déplacements professionnels
• Les taxes étatiques et locales pour l'utilisation des systèmes de transport par l'entreprise

Ce qui n'est pas admissible

Ces frais de transport ne sont pas des services publics admissibles au titre du PPP :

• Achats de carburant ou d'essence
• Entretien et réparations de véhicules
• Assurance automobile
• Paiements de location (lease) ou de prêt automobile
• Remboursements d'indemnités kilométriques

La distinction clé : les services publics PPP couvrent les frais liés aux services ou systèmes de transport, et non les coûts de possession et d'exploitation de véhicules. Si vous avez un doute sur l'admissibilité d'un coût de transport spécifique, consultez votre comptable ou votre prêteur SBA avant de l'inclure dans votre demande de remise.

Erreurs courantes qui réduisent la remise de prêt

Apprendre des erreurs des autres peut vous éviter bien des soucis lors du processus de remise de prêt.

Erreur n°1 : Inclure des services commencés après le 15 février 2020

C'est l'erreur la plus courante. Les propriétaires d'entreprise supposent que parce qu'ils ont effectué des paiements pendant la période couverte, la dépense est admissible. Rappelez-vous : le service doit avoir existé avant le 15 février 2020, même si les paiements ont eu lieu plus tard.

Erreur n°2 : Mauvaise allocation des dates de la période couverte

Votre période couverte est de 8 ou 24 semaines à compter du déblocage de votre prêt PPP. Certaines entreprises incluent des paiements de services publics qui tombent en dehors de cette fenêtre, ce qui déclenche des alertes lors des audits.

Calculez votre période couverte exacte et n'incluez que les paiements de services publics effectués durant ces semaines spécifiques. Si une date de paiement tombe un jour après votre période couverte, elle n'est pas admissible.

Erreur n°3 : Réclamer des dépenses personnelles

Pour les entreprises à domicile, certains propriétaires réclament 100 % des services publics de la maison sans calculer correctement la part professionnelle. C'est un signal d'alarme pour les auditeurs.

Utilisez toujours la même méthode de calcul que celle utilisée pour vos impôts de 2019. Si vous avez réclamé 15 % d'utilisation professionnelle du domicile sur l'annexe C, réclamez 15 % des services publics pour la remise du PPP — pas plus.

Erreur n°4 : Documentation insuffisante

Les dossiers incomplets sont un autre problème courant. Certaines entreprises fournissent une preuve de paiement, mais pas la preuve que le service existait avant le 15 février 2020, ou vice versa.

Vous avez besoin des deux : la preuve que le service a été établi avant la date limite ET la preuve que vous avez effectué des paiements pendant votre période couverte.

Erreur n°5 : Dépasser la limite de 40 % pour les dépenses hors paie

Bien que cela soit moins courant, certaines entreprises se concentrent tellement sur l'optimisation de la remise des services publics et du loyer qu'elles ne dépensent pas assez pour la paie. Rappelez-vous : la paie doit représenter au moins 60 % de votre demande totale de remise.

Avant de finaliser votre demande, calculez votre pourcentage de paie. S'il est inférieur à 60 %, augmentez les dépenses de paie ou réduisez les postes hors paie pour rester en conformité.

Bonnes pratiques pour maximiser la remise des services publics

Maintenant que vous comprenez les règles, voici des conseils stratégiques pour optimiser vos demandes de remise de services publics.

1. Effectuez un audit préalable à la demande

Avant de soumettre votre demande de remise, passez en revue tous les comptes de services publics :

• Listez chaque service public utilisé par votre entreprise
• Vérifiez la date d'établissement de chaque service
• Vérifiez lesquels sont antérieurs au 15 février 2020
• Calculez le total des dépenses admissibles pour votre période couverte

Cet audit vous aide à identifier toutes les dépenses admissibles et à éviter d'inclure celles qui ne le sont pas, ce qui pourrait déclencher des révisions ou des réductions.

2. Séparez les charges de services publics professionnelles et personnelles

Si ce n'est pas déjà fait, il est temps de séparer clairement les comptes de services publics professionnels et personnels dans votre comptabilité. Pour les entreprises à domicile :

• Calculez votre pourcentage professionnel en utilisant la superficie en pieds carrés ou l'espace dédié
• Appliquez ce pourcentage de manière cohérente à tous les services publics du domicile
• Documentez votre méthode de calcul en cas d'audit

3. Suivez les services publics par période de référence

Créez un tableau affichant :

• Le type de service public
• Le fournisseur de services
• Le numéro de compte
• La date d'établissement
• Les dates de paiement pendant la période de référence
• Les montants des paiements
• Le total réclamé pour la remise de prêt

Ce document de suivi devient votre référence lors de la complétion des formulaires 3508, 3508EZ ou 3508S.

4. Conservez des copies numériques et physiques

Ne comptez pas sur un seul format pour stocker votre documentation. Conservez :

• Des scans numériques de toutes les factures et de tous les relevés de paiement
• Des copies physiques dans des dossiers organisés
• Une sauvegarde cloud des fichiers numériques
• Des formats multiples (PDF et types de documents originaux)

La SBA peut demander de la documentation des mois après la soumission de votre demande de remise. Le fait de disposer de plusieurs copies accessibles évite de devoir recréer les dossiers dans l'urgence plus tard.

5. Consultez votre comptable

La remise du prêt PPP comporte de nombreuses nuances, et les frais de services publics ne sont qu'une composante. Avant de soumettre votre demande :

• Examinez votre calcul complet de remise avec votre comptable
• Vérifiez que vous maximisez les dépenses éligibles sans dépasser les limites
• Assurez-vous que votre documentation répond aux exigences de la SBA
• Confirmez que votre pourcentage de masse salariale respecte le minimum de 60 %

Les conseils professionnels permettent souvent de découvrir des dépenses éligibles supplémentaires que vous auriez pu omettre ou d'identifier des points de vigilance potentiels avant la soumission.

Que se passe-t-il si vous faites une erreur ?

Si vous vous rendez compte, après avoir soumis votre demande de remise, que vous avez commis une erreur dans les réclamations de frais de services publics, des options s'offrent à vous.

Avant que la remise ne soit accordée

Si votre demande est toujours en cours d'examen, contactez immédiatement votre prêteur pour :

• Expliquer l'erreur que vous avez découverte
• Fournir les informations et la documentation corrigées
• Soumettre une demande de remise modifiée si nécessaire

La plupart des prêteurs apprécient une correction proactive et collaboreront avec vous pour corriger les erreurs de bonne foi avant de prendre une décision sur la remise.

Après que la remise a été accordée

Si vous découvrez une erreur après avoir reçu la remise, la situation est plus complexe. Une fausse déclaration intentionnelle peut entraîner de graves conséquences, mais les erreurs de bonne foi ont généralement des solutions :

• Contactez votre prêteur pour signaler l'erreur
• Consultez votre comptable ou votre avocat
• Soyez prêt à rembourser tout montant indûment remis

La SBA a montré sa volonté de collaborer avec les emprunteurs ayant commis des erreurs de bonne foi, surtout lorsqu'ils signalent d'eux-mêmes les problèmes. Cependant, attendre que la SBA découvre des problèmes lors d'un audit est bien moins favorable que de les aborder proactivement.

Au-delà du PPP : Gestion financière à long terme

Que vous soyez en train de finaliser la remise du PPP ou que vous ayez déjà terminé le processus, cette expérience offre des leçons précieuses pour la gestion financière future.

La valeur de dossiers organisés

La documentation détaillée requise pour la remise du PPP souligne l'importance de dossiers financiers organisés pour toute entreprise. Le suivi des dépenses par catégorie, la tenue des contrats de service et la conservation de relevés de paiement complets ne servent pas uniquement à la remise de prêt ; ce sont des pratiques commerciales fondamentales qui :

• Simplifient la préparation des impôts
• Apportent de la clarté pour la prise de décision commerciale
• Permettent des prévisions financières précises
• Soutiennent les futures demandes de financement
• Facilitent les réponses aux audits

Gestion des frais de services publics

Au-delà du PPP, la gestion active des frais de services publics peut avoir un impact significatif sur vos résultats :

• Examinez les contrats de service annuellement pour garantir des tarifs compétitifs
• Envisagez des améliorations écoénergétiques qui réduisent les coûts de services publics à long terme
• Surveillez les schémas de consommation pour identifier les gaspillages ou les inefficacités
• Négociez de meilleurs tarifs avec les fournisseurs, en particulier pour les services internet et téléphoniques

L'attention particulière que vous avez portée aux services publics pour la remise du PPP peut se traduire par une gestion continue des coûts qui améliore la rentabilité.

Simplifiez votre gestion financière

Alors que vous naviguez entre la remise du PPP et le suivi des frais de services publics, le maintien de dossiers financiers clairs et précis est essentiel. Beancount.io propose une comptabilité en texte brut qui vous offre une transparence et un contrôle complets sur vos données financières — sans boîte noire, ni dépendance vis-à-vis d'un fournisseur. Avec des dossiers contrôlés par version et un formatage prêt pour l'IA, vous pouvez suivre précisément chaque catégorie de dépenses tout en conservant la flexibilité nécessaire pour s'adapter aux exigences changeantes. Commencez gratuitement et découvrez pourquoi les développeurs et les professionnels de la finance passent à la comptabilité en texte brut.