Verstehen, welche Nebenkosten für den Erlass des PPP-Darlehens in Frage kommen

Als Kleinunternehmer während der Pandemie PPP-Darlehen beantragten, konzentrierten sich viele primär auf die Lohn- und Gehaltsanforderungen – verständlicherweise, da mindestens 60 % der Mittel die Löhne der Mitarbeiter abdecken mussten. Aber was ist mit den restlichen 40 %? Wenn Sie sich immer noch mit dem Erlass von PPP-Darlehen befassen, kann das Verständnis darüber, welche Nebenkosten (Utilities) qualifiziert sind, einen erheblichen Unterschied bei der Maximierung Ihres Erlassbetrags ausmachen.

Hier ist etwas, das viele Geschäftsinhaber überrascht: Das PPP-Programm definiert „Versorgungsleistungen“ (Utilities) weiter als die üblichen steuerlichen Definitionen. Das bedeutet, dass Sie möglicherweise berechtigt sind, Ausgaben geltend zu machen, die Sie ursprünglich nicht in Betracht gezogen haben. Es gibt jedoch spezifische Regeln und eine kritische Frist, die bestimmen, was qualifiziert ist. Wir schlüsseln alles auf, was Sie über Nebenkosten und den Erlass von PPP-Darlehen wissen müssen.

Was zählt als Nebenkosten für den PPP-Erlass?

Die SBA definiert förderfähige Nebenkosten als „geschäftliche Zahlungen für eine Dienstleistung zur Verteilung von Elektrizität, Gas, Wasser, Transport, Telefon oder Internetzugang“. Diese weit gefasste Definition umfasst mehrere Kategorien, die über traditionelle Versorgungsrechnungen hinausgehen.

Traditionelle Nebenkosten

Dies sind die unkomplizierten Ausgaben, die die meisten Geschäftsinhaber erwarten:

• Elektrizität: Stromrechnungen für Ihren Unternehmensstandort
• Gas: Erdgas oder Propan für Heizung und Betrieb
• Wasser: Wasser- und Abwasserdienstleistungen
• Abwasser: Abwasserreinigungsdienste

Erweiterte Nebenkosten-Kategorien

Das PPP-Programm erweitert die Definition auf:

• Telefondienste: Sowohl Festnetz- als auch Mobiltelefone, die geschäftlich genutzt werden
• Internetzugang: Breitband-, Glasfaser-, Kabel- oder DSL-Internetdienste
• Transportkosten: Bestimmte Gebühren, die von staatlichen und lokalen Regierungen auf der Grundlage der geschäftlichen Nutzung von Transportsystemen erhoben werden (keine allgemeinen Fahrzeugkosten oder Kraftstoff)

Diese erweiterte Definition gibt Unternehmen mehr Flexibilität bei der Zuweisung ihrer PPP-Mittel. Wenn Sie für geschäftliches Internet oder Telefondienste bezahlt haben, können diese Ausgaben auf Ihre Erlassberechnung angerechnet werden.

Die kritische Frist am 15. Februar 2020

Hier ist die wichtigste Regel, die viele Unternehmen übersehen: Alle Dienstleistungsverträge für Nebenkosten müssen vor dem 15. Februar 2020 bestanden haben.

Das bedeutet:

• Sie können keinen Erlass für Nebenkosten beantragen, deren Nutzung Sie nach dem 15. Februar 2020 begonnen haben.
• Der Dienstleistungsvertrag oder die Vereinbarung muss ein Gründungsdatum vor dieser Frist aufweisen.
• Selbst wenn die tatsächlichen Zahlungen während Ihres Abdeckungszeitraums erfolgten, muss die Dienstleistung selbst vor dem 15. Februar 2020 bestanden haben.

Warum ist das wichtig? Wenn Sie im März 2020 den Internetanbieter gewechselt oder im April 2020 eine neue Telefonleitung hinzugefügt haben, qualifizieren sich diese neuen Dienste nicht für den PPP-Erlass – auch wenn es sich um legitime Geschäftsausgaben handelt. Die SBA hat diese Regel eingeführt, um sicherzustellen, dass Unternehmen Ausgaben für Dienste geltend machen, die sie bereits vor der Pandemie hatten, und nicht für neue Dienste, die speziell zur Maximierung des Erlasses hinzugefügt wurden.

Was das für Ihr Unternehmen bedeutet

Überprüfen Sie Ihre Versorgungsverträge und Dienstleistungsvereinbarungen sorgfältig. Sie benötigen eine Dokumentation, aus der hervorgeht, wann jeder Dienst begann. Dies beinhaltet:

• Ursprüngliche Dienstleistungsvereinbarungen oder Verträge
• Erste Abrechnungen, die das Datum der Einrichtung des Dienstes zeigen
• Kontoeinrichtungsbestätigungen von Versorgungsunternehmen

Wenn Sie nicht nachweisen können, dass ein Dienst vor dem 15. Februar 2020 bestand, nehmen Sie ihn nicht in Ihren Erlassantrag auf. Das Risiko von Prüfungsergebnissen oder Kürzungen des Erlasses ist es nicht wert.

Die 60/40-Ausgabenregel

Das Verständnis der allgemeinen Ausgabenanforderungen hilft Ihnen, Nebenkosten strategisch in Ihrem Antrag auf Erlass des PPP-Darlehens zuzuweisen.

Die Grundregel: Mindestens 60 % Ihrer PPP-Mittel müssen für Lohnkosten ausgegeben werden. Die restlichen 40 % können wie folgt aufgeteilt werden:

• Miet- oder Leasingzahlungen
• Hypothekenzinsen (nicht Tilgung)
• Nebenkosten (Utilities)

Das bedeutet, wenn Sie ein PPP-Darlehen in Höhe von 50.000 $ erhalten haben:

• Mindestens 30.000 $ müssen in die Lohnabrechnung fließen (60 %)
• Bis zu 20.000 $ können Miete, Hypothekenzinsen und Nebenkosten abdecken (40 %)

Häufige Fehler, die man vermeiden sollte

Einige Unternehmen gehen davon aus, dass sie genau 40 % für Nicht-Lohnkosten ausgeben müssen. Das stimmt nicht. Sie können mehr als 60 % für die Lohnabrechnung ausgeben – es gibt kein Maximum. Wenn Sie jedoch weniger als 60 % für die Lohnabrechnung ausgeben, wird Ihr Erlassbetrag proportional gekürzt.

Wenn Sie beispielsweise nur 55 % für die Lohnabrechnung und 45 % für andere Kosten ausgeben, wird Ihr Erlass gekürzt, selbst wenn alle Ausgaben förderfähig und ordnungsgemäß dokumentiert sind.

Dokumentationsanforderungen für Nebenkosten

Eine ordnungsgemäße Dokumentation ist für den PPP-Erlass unerlässlich. Die SBA und Ihr Kreditgeber benötigen den Nachweis, dass:

1. Der Versorgungsdienst vor dem 15. Februar 2020 bestand
2. Sie Zahlungen während Ihres Abdeckungszeitraums geleistet haben
3. Die Ausgaben legitime Geschäftskosten waren

Welche Unterlagen Sie benötigen

Sammeln Sie für jeden geltend gemachten Nebenkostenpunkt:

Nachweis der Einrichtung des Dienstes:

• Ursprüngliche Dienstleistungsvereinbarung oder Vertrag
• Erste Rechnung mit dem Datum der Kontoeinrichtung
• Kontohistorie des Versorgungsunternehmens

Zahlungsnachweis:

• Kopien von Rechnungen aus Ihrem Abdeckungszeitraum
• Entwertete Schecks, ACH-Bestätigungen oder Überweisungsbelege
• Bankauszüge, die die Zahlungen zeigen
• Kreditkartenabrechnungen (falls Nebenkosten über Geschäftskarten abgerechnet wurden)

Geschäftlicher Bezug:

• Rechnungen müssen auf Ihren Firmennamen lauten oder Ihre Geschäftsadresse ausweisen
• Bei Unternehmen mit Sitz im eigenen Heim: Dokumentation, dass Sie diese Ausgaben in Ihrem Schedule C für 2019 geltend gemacht haben

Organisierung Ihrer Dokumentation

Erstellen Sie einen speziellen Ordner (physisch oder digital) für die Dokumentation zum Erlass von Versorgungsleistungen. Organisieren Sie diesen nach Art der Versorgungsleistung:

• Ordner Strom
• Ordner Internet
• Ordner Telefon
• Ordner Wasser/Abwasser

Fügen Sie jedem Ordner sowohl den Nachweis vor dem 15. Februar 2020 als auch Ihre Zahlungsbelege für den Berücksichtigungszeitraum bei. Diese Organisation wird das Ausfüllen Ihres Antrags auf Erlass erheblich erleichtern und Ihnen helfen, schnell zu reagieren, falls Ihr Kreditgeber zusätzliche Informationen anfordert.

Erwägungen für von zu Hause geführte Unternehmen

Wenn Sie von einem Homeoffice aus arbeiten, gelten für die Geltendmachung von Versorgungsleistungen besondere Regeln. Die SBA hat die Anforderungen hier verschärft, um Missbrauch zu verhindern.

Was von zu Hause geführte Unternehmen geltend machen können

Sie können Wohnnebenkosten für den PPP-Erlass nur dann geltend machen, wenn:

• Sie in Ihrer Steuererklärung 2019 (Schedule C) einen Abzug für ein Homeoffice geltend gemacht haben
• Die Nebenkosten direkt der geschäftlichen Nutzung zuzuordnen waren
• Sie den geschäftlichen Anteil der Kosten dokumentieren können

Was Sie nicht geltend machen können

Wenn Sie im Jahr 2019 in externen Büroräumen gearbeitet haben, können Sie nicht dazu übergehen, Wohnnebenkosten für den PPP-Erlass geltend zu machen, selbst wenn Sie während der Pandemie von zu Hause aus gearbeitet haben. Die SBA zieht Ihre Steuererklärung von 2019 heran, um Ihre geschäftliche Basisstruktur zu bestimmen.

Berechnung des geschäftlichen Anteils

Bei von zu Hause geführten Unternehmen können Sie in der Regel nicht 100 % der Nebenkosten geltend machen. Berechnen Sie stattdessen den geschäftlichen Anteil anhand von:

• Quadratmetermethode: Geschäftsräume als Prozentsatz der gesamten Wohnfläche
• Berechnung für dedizierte Räume: Wenn Sie über ein festes Homeoffice verfügen

Wenn Ihr Homeoffice beispielsweise 200 Quadratfuß eines 2.000 Quadratfuß großen Hauses einnimmt (10 %), können Sie 10 % Ihrer Wohnnebenkosten für den PPP-Erlass geltend machen, vorausgesetzt, Sie haben dieselbe Berechnung in Ihrer Steuererklärung 2019 (Schedule C) verwendet.

Transportkosten: Eine Grauzone

Die Einbeziehung von „Transportkosten“ in die förderfähigen Versorgungsleistungen führte zu Verwirrung, da die SBA nur begrenzte Leitlinien dazu bereitstellte, was genau darunter fällt.

Was wahrscheinlich förderfähig ist

Basierend auf den SBA-Leitlinien umfassen förderfähige Transportkosten:

• Mautgebühren für geschäftliche Fahrten
• Parkgebühren für geschäftliche Standorte
• Fahrkarten für den öffentlichen Nahverkehr für Geschäftsreisen
• Staatliche und kommunale Gebühren für die geschäftliche Nutzung von Verkehrssystemen

Was nicht förderfähig ist

Diese Transportkosten sind keine förderfähigen Versorgungsleistungen unter dem PPP:

• Kraftstoff- oder Benzinkäufe
• Fahrzeugwartung und -reparaturen
• Kfz-Versicherung
• Leasing- oder Kreditraten für Fahrzeuge
• Kilometerpauschalen

Der entscheidende Unterschied: PPP-Versorgungsleistungen decken Gebühren für Transportdienstleistungen oder -systeme ab, nicht die Kosten für den Besitz und Betrieb von Fahrzeugen. Wenn Sie unsicher sind, ob bestimmte Transportkosten förderfähig sind, wenden Sie sich an Ihren Buchhalter oder SBA-Kreditgeber, bevor Sie diese in Ihren Erlassantrag aufnehmen.

Häufige Fehler, die den Erlassbetrag mindern

Aus den Fehlern anderer zu lernen, kann Ihnen während des Erlassprozesses erheblichen Ärger ersparen.

Fehler Nr. 1: Einbeziehung von Diensten, die nach dem 15. Februar 2020 begannen

Dies ist der häufigste Fehler. Unternehmer gehen davon aus, dass die Kosten förderfähig sind, weil sie Zahlungen während des Berücksichtigungszeitraums geleistet haben. Denken Sie daran: Die Dienstleistung muss bereits vor dem 15. Februar 2020 bestanden haben, auch wenn Zahlungen erst später erfolgten.

Fehler Nr. 2: Falsche Zuordnung der Daten des Berücksichtigungszeitraums

Ihr Berücksichtigungszeitraum beträgt entweder 8 oder 24 Wochen ab der Auszahlung Ihres PPP-Darlehens. Einige Unternehmen beziehen Zahlungen für Versorgungsleistungen ein, die außerhalb dieses Fensters liegen, was Prüfungsvermerke auslöst.

Berechnen Sie Ihren genauen Berücksichtigungszeitraum und beziehen Sie nur Zahlungen ein, die in diesen spezifischen Wochen geleistet wurden. Wenn ein Zahlungsdatum auch nur einen Tag außerhalb Ihres Zeitraums liegt, ist es nicht förderfähig.

Fehler Nr. 3: Geltendmachung privater Ausgaben

Bei von zu Hause geführten Unternehmen machen manche Inhaber 100 % der Wohnnebenkosten geltend, ohne den geschäftlichen Anteil korrekt zu berechnen. Dies ist ein Warnsignal für Prüfer.

Verwenden Sie immer dieselbe Berechnungsmethode wie in Ihrer Steuererklärung von 2019. Wenn Sie 15 % geschäftliche Nutzung der Wohnung in Schedule C geltend gemacht haben, beantragen Sie 15 % der Versorgungsleistungen für den PPP-Erlass – nicht mehr.

Fehler Nr. 4: Unzureichende Dokumentation

Unvollständige Unterlagen sind ein weiteres häufiges Problem. Einige Unternehmen legen Zahlungsnachweise vor, aber keinen Nachweis darüber, dass der Dienst bereits vor dem 15. Februar 2020 bestand, oder umgekehrt.

Sie benötigen beides: Belege dafür, dass die Dienstleistung vor der Frist eingerichtet wurde, UND Belege dafür, dass Sie während Ihres Berücksichtigungszeitraums Zahlungen geleistet haben.

Fehler Nr. 5: Überschreiten der 40 %-Grenze für Nicht-Lohnkosten

Obwohl seltener, konzentrieren sich einige Unternehmen so stark auf die Maximierung des Erlasses von Nebenkosten und Miete, dass sie nicht genug für Personalkosten ausgeben. Denken Sie daran: Die Personalkosten müssen mindestens 60 % Ihres gesamten Erlassantrags ausmachen.

Bevor Sie Ihren Antrag finalisieren, berechnen Sie Ihren Personalkostenanteil. Wenn er unter 60 % liegt, erhöhen Sie die Personalausgaben oder reduzieren Sie die Nicht-Lohnposten, um konform zu bleiben.

Best Practices zur Maximierung des Erlasses von Versorgungsleistungen

Nachdem Sie die Regeln nun kennen, folgen hier strategische Tipps zur Optimierung Ihrer Anträge auf Erlass von Versorgungsleistungen.

1. Führen Sie eine Prüfung vor der Antragstellung durch

Überprüfen Sie alle Versorgungskonten, bevor Sie Ihren Erlassantrag einreichen:

• Listen Sie jede Versorgungsleistung auf, die Ihr Unternehmen nutzt
• Prüfen Sie das Einrichtungsdatum für jede Dienstleistung
• Verifizieren Sie, welche davon vor dem 15. Februar 2020 liegen
• Berechnen Sie die gesamten förderfähigen Ausgaben für Ihren Berücksichtigungszeitraum

Diese Prüfung hilft Ihnen, alle förderfähigen Ausgaben zu identifizieren und nicht förderfähige zu vermeiden, die Überprüfungen oder Kürzungen auslösen könnten.

2. Trennen Sie geschäftliche und private Nebenkosten

Falls noch nicht geschehen, ist es jetzt an der Zeit, geschäftliche und private Nebenkostenkonten in Ihrer Buchführung klar zu trennen. Für Unternehmen mit Sitz im eigenen Heim:

• Berechnen Sie Ihren geschäftlichen Anteil basierend auf der Quadratmeterzahl oder der zweckgebundenen Fläche
• Wenden Sie diesen Prozentsatz konsequent auf alle privaten Nebenkosten an
• Dokumentieren Sie Ihre Berechnungsmethode für den Fall einer Betriebsprüfung

3. Erfassen Sie Nebenkosten nach Leistungszeitraum

Erstellen Sie eine Übersicht mit folgenden Angaben:

• Art der Nebenkosten (Strom, Wasser, Gas etc.)
• Dienstleister
• Kontonummer
• Datum der Einrichtung
• Zahlungsdaten innerhalb des Leistungszeitraums
• Zahlungsbeträge
• Gesamtsumme, die für den Erlass geltend gemacht wird

Dieses Tracking-Dokument dient als Referenz beim Ausfüllen der Formulare 3508, 3508EZ oder 3508S.

4. Bewahren Sie digitale und physische Kopien auf

Verlassen Sie sich nicht auf ein einziges Format zur Speicherung Ihrer Dokumentation. Führen Sie:

• Digitale Scans aller Rechnungen und Zahlungsbelege
• Physische Kopien in geordneten Ordnern
• Cloud-Backups der digitalen Dateien
• Mehrere Formate (PDF und Original-Dateitypen)

Die SBA kann Dokumentationen noch Monate nach Einreichung Ihres Erlassantrags anfordern. Mehrere zugängliche Kopien verhindern, dass Sie später mühsam Unterlagen rekonstruieren müssen.

5. Konsultieren Sie Ihren Steuerberater

Der PPP-Erlass weist zahlreiche Nuancen auf, und Nebenkosten sind nur eine Komponente. Bevor Sie Ihren Antrag einreichen:

• Überprüfen Sie Ihre vollständige Erlassberechnung mit Ihrem Steuerberater
• Vergewissern Sie sich, dass Sie die förderfähigen Ausgaben maximieren, ohne Grenzen zu überschreiten
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentation den Anforderungen der SBA entspricht
• Bestätigen Sie, dass Ihr Lohnkostenanteil das Minimum von 60 % erreicht

Professionelle Beratung deckt oft zusätzliche förderfähige Ausgaben auf, die Sie vielleicht übersehen haben, oder identifiziert potenzielle Warnsignale vor der Einreichung.

Was passiert, wenn Ihnen ein Fehler unterläuft?

Wenn Sie nach dem Einreichen Ihres Erlassantrags feststellen, dass Ihnen bei der Angabe der Nebenkosten ein Fehler unterlaufen ist, haben Sie verschiedene Möglichkeiten.

Bevor der Erlass gewährt wird

Wenn Ihr Antrag noch geprüft wird, kontaktieren Sie umgehend Ihren Kreditgeber, um:

• Den entdeckten Fehler zu erklären
• Korrigierte Informationen und Unterlagen nachzureichen
• Gegebenenfalls einen geänderten Erlassantrag einzureichen

Die meisten Kreditgeber schätzen eine proaktive Korrektur und werden mit Ihnen zusammenarbeiten, um ehrliche Fehler zu beheben, bevor eine Entscheidung über den Erlass getroffen wird.

Nachdem der Erlass gewährt wurde

Wenn Sie einen Fehler erst nach Erhalt des Erlasses entdecken, ist die Situation komplexer. Vorsätzliche Falschangaben können schwerwiegende Folgen haben, aber für ehrliche Fehler gibt es in der Regel Abhilfemaßnahmen:

• Kontaktieren Sie Ihren Kreditgeber, um den Fehler zu melden
• Beraten Sie sich mit Ihrem Steuerberater oder Anwalt
• Seien Sie bereit, einen zu viel erlassenen Betrag zurückzuzahlen

Die SBA hat sich bereitwillig gezeigt, mit Kreditnehmern zusammenzuarbeiten, denen Fehler in gutem Glauben unterlaufen sind, insbesondere wenn diese die Probleme selbst melden. Es ist jedoch weitaus ungünstiger, darauf zu warten, dass die SBA Probleme bei einer Prüfung entdeckt, als sie proaktiv anzusprechen.

Über PPP hinaus: Langfristiges Finanzmanagement

Unabhängig davon, ob Sie den PPP-Erlass gerade abschließen oder den Prozess bereits hinter sich haben – die Erfahrung bietet wertvolle Lektionen für das künftige Finanzmanagement.

Der Wert geordneter Unterlagen

Die für den PPP-Erlass erforderliche detaillierte Dokumentation verdeutlicht, wie wichtig geordnete Finanzunterlagen für jedes Unternehmen sind. Das Erfassen von Ausgaben nach Kategorien, das Aufbewahren von Dienstleistungsverträgen und das Führen gründlicher Zahlungsbelege sind nicht nur für den Darlehenserlass wichtig – es sind grundlegende Geschäftspraktiken, die:

• Die Steuererklärung vereinfachen
• Klarheit für unternehmerische Entscheidungen schaffen
• Genaue Finanzprognosen ermöglichen
• Zukünftige Finanzierungsanträge unterstützen
• Reaktionen auf Betriebsprüfungen rationalisieren

Management der Nebenkosten

Über PPP hinaus kann ein aktives Management der Nebenkosten Ihr Ergebnis erheblich beeinflussen:

• Überprüfen Sie Dienstleistungsverträge jährlich, um wettbewerbsfähige Tarife sicherzustellen
• Erwägen Sie energieeffiziente Modernisierungen, die langfristige Nebenkosten senken
• Überwachen Sie Nutzungsmuster, um Verschwendung oder Ineffizienzen zu identifizieren
• Verhandeln Sie bessere Konditionen mit Anbietern, insbesondere für Internet- und Telefonrechnungen

Die detaillierte Aufmerksamkeit, die Sie den Nebenkosten für den PPP-Erlass gewidmet haben, kann in ein kontinuierliches Kostenmanagement überführt werden, das die Rentabilität verbessert.

Vereinfachen Sie Ihr Finanzmanagement

Während Sie den PPP-Erlass und das Tracking der Nebenkosten meistern, ist die Führung klarer und genauer Finanzunterlagen unerlässlich. Beancount.io bietet Plain-Text-Buchhaltung, die Ihnen vollständige Transparenz und Kontrolle über Ihre Finanzdaten gibt – keine Blackboxen, kein Vendor-Lock-in. Mit versionskontrollierten Aufzeichnungen und KI-fähiger Formatierung können Sie jede Ausgabenkategorie präzise erfassen und bleiben gleichzeitig flexibel genug, um sich an ändernde Anforderungen anzupassen. Starten Sie kostenlos und erfahren Sie, warum Entwickler und Finanzprofis auf Plain-Text-Buchhaltung umsteigen.