Comprendre quines despeses de subministraments són elegibles per a la condonació del préstec PPP

Quan els propietaris de petites empreses van sol·licitar préstecs PPP durant la pandèmia, molts es van centrar principalment en els requisits de les nòmines —comprensiblement, ja que almenys el 60% dels fons havien de cobrir els salaris dels empleats. Però què passa amb el 40% restant? Si encara esteu navegant per la condonació del préstec PPP, comprendre quines despeses de subministraments són aptes pot marcar una diferència significativa en la maximització de l'import de la vostra condonació.

Aquí hi ha una cosa que sorprèn molts propietaris d'empreses: el programa PPP defineix "subministraments" de manera més àmplia que les definicions fiscals estàndard. Això vol dir que podríeu ser elegibles per reclamar despeses que no vau considerar inicialment. No obstant això, hi ha regles específiques i una data límit crítica que determinen què és apte. Desglossem tot el que necessiteu saber sobre els costos de subministraments i la condonació dels préstecs PPP.

Què es considera subministraments per a la condonació del PPP?

L'SBA defineix els subministraments aptes com "pagaments empresarials per un servei per a la distribució d'electricitat, gas, aigua, transport, telèfon o accés a internet". Aquesta definició més àmplia inclou diverses categories més enllà de les factures de subministraments tradicionals.

Subministraments tradicionals

Aquestes són les despeses directes que la majoria de propietaris d'empreses esperen:

• Electricitat: Factures d'energia per a la ubicació del vostre negoci
• Gas: Gas natural o propà per a la calefacció i les operacions
• Aigua: Serveis d'aigua i clavegueram
• Clavegueram: Serveis de tractament d'aigües residuals

Categories de subministraments ampliades

El programa PPP amplia la definició per incloure:

• Serveis de telefonia: Tant línies fixes com telèfons mòbils utilitzats per al negoci
• Accés a internet: Serveis d'internet de banda ampla, fibra, cable o DSL
• Costos de transport: Certes taxes avaluades pels governs estatals i locals basades en l'ús empresarial dels sistemes de transport (no despeses generals del vehicle ni combustible)

Aquesta definició ampliada ofereix a les empreses més flexibilitat a l'hora d'assignar els seus fons PPP. Si heu estat pagant per serveis d'internet o telefonia empresarial, aquestes despeses poden comptar per al càlcul de la vostra condonació.

La data límit crítica del 15 de febrer de 2020

Aquí teniu la regla més important que moltes empreses passen per alt: tots els acords de serveis de subministraments han d'haver estat en vigor abans del 15 de febrer de 2020.

Això vol dir:

• No podeu reclamar la condonació per subministraments que vau començar a utilitzar després del 15 de febrer de 2020
• El contracte o acord de servei ha de mostrar una data d'establiment anterior a aquesta data límit
• Fins i tot si els pagaments reals es van produir durant el vostre període cobert, el servei en si ha de ser anterior al 15 de febrer de 2020

Per què és important això? Si vau canviar de proveïdor d'internet el març de 2020 o vau afegir una línia telefònica nova l'abril de 2020, aquests nous serveis no seran aptes per a la condonació del PPP —fins i tot si són despeses empresarials legítimes. L'SBA va implementar aquesta regla per garantir que les empreses reclamessin despeses per serveis que ja tenien abans de la pandèmia, no serveis nous afegits específicament per maximitzar la condonació.

Què significa això per a la vostra empresa

Reviseu acuradament els vostres contractes de subministraments i acords de servei. Necessitareu documentació que mostri quan va començar cada servei. Això inclou:

• Acords o contractes de servei inicials
• Primers extractes de facturació que mostrin les dates d'establiment del servei
• Confirmacions de configuració del compte dels proveïdors de subministraments

Si no podeu demostrar que un servei existia abans del 15 de febrer de 2020, no l'inclogueu a la vostra sol·licitud de condonació. El risc de troballes d'auditoria o reduccions de condonació no val la pena.

La regla de despesa 60/40

Comprendre els requisits generals de despesa us ajuda a assignar estratègicament les despeses de subministraments dins de la vostra sol·licitud de condonació del préstec PPP.

La regla bàsica: Almenys el 60% dels vostres fons PPP s'ha de gastar en costos de nòmina. El 40% restant es pot assignar a:

• Pagaments de lloguer o arrendament
• Interessos hipotecaris (no el principal)
• Subministraments

Això vol dir que si vau rebre un préstec PPP de 50.000 $:

• Un mínim de 30.000 $ ha d'anar a nòmines (60%)
• Fins a 20.000 $ poden cobrir el lloguer, els interessos hipotecaris i els subministraments (40%)

Error comú que cal evitar

Algunes empreses assumeixen que han de gastar exactament el 40% en costos que no siguin de nòmina. Això no és cert. Podeu gastar més del 60% en nòmines; no hi ha un màxim. No obstant això, gastar menys del 60% en nòmines reduirà proporcionalment l'import de la vostra condonació.

Per exemple, si gasteu només el 55% en nòmines i el 45% en altres costos, la vostra condonació es reduirà encara que totes les despeses siguin aptes i estiguin degudament documentades.

Requisits de documentació per a les despeses de subministraments

La documentació adequada és essencial per a la condonació del PPP. L'SBA i el vostre prestador requeriran proves que:

1. El servei de subministrament existia abans del 15 de febrer de 2020
2. Heu realitzat els pagaments durant el vostre període cobert
3. Les despeses eren costos empresarials legítims

Quina documentació necessiteu

Per a cada subministrament que reclameu, reuniu:

Prova d'establiment del servei:

• Contracte o acord de servei original
• Primera factura que mostri la data de configuració del compte
• Historial del compte del proveïdor de subministraments

Prova de pagament:

• Còpies de les factures del vostre període cobert
• Xecs cancel·lats, confirmacions ACH o rebuts de transferència bancària
• Extractes bancaris que mostrin els pagaments
• Extractes de targeta de crèdit (si els subministraments es van carregar a targetes d'empresa)

Connexió empresarial:

• Les factures han d'estar a nom de la vostra empresa o mostrar l'adreça de la vostra empresa
• Per a empreses amb seu a casa, documentació que demostri que vau reclamar aquestes despeses a l'Annex C (Schedule C) de 2019

Organització de la vostra documentació

Creeu una carpeta dedicada (física o digital) per a la documentació de la condonació de serveis públics. Organitzeu-la per tipus de servei:

• Carpeta d'electricitat
• Carpeta d'Internet
• Carpeta de telèfon
• Carpeta d'aigua/clavegueram

Dins de cada carpeta, incloeu tant el comprovant anterior al 15 de febrer de 2020 com els registres de pagament del vostre període cobert. Aquesta organització farà que la compleció de la sol·licitud de condonació sigui molt més fluida i us ajudarà a respondre ràpidament si el vostre prestador sol·licita informació addicional.

Consideracions per a negocis basats a la llar

Si treballeu des d'una oficina a casa, s'apliquen regles especials a les reclamacions de serveis públics. L'SBA ha endurit els requisits per evitar abusos.

Què poden reclamar els negocis basats a la llar

Podeu reclamar despeses de serveis públics de la llar per a la condonació del PPP només si:

• Heu reclamat una deducció per oficina a casa al vostre Schedule C de 2019
• La despesa del servei públic era directament atribuïble a l'ús comercial
• Podeu documentar la part comercial de la despesa

Què no podeu reclamar

Si vau treballar en un espai d'oficina extern durant el 2019, no podeu passar a reclamar despeses de serveis públics de la llar per a la condonació del PPP, fins i tot si vau treballar des de casa durant la pandèmia. L'SBA es fixa en la vostra declaració d'impostos de 2019 per determinar la vostra estructura empresarial de referència.

Càlcul de la part comercial

Per als negocis basats a la llar, normalment no podeu reclamar el 100% dels costos dels serveis públics. En el seu lloc, calculeu la part comercial utilitzant:

• Mètode de la superfície: L'espai comercial com a percentatge de la superfície total de la llar
• Càlcul d'espai dedicat: Si teniu una oficina a casa dedicada

Per exemple, si la vostra oficina a casa ocupa 200 peus quadrats d'una casa de 2.000 peus quadrats (10%), podeu reclamar el 10% dels costos dels serveis públics de la llar per a la condonació del PPP, sempre que hàgiu utilitzat el mateix càlcul al vostre Schedule C de 2019.

Costos de transport: una zona grisa

La inclusió del "transport" en els serveis públics elegibles va crear confusió perquè l'SBA va proporcionar una guia limitada sobre què es considera apte.

Què és probable que sigui elegible

D'acord amb la guia de l'SBA, els costos de transport elegibles inclouen:

• Peatges pagats per transport comercial
• Taxes d'aparcament per a ubicacions comercials
• Abonaments de transport públic per a viatges de negocis
• Taxes governamentals estatals i locals per a l'ús de sistemes de transport per part de l'empresa

Què no és elegible

Aquestes despeses de transport no són serveis públics elegibles sota el PPP:

• Compres de combustible o gasolina
• Manteniment i reparacions de vehicles
• Assegurança de cotxe
• Pagaments d'arrendament (lease) o préstec de vehicles
• Reemborsaments per quilometratge

La distinció clau: els serveis públics del PPP cobreixen les taxes pels serveis o sistemes de transport, no els costos de propietat i operació de vehicles. Si no esteu segurs de si un cost de transport específic és elegible, consulteu amb el vostre comptable o prestador de l'SBA abans d'incloure-l'hi a la vostra sol·licitud de condonació.

Errors comuns que redueixen la condonació

Aprendre dels errors d'altres us pot estalviar maldecaps significatius durant el procés de condonació.

Error núm. 1: Incloure serveis iniciats després del 15 de febrer de 2020

Aquest és l'error més comú. Els propietaris de negocis assumeixen que, com que han fet pagaments durant el període cobert, la despesa és elegible. Recordeu: el servei ha d'haver existit abans del 15 de febrer de 2020, fins i tot si els pagaments es van produir més tard.

Error núm. 2: Assignació incorrecta de les dates del període cobert

El vostre període cobert és de 8 o 24 setmanes des que es va desemborsar el vostre préstec PPP. Alguns negocis inclouen pagaments de serveis públics que queden fora d'aquesta finestra, cosa que activa alertes d'auditoria.

Calculeu el vostre període cobert exacte i només incloeu els pagaments de serveis públics realitzats durant aquestes setmanes específiques. Si una data de pagament cau un dia fora del vostre període cobert, no és elegible.

Error núm. 3: Reclamar despeses personals

Per als negocis basats a la llar, alguns propietaris reclamen el 100% dels serveis públics de la llar sense calcular correctament la part comercial. Això és un senyal d'alerta per als auditors.

Utilitzeu sempre el mateix mètode de càlcul que vau utilitzar en els vostres impostos de 2019. Si vau reclamar un 15% d'ús comercial de la llar a l'Schedule C, reclameu el 15% dels serveis públics per a la condonació del PPP, no més.

Error núm. 4: Documentació insuficient

Els registres incomplets són un altre problema habitual. Alguns negocis proporcionen el comprovant de pagament però no la prova que el servei existia abans del 15 de febrer de 2020, o viceversa.

Necessiteu ambdues coses: evidència que el servei es va establir abans de la data límit I evidència que vau realitzar els pagaments durant el vostre període cobert.

Error núm. 5: Superar el límit del 40% per a despeses no salarials

Tot i que és menys comú, alguns negocis se centren tant a maximitzar la condonació de serveis públics i lloguer que no gasten prou en nòmines. Recordeu: la nòmina ha de representar almenys el 60% de la vostra sol·licitud total de condonació.

Abans de finalitzar la vostra sol·licitud, calculeu el vostre percentatge de nòmina. Si està per sota del 60%, augmenteu les despeses de nòmina o reduïu les partides no salarials per complir la normativa.

Bones pràctiques per maximitzar la condonació de serveis públics

Ara que enteneu les regles, aquí teniu consells estratègics per optimitzar les vostres reclamacions de condonació de serveis públics.

1. Realitzeu una auditoria prèvia a la sol·licitud

Abans de presentar la vostra sol·licitud de condonació, reviseu tots els comptes de serveis públics:

• Llisteu cada servei públic que utilitza el vostre negoci
• Comproveu la data d'establiment de cada servei
• Verifiqueu quins són anteriors al 15 de febrer de 2020
• Calculeu el total de despeses elegibles per al vostre període cobert

Aquesta auditoria us ajuda a identificar totes les despeses elegibles i a evitar incloure-ne d'inelegibles que podrien provocar revisions o reduccions.

2. Separar els serveis de l'empresa dels personals

Si encara no ho heu fet, és el moment de separar clarament els comptes de serveis de l'empresa i els personals en el vostre registre. Per a negocis amb seu a la llar:

• Calculeu el vostre percentatge del negoci utilitzant els metres quadrats o l'espai dedicat
• Apliqueu aquest percentatge de manera consistent a tots els serveis de la llar
• Documenteu el vostre mètode de càlcul en cas d'auditoria

3. Seguiment dels serveis pel període cobert

Creeu un full de càlcul que mostri:

• Tipus de servei
• Proveïdor del servei
• Número de compte
• Data d'establiment
• Dates de pagament durant el període cobert
• Imports dels pagaments
• Import total sol·licitat per a la condonació

Aquest document de seguiment es converteix en la vostra referència en emplenar el Formulari 3508, 3508EZ o 3508S.

4. Conservar còpies digitals i físiques

No confieu en un únic format per emmagatzemar la documentació. Mantingueu:

• Escanejos digitals de totes les factures i registres de pagament
• Còpies físiques en carpetes organitzades
• Còpia de seguretat al núvol dels fitxers digitals
• Diversos formats (PDF i tipus de document originals)

L'SBA pot sol·licitar documentació mesos després d'haver enviat la vostra sol·licitud de condonació. Disposar de diverses còpies accessibles evita haver de recrear els registres a corre-cuita més endavant.

5. Consulteu amb el vostre comptable

La condonació del PPP té nombrosos matisos, i les despeses de serveis són només un component. Abans d'enviar la vostra sol·licitud:

• Reviseu el vostre càlcul complet de la condonació amb el vostre comptable
• Verifiqueu que esteu maximitzant les despeses elegibles sense sobrepassar-vos
• Assegureu-vos que la vostra documentació compleix els requisits de l'SBA
• Confirmeu que el vostre percentatge de nòmines arriba al mínim del 60%

L'orientació professional sovint descobreix despeses elegibles addicionals que podríeu haver passat per alt o identifica possibles senyals d'alerta abans de l'enviament.

Què passa si cometeu un error?

Si us adoneu, després d'enviar la vostra sol·licitud de condonació, que heu comès un error amb les reclamacions de despeses de serveis, teniu opcions.

Abans que es concedeixi la condonació

Si la vostra sol·licitud encara s'està revisant, poseu-vos en contacte amb el vostre prestador immediatament per:

• Explicar l'error que heu descobert
• Proporcionar la informació i la documentació corregides
• Enviar una sol·licitud de condonació esmenada si cal

La majoria dels prestadors agraeixen la correcció proactiva i treballaran amb vosaltres per solucionar errors honestos abans de prendre una decisió sobre la condonació.

Després que es concedeixi la condonació

Si descobriu un error després de rebre la condonació, la situació és més complexa. La falsificació intencionada pot comportar conseqüències greus, però els errors honestos solen tenir remei:

• Poseu-vos en contacte amb el vostre prestador per informar de l'error
• Consulteu amb el vostre comptable o advocat
• Estigueu preparats per tornar qualsevol import condonat en excés

L'SBA ha demostrat la seva voluntat de treballar amb els prestataris que han comès errors de bona fe, especialment quan els mateixos prestataris n'informen. No obstant això, esperar que l'SBA descobreixi els problemes mitjançant una auditoria és molt menys favorable que abordar-los de manera proactiva.

Més enllà del PPP: Gestió financera a llarg termini

Tant si esteu completant la condonació del PPP ara com si ja heu acabat el procés, l'experiència ofereix lliçons valuoses per a la gestió financera de cara al futur.

El valor dels registres organitzats

La documentació detallada requerida per a la condonació del PPP posa de manifest la importància que tenen els registres financers organitzats per a qualsevol empresa. El seguiment de les despeses per categoria, el manteniment dels contractes de serveis i la conservació de registres de pagament exhaustius no són només per a la condonació de préstecs; són pràctiques empresarials fonamentals que:

• Simplifiquen la preparació d'impostos
• Aporten claredat per a la presa de decisions empresarials
• Permeten realitzar previsions financeres precises
• Donen suport a futures sol·licituds de finançament
• Agilitzen les respostes a les auditories

Gestió de despeses de serveis

Més enllà del PPP, gestionar activament les despeses de serveis pot tenir un impacte significatiu en els vostres resultats:

• Reviseu els contractes de serveis anualment per assegurar-vos tarifes competitives
• Considereu millores d'eficiència energètica que redueixin els costos de serveis a llarg termini
• Monitoreu els patrons d'ús per identificar malbarataments o ineficiències
• Negocieu millors tarifes amb els proveïdors, especialment per als serveis d'internet i telèfon

L'atenció detallada que heu prestat als serveis per a la condonació del PPP es pot traduir en una gestió de costos continuada que millori la rendibilitat.

Simplifiqueu la vostra gestió financera

Mentre navegueu per la condonació del PPP i el seguiment de les despeses de serveis, mantenir registres financers clars i precisos és essencial. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona una transparència i un control totals sobre les vostres dades financeres, sense caixes negres ni lligams amb proveïdors. Amb registres controlats per versions i un format preparat per a la IA, podeu fer un seguiment precís de cada categoria de despesa mantenint la flexibilitat per adaptar-vos als requisits canviants. Comenceu de franc i descobriu per què els desenvolupadors i els professionals de les finances s'estan passant a la comptabilitat en text pla.