Pochopenie toho, ktoré náklady na energie sú oprávnené na odpustenie PPP úveru

Keď majitelia malých podnikov počas pandémie žiadali o pôžičky v rámci programu PPP (Paycheck Protection Program), mnohí sa zameriavali predovšetkým na mzdové požiadavky – čo je pochopiteľné, keďže aspoň 60 % prostriedkov muselo pokrývať mzdy zamestnancov. Čo však zvyšných 40 %? Ak sa stále orientujete v procese odpustenia pôžičky PPP, pochopenie toho, ktoré náklady na energie a služby (utility) spĺňajú podmienky, môže výrazne ovplyvniť maximalizáciu sumy, ktorá vám bude odpustená.

Tu je niečo, čo mnohých majiteľov firiem prekvapí: program PPP definuje „utility“ širšie než bežné daňové definície. To znamená, že môžete mať nárok na uplatnenie výdavkov, o ktorých ste pôvodne neuvažovali. Existujú však špecifické pravidlá a kritický termín, ktoré určujú, čo sa kvalifikuje. Poďme si rozobrať všetko, čo potrebujete vedieť o nákladoch na energie a služby a o odpustení pôžičky PPP.

Čo sa počíta ako utility pre odpustenie PPP?

SBA (Small Business Administration) definuje oprávnené utility ako „firemné platby za službu distribúcie elektriny, plynu, vody, dopravy, telefónu alebo prístupu na internet“. Táto širšia definícia zahŕňa niekoľko kategórií nad rámec tradičných účtov za energie.

Tradičné energie (Utility)

Ide o priamočiare výdavky, ktoré väčšina majiteľov firiem očakáva:

• Elektrina: Účty za energiu pre miesto vášho podnikania
• Plyn: Zemný plyn alebo propán na vykurovanie a prevádzku
• Voda: Vodné a stočné
• Kanalizácia: Služby čistenia odpadových vôd

Rozšírené kategórie služieb

Program PPP rozširuje definíciu aj na:

• Telefónne služby: Pevné linky aj mobilné telefóny používané na podnikanie
• Prístup k internetu: Širokopásmové, optické, káblové alebo DSL internetové služby
• Náklady na dopravu: Určité poplatky vyrubené štátnou a miestnou správou na základe využívania dopravných systémov firmou (nie všeobecné výdavky na vozidlá alebo palivo)

Táto rozšírená definícia poskytuje podnikom väčšiu flexibilitu pri alokácii ich prostriedkov z PPP. Ak ste platili za firemný internet alebo telefónne služby, tieto výdavky sa môžu započítať do výpočtu odpustenia.

Kritický termín 15. február 2020

Tu je najdôležitejšie pravidlo, ktoré mnohé firmy prehliadajú: všetky zmluvy o poskytovaní služieb (utility) museli byť uzavreté pred 15. februárom 2020.

To znamená:

• Nemôžete žiadať o odpustenie za energie/služby, ktoré ste začali využívať po 15. februári 2020.
• Zmluva o poskytovaní služieb alebo dohoda musí preukazovať dátum vzniku pred týmto termínom.
• Aj keď k samotným platbám došlo počas vášho krytého obdobia, samotná služba musí predchádzať dátumu 15. február 2020.

Prečo na tom záleží? Ak ste v marci 2020 zmenili poskytovateľa internetu alebo v apríli 2020 pridali novú telefónnu linku, tieto nové služby nebudú spĺňať podmienky na odpustenie PPP – aj keď ide o legitímne firemné výdavky. SBA zaviedla toto pravidlo, aby zabezpečila, že podniky si nárokujú výdavky na služby, ktoré už mali pred pandémiou, a nie na nové služby pridané špeciálne s cieľom maximalizovať odpustenie.

Čo to znamená pre vaše podnikanie

Pozorne si skontrolujte svoje zmluvy o dodávke energií a poskytovaní služieb. Budete potrebovať dokumentáciu preukazujúcu, kedy každá služba začala. To zahŕňa:

• Pôvodné zmluvy o poskytovaní služieb alebo kontrakty
• Prvé fakturačné výpisy zobrazujúce dátumy zriadenia služby
• Potvrdenia o zriadení účtu od poskytovateľov služieb

Ak nemôžete dokázať, že služba existovala pred 15. februárom 2020, neuvádzajte ju v žiadosti o odpustenie. Riziko nálezov z auditu alebo zníženia sumy odpustenia za to nestojí.

Pravidlo čerpania 60/40

Pochopenie celkových požiadaviek na čerpanie prostriedkov vám pomôže strategicky rozdeliť výdavky na utility v rámci vašej žiadosti o odpustenie pôžičky PPP.

Základné pravidlo: Aspoň 60 % vašich prostriedkov z PPP musí byť vynaložených na mzdové náklady. Zvyšných 40 % možno rozdeliť na:

• Platby za nájom alebo lízing
• Úroky z hypotéky (nie istina)
• Energie a služby (utility)

To znamená, že ak ste dostali pôžičku PPP vo výške 50 000 USD:

• Minimálne 30 000 USD musí ísť na mzdy (60 %)
• Až 20 000 USD môže pokrývať nájomné, úroky z hypotéky a utility (40 %)

Častá chyba, ktorej sa treba vyhnúť

Niektoré firmy predpokladajú, že musia minúť presne 40 % na nemzdové náklady. Nie je to pravda. Na mzdy môžete minúť viac ako 60 % – neexistuje žiadne maximum. Ak však na mzdy miniete menej ako 60 %, vaša suma odpustenia sa proporcionálne zníži.

Napríklad, ak na mzdy miniete len 55 % a na ostatné náklady 45 %, vaše odpustenie bude znížené, aj keď sú všetky výdavky oprávnené a riadne zdokumentované.

Požiadavky na dokumentáciu výdavkov na utility

Riadna dokumentácia je pre odpustenie PPP nevyhnutná. SBA a váš veriteľ budú vyžadovať dôkaz o tom, že:

1. Služba (utilita) existovala pred 15. februárom 2020
2. Realizovali ste platby počas vášho krytého obdobia
3. Výdavky boli legitímnymi firemnými nákladmi

Akú dokumentáciu potrebujete

Pre každú utilitu, ktorú si nárokujete, zhromaždite:

Dôkaz o zriadení služby:

• Pôvodná zmluva o poskytovaní služieb alebo kontrakt
• Prvá faktúra zobrazujúca dátum zriadenia účtu
• História účtu od poskytovateľa služieb

Dôkaz o platbe:

• Kópie faktúr z vášho krytého obdobia
• Potvrdené šeky, potvrdenia o ACH platbách alebo potvrdenia o bankových prevodoch
• Bankové výpisy zobrazujúce platby
• Výpisy z kreditných kariet (ak boli utility hradené firemnými kartami)

Prepojenie s podnikaním:

• Účty musia byť na meno vašej firmy alebo musia uvádzať adresu vášho podnikania
• Pre podnikateľov pracujúcich z domu dokumentácia o tom, že ste si tieto výdavky uplatnili v Prílohe C (Schedule C) za rok 2019

Organizácia vašej dokumentácie

Vytvorte si vyhradený priečinok (fyzický alebo digitálny) pre dokumentáciu k odpusteniu platieb za energie a služby. Usporiadajte ho podľa typu služby:

• Priečinok pre elektrinu
• Priečinok pre internet
• Priečinok pre telefón
• Priečinok pre vodu a kanalizáciu

Do každého priečinka vložte doklad o existencii služby spred 15. februára 2020 a záznamy o platbách za vaše rozhodné obdobie (covered period). Táto organizácia výrazne uľahčí vyplnenie žiadosti o odpustenie a pomôže vám rýchlo reagovať, ak váš veriteľ požiada o dodatočné informácie.

Úvahy o podnikaní z domu

Ak podnikáte z domácej kancelárie, na uplatnenie nákladov na energie sa vzťahujú osobitné pravidlá. SBA (Small Business Administration) v tomto smere sprísnila požiadavky, aby zabránila zneužívaniu.

Čo si môžu uplatniť podniky prevádzkované z domu

Náklady na domáce energie a služby si môžete v rámci odpustenia PPP pôžičky uplatniť iba ak:

• Ste si uplatnili odpis domácej kancelárie v Prílohe C (Schedule C) vášho daňového priznania za rok 2019
• Náklady na energie boli priamo pripísateľné podnikateľskému účelu
• Viete zdokladovať podnikateľskú časť týchto nákladov

Čo si nemôžete uplatniť

Ak ste počas roka 2019 pracovali v externých kancelárskych priestoroch, nemôžete prejsť na uplatňovanie nákladov na domáce energie pre účely odpustenia PPP, a to ani v prípade, že ste počas pandémie pracovali z domu. SBA vychádza z vášho daňového priznania za rok 2019, aby určila základnú štruktúru vášho podnikania.

Výpočet podnikateľskej časti

Pri podnikaní z domu si zvyčajne nemôžete uplatniť 100 % nákladov na energie. Namiesto toho vypočítajte podnikateľskú časť pomocou:

• Metódy podlahovej plochy: Podnikateľský priestor ako percento z celkovej podlahovej plochy domu
• Výpočtu vyhradeného priestoru: Ak máte vyhradenú domácu kanceláriu

Napríklad, ak vaša domáca kancelária zaberá 20 m² v dome s rozlohou 200 m² (10 %), môžete si v rámci odpustenia PPP uplatniť 10 % nákladov na domáce energie za predpokladu, že ste rovnaký výpočet použili v Prílohe C za rok 2019.

Náklady na dopravu: Sivá zóna

Zahrnutie „dopravy“ medzi oprávnené energie a služby vyvolalo zmätok, pretože SBA poskytla len obmedzené usmernenia o tom, čo sa do tejto kategórie kvalifikuje.

Čo sa pravdepodobne kvalifikuje

Na základe usmernení SBA medzi oprávnené náklady na dopravu patria:

• Mýto zaplatené za služobné cesty
• Poplatky za parkovanie v miestach podnikania
• Predplatné lístky na verejnú dopravu pre služobné cesty
• Štátne a miestne vládne poplatky za využívanie dopravných systémov na podnikateľské účely

Čo sa nekvalifikuje

Tieto prepravné náklady nie sú v rámci PPP považované za oprávnené služby:

• Nákup paliva alebo benzínu
• Údržba a opravy vozidiel
• Poistenie vozidla
• Splátky lízingu alebo úveru na vozidlo
• Náhrady za najazdené kilometre

Kľúčový rozdiel: Služby v rámci PPP pokrývajú poplatky za dopravné služby alebo systémy, nie náklady na vlastnenie a prevádzku vozidiel. Ak si nie ste istí, či konkrétny náklad na dopravu spĺňa podmienky, poraďte sa so svojím účtovníkom alebo poskytovateľom PPP úveru pred jeho zahrnutím do žiadosti.

Časté chyby, ktoré znižujú sumu odpustenia

Poučenie sa z chýb iných vám môže ušetriť značné starosti počas procesu odpúšťania pôžičky.

Chyba č. 1: Zahrnutie služieb spustených po 15. februári 2020

Toto je najčastejšia chyba. Majitelia firiem predpokladajú, že ak uskutočnili platby počas rozhodného obdobia, výdavok je oprávnený. Pamätajte: služba musela existovať už pred 15. februárom 2020, aj keď k samotným platbám došlo neskôr.

Chyba č. 2: Nesprávne pridelenie dátumov rozhodného obdobia

Vaše rozhodné obdobie (covered period) je buď 8 alebo 24 týždňov od momentu, kedy vám boli vyplatené prostriedky z PPP pôžičky. Niektoré firmy zahŕňajú platby za energie, ktoré spadajú mimo toto časové okno, čo spúšťa varovné signály pri audite.

Vypočítajte si presné rozhodné obdobie a zahrňte iba platby za energie uskutočnené počas týchto konkrétnych týždňov. Ak dátum platby pripadne čo i len jeden deň mimo vášho rozhodného obdobia, nie je oprávnený.

Chyba č. 3: Uplatňovanie osobných výdavkov

Pri podnikaní z domu si niektorí majitelia uplatňujú 100 % domácich energií bez správneho výpočtu podnikateľskej časti. Pre audítorov je to jasný varovný signál.

Vždy používajte rovnakú metódu výpočtu, akú ste použili vo svojich daniach za rok 2019. Ak ste si v Prílohe C uplatnili 15 % podnikateľského využitia domu, uplatnite si 15 % energií aj pre odpustenie PPP – nie viac.

Chyba č. 4: Nedostatočná dokumentácia

Neúplné záznamy sú ďalším bežným problémom. Niektoré firmy predložia doklad o platbe, ale nie doklad o tom, že služba existovala pred 15. februárom 2020, alebo naopak.

Potrebujete oboje: dôkaz, že služba bola zriadená pred uzávierkou, A ZÁROVEŇ dôkaz, že ste vykonali platby počas rozhodného obdobia.

Chyba č. 5: Prekročenie 40 % limitu na nemzdové výdavky

Hoci je to menej časté, niektoré firmy sa tak sústredia na maximalizáciu odpustenia platieb za energie a nájomné, že nevynaložia dostatok prostriedkov na mzdové náklady. Pamätajte: mzdové náklady musia tvoriť aspoň 60 % vašej celkovej žiadosti o odpustenie.

Pred finalizáciou žiadosti si vypočítajte percentuálny podiel mzdových nákladov. Ak je nižší ako 60 %, zvýšte mzdové výdavky alebo znížte nemzdové položky, aby ste dodržali pravidlá.

Osvedčené postupy pre maximalizáciu odpustenia platieb za energie

Teraz, keď rozumiete pravidlám, prinášame strategické tipy na optimalizáciu vašich žiadostí o odpustenie platieb za energie a služby.

1. Vykonajte audit pred podaním žiadosti

Pred odoslaním žiadosti o odpustenie si skontrolujte všetky účty za energie:

• Spíšte si každú službu (energie, telco, atď.), ktorú vaša firma využíva
• Skontrolujte dátum zriadenia každej služby
• Overte, ktoré z nich vznikli pred 15. februárom 2020
• Vypočítajte celkové oprávnené výdavky za vaše rozhodné obdobie

Tento audit vám pomôže identifikovať všetky oprávnené výdavky a vyhnúť sa zahrnutiu neoprávnených položiek, ktoré by mohli spôsobiť preverovanie alebo zníženie sumy odpustenia.

2. Oddeľte firemné a súkromné služby

Ak ste tak ešte neurobili, teraz je čas jasne oddeliť firemné a súkromné účty za služby vo vašom účtovníctve. Pre podnikanie z domu:

• Vypočítajte svoje firemné percento na základe podlahovej plochy alebo vyhradeného priestoru
• Toto percento uplatňujte konzistentne na všetky domáce služby a energie
• Dokumentujte svoju metódu výpočtu pre prípad auditu

3. Sledujte služby podľa obdobia krytia

Vytvorte si tabuľku, ktorá obsahuje:

• Typ služby
• Poskytovateľ služby
• Číslo účtu
• Dátum zriadenia
• Dátumy platieb počas obdobia krytia
• Sumy platieb
• Celková suma nárokovaná na odpustenie

Tento dokument sa stane vašou referenciou pri vypĺňaní formulárov 3508, 3508EZ alebo 3508S.

4. Uchovávajte digitálne aj fyzické kópie

Nespoliehajte sa na jediný formát ukladania dokumentácie. Udržiavajte:

• Digitálne skeny všetkých faktúr a záznamov o platbách
• Fyzické kópie v organizovaných priečinkoch
• Cloudovú zálohu digitálnych súborov
• Viaceré formáty (PDF aj pôvodné typy dokumentov)

SBA môže požiadať o dokumentáciu aj mesiace po tom, čo odošlete žiadosť o odpustenie. Mať k dispozícii viacero prístupných kópií zabráni neskoršiemu stresu pri snahe o opätovné zhromaždenie záznamov.

5. Poradte sa so svojím účtovníkom

Odpustenie PPP úveru má množstvo nuáns a výdavky na služby sú len jednou zložkou. Pred odoslaním žiadosti:

• Skontrolujte si kompletný výpočet odpustenia so svojím účtovníkom
• Overte si, či maximalizujete oprávnené výdavky bez toho, aby ste prekročili pravidlá
• Uistite sa, že vaša dokumentácia spĺňa požiadavky SBA
• Potvrďte, že vaše mzdové náklady dosahujú minimálne 60 %

Odborné vedenie často odhalí ďalšie oprávnené výdavky, ktoré ste mohli prehliadnuť, alebo identifikuje potenciálne varovné signály ešte pred odoslaním.

Čo sa stane, ak urobíte chybu?

Ak si po odoslaní žiadosti o odpustenie uvedomíte, že ste urobili chybu v nárokoch na výdavky za služby, máte niekoľko možností.

Pred schválením odpustenia

Ak je vaša žiadosť stále v procese posudzovania, okamžite kontaktujte svojho veriteľa, aby ste:

• Vysvetlili chybu, ktorú ste objavili
• Poskytli opravené informácie a dokumentáciu
• V prípade potreby odoslali pozmenenú žiadosť o odpustenie

Väčšina veriteľov oceňuje proaktívnu opravu a bude s vami spolupracovať na náprave neúmyselných chýb pred prijatím rozhodnutia o odpustení.

Po schválení odpustenia

Ak zistíte chybu až po schválení odpustenia, situácia je zložitejšia. Úmyselné skresľovanie môže mať vážne následky, ale neúmyselné chyby majú zvyčajne riešenia:

• Kontaktujte svojho veriteľa a nahláste chybu
• Poraďte sa so svojím účtovníkom alebo právnikom
• Buďte pripravení vrátiť akúkoľvek nadbytočne odpustenú sumu

SBA preukázala ochotu spolupracovať s dlžníkmi, ktorí urobili chyby v dobrej viere, najmä ak dlžníci problémy sami nahlásili. Čakať však na to, kým SBA odhalí problémy prostredníctvom auditu, je oveľa menej priaznivé ako ich proaktívne riešenie.

Pohľad za hranice PPP: Dlhodobá správa financií

Či už práve dokončujete proces odpustenia PPP alebo ste ho už ukončili, táto skúsenosť ponúka cenné ponaučenia pre správu financií v budúcnosti.

Hodnota organizovaných záznamov

Podrobná dokumentácia vyžadovaná pre odpustenie PPP zdôrazňuje, aké dôležité sú organizované finančné záznamy pre každé podnikanie. Sledovanie výdavkov podľa kategórií, udržiavanie zmlúv o poskytovaní služieb a vedenie dôkladných záznamov o platbách nie sú len kvôli odpusteniu úveru – sú to základné obchodné postupy, ktoré:

• Zjednodušujú prípravu daňových priznaní
• Poskytujú jasnosť pri obchodnom rozhodovaní
• Umožňujú presné finančné prognózovanie
• Podporujú budúce žiadosti o financovanie
• Zefektívňujú reakcie na audity

Správa výdavkov na služby

Okrem PPP môže aktívna správa výdavkov na služby výrazne ovplyvniť váš čistý zisk:

• Každoročne kontrolujte zmluvy s dodávateľmi, aby ste si zabezpečili konkurencieschopné ceny
• Zvážte energeticky úsporné vylepšenia, ktoré znižujú dlhodobé náklady na služby
• Monitorujte vzorce spotreby, aby ste identifikovali plytvanie alebo neefektivitu
• Vyjednajte si lepšie ceny s poskytovateľmi, najmä v prípade internetových a telefónnych služieb

Podrobná pozornosť, ktorú ste venovali službám kvôli odpusteniu PPP, sa môže pretaviť do priebežného riadenia nákladov, ktoré zlepší ziskovosť.

Zjednodušte si správu financií

Pri riešení odpustenia PPP a sledovaní výdavkov na služby je nevyhnutné udržiavať jasné a presné finančné záznamy. Beancount.io ponúka plain-text účtovníctvo, ktoré vám dáva úplnú transparentnosť a kontrolu nad vašimi finančnými údajmi – žiadne čierne skrinky, žiadna závislosť na jednom dodávateľovi. Vďaka záznamom s kontrolou verzií a formátovaniu pripravenému pre AI môžete presne sledovať každú kategóriu výdavkov a zároveň si zachovať flexibilitu pri prispôsobovaní sa meniacim sa požiadavkám. Začnite zadarmo a zistite, prečo vývojári a finanční profesionáli prechádzajú na plain-text účtovníctvo.