PPP 대출 탕감을 위해 인정되는 공공요금 항목 이해하기

팬데믹 기간 동안 소상공인들이 PPP 대출을 신청할 때, 많은 이들이 주로 급여 요건에 집중했습니다. 자금의 최소 60%를 직원 급여로 충당해야 했기 때문인데, 이는 충분히 이해할 만한 일입니다. 하지만 나머지 40%는 어떻게 될까요? 여전히 PPP 대출 탕감 절차를 진행 중이라면, 어떤 공과금 비용이 대상이 되는지 이해하는 것이 탕감액을 극대화하는 데 큰 차이를 만들 수 있습니다.

많은 사업주가 놀라는 사실 중 하나는, PPP 프로그램이 정의하는 "공과금(utilities)"의 범위가 일반적인 세법상 정의보다 넓다는 점입니다. 이는 처음에는 생각하지 못했던 비용도 청구할 자격이 있을 수 있음을 의미합니다. 그러나 무엇이 적격한지를 결정하는 구체적인 규칙과 결정적인 마감 기한이 있습니다. 공과금 비용과 PPP 대출 탕감에 대해 알아야 할 모든 내용을 정리해 드립니다.

PPP 탕감 대상으로 인정되는 공과금은 무엇인가요?

SBA는 적격 공과금을 "전기, 가스, 수도, 교통, 전화 또는 인터넷 접속 서비스 공급을 위한 비즈니스 지출"로 정의합니다. 이 넓은 정의에는 전통적인 공과금 청구서 외에도 여러 범주가 포함됩니다.

전통적인 공과금

대부분의 사업주가 예상하는 명확한 비용들입니다:

• 전기: 사업장 위치에 대한 전기 요금
• 가스: 난방 및 운영을 위한 천연가스 또는 프로판가스
• 수도: 상하수도 서비스
• 하수: 폐수 처리 서비스

확대된 공과금 범주

PPP 프로그램은 정의를 확장하여 다음을 포함합니다:

• 전화 서비스: 업무용으로 사용되는 유선 전화 및 휴대폰 모두 포함
• 인터넷 접속: 광대역, 광섬유, 케이블 또는 DSL 인터넷 서비스
• 교통 비용: 교통 시스템의 비즈니스 사용에 따라 주 정부 및 지방 정부가 부과하는 특정 수수료 (일반 차량 비용이나 연료비는 제외)

이 확장된 정의 덕분에 기업은 PPP 자금을 할당할 때 더 많은 유연성을 가질 수 있습니다. 비즈니스용 인터넷이나 전화 서비스를 결제해 왔다면, 이러한 비용을 탕감 계산에 포함할 수 있습니다.

결정적인 2020년 2월 15일 마감 기한

많은 기업이 간과하는 가장 중요한 규칙은 다음과 같습니다: 모든 공과금 서비스 계약은 2020년 2월 15일 이전에 체결되어 있어야 합니다.

이는 다음을 의미합니다:

• 2020년 2월 15일 이후에 사용하기 시작한 공과금에 대해서는 탕감을 청구할 수 없습니다.
• 서비스 계약서나 합의서에는 이 마감일 이전의 개설 날짜가 명시되어 있어야 합니다.
• 실제 결제가 대상 기간(covered period) 중에 발생했더라도, 서비스 자체는 2020년 2월 15일 이전부터 존재했어야 합니다.

왜 이것이 중요할까요? 만약 2020년 3월에 인터넷 제공업체를 바꿨거나 2020년 4월에 새 전화 회선을 추가했다면, 해당 서비스들이 정당한 비즈니스 비용일지라도 PPP 탕감 대상에는 해당하지 않습니다. SBA는 기업들이 팬데믹 이전에 이미 이용하던 서비스에 대해 비용을 청구하도록 보장하기 위해 이 규칙을 시행했습니다. 탕감액을 늘리기 위해 의도적으로 추가된 새로운 서비스는 제외하기 위함입니다.

이것이 귀하의 비즈니스에 의미하는 바

공과금 계약 및 서비스 합의서를 주의 깊게 검토하십시오. 각 서비스가 언제 시작되었는지를 보여주는 증빙 서류가 필요합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다:

• 초기 서비스 합의서 또는 계약서
• 서비스 개설 날짜가 표시된 첫 번째 청구서
• 공과금 제공업체의 계정 설정 확인서

서비스가 2020년 2월 15일 이전에 존재했음을 증명할 수 없다면, 탕감 신청서에 포함하지 마십시오. 감사 결과에 따른 문제나 탕감액 삭감의 위험을 감수할 가치가 없습니다.

60/40 지출 규칙

전체 지출 요건을 이해하면 PPP 대출 탕감 신청서 내에서 공과금 비용을 전략적으로 배분하는 데 도움이 됩니다.

기본 규칙: PPP 자금의 최소 60%는 급여 비용으로 지출되어야 합니다. 나머지 40%는 다음에 할당할 수 있습니다:

• 임대료 또는 리스료
• 모기지 이자 (원금 제외)
• 공과금

이는 만약 50,000달러의 PPP 대출을 받은 경우를 의미합니다:

• 최소 30,000달러는 급여로 지출되어야 함 (60%)
• 최대 20,000달러까지 임대료, 모기지 이자 및 공과금을 충당할 수 있음 (40%)

피해야 할 일반적인 실수

일부 기업은 비급여 비용에 반드시 정확히 40%를 지출해야 한다고 오해합니다. 이는 사실이 아닙니다. 급여에 60% 이상을 지출할 수 있으며, 최대 한도는 없습니다. 그러나 급여 지출이 60% 미만이면 모든 비용이 적격하고 적절히 증빙되었더라도 탕감액이 비례하여 줄어듭니다.

예를 들어, 급여에 55%만 지출하고 나머지 비용에 45%를 지출하면, 모든 비용이 적격하더라도 탕감액이 줄어들게 됩니다.

공과금 비용 증빙 서류 요건

적절한 문서 증빙은 PPP 탕감을 위해 필수적입니다. SBA와 대출 기관은 다음 사항에 대한 증거를 요구할 것입니다:

1. 공과금 서비스가 2020년 2월 15일 이전에 존재했음
2. 대상 기간(covered period) 동안 결제가 이루어졌음
3. 해당 비용이 정당한 비즈니스 비용이었음

필요한 증빙 서류

청구하려는 각 공과금 항목에 대해 다음을 준비하십시오:

서비스 개설 증명:

• 원본 서비스 합의서 또는 계약서
• 계정 설정 날짜가 표시된 첫 번째 인보이스
• 공과금 제공업체의 계정 내역

결제 증명:

• 대상 기간 동안의 인보이스 사본
• 취소된 수표(Canceled checks), ACH 확인서 또는 계좌 이체 영수증
• 결제 내역이 포함된 은행 거래 명세서
• 신용카드 명세서 (공과금이 비즈니스 카드로 결제된 경우)

비즈니스 관련성:

• 청구서는 비즈니스 명의이거나 비즈니스 주소를 표시해야 합니다.
• 재택근무 사업자의 경우, 2019년 Schedule C에 해당 비용을 청구했음을 증명하는 서류가 필요합니다.

증빙 서류 정리하기

공공요금 탕감 증빙 서류를 위한 전용 폴더(실물 또는 디지털)를 만드세요. 요금 유형별로 정리하는 것이 좋습니다:

• 전기 요금 폴더
• 인터넷 요금 폴더
• 전화 요금 폴더
• 상하수도 요금 폴더

각 폴더에는 2020년 2월 15일 이전의 서비스 증빙과 대상 기간(covered period) 동안의 납부 기록을 모두 포함해야 합니다. 이렇게 정리해 두면 탕감 신청서 작성이 훨씬 수월해지며, 대출 기관에서 추가 정보를 요청할 때 신속하게 대응할 수 있습니다.

가택 기반 사업(Home-Based Business) 시 고려 사항

재택 사무실을 운영하는 경우, 공공요금 청구에 특별한 규칙이 적용됩니다. SBA는 남용을 방지하기 위해 이 부분의 요건을 강화했습니다.

가택 기반 사업자가 청구 가능한 항목

다음 조건에 해당하는 경우에만 PPP 탕감을 위해 주택 공공요금을 청구할 수 있습니다:

• 2019년 스케줄 C(Schedule C)에서 홈 오피스 공제(Home office deduction)를 신청한 경우
• 공공요금 지출이 사업적 용도와 직접적인 관련이 있는 경우
• 비용 중 사업적 용도에 해당하는 부분을 문서로 증빙할 수 있는 경우

청구 불가능한 항목

2019년에 외부 사무실 공간에서 근무했다면, 팬데믹 기간 동안 재택근무를 했더라도 PPP 탕감을 위해 주택 공공요금 청구로 전환할 수 없습니다. SBA는 2019년 세금 신고서를 기준으로 귀하의 기본 사업 구조를 판단합니다.

사업적 용도 비율 계산하기

가택 기반 사업의 경우, 일반적으로 공공요금의 100%를 청구할 수 없습니다. 대신 다음 방법 중 하나를 사용하여 사업적 부분의 비율을 계산하십시오:

• 면적 비례법(Square footage method): 전체 주택 면적 대비 사업 공간의 백분율
• 전용 공간 계산: 전용 홈 오피스가 있는 경우

예를 들어, 2,000평방피트 규모의 주택에서 홈 오피스가 200평방피트(10%)를 차지한다면, 2019년 스케줄 C에서 동일한 계산법을 사용했다는 전제하에 주택 공공요금의 10%를 PPP 탕감 대상으로 청구할 수 있습니다.

교통비(Transportation Costs): 모호한 영역

공공요금 적격 항목에 "교통비"가 포함된 것은 SBA가 무엇이 적격인지에 대해 제한적인 지침만 제공했기 때문에 혼란을 야기했습니다.

적격 가능성이 높은 항목

SBA 지침에 따르면 적격 교통비에는 다음이 포함됩니다:

• 사업적 이동을 위해 지불한 통행료(Tolls)
• 사업장 방문을 위한 주차비
• 사업적 출장을 위한 대중교통 이용권
• 교통 시스템의 사업적 이용을 위해 주 정부 및 지방 정부에 지불한 수수료

비적격 항목

다음 교통 비용은 PPP에 따른 적격 공공요금에 해당하지 않습니다:

• 연료 또는 가솔린 구매 비용
• 차량 유지보수 및 수리비
• 자동차 보험료
• 차량 리스료 또는 할부금
• 마일리지 보상액(Mileage reimbursements)

핵심적인 차이점은 다음과 같습니다. PPP 공공요금은 차량의 소유 및 운영 비용이 아니라 교통 서비스나 시스템 이용에 대한 '수수료'를 대상으로 합니다. 특정 교통비의 적격 여부가 불확실하다면 탕감 신청서에 포함하기 전에 회계사나 SBA 대출 기관에 문의하십시오.

탕감액을 줄이는 흔한 실수들

다른 사람들의 실수를 통해 배우면 탕감 절차 중 발생할 수 있는 상당한 번거로움을 피할 수 있습니다.

실수 #1: 2020년 2월 15일 이후 시작된 서비스 포함

가장 흔한 오류입니다. 사업주들은 대상 기간 중에 납부했기 때문에 해당 비용이 적격하다고 가정하곤 합니다. 하지만 서비스는 실제 납부가 나중에 이루어졌더라도 반드시 2020년 2월 15일 이전에 존재했어야 한다는 점을 기억하십시오.

실수 #2: 대상 기간(Covered Period) 날짜 오지정

귀하의 대상 기간은 PPP 대출금이 지급된 날로부터 8주 또는 24주입니다. 일부 기업은 이 기간을 벗어난 공공요금 납부 내역을 포함시키는데, 이는 감사 대상이 될 수 있습니다.

정확한 대상 기간을 계산하고 해당 주(week) 내에 이루어진 공공요금 납부액만 포함시키십시오. 납부일이 대상 기간에서 단 하루라도 벗어나면 적격 항목이 되지 않습니다.

실수 #3: 개인 비용 청구

가택 기반 사업의 경우, 일부 사업주들이 사업적 비율을 제대로 계산하지 않고 주택 공공요금의 100%를 청구하기도 합니다. 이는 감사관에게 경고 신호를 주는 행위입니다.

항상 2019년 세금 신고 시 사용했던 것과 동일한 계산법을 사용하십시오. 스케줄 C에서 주택의 15%를 사업용으로 신청했다면, PPP 탕감 시에도 공공요금의 15%만 신청해야 하며 그 이상은 안 됩니다.

실수 #4: 증빙 서류 부족

불완전한 기록 또한 흔한 문제입니다. 일부 기업은 납부 증빙은 제출하지만 서비스가 2020년 2월 15일 이전에 존재했다는 증빙을 누락하거나 그 반대의 경우도 발생합니다.

두 가지가 모두 필요합니다: 서비스가 마감일 이전에 개설되었다는 증거와 대상 기간 동안 납부했다는 증거가 모두 있어야 합니다.

실수 #5: Exceeding the 40% Non-Payroll Limit

드문 경우지만, 일부 기업은 공공요금과 임대료 탕감을 극대화하는 데 너무 집중한 나머지 급여 비용을 충분히 지출하지 않기도 합니다. 기억하십시오: 급여 비용은 전체 탕감 신청 금액의 최소 60% 이상이어야 합니다.

신청서를 제출하기 전에 급여 비용 비율을 계산하십시오. 60% 미만인 경우, 규정을 준수하기 위해 급여 지출을 늘리거나 비급여 항목을 줄여야 합니다.

공공요금 탕감 극대화를 위한 모범 사례

이제 규칙을 이해하셨으니, 공공요금 탕감 신청을 최적화하기 위한 전략적 팁을 확인해 보세요.

1. 신청 전 자체 감사 실시

탕감 신청서를 제출하기 전에 모든 공공요금 계정을 검토하십시오:

• 사업체에서 사용하는 모든 공공요금 서비스 목록 작성
• 각 서비스의 개설 날짜 확인
• 2020년 2월 15일 이전부터 시작된 서비스인지 확인
• 대상 기간 동안의 총 적격 비용 계산

이러한 감사는 모든 적격 비용을 식별하고, 검토 지연이나 탕감액 삭감을 초래할 수 있는 비적격 항목을 사전에 배제하는 데 도움이 됩니다.

2. 사업용 및 개인용 공공요금 분리

아직 분리하지 않았다면, 지금이 장부 기록에서 사업용과 개인용 공공요금 계정을 명확히 분리할 적기입니다. 재택 사업자의 경우:

• 면적 또는 전용 공간을 기준으로 사업용 비율을 계산하세요.
• 이 비율을 모든 주택 공공요금에 일관되게 적용하세요.
• 감사에 대비하여 계산 방법을 문서화하세요.

3. 대상 기간별 공공요금 추적

다음 항목을 포함하는 스프레드시트를 작성하세요:

• 공공요금 유형
• 서비스 제공업체
• 계정 번호
• 개설일
• 대상 기간(Covered Period) 내 결제일
• 결제 금액
• 탕감을 신청할 총액

이 추적 문서는 Form 3508, 3508EZ 또는 3508S를 작성할 때 참조 자료가 됩니다.

4. 디지털 및 실물 사본 보관

문서 보관을 위해 단일 형식에만 의존하지 마세요. 다음을 유지 관리하십시오:

• 모든 송장 및 결제 기록의 디지털 스캔본
• 정리된 폴더에 보관된 실물 사본
• 디지털 파일의 클라우드 백업
• 다중 형식(PDF 및 원본 문서 유형)

SBA(중소기업청)는 탕감 신청서를 제출한 후 몇 달 뒤에 증빙 서류를 요청할 수 있습니다. 액세스 가능한 여러 사본을 보유하면 나중에 기록을 다시 만드느라 서두르는 일을 방지할 수 있습니다.

5. 회계사와 상담

PPP 탕감에는 수많은 세부 사항이 있으며, 공공요금 비용은 그중 하나의 구성 요소일 뿐입니다. 신청서를 제출하기 전에 다음을 수행하세요:

• 회계사와 함께 전체 탕감 계산 내역을 검토하세요.
• 과도하지 않은 범위 내에서 적격 비용을 극대화하고 있는지 확인하세요.
• 문서가 SBA 요건을 충족하는지 확인하세요.
• 급여 비율이 최소 60% 요건을 충족하는지 확인하세요.

전문가의 조언은 종종 놓쳤을 수 있는 추가 적격 비용을 찾아내거나 제출 전 잠재적인 위험 요소를 식별하는 데 도움이 됩니다.

실수를 했을 경우 어떻게 해야 하나요?

탕감 신청서를 제출한 후 공공요금 비용 청구에 오류가 있음을 발견하더라도 해결 방법이 있습니다.

탕감이 승인되기 전

신청서가 아직 검토 중인 경우, 즉시 대출 기관에 연락하여 다음을 수행하세요:

• 발견한 오류에 대해 설명하세요.
• 수정된 정보와 증빙 서류를 제공하세요.
• 필요한 경우 수정된 탕감 신청서를 제출하세요.

대부분의 대출 기관은 자발적인 수정을 긍정적으로 평가하며, 탕감 결정이 내려지기 전에 정직한 실수를 바로잡기 위해 협력할 것입니다.

탕감이 승인된 후

탕감을 받은 후 오류를 발견한 경우에는 상황이 더 복잡해집니다. 의도적인 허위 진술은 심각한 결과를 초래할 수 있지만, 정직한 실수에는 일반적으로 구제책이 있습니다:

• 대출 기관에 연락하여 오류를 보고하세요.
• 회계사 또는 변호사와 상담하세요.
• 초과 탕감된 금액을 상환할 준비를 하세요.

SBA는 특히 차입자가 문제를 자진 신고하는 경우, 선의의 실수를 저지른 차입자와 협력할 의지가 있음을 보여주었습니다. 그러나 SBA가 감사를 통해 문제를 발견할 때까지 기다리는 것은 선제적으로 대응하는 것보다 훨씬 불리합니다.

PPP 이후를 바라보며: 장기적인 재무 관리

현재 PPP 탕감 절차를 진행 중이든 이미 완료했든, 이 경험은 향후 재무 관리에 있어 귀중한 교훈을 제공합니다.

정리된 기록의 가치

PPP 탕감에 필요한 상세한 문서는 모든 비즈니스에서 정리된 재무 기록이 얼마나 중요한지 보여줍니다. 비용을 카테고리별로 추적하고, 서비스 계약을 유지하며, 철저한 결제 기록을 보관하는 것은 단순히 대출 탕감만을 위한 것이 아닙니다. 이는 다음과 같은 이점을 제공하는 근본적인 비즈니스 관행입니다:

• 세무 신고 간소화
• 비즈니스 의사 결정을 위한 명확성 제공
• 정확한 재무 예측 가능
• 향후 자금 조달 신청 지원
• 감사 대응 효율화

공공요금 비용 관리

PPP 이외에도 공공요금 비용을 적극적으로 관리하면 수익성에 큰 영향을 미칠 수 있습니다:

• 매년 서비스 계약을 검토하여 경쟁력 있는 요금을 유지하세요.
• 장기적으로 공공요금 비용을 절감할 수 있는 에너지 효율적인 업그레이드를 고려하세요.
• 사용 패턴을 모니터링하여 낭비나 비효율성을 식별하세요.
• 서비스 제공업체, 특히 인터넷 및 전화 서비스 업체와 더 나은 요금을 협상하세요.

PPP 탕감을 위해 공공요금에 기울였던 세심한 주의는 수익성을 개선하는 지속적인 비용 관리로 이어질 수 있습니다.

재무 관리의 간소화

PPP 탕감 및 공공요금 비용 추적을 진행할 때 명확하고 정확한 재무 기록을 유지하는 것은 필수적입니다. Beancount.io는 재무 데이터에 대한 완전한 투명성과 제어권을 제공하는 플레인 텍스트 회계(Plain-text accounting) 서비스를 제공합니다. 블랙박스나 벤더 종속(Vendor lock-in) 없이, 버전 관리가 가능한 기록과 AI 지원 포맷을 통해 변화하는 요구 사항에 유연하게 대응하면서 모든 비용 카테고리를 정확하게 추적할 수 있습니다. 지금 무료로 시작하여 왜 많은 개발자와 금융 전문가들이 플레인 텍스트 회계로 전환하고 있는지 확인해 보세요.