了解哪些公用事业费用符合 PPP 贷款豁免资格

在疫情期间，当小企业主申请薪资保护计划 (PPP) 贷款时，许多人主要关注薪资要求——这是可以理解的，因为至少 60% 的资金必须用于支付员工工资。但剩下的 40% 呢？如果你仍在处理 PPP 贷款豁免事宜，了解哪些公用事业费用符合条件可以显著增加你的豁免金额。

有一点令许多企业主感到惊讶：PPP 计划对“公用事业”的定义比标准的税务定义更为广泛。这意味着你可能有资格申请最初未考虑的费用。然而，决定哪些费用符合条件有特定的规则和关键的截止日期。让我们详细分析关于公用事业成本和 PPP 贷款豁免你需要了解的一切。

哪些项目可以计入 PPP 豁免的公用事业费用？

美国中小企业管理局 (SBA) 将符合条件的公用事业定义为“为分发电力、燃气、水、交通、电话或互联网接入服务而支付的业务款项”。这一更广泛的定义涵盖了传统公用事业账单以外的几个类别。

传统公用事业

这些是大多数企业主预期的直接费用：

• 电力：企业所在地的电费账单
• 燃气：用于取暖和运营的天然气或丙烷
• 水：供水和下水道服务
• 排污：废水处理服务

扩展公用事业类别

PPP 计划扩大了定义，包括：

• 电话服务：用于业务的座机和手机
• 互联网接入：宽带、光纤、有线或 DSL 互联网服务
• 交通成本：由州和地方政府根据企业使用交通系统而收取的某些费用（不包括一般车辆费用或燃料）

这种扩展的定义使企业在分配 PPP 资金时更具灵活性。如果你一直在支付企业互联网或电话服务费用，这些费用可以计入你的豁免计算中。

关键的 2020 年 2 月 15 日截止日期

这是许多企业忽视的最重要规则：所有公用事业服务协议必须在 2020 年 2 月 15 日之前已经到位。

这意味着：

• 你不能申请在 2020 年 2 月 15 日之后开始使用的公用事业费用豁免
• 服务合同或协议必须显示早于此截止日期的建立日期
• 即使实际付款发生在你的覆盖期内，服务本身也必须早于 2020 年 2 月 15 日

为什么这很重要？如果你在 2020 年 3 月更换了互联网提供商，或在 2020 年 4 月增加了新的电话线路，那么即使这些是合法的业务支出，这些新服务也不符合 PPP 豁免条件。SBA 实施这一规则是为了确保企业申请的是疫情前已有的服务费用，而不是为了最大限度地获得豁免而专门增加的新服务。

这对你的企业意味着什么

仔细检查你的公用事业合同和服务协议。你需要提供证明每项服务开始时间的文档。这包括：

• 初始服务协议或合同
• 显示服务建立日期的第一份账单报表
• 公用事业提供商的账户设立确认函

如果你无法证明某项服务在 2020 年 2 月 15 日之前就已存在，请不要将其包含在豁免申请中。审计风险或豁免金额减少的后果是不值得的。

60/40 支出规则

了解整体支出要求有助于你在 PPP 贷款豁免申请中战略性地分配公用事业费用。

基本规则：至少 60% 的 PPP 资金必须用于薪酬成本。剩下的 40% 可以分配给：

• 租金或租赁费用
• 抵押贷款利息（非本金）
• 公用事业费用

这意味着如果你收到了 50,000 美元的 PPP 贷款：

• 至少 30,000 美元必须用于薪酬支出 (60%)
• 最多 20,000 美元可用于支付租金、抵押贷款利息和公用事业费用 (40%)

应当避免的常见错误

一些企业认为他们必须恰好将 40% 用于非薪酬成本。事实并非如此。你可以将超过 60% 的资金用于薪酬——没有最高限制。然而，薪酬支出低于 60% 将按比例减少你的豁免金额。

例如，如果你仅将 55% 用于薪酬，45% 用于其他成本，即使所有费用都符合条件且有妥善证明，你的豁免金额仍将被削减。

公用事业费用的证明文件要求

妥善的证明文件对于 PPP 豁免至关重要。SBA 和你的贷方将要求证明：

1. 公用事业服务在 2020 年 2 月 15 日之前已存在
2. 你在覆盖期内支付了款项
3. 这些费用是合法的业务成本

你需要哪些证明文件

对于你申请的每项公用事业费用，请收集：

服务建立证明：

• 原始服务协议或合同
• 显示账户设立日期的第一张发票
• 公用事业提供商的账户历史记录

付款证明：

• 覆盖期内的发票副本
• 作废支票、ACH 确认函或电汇收据
• 显示付款情况的银行对账单
• 信用卡账单（如果公用事业费用是通过商务卡支付的）

业务关联证明：

• 账单必须以你的公司名称命名或显示你的公司地址
• 对于家庭办公室企业，需提供你在 2019 年附表 C (Schedule C) 中申报这些费用的证明文件

整理你的证明文件

创建一个专门的文件夹（纸质或电子版）用于存放公用事业费用减免证明文件。按公用事业类型进行分类：

• 电费文件夹
• 互联网文件夹
• 电话文件夹
• 水费/排污费文件夹

在每个文件夹中，应包含 2020 年 2 月 15 日之前的服务证明以及你在覆盖期内的付款记录。这种分类方式将使填写减免申请更加顺畅，并能帮助你在贷款机构要求提供额外信息时快速做出回应。

在家办公企业的注意事项

如果你在家庭办公室办公，公用事业费用的申领将适用特殊规则。美国中小企业管理局 (SBA) 为了防止滥用，收紧了相关要求。

在家办公企业可以申领的项目

你仅在满足以下条件时，才能为 PPP 减免申领家庭公用事业费用：

• 你在 2019 年的 C 表（Schedule C）上申报了家庭办公室扣除
• 该项公用事业费用直接归属于业务用途
• 你可以证明费用的业务使用比例

不可以申领的项目

如果你在 2019 年期间在外部办公空间工作，则不能为了 PPP 减免而改而申领家庭公用事业费用，即使你在疫情期间是在家工作的。SBA 会查看你 2019 年的税务申报，以确定你的基准业务结构。

计算业务比例

对于在家办公的企业，你通常不能申领 100% 的公用事业成本。相反，需通过以下方式计算业务比例：

• 面积法：业务空间占房屋总面积的百分比
• 专用空间计算：如果你有专门的家庭办公室

例如，如果你的家庭办公室占 2,000 平方英尺住宅中的 200 平方英尺（10%），只要你在 2019 年的 C 表中使用了相同的计算方法，你就可以为 PPP 减免申领 10% 的家庭公用事业成本。

交通成本：一个模糊地带

在符合条件的公用事业费用中包含“交通”曾引发混淆，因为 SBA 对于哪些项目符合资格提供的指导非常有限。

可能符合资格的项目

根据 SBA 的指导，符合条件的交通成本包括：

• 为业务运输支付的过路费
• 业务地点的停车费
• 用于业务旅行的公共交通月票/通票
• 使用交通系统的州和地方政府规费

不符合资格的项目

以下交通费用不属于 PPP 项下符合条件的公用事业费用：

• 燃油或汽油采购
• 车辆维护和修理
• 汽车保险
• 车辆租赁或贷款支付
• 里程报销

关键区别在于：PPP 公用事业费用涵盖的是交通服务或系统的费用，而不是拥有和运营车辆的成本。如果你不确定某项特定的交通成本是否符合资格，在将其纳入减免申请之前，请咨询你的会计师或 SBA 贷款机构。

导致减免额度减少的常见错误

借鉴他人的错误可以为你在减免申请过程中省去不少麻烦。

错误 1：包含 2020 年 2 月 15 日之后开始的服务

这是最常见的错误。企业主认为只要他们在覆盖期内支付了费用，该支出就符合资格。请记住：该服务必须在 2020 年 2 月 15 日之前已经存在，即使付款是在那之后发生的。

错误 2：覆盖期日期分配错误

你的覆盖期是从你的 PPP 贷款发放之日起的 8 周或 24 周。一些企业包含了落在此窗口期之外的公用事业付款，这会触发审计警示。

请计算你准确的覆盖期，并仅包含在这些特定周内支付的公用事业费用。如果付款日期超出覆盖期一天，它就不符合资格。

错误 3：申领个人支出

对于在家办公的企业，一些所有者申领了 100% 的家庭公用事业费用，而没有正确计算业务比例。这对审计人员来说是一个警示信号。

始终使用与你 2019 年报税时相同的计算方法。如果你在 C 表中申领了 15% 的房屋业务用途，那么在 PPP 减免中也应申领 15% 的公用事业费用，而不能更多。

错误 4：证明文件不足

记录不完整是另一个常见问题。一些企业提供了付款证明，但没有提供服务在 2020 年 2 月 15 日之前即已存在的证明，反之亦然。

你需要两者兼备：证明服务在截止日期前已建立的证据，以及你在覆盖期内支付了费用的证据。

错误 5：超过 40% 的非薪酬支出限制

虽然较少见，但一些企业过于专注于最大化公用事业和租金减免，以至于在薪酬上的支出不足。请记住：薪酬支出必须至少占你总减免申请额度的 60%。

在提交申请前，请计算你的薪酬比例。如果低于 60%，请增加薪酬支出或减少非薪酬项目以保持合规。

最大化公用事业减免的最佳实践

既然你已经了解了规则，以下是优化公用事业减免申请的策略性建议。

1. 进行申请前审计

在提交减免申请之前，请核查所有公用事业账户：

• 列出你企业使用的每一项公用事业服务
• 检查每项服务的建立日期
• 核实哪些是在 2020 年 2 月 15 日之前建立的
• 计算覆盖期内符合条件的支出总额

此次审计有助于你识别所有符合条件的支出，并避免包含可能导致审查或额度削减的不合规支出。

2. 区分商业和个人公用事业费用

如果你还没有这样做，现在是时候在记录中明确区分商业和个人公用事业账户了。对于居家办公的企业：

• 使用建筑面积或专用空间计算你的商业使用比例
• 将此比例一致地应用于所有家庭公用事业费用
• 记录你的计算方法以备审计

3. 按覆盖期跟踪公用事业费用

创建一个电子表格，显示：

• 公用事业类型
• 服务提供商
• 账号
• 开通日期
• 覆盖期内的付款日期
• 付款金额
• 申请豁免的总额

这份跟踪文件将成为你填写 3508、3508EZ 或 3508S 表格时的参考。

4. 保留电子版和纸质副本

不要依赖单一格式存储文档。请保留：

• 所有发票和付款记录的电子扫描件
• 存放在文件夹中的纸质副本
• 电子文件的云端备份
• 多种格式（PDF 和原始文档类型）

SBA 可能会在你提交豁免申请数月后要求提供证明文件。拥有多个可访问的副本可以防止日后仓促重建记录。

5. 咨询你的会计师

PPP 豁免有许多细微差别，公用事业费用只是其中之一。在提交申请之前：

• 与你的会计师一起审查完整的豁免计算
• 核实你在不超过限度的前提下最大化了符合条件的费用
• 确保你的证明文件符合 SBA 的要求
• 确认你的工资比例达到 60% 的最低标准

专业指导通常能发现你可能错过的额外符合条件的费用，或在提交前识别潜在的风险。

如果你犯了错误怎么办？

如果你在提交豁免申请后意识到在公用事业费用申报中犯了错误，你仍有选择。

在豁免批准之前

如果你的申请仍在审核中，请立即联系你的贷款机构：

• 解释你发现的错误
• 提供更正后的信息和证明文件
• 如有必要，提交修正后的豁免申请

大多数贷款机构欣赏主动纠正的行为，并会在做出豁免决定前与你一起修复诚实的错误。

在豁免批准之后

如果你在获得豁免后发现错误，情况会更加复杂。故意误报可能导致严重后果，但诚实的错误通常有补救措施：

• 联系你的贷款机构报告错误
• 咨询你的会计师或律师
• 准备好偿还任何超额豁免的金额

SBA 已表示愿意与犯下善意错误的借款人合作，特别是当借款人主动报告问题时。然而，等待 SBA 通过审计发现问题，远不如主动处理有利。

超越 PPP：长期财务管理

无论你现在正在完成 PPP 豁免还是已经结束了这一过程，这段经历都为未来的财务管理提供了宝贵的经验。

有序记录的价值

PPP 豁免所需的详细记录凸显了有序的财务记录对任何企业的重要性。按类别跟踪费用、维护服务协议以及保留完整的付款记录不仅是为了贷款豁免——它们是基本的商业实践，能够：

• 简化报税准备
• 为业务决策提供清晰的依据
• 实现准确的财务预测
• 支持未来的融资申请
• 简化审计响应

公用事业费用管理

除了 PPP 之外，积极管理公用事业费用可以显著影响你的利润：

• 每年审查服务协议以确保具有竞争力的价格
• 考虑能降低长期公用事业成本的节能升级
• 监控使用模式以识别浪费或低效
• 与供应商协商更好的费率，特别是互联网和电话服务

你在 PPP 豁免中对公用事业费用的细致关注，可以转化为持续的成本管理，从而提高盈利能力。

简化你的财务管理

在处理 PPP 豁免和公用事业费用跟踪时，保持清晰、准确的财务记录至关重要。Beancount.io 提供纯文本会计服务，让你对财务数据拥有完全的透明度和控制权——没有黑箱，没有供应商锁定。通过版本控制的记录和适配 AI 的格式，你可以精确跟踪每个费用类别，同时保持适应不断变化的要求的灵活性。免费开始使用，了解为什么开发者和财务专业人士正在转向纯文本会计。