Entendiendo qué gastos de servicios públicos califican para la condonación del préstamo PPP
Cuando los propietarios de pequeñas empresas solicitaron préstamos PPP durante la pandemia, muchos se centraron principalmente en los requisitos de nómina—comprensiblemente, ya que al menos el 60% de los fondos debían cubrir los salarios de los empleados. Pero, ¿qué pasa con el 40% restante? Si aún está navegando por la condonación del préstamo PPP, entender qué gastos de servicios públicos califican puede marcar una diferencia significativa para maximizar el monto de su condonación.
Aquí hay algo que sorprende a muchos dueños de negocios: el programa PPP define los "servicios públicos" de manera más amplia que las definiciones fiscales estándar. Esto significa que usted podría ser elegible para reclamar gastos que inicialmente no consideró. Sin embargo, existen reglas específicas y una fecha límite crítica que determinan qué califica. Analicemos todo lo que necesita saber sobre los costos de servicios públicos y la condonación de préstamos PPP.
¿Qué cuenta como servicios públicos para la condonación del PPP?
La SBA define los servicios públicos elegibles como "pagos comerciales por un servicio para la distribución de electricidad, gas, agua, transporte, teléfono o acceso a internet". Esta definición más amplia incluye varias categorías más allá de las facturas de servicios públicos tradicionales.
Servicios públicos tradicionales
Estos son los gastos directos que la mayoría de los dueños de negocios esperan:
- Electricidad: Facturas de energía para la ubicación de su negocio
- Gas: Gas natural o propano para calefacción y operaciones
- Agua: Servicios de agua y alcantarillado
- Aguas residuales: Servicios de tratamiento de aguas residuales
Categorías de servicios públicos ampliadas
El programa PPP amplía la definición para incluir:
- Servicios telefónicos: Tanto líneas fijas como teléfonos celulares utilizados para el negocio
- Acceso a internet: Servicios de internet de banda ancha, fibra, cable o DSL
- Costos de transporte: Ciertas tarifas impuestas por gobiernos estatales y locales basadas en el uso comercial de los sistemas de transporte (no gastos generales de vehículos ni combustible)
Esta definición ampliada otorga a las empresas más flexibilidad al asignar sus fondos PPP. Si ha estado pagando por internet o servicios telefónicos comerciales, estos gastos pueden contar para el cálculo de su condonación.
La fecha límite crítica del 15 de febrero de 2020
Aquí está la regla más importante que muchas empresas pasan por alto: todos los acuerdos de servicios públicos deben haber estado vigentes antes del 15 de febrero de 2020.
Esto significa:
- No puede reclamar la condonación por servicios públicos que comenzó a usar después del 15 de febrero de 2020
- El contrato o acuerdo de servicio debe mostrar una fecha de establecimiento previa a esta fecha límite
- Incluso si los pagos reales ocurrieron durante su período cubierto, el servicio en sí debe ser anterior al 15 de febrero de 2020
¿Por qué importa esto? Si cambió de proveedor de internet en marzo de 2020 o agregó una nueva línea telefónica en abril de 2020, esos nuevos servicios no calificarán para la condonación del PPP—incluso si son gastos comerciales legítimos. La SBA implementó esta regla para asegurar que las empresas reclamaran gastos por servicios que ya tenían antes de la pandemia, no servicios nuevos agregados específicamente para maximizar la condonación.
Qué significa esto para su negocio
Revise cuidadosamente sus contratos de servicios públicos y acuerdos de servicio. Necesitará documentación que muestre cuándo comenzó cada servicio. Esto incluye:
- Acuerdos o contratos de servicio iniciales
- Primeros estados de cuenta que muestren las fechas de establecimiento del servicio
- Confirmaciones de configuración de cuenta de los proveedores de servicios públicos
Si no puede demostrar que un servicio existía antes del 15 de febrero de 2020, no lo incluya en su solicitud de condonación. El riesgo de hallazgos en una auditoría o reducciones en la condonación no vale la pena.
La regla de gasto 60/40
Comprender los requisitos generales de gasto le ayuda a asignar estratégicamente los gastos de servicios públicos dentro de su solicitud de condonación de préstamo PPP.
La regla básica: Al menos el 60% de sus fondos PPP deben gastarse en costos de nómina. El 40% restante puede asignarse a:
- Pagos de alquiler o arrendamiento
- Intereses hipotecarios (no el capital)
- Servicios públicos
Esto significa que si recibió un préstamo PPP de $50,000:
- Un mínimo de $30,000 debe destinarse a la nómina (60%)
- Hasta $20,000 pueden cubrir alquiler, intereses hipotecarios y servicios públicos (40%)
Error común a evitar
Algunas empresas asumen que deben gastar exactamente el 40% en costos que no sean de nómina. Esto no es cierto. Puede gastar más del 60% en nómina—no hay un máximo. Sin embargo, gastar menos del 60% en nómina reducirá proporcionalmente el monto de su condonación.
Por ejemplo, si gasta solo el 55% en nómina y el 45% en otros costos, su condonación se reducirá incluso si todos los gastos son elegibles y están debidamente documentados.
Requisitos de documentación para gastos de servicios públicos
La documentación adecuada es esencial para la condonación del PPP. La SBA y su prestamista requerirán pruebas de que:
- El servicio público existía antes del 15 de febrero de 2020
- Realizó los pagos durante su período cubierto
- Los gastos fueron costos comerciales legítimos
Qué documentación necesita
Para cada servicio público que reclame, reúna:
Prueba de establecimiento del servicio:
- Acuerdo o contrato de servicio original
- Primera factura que muestre la fecha de configuración de la cuenta
- Historial de la cuenta del proveedor del servicio público
Comprobante de pago:
- Copias de facturas de su período cubierto
- Cheques cancelados, confirmaciones de ACH o recibos de transferencias bancarias
- Estados de cuenta bancarios que muestren los pagos
- Estados de cuenta de tarjetas de crédito (si los servicios públicos se cargaron a tarjetas comerciales)
Conexión comercial:
- Las facturas deben estar a nombre de su empresa o mostrar la dirección de su negocio
- Para empresas con sede en el hogar, documentación de que reclamó estos gastos en su Anexo C de 2019
Organización de su documentación
Cree una carpeta dedicada (física o digital) para la documentación de condonación de servicios públicos. Organícela por tipo de servicio:
- Carpeta de electricidad
- Carpeta de Internet
- Carpeta de teléfono
- Carpeta de agua/alcantarillado
Dentro de cada carpeta, incluya tanto el comprobante anterior al 15 de febrero de 2020 como sus registros de pago del período cubierto. Esta organización hará que completar su solicitud de condonación sea mucho más sencillo y le ayudará a responder rápidamente si su prestamista solicita información adicional.
Consideraciones para negocios basados en el hogar
Si opera desde una oficina en casa, se aplican reglas especiales a las reclamaciones de servicios públicos. La SBA endureció los requisitos en este ámbito para prevenir abusos.
Qué pueden reclamar los negocios basados en el hogar
Puede reclamar gastos de servicios públicos del hogar para la condonación del PPP solo si:
- Reclamó una deducción por oficina en casa en su Anexo C (Schedule C) de 2019
- El gasto de servicios públicos fue directamente atribuible al uso comercial
- Puede documentar la parte comercial del gasto
Qué no puede reclamar
Si trabajó en un espacio de oficina externo durante 2019, no puede pasar a reclamar gastos de servicios públicos del hogar para la condonación del PPP, incluso si trabajó desde casa durante la pandemia. La SBA revisa su declaración de impuestos de 2019 para determinar su estructura comercial de referencia.
Cálculo de la parte comercial
Para los negocios basados en el hogar, normalmente no se puede reclamar el 100% de los costos de servicios públicos. En su lugar, calcule la parte comercial utilizando:
- Método de pies cuadrados: El espacio comercial como un porcentaje de los pies cuadrados totales de la casa
- Cálculo de espacio dedicado: Si tiene una oficina en casa dedicada
Por ejemplo, si su oficina en casa ocupa 200 pies cuadrados de una casa de 2,000 pies cuadrados (10%), puede reclamar el 10% de sus costos de servicios públicos del hogar para la condonación del PPP, siempre que haya utilizado el mismo cálculo en su Anexo C de 2019.
Costos de transporte: Una zona gris
La inclusión del "transporte" en los servicios públicos elegibles generó confusión porque la SBA proporcionó una guía limitada sobre qué califica.
Qué califica probablemente
Según la guía de la SBA, los costos de transporte elegibles incluyen:
- Peajes pagados por transporte comercial
- Tarifas de estacionamiento para ubicaciones comerciales
- Pases de transporte público para viajes de negocios
- Tasas de gobiernos estatales y locales por el uso comercial de sistemas de transporte
Qué no califica
Estos gastos de transporte no son servicios públicos elegibles bajo el PPP:
- Compras de combustible o gasolina
- Mantenimiento y reparación de vehículos
- Seguro de automóvil
- Pagos de arrendamiento o préstamo de vehículos
- Reembolsos de millaje
La distinción clave: Los servicios públicos del PPP cubren las tasas por servicios o sistemas de transporte, no los costos de poseer y operar vehículos. Si no está seguro de si un costo de transporte específico califica, consulte con su contador o prestamista de la SBA antes de incluirlo en su solicitud de condonación.
Errores comunes que reducen la condonación
Aprender de los errores de otros puede ahorrarle importantes dolores de cabeza durante el proceso de condonación.
Error nº 1: Incluir servicios iniciados después del 15 de febrero de 2020
Este es el error más común. Los dueños de negocios asumen que porque realizaron pagos durante el período cubierto, el gasto califica. Recuerde: el servicio debe haber existido antes del 15 de febrero de 2020, incluso si los pagos ocurrieron más tarde.
Error nº 2: Asignación incorrecta de las fechas del período cubierto
Su período cubierto es de 8 o 24 semanas desde que se desembolsó su préstamo PPP. Algunos negocios incluyen pagos de servicios públicos que caen fuera de esta ventana, lo que activa alertas de auditoría.
Calcule su período cubierto exacto e incluya únicamente los pagos de servicios públicos realizados durante esas semanas específicas. Si una fecha de pago cae un día fuera de su período cubierto, no califica.
Error nº 3: Reclamar gastos personales
Para los negocios basados en el hogar, algunos propietarios reclaman el 100% de los servicios públicos de la casa sin calcular correctamente la parte comercial. Esta es una señal de alerta para los auditores.
Utilice siempre el mismo método de cálculo que utilizó en sus impuestos de 2019. Si reclamó un 15% de uso comercial del hogar en el Anexo C, reclame el 15% de los servicios públicos para la condonación del PPP, no más.
Error nº 4: Documentación insuficiente
Los registros incompletos son otro problema común. Algunos negocios proporcionan comprobantes de pago pero no pruebas de que el servicio existiera antes del 15 de febrero de 2020, o viceversa.
Necesita ambas cosas: evidencia de que el servicio se estableció antes de la fecha límite Y evidencia de que realizó pagos durante su período cubierto.
Error nº 5: Superar el límite del 40% de gastos no relacionados con la nómina
Aunque es menos común, algunos negocios se centran tanto en maximizar la condonación de servicios públicos y alquiler que no gastan lo suficiente en nómina. Recuerde: la nómina debe ser al menos el 60% de su solicitud de condonación total.
Antes de finalizar su solicitud, calcule su porcentaje de nómina. Si está por debajo del 60%, aumente los gastos de nómina o reduzca los elementos que no son de nómina para cumplir con los requisitos.
Mejores prácticas para maximizar la condonación de servicios públicos
Ahora que comprende las reglas, aquí tiene consejos estratégicos para optimizar sus reclamaciones de condonación de servicios públicos.
1. Realice una auditoría previa a la solicitud
Antes de enviar su solicitud de condonación, revise todas las cuentas de servicios públicos:
- Haga una lista de cada servicio público que utiliza su negocio
- Verifique la fecha de establecimiento de cada servicio
- Verifique cuáles son anteriores al 15 de febrero de 2020
- Calcule el total de gastos elegibles para su período cubierto
Esta auditoría le ayuda a identificar todos los gastos elegibles y a evitar incluir aquellos no elegibles que podrían provocar revisiones o reducciones.
2. Separar los servicios públicos comerciales de los personales
Si aún no lo ha hecho, ahora es el momento de separar claramente las cuentas de servicios públicos comerciales y personales en su registro contable. Para negocios basados en el hogar:
- Calcule su porcentaje comercial utilizando los pies cuadrados o el espacio dedicado
- Aplique este porcentaje de manera consistente a todos los servicios públicos del hogar
- Documente su método de cálculo en caso de una auditoría
3. Realizar el seguimiento de los servicios públicos por periodo cubierto
Cree una hoja de cálculo que muestre:
- Tipo de servicio público
- Proveedor del servicio
- Número de cuenta
- Fecha de establecimiento
- Fechas de pago durante el periodo cubierto
- Montos de pago
- Total solicitado para condonación
Este documento de seguimiento se convertirá en su referencia al completar el Formulario 3508, 3508EZ o 3508S.
4. Mantener copias digitales y físicas
No confíe en un solo formato para almacenar la documentación. Mantenga:
- Escaneos digitales de todas las facturas y registros de pago
- Copias físicas en carpetas organizadas
- Copia de seguridad en la nube de los archivos digitales
- Múltiples formatos (PDF y tipos de documentos originales)
La SBA puede solicitar documentación meses después de que usted envíe su solicitud de condonación. Tener múltiples copias accesibles evita las prisas por recrear los registros más tarde.
5. Consultar con su contador
La condonación del PPP tiene numerosos matices, y los gastos de servicios públicos son solo un componente. Antes de enviar su solicitud:
- Revise su cálculo completo de condonación con su contador
- Verifique que está maximizando los gastos elegibles sin excederse
- Asegúrese de que su documentación cumpla con los requisitos de la SBA
- Confirme que su porcentaje de nómina cumple con el mínimo del 60%
La orientación profesional a menudo descubre gastos elegibles adicionales que podría haber pasado por alto o identifica posibles señales de alerta antes de la presentación.
¿Qué sucede si comete un error?
Si se da cuenta después de enviar su solicitud de condonación de que cometió un error con los reclamos de gastos de servicios públicos, tiene opciones.
Antes de que se otorgue la condonación
Si su solicitud aún está en revisión, comuníquese con su prestamista de inmediato para:
- Explicar el error que descubrió
- Proporcionar información y documentación corregidas
- Enviar una solicitud de condonación enmendada si es necesario
La mayoría de los prestamistas aprecian la corrección proactiva y trabajarán con usted para solucionar errores honestos antes de tomar una decisión sobre la condonación.
Después de que se otorgue la condonación
Si descubre un error después de recibir la condonación, la situación es más compleja. La tergiversación intencional puede acarrear consecuencias graves, pero los errores honestos suelen tener soluciones:
- Comuníquese con su prestamista para informar el error
- Consulte con su contador o abogado
- Esté preparado para devolver cualquier monto condonado en exceso
La SBA ha mostrado disposición a trabajar con los prestatarios que cometieron errores de buena fe, especialmente cuando los prestatarios informan los problemas por sí mismos. Sin embargo, esperar a que la SBA descubra los problemas mediante una auditoría es mucho menos favorable que abordarlos de manera proactiva.
Mirando más allá del PPP: Gestión financiera a largo plazo
Ya sea que esté completando la condonación del PPP ahora o que ya haya terminado el proceso, la experiencia ofrece lecciones valiosas para la gestión financiera de cara al futuro.
El valor de los registros organizados
La documentación detallada requerida para la condonación del PPP resalta la importancia de que los registros financieros organizados sean fundamentales para cualquier negocio. Realizar un seguimiento de los gastos por categoría, mantener acuerdos de servicio y conservar registros de pago exhaustivos no es solo para la condonación de préstamos; son prácticas comerciales fundamentales que:
- Simplifican la preparación de impuestos
- Proporcionan claridad para la toma de decisiones comerciales
- Permiten una previsión financiera precisa
- Respaldan futuras solicitudes de financiamiento
- Agilizan las respuestas a auditorías
Gestión de gastos de servicios públicos
Más allá del PPP, la gestión activa de los gastos de servicios públicos puede impactar significativamente en sus resultados finales:
- Revise los acuerdos de servicio anualmente para asegurar tarifas competitivas
- Considere mejoras de eficiencia energética que reduzcan los costos de servicios públicos a largo plazo
- Supervise los patrones de uso para identificar desperdicios o ineficiencias
- Negocie mejores tarifas con los proveedores, especialmente para servicios de internet y telefonía
La atención detallada que prestó a los servicios públicos para la condonación del PPP puede traducirse en una gestión de costos continua que mejore la rentabilidad.
Simplifique su gestión financiera
Mientras navega por la condonación del PPP y el seguimiento de los gastos de servicios públicos, mantener registros financieros claros y precisos es esencial. Beancount.io ofrece contabilidad en texto plano que le brinda total transparencia y control sobre sus datos financieros: sin cajas negras ni dependencia de un proveedor. Con registros controlados por versiones y un formato preparado para IA, puede rastrear cada categoría de gasto con precisión mientras mantiene la flexibilidad para adaptarse a los requisitos cambiantes. Comience de forma gratuita y vea por qué los desarrolladores y profesionales de las finanzas se están cambiando a la contabilidad en texto plano.
