Entendendo Quais Despesas de Utilidades se Qualificam para o Perdão do Empréstimo PPP

Quando os proprietários de pequenas empresas solicitaram empréstimos PPP durante a pandemia, muitos focaram principalmente nos requisitos da folha de pagamento — compreensivelmente, já que pelo menos 60% dos fundos tinham que cobrir os salários dos funcionários. Mas e quanto aos 40% restantes? Se você ainda está navegando pelo perdão do empréstimo PPP, entender quais despesas de utilidade pública se qualificam pode fazer uma diferença significativa na maximização do valor do seu perdão.

Aqui está algo que surpreende muitos donos de empresas: o programa PPP define "utilidades" de forma mais ampla do que as definições fiscais padrão. Isso significa que você pode ter direito a reivindicar despesas que não considerou inicialmente. No entanto, existem regras específicas e um prazo crítico que determinam o que se qualifica. Vamos detalhar tudo o que você precisa saber sobre custos de utilidade pública e o perdão do empréstimo PPP.

O que conta como utilidades para o perdão do PPP?

A SBA define utilidades elegíveis como "pagamentos comerciais por um serviço para a distribuição de eletricidade, gás, água, transporte, telefone ou acesso à internet". Esta definição mais ampla inclui várias categorias além das contas de consumo tradicionais.

Utilidades Tradicionais

Estas são as despesas diretas que a maioria dos donos de empresas espera:

• Eletricidade: Contas de energia para o local do seu negócio
• Gás: Gás natural ou propano para aquecimento e operações
• Água: Serviços de água e esgoto
• Esgoto: Serviços de tratamento de águas residuais

Categorias de Utilidade Estendidas

O programa PPP expande a definição para incluir:

• Serviços Telefônicos: Tanto linhas fixas quanto telefones celulares usados para o negócio
• Acesso à Internet: Serviços de internet banda larga, fibra, cabo ou DSL
• Custos de Transporte: Certas taxas cobradas por governos estaduais e locais com base no uso de sistemas de transporte pela empresa (não despesas gerais com veículos ou combustível)

Esta definição estendida dá às empresas mais flexibilidade na alocação de seus fundos PPP. Se você tem pago por serviços de internet ou telefone comercial, essas despesas podem contar para o cálculo do seu perdão.

O Prazo Crítico de 15 de Fevereiro de 2020

Aqui está a regra mais importante que muitas empresas ignoram: todos os contratos de serviço de utilidade pública devem estar em vigor antes de 15 de fevereiro de 2020.

Isso significa:

• Você não pode reivindicar perdão para utilidades que começou a usar após 15 de fevereiro de 2020
• O contrato ou acordo de serviço deve mostrar uma data de estabelecimento anterior a este prazo
• Mesmo que os pagamentos reais tenham ocorrido durante o seu período de cobertura, o serviço em si deve ser anterior a 15 de fevereiro de 2020

Por que isso importa? Se você trocou de provedor de internet em março de 2020 ou adicionou uma nova linha telefônica em abril de 2020, esses novos serviços não se qualificarão para o perdão do PPP — mesmo que sejam despesas comerciais legítimas. A SBA implementou esta regra para garantir que as empresas estivessem reivindicando despesas de serviços que já possuíam antes da pandemia, e não novos serviços adicionados especificamente para maximizar o perdão.

O que isso significa para o seu negócio

Revise cuidadosamente seus contratos de utilidade e acordos de serviço. Você precisará de documentação mostrando quando cada serviço começou. Isso inclui:

• Acordos ou contratos de serviço iniciais
• Primeiros extratos de cobrança mostrando as datas de estabelecimento do serviço
• Confirmações de configuração de conta dos provedores de serviços

Se você não puder provar que um serviço existia antes de 15 de fevereiro de 2020, não o inclua em seu pedido de perdão. O risco de descobertas em auditorias ou reduções de perdão não vale a pena.

A Regra de Gastos 60/40

Entender os requisitos gerais de gastos ajuda você a alocar estrategicamente as despesas de utilidade pública em seu pedido de perdão do empréstimo PPP.

A regra básica: Pelo menos 60% dos seus fundos PPP devem ser gastos em custos de folha de pagamento. Os 40% restantes podem ser alocados para:

• Pagamentos de aluguel ou arrendamento
• Juros de hipoteca (não o valor principal)
• Utilidades

Isso significa que se você recebeu um empréstimo PPP de $50.000:

• No mínimo $30.000 deve ir para a folha de pagamento (60%)
• Até $20.000 pode cobrir aluguel, juros de hipoteca e utilidades (40%)

Erro Comum a Evitar

Algumas empresas assumem que devem gastar exatamente 40% em custos fora da folha de pagamento. Isso não é verdade. Você pode gastar mais de 60% na folha de pagamento — não há um máximo. No entanto, gastar menos de 60% na folha de pagamento reduzirá proporcionalmente o valor do seu perdão.

Por exemplo, se você gastar apenas 55% na folha de pagamento e 45% em outros custos, seu perdão será reduzido mesmo que todas as despesas sejam elegíveis e devidamente documentadas.

Requisitos de Documentação para Despesas de Utilidade Pública

A documentação adequada é essencial para o perdão do PPP. A SBA e seu credor exigirão provas de que:

1. O serviço de utilidade pública existia antes de 15 de fevereiro de 2020
2. Você fez os pagamentos durante o seu período de cobertura
3. As despesas eram custos comerciais legítimos

Qual documentação você precisa

Para cada utilidade que você está reivindicando, reúna:

Prova de Estabelecimento de Serviço:

• Acordo ou contrato de serviço original
• Primeira fatura mostrando a data de configuração da conta
• Histórico da conta do provedor de utilidade

Prova de Pagamento:

• Cópias de faturas do seu período de cobertura
• Cheques compensados, confirmações de ACH ou recibos de transferência bancária
• Extratos bancários mostrando os pagamentos
• Extratos de cartão de crédito (se as utilidades foram cobradas em cartões da empresa)

Conexão Comercial:

• As contas devem estar em nome da sua empresa ou mostrar o endereço da sua empresa
• Para negócios baseados em casa, documentação de que você reivindicou essas despesas no seu Schedule C de 2019

Organizando sua Documentação

Crie uma pasta dedicada (física ou digital) para a documentação do perdão de serviços básicos. Organize por tipo de serviço:

• Pasta de eletricidade
• Pasta de internet
• Pasta de telefone
• Pasta de água/esgoto

Dentro de cada pasta, inclua o comprovante anterior a 15 de fevereiro de 2020 e os registros de pagamento do seu período de cobertura. Essa organização tornará o preenchimento do seu pedido de perdão muito mais tranquilo e ajudará você a responder rapidamente caso seu credor solicite informações adicionais.

Considerações para Empresas Home-Based

Se você opera a partir de um home office, aplicam-se regras especiais às reivindicações de serviços básicos. A SBA reforçou os requisitos aqui para evitar abusos.

O que Empresas Home-Based Podem Reivindicar

Você pode reivindicar despesas de serviços básicos residenciais para o perdão do PPP apenas se:

• Você reivindicou uma dedução de home office no seu Anexo C (Schedule C) de 2019
• A despesa de serviço básico foi diretamente atribuível ao uso comercial
• Você pode documentar a parcela comercial da despesa

O que Você Não Pode Reivindicar

Se você trabalhou em um espaço de escritório externo durante 2019, não pode passar a reivindicar despesas de serviços básicos residenciais para o perdão do PPP, mesmo que tenha trabalhado em casa durante a pandemia. A SBA analisa sua declaração de imposto de 2019 para determinar sua estrutura de negócios de referência.

Calculando a Parcela Comercial

Para empresas home-based, você normalmente não pode reivindicar 100% dos custos de serviços básicos. Em vez disso, calcule a parcela comercial usando:

• Método de metragem quadrada: Espaço comercial como uma porcentagem da metragem quadrada total da casa
• Cálculo de espaço dedicado: Se você possui um home office dedicado

Por exemplo, se o seu home office ocupa 20 metros quadrados de uma casa de 200 metros quadrados (10%), você pode reivindicar 10% dos custos de serviços básicos residenciais para o perdão do PPP, desde que tenha usado o mesmo cálculo no seu Anexo C de 2019.

Custos de Transporte: Uma Zona Cinzenta

A inclusão de "transporte" nos serviços básicos elegíveis criou confusão porque a SBA forneceu orientações limitadas sobre o que se qualifica.

O que Provavelmente se Qualifica

Com base nas orientações da SBA, os custos de transporte elegíveis incluem:

• Pedágios pagos para transporte comercial
• Taxas de estacionamento para locais de trabalho
• Passes de transporte público para viagens de negócios
• Taxas governamentais estaduais e locais para o uso comercial de sistemas de transporte

O que Não se Qualifica

Estas despesas de transporte não são serviços básicos elegíveis sob o PPP:

• Compras de combustível ou gasolina
• Manutenção e reparos de veículos
• Seguro de automóvel
• Pagamentos de leasing ou empréstimo de veículo
• Reembolsos de quilometragem

A distinção fundamental: os serviços básicos do PPP cobrem taxas de serviços ou sistemas de transporte, não os custos de possuir e operar veículos. Se você não tiver certeza se um custo de transporte específico se qualifica, consulte seu contador ou credor da SBA antes de incluí-lo em seu pedido de perdão.

Erros Comuns que Reduzem o Perdão

Aprender com os erros de outros pode evitar dores de cabeça significativas durante o processo de perdão.

Erro nº 1: Incluir Serviços Iniciados Após 15 de Fevereiro de 2020

Este é o erro mais comum. Proprietários de empresas assumem que, por terem feito pagamentos durante o período de cobertura, a despesa se qualifica. Lembre-se: o serviço deve ter existido antes de 15 de fevereiro de 2020, mesmo que os pagamentos tenham ocorrido posteriormente.

Erro nº 2: Alocação Incorreta das Datas do Período de Cobertura

Seu período de cobertura é de 8 ou 24 semanas a partir de quando seu empréstimo PPP foi desembolsado. Algumas empresas incluem pagamentos de serviços básicos que ficam fora dessa janela, o que aciona alertas de auditoria.

Calcule seu período de cobertura exato e inclua apenas os pagamentos de serviços básicos feitos durante essas semanas específicas. Se uma data de pagamento cair um dia fora do seu período de cobertura, ela não se qualifica.

Erro nº 3: Reivindicar Despesas Pessoais

Para empresas home-based, alguns proprietários reivindicam 100% dos serviços básicos residenciais sem calcular adequadamente a parcela comercial. Isso é um sinal de alerta para os auditores.

Use sempre o mesmo método de cálculo que você usou em seus impostos de 2019. Se você reivindicou 15% de uso comercial da casa no Anexo C, reivindique 15% dos serviços básicos para o perdão do PPP — não mais.

Erro nº 4: Documentação Insuficiente

Registros incompletos são outro problema comum. Algumas empresas fornecem comprovante de pagamento, mas não a prova de que o serviço existia antes de 15 de fevereiro de 2020, ou vice-versa.

Você precisa de ambos: evidência de que o serviço foi estabelecido antes do prazo E evidência de que você fez pagamentos durante o seu período de cobertura.

Erro nº 5: Exceder o Limite de 40% para Despesas Não Relacionadas à Folha de Pagamento

Embora menos comum, algumas empresas se concentram tanto em maximizar o perdão de serviços básicos e aluguel que não gastam o suficiente em folha de pagamento. Lembre-se: a folha de pagamento deve ser de pelo menos 60% do seu pedido total de perdão.

Antes de finalizar seu pedido, calcule sua porcentagem de folha de pagamento. Se estiver abaixo de 60%, aumente as despesas com folha ou reduza os itens não relacionados à folha para manter a conformidade.

Melhores Práticas para Maximizar o Perdão de Serviços Básicos

Agora que você entende as regras, aqui estão dicas estratégicas para otimizar suas reivindicações de perdão de serviços básicos.

1. Realize uma Auditoria Pré-Pedido

Antes de enviar seu pedido de perdão, revise todas as contas de serviços básicos:

• Liste todos os serviços básicos que sua empresa utiliza
• Verifique a data de estabelecimento de cada serviço
• Verifique quais deles são anteriores a 15 de fevereiro de 2020
• Calcule o total de despesas elegíveis para o seu período de cobertura

Esta auditoria ajuda você a identificar todas as despesas elegíveis e evita a inclusão de despesas inelegíveis que poderiam acionar revisões ou reduções.

2. Separe as Contas de Consumo Comerciais e Pessoais

Se você ainda não o fez, agora é o momento de separar claramente as contas de consumo comerciais e pessoais em sua escrituração. Para empresas baseadas em residência:

• Calcule sua porcentagem comercial usando a metragem quadrada ou espaço dedicado
• Aplique esta porcentagem consistentemente a todas as contas de consumo residenciais
• Documente seu método de cálculo em caso de auditoria

3. Acompanhe as Contas de Consumo por Período Coberto

Crie uma planilha mostrando:

• Tipo de conta (água, luz, etc.)
• Prestador de serviço
• Número da conta
• Data de estabelecimento
• Datas de pagamento durante o período coberto
• Valores de pagamento
• Total reivindicado para o perdão

Este documento de acompanhamento torna-se sua referência ao preencher o Formulário 3508, 3508EZ ou 3508S.

4. Mantenha Cópias Digitais e Físicas

Não confie em um único formato para armazenar a documentação. Mantenha:

• Digitalizações de todas as faturas e registros de pagamento
• Cópias físicas em pastas organizadas
• Backup em nuvem dos arquivos digitais
• Múltiplos formatos (PDF e tipos de documentos originais)

A SBA pode solicitar documentação meses após você enviar seu pedido de perdão. Ter várias cópias acessíveis evita a correria para recriar registros posteriormente.

5. Consulte seu Contador

O perdão do PPP possui inúmeras nuances, e as despesas com contas de consumo são apenas um componente. Antes de enviar sua solicitação:

• Revise seu cálculo de perdão completo com seu contador
• Verifique se você está maximizando as despesas elegíveis sem excessos
• Garanta que sua documentação atenda aos requisitos da SBA
• Confirme se o percentual da sua folha de pagamento atende ao mínimo de 60%

A orientação profissional muitas vezes revela despesas elegíveis adicionais que você pode ter perdido ou identifica potenciais sinais de alerta antes do envio.

O que acontece se você cometer um erro?

Se você perceber, após enviar seu pedido de perdão, que cometeu um erro nas reivindicações de despesas de contas de consumo, você tem opções.

Antes do Perdão ser Concedido

Se sua solicitação ainda estiver em análise, entre em contato com seu credor imediatamente para:

• Explicar o erro que você descobriu
• Fornecer informações e documentação corrigidas
• Enviar um pedido de perdão retificado, se necessário

A maioria dos credores valoriza a correção proativa e trabalhará com você para corrigir erros honestos antes de tomar uma decisão sobre o perdão.

Depois do Perdão ser Concedido

Se você descobrir um erro após receber o perdão, a situação é mais complexa. A deturpação intencional pode levar a consequências graves, mas erros honestos normalmente têm soluções:

• Entre em contato com seu credor para relatar o erro
• Consulte seu contador ou advogado
• Esteja preparado para reembolsar qualquer valor perdoado em excesso

A SBA demonstrou disposição para trabalhar com mutuários que cometeram erros de boa-fé, especialmente quando os próprios mutuários relatam os problemas. No entanto, esperar que a SBA descubra problemas por meio de auditoria é muito menos favorável do que abordá-los proativamente.

Olhando Além do PPP: Gestão Financeira de Longo Prazo

Esteja você concluindo o perdão do PPP agora ou já tenha finalizado o processo, a experiência oferece lições valiosas para a gestão financeira daqui para frente.

O Valor de Registros Organizados

A documentação detalhada exigida para o perdão do PPP destaca a importância de registros financeiros organizados para qualquer empresa. Acompanhar despesas por categoria, manter contratos de serviço e guardar registros de pagamento detalhados não servem apenas para o perdão de empréstimos — são práticas fundamentais de negócios que:

• Simplificam a preparação de impostos
• Fornecem clareza para a tomada de decisões empresariais
• Permitem previsões financeiras precisas
• Apoiam futuras solicitações de financiamento
• Agilizam as respostas a auditorias

Gestão de Despesas de Contas de Consumo

Além do PPP, gerir ativamente as despesas de consumo pode impactar significativamente seus resultados:

• Revise os contratos de serviço anualmente para garantir tarifas competitivas
• Considere atualizações de eficiência energética que reduzam os custos de consumo a longo prazo
• Monitore os padrões de uso para identificar desperdícios ou ineficiências
• Negocie melhores tarifas com provedores, especialmente para serviços de internet e telefone

A atenção detalhada que você deu às contas de consumo para o perdão do PPP pode se traduzir em uma gestão de custos contínua que melhora a lucratividade.

Simplifique sua Gestão Financeira

À medida que você navega pelo perdão do PPP e pelo acompanhamento de despesas de consumo, manter registros financeiros claros e precisos é essencial. Beancount.io oferece contabilidade em texto simples que lhe dá total transparência e controle sobre seus dados financeiros — sem caixas pretas, sem aprisionamento tecnológico. Com registros controlados por versão e formatação pronta para IA, você pode rastrear cada categoria de despesa com precisão, mantendo a flexibilidade para se adaptar a requisitos em constante mudança. Comece gratuitamente e veja por que desenvolvedores e profissionais de finanças estão mudando para a contabilidade em texto simples.