Begrijpen welke nutsvoorzieningen in aanmerking komen voor kwijtschelding van de PPP-lening

Toen eigenaren van kleine bedrijven tijdens de pandemie PPP-leningen aanvroegen, richtten velen zich primair op de loonlijstvereisten – begrijpelijk, aangezien ten minste 60% van de middelen de lonen van werknemers moest dekken. Maar hoe zit het met de overige 40%? Als u nog steeds bezig bent met de kwijtschelding van uw PPP-lening, kan het begrijpen van welke kosten voor nutsvoorzieningen in aanmerking komen een aanzienlijk verschil maken bij het maximaliseren van uw kwijtscheldingsbedrag.

Iets wat veel ondernemers verrast: het PPP-programma definieert "nutsvoorzieningen" breder dan de standaard belastingdefinities. Dit betekent dat u mogelijk kosten kunt claimen die u aanvankelijk niet had overwogen. Er zijn echter specifieke regels en een cruciale deadline die bepalen wat in aanmerking komt. Laten we alles op een rijtje zetten wat u moet weten over kosten voor nutsvoorzieningen en de kwijtschelding van PPP-leningen.

Wat telt als nutsvoorzieningen voor PPP-kwijtschelding?

De SBA definieert in aanmerking komende nutsvoorzieningen als "zakelijke betalingen voor een dienst voor de distributie van elektriciteit, gas, water, transport, telefoon of internettoegang." Deze bredere definitie omvat verschillende categorieën buiten de traditionele energierekeningen.

Traditionele nutsvoorzieningen

Dit zijn de eenvoudige kosten die de meeste ondernemers verwachten:

• Elektriciteit: Energierekeningen voor uw bedrijfslocatie
• Gas: Aardgas of propaan voor verwarming en operationele activiteiten
• Water: Water- en rioleringsdiensten
• Riolering: Afvalwaterzuiveringsdiensten

Uitgebreide categorieën nutsvoorzieningen

Het PPP-programma breidt de definitie uit met:

• Telefoondiensten: Zowel vaste lijnen als mobiele telefoons die zakelijk worden gebruikt
• Internettoegang: Breedband-, glasvezel-, kabel- of DSL-internetdiensten
• Transportkosten: Bepaalde vergoedingen die door staats- en lokale overheden worden geheven op basis van het zakelijk gebruik van transportsystemen (geen algemene voertuigkosten of brandstof)

Deze uitgebreide definitie geeft bedrijven meer flexibiliteit bij het toewijzen van hun PPP-middelen. Als u heeft betaald voor zakelijk internet of telefoondiensten, kunnen deze kosten meetellen voor uw kwijtscheldingsberekening.

De cruciale deadline van 15 februari 2020

Hier is de belangrijkste regel die veel bedrijven over het hoofd zien: alle serviceovereenkomsten voor nutsvoorzieningen moeten van kracht zijn geweest vóór 15 februari 2020.

Dit betekent:

• U kunt geen kwijtschelding claimen voor nutsvoorzieningen die u na 15 februari 2020 bent gaan gebruiken
• Het servicecontract of de overeenkomst moet een aanvangsdatum tonen die vóór deze deadline ligt
• Zelfs als de feitelijke betalingen tijdens uw gedekte periode plaatsvonden, moet de dienst zelf dateren van vóór 15 februari 2020

Waarom is dit belangrijk? Als u in maart 2020 van internetprovider bent overgestapt of in april 2020 een nieuwe telefoonlijn hebt toegevoegd, komen die nieuwe diensten niet in aanmerking voor PPP-kwijtschelding—zelfs als het legitieme zakelijke kosten zijn. De SBA heeft deze regel ingevoerd om ervoor te zorgen dat bedrijven kosten claimen voor diensten die ze al hadden vóór de pandemie, en niet voor nieuwe diensten die specifiek zijn toegevoegd om de kwijtschelding te maximaliseren.

Wat dit betekent voor uw bedrijf

Controleer uw contracten voor nutsvoorzieningen en serviceovereenkomsten zorgvuldig. U hebt documentatie nodig waaruit blijkt wanneer elke dienst is begonnen. Dit omvat:

• Initiële serviceovereenkomsten of contracten
• Eerste facturen waarop de startdatum van de dienst staat vermeld
• Bevestigingen van accountinstellingen van nutsbedrijven

Als u niet kunt bewijzen dat een dienst bestond vóór 15 februari 2020, neem deze dan niet op in uw kwijtscheldingsaanvraag. Het risico op auditbevindingen of vermindering van de kwijtschelding is het niet waard.

De 60/40-bestedingsregel

Het begrijpen van de algemene bestedingsvereisten helpt u bij het strategisch toewijzen van kosten voor nutsvoorzieningen binnen uw aanvraag voor PPP-kwijtschelding.

De basisregel: Ten minste 60% van uw PPP-middelen moet worden besteed aan loonkosten. De resterende 40% kan worden toegewezen aan:

• Huur- of leasebetalingen
• Hypotheekrente (niet de hoofdsom)
• Nutsvoorzieningen

Dit betekent dat als u een PPP-lening van $50.000 heeft ontvangen:

• Minimaal $30.000 naar de loonlijst moet gaan (60%)
• Maximaal $20.000 de huur, hypotheekrente en nutsvoorzieningen mag dekken (40%)

Veelgemaakte fout om te vermijden

Sommige bedrijven gaan ervan uit dat ze exact 40% aan niet-loonkosten móéten uitgeven. Dit is niet waar. U mag meer dan 60% aan loonkosten uitgeven—er is geen maximum. Echter, als u minder dan 60% aan loonkosten uitgeeft, wordt uw kwijtscheldingsbedrag naar rato verlaagd.

Bijvoorbeeld, als u slechts 55% aan loonkosten uitgeeft en 45% aan andere kosten, wordt uw kwijtschelding verlaagd, zelfs als alle kosten in aanmerking komen en correct zijn gedocumenteerd.

Documentatievereisten voor kosten van nutsvoorzieningen

Een goede documentatie is essentieel voor PPP-kwijtschelding. De SBA en uw kredietverstrekker vereisen bewijs dat:

1. De nutsvoorziening bestond vóór 15 februari 2020
2. U betalingen heeft gedaan tijdens uw gedekte periode
3. De uitgaven legitieme zakelijke kosten waren

Welke documentatie heeft u nodig?

Verzamel voor elke nutsvoorziening die u claimt:

Bewijs van totstandkoming van de dienst:

• Originele serviceovereenkomst of contract
• Eerste factuur met de datum waarop het account is aangemaakt
• Accountgeschiedenis van het nutsbedrijf

Betalingsbewijs:

• Kopieën van facturen uit uw gedekte periode
• Verzilverde cheques, ACH-bevestigingen of bewijzen van bankoverschrijvingen
• Bankafschriften waarop de betalingen te zien zijn
• Creditcardafschriften (als nutsvoorzieningen met zakelijke kaarten zijn betaald)

Zakelijke connectie:

• Rekeningen moeten op naam van uw bedrijf staan of uw bedrijfsadres vermelden
• Voor aan huis gebonden bedrijven: documentatie dat u deze kosten heeft geclaimd op uw Schedule C van 2019

Uw documentatie organiseren

Maak een specifieke map aan (fysiek of digitaal) voor de documentatie van de kwijtschelding van nutsvoorzieningen. Organiseer deze per type nutsvoorziening:

• Map Elektriciteit
• Map Internet
• Map Telefoon
• Map Water/riolering

Binnen elke map voegt u zowel het bewijs van vóór 15 februari 2020 als de betalingsgegevens van uw gedekte periode (covered period) toe. Deze organisatie zorgt ervoor dat het invullen van uw kwijtscheldingsaanvraag veel soepeler verloopt en helpt u snel te reageren als uw kredietverstrekker om aanvullende informatie vraagt.

Overwegingen voor aan huis gebonden bedrijven

Als u vanuit een kantoor aan huis werkt, gelden er speciale regels voor claims voor nutsvoorzieningen. De SBA heeft de vereisten hier aangescherpt om misbruik te voorkomen.

Wat aan huis gebonden bedrijven kunnen claimen

U kunt alleen aanspraak maken op de kosten van nutsvoorzieningen aan huis voor PPP-kwijtschelding als:

• U een aftrekpost voor een kantoor aan huis heeft opgegeven op uw Schedule C van 2019
• De uitgave voor de nutsvoorziening direct toe te rekenen was aan zakelijk gebruik
• U het zakelijke deel van de uitgave kunt documenteren

Wat u niet kunt claimen

Als u in 2019 in een externe kantoorruimte werkte, kunt u niet overstappen op het claimen van kosten voor nutsvoorzieningen aan huis voor PPP-kwijtschelding, zelfs niet als u tijdens de pandemie vanuit huis werkte. De SBA kijkt naar uw belastingaangifte van 2019 om uw zakelijke basisstructuur te bepalen.

Het zakelijke deel berekenen

Voor aan huis gebonden bedrijven kunt u doorgaans niet 100% van de kosten voor nutsvoorzieningen claimen. Bereken in plaats daarvan het zakelijke deel met behulp van:

• De oppervlaktemethode: De zakelijke ruimte als percentage van het totale aantal vierkante meters van de woning
• Berekening voor specifieke ruimte: Als u een specifiek kantoor aan huis heeft

Bijvoorbeeld: als uw kantoor aan huis 20 vierkante meter beslaat van een woning van 200 vierkante meter (10%), kunt u 10% van de kosten voor nutsvoorzieningen aan huis claimen voor PPP-kwijtschelding, mits u dezelfde berekening heeft gebruikt op uw Schedule C van 2019.

Transportkosten: Een grijs gebied

De opname van "transport" in de in aanmerking komende nutsvoorzieningen zorgde voor verwarring, omdat de SBA beperkte richtlijnen gaf over wat precies kwalificeert.

Wat waarschijnlijk kwalificeert

Op basis van de SBA-richtlijnen omvatten in aanmerking komende transportkosten onder andere:

• Tolgelden betaald voor zakelijk transport
• Parkeerkosten voor zakelijke locaties
• Openbaar vervoer-passen voor zakelijke reizen
• Rijks- en lokale overheidsheffingen voor het zakelijke gebruik van transportsystemen

Wat niet kwalificeert

Deze transportkosten zijn geen in aanmerking komende nutsvoorzieningen onder de PPP:

• Aankoop van brandstof of benzine
• Onderhoud en reparaties aan voertuigen
• Autoverzekering
• Lease- of leningbetalingen voor voertuigen
• Kilometervergoedingen

Het belangrijkste onderscheid: PPP-nutsvoorzieningen dekken vergoedingen voor transportdiensten of -systemen, niet de kosten van het bezitten en exploiteren van voertuigen. Als u twijfelt of een specifieke transportkost in aanmerking komt, raadpleeg dan uw accountant of SBA-kredietverstrekker voordat u deze opneemt in uw kwijtscheldingsaanvraag.

Veelgemaakte fouten die de kwijtschelding verminderen

Leren van de fouten van anderen kan u veel hoofdpijn besparen tijdens het kwijtscheldingsproces.

Fout #1: Diensten opnemen die na 15 februari 2020 zijn gestart

Dit is de meest voorkomende fout. Ondernemers gaan ervan uit dat de kosten in aanmerking komen omdat ze betalingen hebben gedaan tijdens de gedekte periode. Onthoud: de dienst moet al hebben bestaan vóór 15 februari 2020, ook al vonden de betalingen later plaats.

Fout #2: Verkeerde toewijzing van de data van de gedekte periode

Uw gedekte periode is 8 of 24 weken vanaf het moment dat uw PPP-lening werd uitgekeerd. Sommige bedrijven nemen betalingen voor nutsvoorzieningen op die buiten dit tijdsbestek vallen, wat leidt tot audit-flags.

Bereken uw exacte gedekte periode en neem alleen de betalingen voor nutsvoorzieningen op die tijdens die specifieke weken zijn gedaan. Als een betalingsdatum één dag buiten uw gedekte periode valt, komt deze niet in aanmerking.

Fout #3: Persoonlijke uitgaven claimen

Voor aan huis gebonden bedrijven claimen sommige eigenaren 100% van de nutsvoorzieningen aan huis zonder het zakelijke deel correct te berekenen. Dit is een rood signaal voor auditors.

Gebruik altijd dezelfde berekeningsmethode die u voor uw belastingen van 2019 hebt gebruikt. Als u 15% zakelijk gebruik van de woning claimde op Schedule C, claim dan 15% van de nutsvoorzieningen voor PPP-kwijtschelding — niet meer.

Fout #4: Onvoldoende documentatie

Onvolledige administratie is een ander veelvoorkomend probleem. Sommige bedrijven overleggen wel een betalingsbewijs, maar geen bewijs dat de dienst al bestond vóór 15 februari 2020, of andersom.

U heeft beide nodig: bewijs dat de dienst vóór de deadline was gevestigd EN bewijs dat u betalingen hebt gedaan tijdens uw gedekte periode.

Fout #5: Overschrijden van de 40% limiet voor niet-loonkosten

Hoewel het minder vaak voorkomt, richten sommige bedrijven zich zo sterk op het maximaliseren van de kwijtschelding van nutsvoorzieningen en huur dat ze niet genoeg uitgeven aan loonkosten. Onthoud: loonkosten moeten ten minste 60% van uw totale kwijtscheldingsverzoek bedragen.

Voordat u uw aanvraag definitief maakt, berekent u uw loonkostenpercentage. Als dit lager is dan 60%, verhoog dan de loonkosten (payroll) of verlaag de niet-loonkostenposten om aan de regels te voldoen.

Best practices voor het maximaliseren van de kwijtschelding van nutsvoorzieningen

Nu u de regels begrijpt, volgen hier strategische tips voor het optimaliseren van uw claims voor kwijtschelding van nutsvoorzieningen.

1. Voer een audit uit voorafgaand aan de aanvraag

Voordat u uw kwijtscheldingsaanvraag indient, controleert u alle rekeningen voor nutsvoorzieningen:

• Maak een lijst van elke nutsvoorziening die uw bedrijf gebruikt
• Controleer de startdatum voor elke dienst
• Verifieer welke diensten dateren van vóór 15 februari 2020
• Bereken de totale in aanmerking komende kosten voor uw gedekte periode

Deze audit helpt u alle in aanmerking komende kosten te identificeren en voorkomt dat u niet-subsidiabele kosten opneemt die kunnen leiden tot controles of verlagingen.

2. Scheid zakelijke en persoonlijke nutsvoorzieningen

Als u dat nog niet heeft gedaan, is dit het moment om zakelijke en persoonlijke rekeningen voor nutsvoorzieningen duidelijk te scheiden in uw administratie. Voor bedrijven aan huis:

• Bereken uw zakelijke percentage op basis van het aantal vierkante meters of de toegewezen ruimte
• Pas dit percentage consistent toe op alle nutsvoorzieningen voor de woning
• Documenteer uw berekeningsmethode in het geval van een audit

3. Houd nutsvoorzieningen bij per gedekte periode

Maak een spreadsheet met daarin:

• Type nutsvoorziening
• Dienstverlener
• Rekeningnummer
• Datum van vestiging
• Betalingsdata tijdens de gedekte periode
• Betalingsbedragen
• Totaal geclaimd voor kwijtschelding

Dit overzicht dient als referentie bij het invullen van Formulier 3508, 3508EZ of 3508S.

4. Bewaar digitale en fysieke kopieën

Vertrouw niet op één enkel formaat voor het opslaan van documentatie. Bewaar:

• Digitale scans van alle facturen en betalingsbewijzen
• Fysieke kopieën in georganiseerde mappen
• Cloud-back-up van digitale bestanden
• Meerdere formaten (PDF en originele documenttypen)

De SBA kan maanden nadat u uw aanvraag voor kwijtschelding heeft ingediend om documentatie vragen. Het hebben van meerdere toegankelijke kopieën voorkomt dat u later haastig records moet proberen te reconstrueren.

5. Raadpleeg uw accountant

De kwijtschelding van de PPP kent talrijke nuances en kosten voor nutsvoorzieningen zijn slechts één onderdeel. Voordat u uw aanvraag indient:

• Neem uw volledige berekening voor kwijtschelding door met uw accountant
• Controleer of u de in aanmerking komende kosten maximaliseert zonder de grenzen te overschrijden
• Zorg ervoor dat uw documentatie voldoet aan de SBA-vereisten
• Bevestig dat uw loonsompercentage voldoet aan het minimum van 60%

Professionele begeleiding brengt vaak extra in aanmerking komende kosten aan het licht die u mogelijk over het hoofd heeft gezien, of identificeert potentiële risico's vóór indiening.

Wat gebeurt er als u een fout maakt?

Als u zich na het indienen van uw aanvraag voor kwijtschelding realiseert dat u een fout heeft gemaakt bij de claims voor nutsvoorzieningen, heeft u opties.

Voordat kwijtschelding wordt verleend

Als uw aanvraag nog in behandeling is, neem dan onmiddellijk contact op met uw kredietverstrekker om:

• De ontdekte fout toe te lichten
• Gecorrigeerde informatie en documentatie te verstrekken
• Indien nodig een gewijzigde aanvraag voor kwijtschelding in te dienen

De meeste kredietverstrekkers waarderen proactieve correctie en zullen met u samenwerken om eerlijke fouten te herstellen voordat er een besluit over de kwijtschelding wordt genomen.

Nadat kwijtschelding is verleend

Als u na de kwijtschelding een fout ontdekt, is de situatie complexer. Opzettelijke verkeerde voorstelling van zaken kan ernstige gevolgen hebben, maar voor eerlijke fouten zijn er doorgaans oplossingen:

• Neem contact op met uw kredietverstrekker om de fout te melden
• Raadpleeg uw accountant of advocaat
• Wees bereid om elk teveel kwijtgescholden bedrag terug te betalen

De SBA heeft zich bereid getoond om samen te werken met kredietnemers die te goeder trouw fouten hebben gemaakt, vooral wanneer kredietnemers zelf problemen melden. Echter, wachten tot de SBA problemen ontdekt via een audit is veel ongunstiger dan het proactief aanpakken ervan.

Verder kijken dan PPP: financieel beheer op de lange termijn

Of u nu bezig bent met de afronding van de PPP-kwijtschelding of het proces al heeft voltooid, de ervaring biedt waardevolle lessen voor toekomstig financieel beheer.

De waarde van een georganiseerde administratie

De gedetailleerde documentatie die vereist is voor de PPP-kwijtschelding benadrukt hoe belangrijk een georganiseerde financiële administratie is voor elk bedrijf. Het bijhouden van kosten per categorie, het onderhouden van serviceovereenkomsten en het bijhouden van grondige betalingsgegevens zijn niet alleen voor leningkwijtschelding—het zijn fundamentele zakelijke praktijken die:

• De belastingaangifte vereenvoudigen
• Helderheid bieden voor zakelijke besluitvorming
• Accurate financiële prognoses mogelijk maken
• Toekomstige financieringsaanvragen ondersteunen
• Reacties op audits stroomlijnen

Beheer van kosten voor nutsvoorzieningen

Naast de PPP kan het actief beheren van de kosten voor nutsvoorzieningen een aanzienlijke impact hebben op uw resultaat:

• Bekijk serviceovereenkomsten jaarlijks om concurrerende tarieven te garanderen
• Overweeg energiezuinige upgrades die de kosten voor nutsvoorzieningen op de lange termijn verlagen
• Houd verbruikspatronen in de gaten om verspilling of inefficiënties te identificeren
• Onderhandel over betere tarieven met providers, met name voor internet- en telefoniediensten

De gedetailleerde aandacht die u besteedde aan nutsvoorzieningen voor de PPP-kwijtschelding kan worden vertaald naar doorlopend kostenbeheer dat de winstgevendheid verbetert.

Vereenvoudig uw financieel beheer

Terwijl u door de PPP-kwijtschelding en het bijhouden van de kosten voor nutsvoorzieningen navigeert, is het bijhouden van een duidelijke, nauwkeurige financiële administratie essentieel. Beancount.io biedt plain-text accounting die u volledige transparantie en controle geeft over uw financiële gegevens—geen black boxes, geen vendor lock-in. Met versiebeheerde records en AI-klare opmaak kunt u elke kostencategorie nauwkeurig volgen, terwijl u de flexibiliteit behoudt om u aan te passen aan veranderende vereisten. Ga gratis aan de slag en ontdek waarom ontwikkelaars en financiële professionals overstappen op plain-text accounting.