Як розрахувати суму кредиту PPP: Повний посібник для власників малого бізнесу

Чи знали ви, що тисячі малих підприємств втратили можливість отримати кошти під час дії Програми захисту заробітної плати (PPP) лише тому, що неправильно розрахували суми своїх кредитів? Незалежно від того, чи ви є фізичною особою-підприємцем, учасником партнерства чи корпорацією, розуміння точної формули розрахунку відповідності вимогам PPP може стати вирішальним фактором між отриманням адекватної підтримки та недоотриманням коштів, на які ви насправді маєте право.

Хоча період подання заявок на PPP вже завершився, розуміння цих розрахунків залишається цінним з кількох причин: це допомагає вам переконатися, що ви отримали правильну суму кредиту, якщо брали участь у програмі, готує вас до можливих аудитів або заявок на прощення кредиту, а також надає основу для розуміння подібних майбутніх програм допомоги. Давайте детально розберемо, як розрахувати суми кредиту PPP для кожного типу бізнесу.

Розуміння базової формули розрахунку кредиту PPP

За своєю суттю розрахунок кредиту PPP є відносно простим, але диявол криється в деталях. Фундаментальна формула виглядає так:

Сума кредиту PPP = (Середньомісячні витрати на оплату праці) × 2.5

Для більшості підприємств у сфері гостинності (код NAICS починається з 72) цей множник збільшується до 3.5 замість 2.5, що зумовлено особливо важким впливом пандемії на ресторани, готелі та суміжні галузі.

Справжня складність полягає не в множенні, а у визначенні того, що саме вважається «витратами на оплату праці» для вашої конкретної структури бізнесу. Кожен тип бізнесу має свої унікальні нюанси, і правильне визначення цих деталей є вирішальним як для максимізації суми кредиту, так і для забезпечення відповідності правилам PPP.

Розрахунок сум кредиту PPP для самозайнятих осіб та фізичних осіб-підприємців

Якщо ви самозайнята особа без найманих працівників, ваш розрахунок базується на вашій власній винагороді, а не на традиційних виплатах заробітної плати. Ось як це працює:

Оновлений метод валового доходу (рекомендовано)

Станом на березень 2021 року SBA впровадило більш вигідний метод розрахунку, який дозволяє самозайнятим особам використовувати валовий дохід замість чистого прибутку. Це зазвичай призводить до більшої суми кредиту.

Покроковий розрахунок:

1. Знайдіть форму IRS 1040 Schedule C за 2019 рік
2. Знайдіть рядок 7 (Валовий дохід)
3. Розділіть цю суму на 12, щоб отримати середньомісячний дохід
4. Помножте на 2.5, щоб визначити максимальну суму кредиту

Приклад: Якщо у вашому Schedule C у рядку 7 вказано $60,000 валового доходу:

• Середньомісячний дохід: $60,000 ÷ 12 = $5,000
• Максимальний кредит PPP: $5,000 × 2.5 = $12,500

Важливі зауваження для фізичних осіб-підприємців

Мінімальний поріг: Ваші загальні витрати на оплату праці повинні перевищувати $2,400 на рік, щоб претендувати на кредит PPP. Це становить у середньому $200 на місяць.

Максимальний ліміт: Індивідуальна винагорода обмежена сумою $100,000 на рік, що означає, що максимальна сума кредиту PPP для одноосібного власника без працівників становить $20,833 ($100,000 ÷ 12 × 2.5).

Відсутність подвійного списання: Якщо у вас є наймані працівники (W-2) і ви включили витрати на їхню оплату праці у свій розрахунок, ви не можете одночасно включати ті самі витрати у свій розрахунок валового доходу в Schedule C. Відніміть витрати на оплату праці працівників від валового доходу в рядку 7 перед проведенням розрахунку.

Розрахунок кредитів PPP для фізичних осіб-підприємців із найманими працівниками

Коли у вас є працівники в штаті, розрахунок стає складнішим, оскільки ви поєднуєте власну винагороду з витратами на оплату праці працівників.

Покроковий розрахунок:

1. Почніть із рядка 7 форми Schedule C за 2019 рік (Валовий дохід)
2. Відніміть будь-які витрати на оплату праці працівників, які вже були вирахувані як витрати бізнесу
3. Розрахуйте середньомісячний показник: (Скоригований валовий дохід) ÷ 12
4. Додайте середньомісячну заробітну плату ваших працівників
5. Застосуйте річний ліміт у розмірі $100,000 на кожного окремого працівника
6. Помножте загальну суму на 2.5

Приклад: ФОП із валовим доходом $80,000 і двома працівниками, які заробляють $45,000 та $120,000 відповідно:

• Місячний дохід власника: $80,000 ÷ 12 = $6,667
• Місячна зарплата 1-го працівника: $45,000 ÷ 12 = $3,750
• Місячна зарплата 2-го працівника (з урахуванням ліміту): $100,000 ÷ 12 = $8,333
• Загальний середньомісячний фонд оплати праці: $18,750
• Максимальний кредит PPP: $18,750 × 2.5 = $46,875

Пам'ятайте, що відповідні витрати на оплату праці працівників включають не лише заробітну плату, а й сплачені роботодавцем внески на медичне страхування, пенсійні внески, а також державні та місцеві податки, що нараховуються на винагороду працівників.

Розрахунок кредитів PPP для незалежних підрядників

Незалежні підрядники дотримуються того ж методу розрахунку, що й фізичні особи-підприємці, використовуючи форму Schedule C. Однак є важлива відмінність, яку слід розуміти:

Ви не можете включати виплати незалежним підрядникам у свої витрати на оплату праці. Якщо ви наймаєте незалежних підрядників для роботи у вашому бізнесі, їхня винагорода не враховується у вашому розрахунку кредиту PPP — вони повинні подавати заявки на власні кредити PPP на основі власного доходу в Schedule C.

Ваш розрахунок повинен включати лише:

• Ваш власний чистий дохід від самозайнятості з рядка 31 Schedule C, або
• Ваш валовий дохід з рядка 7 Schedule C (використовуючи оновлений метод)
• Будь-яких працівників W-2, яких ви наймаєте безпосередньо

Порада щодо документації: Ведіть чіткий облік, що розмежовує виплати працівникам W-2 (які враховуються) та виплати підрядникам 1099 (які не враховуються для вашого розрахунку PPP).

Розрахунок суми позики PPP для партнерств

Партнерства потребують особливої уваги, оскільки ви поєднуєте винагороду партнерів із фондом оплати праці працівників. Ключовим моментом є розуміння того, що дохід партнерів має розраховуватися окремо від заробітної плати працівників.

Покроковий розрахунок:

1. Для кожного партнера знайдіть рядок 14 Додатка K-1 (Schedule K-1) за 2019 рік (Дохід від самозайнятості)
2. Помножте дохід від самозайнятості кожного партнера на 0,9235 (це коригування на податок на самозайнятість)
3. Підсумуйте скоригований дохід від самозайнятості всіх партнерів
4. Розділіть на 12, щоб отримати середньомісячну винагороду партнерів
5. Окремо розрахуйте середньомісячні витрати на оплату праці працівників
6. Додайте обидва показники разом
7. Помножте загальну суму на 2,5

Приклад: Партнерство з двома партнерами та трьома працівниками:

• Партнер А, Додаток K-1, рядок 14: $90,000 × 0,9235 = $83,115
• Партнер Б, Додаток K-1, рядок 14: $110,000 × 0,9235 = $101,585 (обмежено лімітом $100,000 = $92,350)
• Сукупний місячний дохід партнерів: ($83,115 + $92,350) ÷ 12 = $14,622
• Місячна заробітна плата працівників: $15,000
• Загальний середньомісячний фонд оплати праці: $29,622
• Максимальна позика PPP: $29,622 × 2,5 = $74,055

Критична деталь: Винагорода кожного партнера підлягає річному ліміту в $100,000 індивідуально, а не як сукупний підсумок для всіх партнерів.

Розрахунок позики PPP для S-корпорацій та C-корпорацій

Для корпорацій розрахунок у певному сенсі є найбільш зрозумілим, проте вони також мають найсуворіші правила щодо того, що саме вважається прийнятним фондом оплати праці.

Що вважається фондом оплати праці для корпорацій

Прийнятні витрати:

• Грошова компенсація, виплачена працівникам через фактичне нарахування заробітної плати (payroll)
• Страхові премії на медичне страхування, сплачені роботодавцем
• Пенсійні внески, сплачені роботодавцем
• Податки штату та місцеві податки на компенсацію працівникам
• Оплачувана сімейна, медична відпустка або лікарняні

НЕ є прийнятними:

• Розподіл часток між акціонерами або дивіденди
• Виплати власникам (owner draws), які не проведені через систему нарахування заробітної плати
• Компенсація працівникам, чиє основне місце проживання знаходиться за межами Сполучених Штатів
• Будь-яка індивідуальна компенсація, що перевищує $100,000 на рік

Покроковий розрахунок для корпорацій

1. Зберіть ваші форми IRS 941 (квартальні податкові декларації про нарахування заробітної плати) за всі чотири квартали 2019 року
2. Підсумуйте рядок 5c (Оподатковувана заробітна плата для соціального страхування та Medicare) за всі чотири квартали
3. Розділіть на 12, щоб розрахувати середньомісячний фонд оплати праці
4. Додайте сплачені роботодавцем внески на медичне страхування та пенсійні внески, які ще не були включені
5. Застосуйте річний ліміт у $100,000 на одного працівника
6. Помножте на 2,5

Приклад: S-корпорація із загальним фондом оплати праці $600,000 за 2019 рік:

• Середньомісячний фонд оплати праці: $600,000 ÷ 12 = $50,000
• Максимальна позика PPP: $50,000 × 2,5 = $125,000

Спеціальні зауваження для власників-співробітників

Саме тут багато власників S-корпорацій та C-корпорацій припускаються помилок: враховується лише заробітна плата, виплачена через належне нарахування (payroll). Якщо ви є власником-співробітником, ви не можете включати дивіденди або розподіл прибутку до розрахунку фонду оплати праці, навіть якщо ці виплати є вашою фактичною винагородою.

Для S-корпорацій це особливо важливо, оскільки багато власників виплачують собі скромну зарплату, а решту отримують у вигляді розподілу прибутку для оптимізації податків. Для цілей PPP враховується лише фактична зарплата за формою W-2 з урахуванням ліміту в $100,000.

Поширені помилки, що зменшують суму вашої позики PPP

Навіть маючи формулу на руках, багато власників бізнесу припускаються помилок у розрахунках, які або зменшують суму позики, або створюють проблеми під час процесу прощення боргу. Ось найпоширеніші пастки:

Помилка №1: Ігнорування індивідуального ліміту в $100,000

Ліміт у $100,000 застосовується до річної компенсації кожного окремого працівника, а не до всього фонду оплати праці. Це особливо важливо для компаній з високооплачуваними працівниками або власниками-операторами.

Неправильний підхід: Включення повної зарплати власника у розмірі $150,000 до розрахунку Правильний підхід: Обмеження зарплати цього власника сумою $100,000 перед розрахунком середньомісячного показника

Помилка №2: Плутанина між чистим прибутком та валовим доходом для самозайнятих

До оновлення в березні 2021 року самозайняті особи мали використовувати чистий прибуток (рядок 31 Додатка C). Багато власників бізнесу продовжували використовувати цей метод навіть після того, як став доступним варіант із використанням валового доходу, потенційно втрачаючи гроші.

Чому це важливо: Для багатьох самозайнятих осіб, особливо тих, хто має значні ділові витрати, валовий дохід суттєво вищий за чистий прибуток, що призводить до більшої суми позики.

Помилка №3: Включення виплат незалежним підрядникам

Якщо ви наймаєте фрілансерів або підрядників, їхня винагорода не може бути включена до вашого розрахунку PPP — вони мають подавати заявку окремо на основі власного доходу.

Поширена помилка: Власник бізнесу включає $40,000, виплачених підрядникам, до розрахунку фонду оплати праці Результат: Сума позики перевищує правильний максимум, що створює потенційні зобов'язання щодо повернення коштів або ускладнення при прощенні боргу

Помилка №4: Неправильні розрахунки для партнерств

Партнерства мають найскладніший розрахунок, і дві помилки зустрічаються найчастіше:

1. Забувають помножити рядок 14 Додатка K-1 на 0,9235
2. Застосовують ліміт $100,000 до всіх партнерів сукупно, а не до кожного окремо

Помилка №5: Використання даних за невірний рік

Формула PPP спеціально вимагає даних за 2019 рік для більшості розрахунків (або за 2020 рік для певних кредитів Другого етапу). Використання даних за 2020 рік, коли вимагався 2019 рік, або навпаки, може призвести до неправильної суми кредиту.

Помилка №6: Непослідовна документація

Ваша заявка на PPP, записи про заробітну плату, податкові декларації та заявка на прощення кредиту повинні містити однакові дані. Розбіжності між цими документами — навіть незначні — можуть призвести до додаткових перевірок або затримки прощення кредиту.

Стратегія запобігання: Перед подачею заявки на PPP переконайтеся, що всі цифри збігаються у ваших:

• Податкових деклараціях (Schedule C, форми 941, K-1 тощо)
• Відомостях та журналах нарахування заробітної плати
• Формах W-2 та W-3
• Банківських виписках, що підтверджують виплату заробітної плати

Що включати до допустимих витрат на оплату праці

Крім основної заробітної плати, кілька додаткових категорій компенсацій вважаються допустимими витратами на оплату праці для цілей PPP:

Страхування здоров'я: Страхові премії за медичне, стоматологічне та офтальмологічне страхування, сплачені роботодавцем.

Пенсійні внески: Внески роботодавця до пенсійних планів, таких як 401(k), SEP IRA або SIMPLE IRA.

Державні та місцеві податки: Державні та місцеві податки, що нараховуються на компенсацію працівникам, такі як державне страхування на випадок безробіття (SUI) та державне страхування на випадок непрацездатності.

Оплачувана відпустка: Оплата відпусток, сімейних обставин, медичних відпусток або лікарняних, включаючи суми, що вимагаються державним або місцевим законодавством.

Вихідна допомога: Виплати при звільненні або скороченні працівників протягом охопленого періоду.

Однак ці витрати також підлягають обмеженню річної компенсації в розмірі 100 000 доларів США на одного працівника. Щойно загальна компенсація працівника досягає 100 000 доларів США, жодні додаткові суми не можуть бути включені, навіть якщо вони представляють страхування здоров'я або пенсійні внески.

Додавання рефінансування EIDL до вашого кредиту PPP

Якщо ви отримали кредит на відшкодування економічних збитків від катастроф (EIDL) у період з 31 січня 2020 року по 3 квітня 2020 року, ви могли рефінансувати непогашену суму, додавши її до суми вашого кредиту PPP. Проте існує важлива різниця:

Включити: Непогашений основний залишок вашого кредиту EIDL, який ви хочете рефінансувати. Виключити: Будь-який аванс (грант) EIDL, який ви отримали — це не був кредит, і його не потрібно повертати.

Ця опція рефінансування EIDL не впливає на вашу максимальну суму кредиту на основі заробітної плати; це додаток до цієї базової суми.

Контрольний список документів для розрахунку кредиту PPP

Наявність необхідної документації є важливою для точного розрахунку суми кредиту та підтримки вашої заявки. Ось що вам знадобиться залежно від структури вашого бізнесу:

Для одноосібних власників та самозайнятих осіб

• Форма IRS 1040 Schedule C за 2019 рік
• Форма 1040 за 2019 рік (повна податкова декларація)
• Якщо у вас є працівники: форма 941 за 2019 рік (усі чотири квартали) або державні квартальні звіти про заробітну плату
• Банківські виписки, що підтверджують дохід бізнесу
• Рахунок-фактура або облікова книга за 2019 або 2020 рік, що підтверджує здійснення діяльності

Для партнерств

• Форма IRS 1065 за 2019 рік (декларація партнерства)
• Schedule K-1 за 2019 рік для кожного партнера
• Якщо у вас є працівники: форма 941 за 2019 рік або державні квартальні звіти про заробітну плату
• Документація про сплачені роботодавцем внески на страхування здоров'я та пенсійні внески

Для S-корпорацій та C-корпорацій

• Форма IRS 941 за 2019 рік для всіх чотирьох кварталів
• Підтверджуючі звіти про заробітну плату від вашого сервісу розрахунку зарплати
• Форми W-2 та W-3 для всіх працівників
• Документація про внески на страхування здоров'я та пенсійні внески
• Державні квартальні звіти про страхування на випадок безробіття

Додаткова документація (для всіх типів бізнесу)

• Повідомлення про призначення ідентифікаційного номера роботодавця (EIN)
• Доказ існування бізнесу (статут, реєстрація торгової назви DBA, бізнес-ліцензія)
• Банківські виписки за лютий 2020 року, що підтверджують діяльність бізнесу
• Записи сервісу розрахунку заробітної плати або детальні відомості про нарахування зарплати

Перевірка вашого розрахунку: практичний контрольний список

Перед подачею заявки на кредит PPP або запиту на прощення, перевірте свій розрахунок за допомогою цього списку:

☐ Використано правильний податковий рік (2019 для більшості заявок Першого етапу)

☐ Застосовано ліміт у 100 000 доларів США до компенсації кожної особи

☐ Використано множник 2,5× (або 3,5× для підприємств готельно-ресторанного бізнесу з кодом NAICS, що починається на 72)

☐ Включено лише допустимі витрати на оплату праці (без незалежних підрядників, без недопустимих витрат)

☐ Для самозайнятих: використано валовий дохід (рядок 7), якщо це вигідніше за метод чистого прибутку

☐ Для партнерств: рядок 14 форми K-1 помножено на 0,9235 для кожного партнера

☐ Для корпорацій: використано лише фактичну заробітну плату, а не розподіл прибутку між акціонерами

☐ Перевірено послідовність даних у всіх документах (податкові декларації, W-2, банківські виписки)

☐ Розраховано середньомісячний показник шляхом ділення річних цифр на 12

☐ Підтверджено, що кінцева сума не перевищує 2 мільйони доларів США (максимум програми для Першого етапу)

Що робити, якщо ви припустилися помилки в розрахунках?

Якщо ви виявили помилку після отримання кредиту PPP, не панікуйте, але дійте оперативно. SBA має процедури для виправлення помилок:

Якщо сума кредиту виявилася занадто високою: Негайно зверніться до свого кредитора, щоб обговорити варіанти. SBA видало вказівки щодо помилок у надмірній сумі кредиту, і завчасне вирішення цих питань демонструє сумлінність. Вам може знадобитися повернути надлишкову суму, або вона може бути вирахувана з суми прощення кредиту.

Якщо сума кредиту виявилася занадто низькою: На жаль, зазвичай ви не можете повернутися та подати запит на додаткові кошти після того, як кредит було виплачено. Однак, якщо ви мали право на кредит PPP Другого етапу і ще не подали заявку, переконайтеся, що ви розрахували цю суму правильно, щоб максимально збільшити загальне фінансування.

Документація сумлінності: Ведіть детальні записи про те, як ви розраховували суму кредиту, і документи, на які ви посилалися. Якщо виникнуть питання під час прощення або аудиту, демонстрація того, що ви доклали сумлінних зусиль для дотримання правил — навіть якщо ви припустилися помилки — може допомогти пом'якшити санкції.

Оцінка прощення кредиту PPP

Хоча цей посібник зосереджений на розрахунку суми вашого кредиту, варто зауважити, що розрахунок прощення є окремим процесом і має власні вимоги. Ключові моменти, які слід пам'ятати:

Вимоги до витрат: Принаймні 60% вашого кредиту має бути витрачено на витрати на оплату праці, щоб мати право на повне прощення. Решту 40% можна використати на відповідні витрати, не пов'язані з оплатою праці, такі як оренда, комунальні послуги та відсотки за іпотекою.

Пільговий період (Covered period): Ви маєте гнучкість у виборі пільгового періоду (8 або 24 тижні), що впливає на те, як ви розраховуєте, чи виконали ви вимоги щодо витрат.

Правила скорочення штату та заробітної плати: Скорочення чисельності працівників або заробітної плати протягом пільгового періоду може зменшити суму прощення вашого кредиту, за певними винятками «безпечної гавані» (safe harbor).

Вимоги до документації: Вам знадобляться детальні записи про те, як ви витрачали кошти кредиту, а не лише документація для початкового розрахунку кредиту.

Ведення точного фінансового обліку для майбутніх програм

Хоча вікно подачі заявок на PPP закрите, важливість ведення точного фінансового обліку виходить далеко за межі цієї програми. Ось чому надійні методи ведення бухгалтерії мають значення:

Майбутні програми допомоги: Якщо з'являться нові програми економічної допомоги, наявність упорядкованих фінансових звітів гарантує, що ви зможете швидко визначити право на участь і точно розрахувати суми виплат.

Дотримання податкового законодавства: Належна бухгалтерія протягом року робить підготовку податкової звітності зрозумілою та допомагає уникнути дорогих помилок або пропущених відрахувань.

Аналітика бізнесу: Регулярне відстеження фінансів допомагає зрозуміти ефективність вашого бізнесу, виявити тенденції та приймати обґрунтовані рішення щодо зростання, витрат і ціноутворення.

Захист під час аудиту: Добре організовані записи забезпечують критично важливу документацію, якщо ваш бізнес зіткнеться з аудитом IRS, перевіркою кредиту PPP або іншим регуляторним запитом.

Спростіть управління фінансами

Незалежно від того, чи займаєтеся ви розрахунками кредитів PPP, підготовкою податкової звітності чи щоденною бухгалтерією, ведення точного фінансового обліку є важливим для кожного власника бізнесу. Beancount.io пропонує plain-text бухгалтерію, яка забезпечує повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними — без «чорних скриньок» і прив'язки до конкретного постачальника. Завдяки записам із контролем версій та форматам, готовим до ШІ, ви можете легко відстежувати витрати на оплату праці, винагороди працівникам та фінансові дані, необхідні для таких програм, як PPP. Почніть безкоштовно і дізнайтеся, чому розробники та фінансові фахівці переходять на plain-text бухгалтерію.

---

Примітка: Правила програми PPP були складними та змінювалися протягом усього часу існування програми. Цей посібник містить загальні рекомендації, засновані на правилах SBA. Для конкретних ситуацій або питань щодо вашого кредиту зверніться до кваліфікованого бухгалтера, юриста або представника SBA.