Cómo calcular el monto de su préstamo PPP: Una guía completa para dueños de pequeñas empresas

¿Sabía que miles de pequeñas empresas perdieron dinero en el Programa de Protección de Pago simplemente porque calcularon mal los montos de sus préstamos? Ya sea que usted sea un propietario único, una sociedad o una corporación, comprender la fórmula exacta para calcular su elegibilidad para el préstamo PPP puede marcar la diferencia entre recibir el apoyo adecuado y quedarse corto de lo que realmente le corresponde.

Aunque el periodo de solicitud del PPP ha finalizado, comprender estas cálculos sigue siendo valioso por varias razones: le ayuda a verificar que recibió el monto correcto del préstamo si participó en el programa, le prepara para posibles auditorías o solicitudes de condonación, y proporciona un marco para entender programas de alivio similares en el futuro. Analicemos exactamente cómo calcular los montos de los préstamos PPP para cada tipo de negocio.

Comprender la fórmula básica de cálculo del préstamo PPP

En esencia, el cálculo del préstamo PPP es relativamente sencillo, pero el diablo está en los detalles. La fórmula fundamental es:

Monto del préstamo PPP = (Promedio de costos de nómina mensuales) × 2.5

Para la mayoría de los negocios en la industria de la hospitalidad (código NAICS que comienza con 72), este multiplicador aumenta a 3.5 en lugar de 2.5, reconociendo el impacto particularmente grave de la pandemia en restaurantes, hoteles y negocios relacionados.

El verdadero desafío no es la multiplicación, sino determinar qué cuenta como "costos de nómina" para su estructura empresarial específica. Cada tipo de negocio tiene consideraciones únicas, y acertar en estos detalles es crucial tanto para maximizar el monto de su préstamo como para asegurar el cumplimiento de las reglas del PPP.

Cálculo de los montos del préstamo PPP para trabajadores por cuenta propia y propietarios únicos

Si usted es un trabajador por cuenta propia sin empleados, su cálculo se basa en su propia compensación en lugar de la nómina tradicional. Así es como funciona:

El método actualizado de ingresos brutos (recomendado)

A partir de marzo de 2021, la SBA implementó un método de cálculo más favorable que permite a los trabajadores por cuenta propia utilizar los ingresos brutos en lugar del beneficio neto. Esto generalmente resulta en un monto de préstamo más alto.

Cálculo paso a paso:

1. Localice su Formulario IRS 1040 Anexo C de 2019
2. Busque la Línea 7 (Ingresos Brutos)
3. Divida ese monto por 12 para obtener su ingreso mensual promedio
4. Multiplique por 2.5 para determinar el monto máximo de su préstamo

Ejemplo: Si su Anexo C, Línea 7 muestra $60,000 en ingresos brutos:

• Ingreso mensual promedio: $60,000 ÷ 12 = $5,000
• Préstamo PPP máximo: $5,000 × 2.5 = $12,500

Consideraciones importantes para propietarios únicos

Umbral mínimo: Sus costos totales de nómina deben superar los $2,400 anuales para calificar para un préstamo PPP. Esto equivale a un promedio de $200 por mes.

Límite máximo: La compensación individual tiene un tope de $100,000 anuales, lo que significa que el monto máximo del préstamo PPP para un propietario único sin empleados es de $20,833 ($100,000 ÷ 12 × 2.5).

Sin duplicidad: Si tiene empleados con W-2 e incluyó sus costos de nómina en su cálculo, no puede incluir también esos mismos gastos de nómina en su cálculo de ingresos brutos del Anexo C. Reste los costos de nómina de los empleados de sus ingresos brutos de la Línea 7 antes de realizar el cálculo.

Cálculo de préstamos PPP para propietarios únicos con empleados

Cuando tiene empleados en su nómina, el cálculo se vuelve más complejo porque está combinando su propia compensación con los costos de nómina de los empleados.

Cálculo paso a paso:

1. Comience con su Anexo C de 2019, Línea 7 (Ingresos Brutos)
2. Reste cualquier costo de nómina de empleados que ya haya sido deducido como gastos de negocio
3. Calcule su promedio mensual: (Ingresos Brutos Ajustados) ÷ 12
4. Sume los salarios brutos mensuales promedio de sus empleados
5. Aplique el límite anual de $100,000 por cada empleado individual
6. Multiplique el total por 2.5

Ejemplo: Propietario único con $80,000 de ingresos brutos y dos empleados que ganan $45,000 y $120,000 respectivamente:

• Ingreso mensual del propietario: $80,000 ÷ 12 = $6,667
• Salario mensual del Empleado 1: $45,000 ÷ 12 = $3,750
• Salario mensual del Empleado 2 (topado): $100,000 ÷ 12 = $8,333
• Nómina mensual promedio total: $18,750
• Préstamo PPP máximo: $18,750 × 2.5 = $46,875

Recuerde que los costos de nómina elegibles para los empleados incluyen no solo los salarios brutos, sino también las primas de seguro médico pagadas por el empleador, las contribuciones de jubilación y los impuestos estatales y locales aplicados a la compensación de los empleados.

Cálculos de préstamos PPP para contratistas independientes

Los contratistas independientes siguen el mismo método de cálculo que los propietarios únicos, utilizando su Anexo C. Sin embargo, hay una distinción importante que debe comprender:

No puede incluir los pagos a contratistas independientes en sus costos de nómina. Si contrata contratistas independientes para trabajar en su negocio, su compensación no cuenta para el cálculo de su préstamo PPP; ellos deben solicitar sus propios préstamos PPP basados en sus propios ingresos del Anexo C.

Su cálculo solo debe incluir:

• Sus propios ingresos netos por cuenta propia de la Línea 31 del Anexo C, o
• Sus ingresos brutos de la Línea 7 del Anexo C (usando el método actualizado)
• Cualquier empleado W-2 que emplee directamente

Consejo de documentación: Mantenga registros claros que distingan entre los pagos a empleados W-2 (que cuentan) y los pagos a contratistas 1099 (que no cuentan para su cálculo de PPP).

Cálculo de los montos de préstamos PPP para sociedades colectivas

Las sociedades colectivas requieren una atención especial porque se combina la compensación de los socios con la nómina de los empleados. La clave es entender que los ingresos de los socios deben calcularse por separado de los salarios de los empleados.

Cálculo paso a paso:

1. Para cada socio, localice su Schedule K-1 de 2019, Línea 14 (Ingresos por trabajo por cuenta propia)
2. Multiplique los ingresos por trabajo por cuenta propia de cada socio por 0.9235 (esto ajusta el impuesto por trabajo por cuenta propia)
3. Sume todos los ingresos por trabajo por cuenta propia ajustados de los socios
4. Divida por 12 para obtener la compensación mensual promedio de los socios
5. Calcule los costos de nómina mensual promedio de los empleados por separado
6. Sume ambas cifras
7. Multiplique el total por 2.5

Ejemplo: Sociedad con dos socios y tres empleados:

• Socio A Schedule K-1 Línea 14: $90,000 × 0.9235 = $83,115
• Socio B Schedule K-1 Línea 14: $110,000 × 0.9235 = $101,585 (limitado a $100,000 = $92,350)
• Ingresos mensuales combinados de los socios: ($83,115 + $92,350) ÷ 12 = $14,622
• Nómina mensual de los empleados: $15,000
• Nómina mensual promedio total: $29,622
• Préstamo PPP máximo: $29,622 × 2.5 = $74,055

Detalle crítico: La compensación de cada socio está sujeta al tope anual de $100,000 de forma individual, no como un total colectivo para todos los socios.

Cálculos de préstamos PPP para Sociedades tipo S y Sociedades tipo C

Las entidades corporativas tienen el cálculo más sencillo en algunos aspectos, pero también tienen las reglas más estrictas sobre lo que se considera nómina elegible.

Qué se considera nómina para las corporaciones

Gastos elegibles:

• Compensación en efectivo pagada a los empleados a través de una nómina real
• Primas de seguro médico pagadas por el empleador
• Contribuciones de jubilación pagadas por el empleador
• Impuestos estatales y locales sobre la compensación de los empleados
• Licencias pagadas por motivos familiares, médicos o por enfermedad

NO elegible:

• Distribuciones de accionistas o dividendos
• Retiros del propietario que no se procesen a través de la nómina
• Compensación a empleados cuya residencia principal esté fuera de los Estados Unidos
• Cualquier compensación individual que exceda los $100,000 anuales

Cálculo paso a paso para corporaciones

1. Reúna sus Formularios 941 del IRS de 2019 (Declaraciones trimestrales de impuestos federales del empleador) para los cuatro trimestres
2. Sume la Línea 5c (Salarios sujetos a impuestos de Seguridad Social y Medicare) de los cuatro trimestres
3. Divida por 12 para calcular la nómina mensual promedio
4. Sume el seguro médico pagado por el empleador y las contribuciones de jubilación que no estén incluidas
5. Aplique el tope anual de $100,000 por empleado
6. Multiplique por 2.5

Ejemplo: Sociedad tipo S con $600,000 en nómina total en 2019:

• Nómina mensual promedio: $600,000 ÷ 12 = $50,000
• Préstamo PPP máximo: $50,000 × 2.5 = $125,000

Consideración especial para propietarios-empleados

Aquí es donde muchos propietarios de Sociedades tipo S y tipo C cometen errores: solo cuenta el salario pagado a través de una nómina adecuada. Si usted es un propietario-empleado, no puede incluir las distribuciones como parte de su cálculo de nómina, incluso si esas distribuciones representan su compensación efectiva.

Para las Sociedades tipo S, esto es particularmente importante porque muchos propietarios se pagan un salario modesto y toman el resto como distribuciones por razones fiscales. Solo el salario real W-2 cuenta para los fines del PPP, sujeto al tope de $100,000.

Errores comunes que reducen el monto de su préstamo PPP

Incluso con la fórmula en mano, muchos dueños de negocios cometen errores de cálculo que reducen el monto de su préstamo o crean problemas durante el proceso de condonación. Estos son los errores más comunes:

Error n.º 1: Olvidar el tope individual de $100,000

El tope de $100,000 se aplica a la compensación anual de cada empleado individual, no a su nómina total. Esto es especialmente importante para empresas con empleados de altos ingresos o propietarios-operadores.

Enfoque incorrecto: Incluir el salario completo de $150,000 de un propietario en el cálculo Enfoque correcto: Limitar a ese propietario a $100,000 antes de calcular el promedio mensual

Error n.º 2: Mezclar la ganancia neta y los ingresos brutos para trabajadores por cuenta propia

Antes de la actualización de marzo de 2021, las personas que trabajaban por cuenta propia debían usar la ganancia neta (Schedule C, Línea 31). Muchos dueños de negocios continuaron usando este método incluso después de que la opción de ingresos brutos estuvo disponible, perdiendo potencialmente una mayor cantidad de dinero.

Por qué es importante: Para muchos trabajadores por cuenta propia, especialmente aquellos con gastos comerciales significativos, los ingresos brutos son sustancialmente más altos que la ganancia neta, lo que resulta en un monto de préstamo mayor.

Error n.º 3: Incluir pagos a contratistas independientes

Si contrata a trabajadores independientes o contratistas, su compensación no puede incluirse en su cálculo del PPP; ellos deben solicitarlo por separado basándose en sus propios ingresos.

Error común: El dueño de un negocio incluye $40,000 pagados a contratistas en su cálculo de nómina Resultado: El préstamo excede el monto máximo correcto, lo que crea posibles obligaciones de reembolso o complicaciones en la condonación

Error n.º 4: Cálculos incorrectos para sociedades colectivas

Las sociedades colectivas tienen el cálculo más complejo, y dos errores son particularmente comunes:

1. Olvidar multiplicar la Línea 14 del Schedule K-1 por 0.9235
2. Aplicar el tope de $100,000 a todos los socios combinados en lugar de hacerlo individualmente

Error n.º 5: Uso de los datos del año incorrecto

La fórmula del PPP requiere específicamente los datos de 2019 para la mayoría de los cálculos (o de 2020 para ciertos préstamos de Segundo Sorteo). El uso de datos de 2020 cuando se requería 2019, o viceversa, puede dar lugar a un monto de préstamo incorrecto.

Error n.º 6: Documentación inconsistente

Su solicitud del PPP, los registros de nómina, las declaraciones de impuestos y la solicitud de condonación deben contar la misma historia. Las discrepancias entre estos documentos, incluso las menores, pueden desencadenar un escrutinio adicional o retrasar la condonación.

Estrategia de prevención: Antes de presentar su solicitud del PPP, verifique que todas las cifras coincidan en su:

• Declaraciones de impuestos (Anexo C, formularios 941, K-1, etc.)
• Registros y diarios de nómina
• Formularios W-2 y W-3
• Extractos bancarios que muestren los desembolsos de nómina

Qué incluir en los costos de nómina elegibles

Más allá de los sueldos y salarios básicos, varias categorías de compensación adicionales cuentan como costos de nómina elegibles para los propósitos del PPP:

Seguro de salud: Primas de seguro de salud pagadas por el empleador, incluyendo cobertura médica, dental y de la vista.

Contribuciones de jubilación: Contribuciones del empleador a planes de jubilación como 401(k), SEP IRA o SIMPLE IRA.

Impuestos estatales y locales: Impuestos estatales y locales aplicados sobre la compensación de los empleados, como el seguro de desempleo estatal (SUI) y el seguro de discapacidad estatal.

Licencia pagada: Pago por vacaciones, licencia familiar, médica o por enfermedad, incluyendo los montos requeridos por la ley estatal o local.

Pagos por despido: Pagos por separación o despido de empleados durante el período cubierto.

Sin embargo, estos costos también están sujetos al límite de compensación anual de $100.000 por empleado. Una vez que la compensación total de un empleado alcanza los $100.000, no se pueden incluir montos adicionales, incluso si representan seguro de salud o contribuciones de jubilación.

Agregar el refinanciamiento de EIDL a su préstamo PPP

Si recibió un Préstamo por Desastre por Daños Económicos (EIDL) entre el 31 de enero de 2020 y el 3 de abril de 2020, podría refinanciar el monto pendiente agregándolo al monto de su préstamo PPP. Sin embargo, existe una distinción importante:

Incluir: El saldo de capital pendiente de su préstamo EIDL que desea refinanciar. Excluir: Cualquier anticipo de EIDL (subvención) que haya recibido; esto no fue un préstamo y no necesita ser reembolsado.

Esta opción de refinanciamiento de EIDL no afecta el monto máximo de su préstamo basado en la nómina; es una adición a ese monto base.

Lista de verificación de documentos para el cálculo del préstamo PPP

Tener la documentación adecuada lista es esencial para calcular con precisión el monto de su préstamo y respaldar su solicitud. Esto es lo que necesita según la estructura de su negocio:

Para propietarios únicos y trabajadores autónomos

• Formulario 1040 Anexo C del IRS de 2019
• Formulario 1040 de 2019 (declaración de impuestos completa)
• Si tiene empleados: Formulario 941 de 2019 (los cuatro trimestres) o informes trimestrales de salarios estatales
• Extractos bancarios que muestren los ingresos del negocio
• Factura o libro de registro de 2019 o 2020 que demuestre que estaba en funcionamiento

Para sociedades (Partnerships)

• Formulario 1065 del IRS de 2019 (declaración de sociedad)
• Anexo K-1 de 2019 para cada socio
• Si tiene empleados: Formulario 941 de 2019 o informes trimestrales de salarios estatales
• Documentación de seguros de salud y contribuciones de jubilación pagados por el empleador

Para Corporaciones S y Corporaciones C

• Formulario 941 del IRS de 2019 para los cuatro trimestres
• Informes de nómina de respaldo de su procesador de nómina
• Formularios W-2 y W-3 para todos los empleados
• Documentación de seguros de salud y contribuciones de jubilación
• Informes trimestrales estatales del seguro de desempleo

Documentación adicional (todos los tipos de negocio)

• Aviso de asignación del Número de Identificación del Empleador (EIN)
• Prueba de existencia del negocio (artículos de incorporación, registro de nombre comercial DBA, licencia comercial)
• Extractos de cuentas bancarias de febrero de 2020 que muestren las operaciones del negocio
• Registros del procesador de nómina o libros auxiliares de nómina detallados

Verificación de su cálculo: Una lista de verificación práctica

Antes de enviar su solicitud de préstamo PPP o su solicitud de condonación, verifique su cálculo utilizando esta lista:

☐ Utilizó el año fiscal correcto (2019 para la mayoría de las solicitudes de Primer Sorteo)

☐ Aplicó el límite anual de $100.000 a la compensación de cada individuo

☐ Utilizó el multiplicador de 2,5× (o 3,5× para negocios de hostelería con código NAICS que comience con 72)

☐ Incluyó solo costos de nómina elegibles (sin contratistas independientes, sin gastos no elegibles)

☐ Trabajadores autónomos: Utilizó los ingresos brutos (Línea 7) si es más favorable que el método de beneficio neto

☐ Sociedades: Multiplicó la Línea 14 del K-1 por 0,9235 para cada socio

☐ Corporaciones: Utilizó solo la nómina real, no las distribuciones a los accionistas

☐ Verificó la consistencia en toda la documentación (declaraciones de impuestos, W-2, extractos bancarios)

☐ Calculó el promedio mensual dividiendo las cifras anuales por 12

☐ Verificó que el monto final no exceda los $2 millones (máximo del programa para el Primer Sorteo)

¿Qué pasa si cometió un error de cálculo?

Si descubre un error después de recibir su préstamo PPP, no entre en pánico, pero tome medidas de inmediato. La SBA tiene procedimientos para corregir errores:

Si el monto de su préstamo fue demasiado alto: Comuníquese con su prestamista de inmediato para analizar las opciones. La SBA ha emitido pautas sobre errores en montos excedentes de préstamos, y abordarlos de manera proactiva demuestra buena fe. Es posible que deba devolver el monto excedente o que se deduzca de su monto de condonación.

Si el monto de su préstamo fue demasiado bajo: Desafortunadamente, por lo general no puede volver atrás y solicitar fondos adicionales después de que su préstamo haya sido desembolsado. Sin embargo, si era elegible para un préstamo PPP de Segundo Sorteo y aún no lo ha solicitado, asegúrese de calcular ese monto correctamente para maximizar su financiamiento total.

Documentación de buena fe: Mantenga registros detallados de cómo calculó el monto de su préstamo y la documentación en la que se basó. Si surgen preguntas durante la condonación o una auditoría, demostrar que realizó un esfuerzo de buena fe para cumplir con las reglas —incluso si cometió un error— puede ayudar a mitigar las sanciones.

Consideraciones sobre la condonación de préstamos PPP

Si bien esta guía se centra en el cálculo del monto de su préstamo, cabe señalar que el cálculo de la condonación es independiente y tiene sus propios requisitos. Puntos clave a recordar:

Requisitos de gasto: Al menos el 60% de su préstamo debe gastarse en costos de nómina para calificar para la condonación total. El 40% restante puede utilizarse para gastos elegibles ajenos a la nómina, como alquiler, servicios públicos e intereses hipotecarios.

Período cubierto: Tiene flexibilidad para elegir su período cubierto (8 o 24 semanas), lo que afecta la forma en que calcula si ha cumplido con los requisitos de gasto.

Reglas de reducción de plantilla y salarios: Las reducciones en la plantilla de empleados o en los salarios durante el período cubierto pueden reducir el monto de la condonación, con ciertas excepciones de puerto seguro (safe harbor).

Requisitos de documentación: Necesitará registros detallados de cómo gastó los fondos del préstamo, no solo la documentación de su cálculo inicial del préstamo.

Mantener registros financieros precisos para futuros programas

Aunque el período de solicitud del PPP ha cerrado, la importancia de mantener registros financieros precisos se extiende mucho más allá de este programa. He aquí por qué son importantes las prácticas contables sólidas:

Futuros programas de ayuda: Si surgen nuevos programas de alivio económico, contar con registros financieros organizados garantiza que pueda determinar rápidamente la elegibilidad y calcular los montos de los beneficios con precisión.

Cumplimiento tributario: Una contabilidad adecuada durante todo el año facilita la preparación de impuestos y le ayuda a evitar errores costosos o deducciones omitidas.

Perspectivas del negocio: El seguimiento financiero regular le ayuda a comprender el rendimiento de su negocio, identificar tendencias y tomar decisiones informadas sobre el crecimiento, los gastos y los precios.

Protección ante auditorías: Los registros bien mantenidos proporcionan una documentación crucial si su empresa se enfrenta a una auditoría del IRS, una revisión del préstamo PPP u otra investigación regulatoria.

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Nota: Las reglas del programa PPP eran complejas y evolucionaron a lo largo de la existencia del programa. Esta guía representa una orientación general basada en las reglas de la SBA. Para situaciones específicas o preguntas sobre su préstamo, consulte con un contador calificado, un abogado o un representante de la SBA.