Com calcular l'import del vostre préstec PPP: una guia completa per a propietaris de petites empreses

Sabíeu que milers de petites empreses van deixar escapar diners durant el Programa de Protecció de Salaris (PPP) simplement perquè van calcular malament els imports dels seus préstecs? Tant si sou un empresari individual, una societat o una corporació, entendre la fórmula exacta per calcular l'elegibilitat per al préstec PPP pot significar la diferència entre rebre un suport adequat i quedar-se per sota del que realment us correspon.

Tot i que el període de sol·licitud del PPP ha finalitzat, entendre aquests càlculs segueix sent valuós per diversos motius: us ajuda a verificar que vau rebre l'import correcte del préstec si vau participar en el programa, us prepara per a possibles auditories o sol·licituds de condonació i proporciona un marc per entendre programes d'ajuda similars en el futur. Vegem exactament com calcular els imports dels préstecs PPP per a cada tipus d'empresa.

Entendre la fórmula bàsica de càlcul del préstec PPP

En essència, el càlcul del préstec PPP és relativament senzill, però els detalls són on rau la dificultat. La fórmula fonamental és:

Import del préstec PPP = (Costos de nòmina mensuals mitjans) × 2,5

Per a la majoria de les empreses de la indústria de l'hostaleria (codi NAICS que comença per 72), aquest multiplicador augmenta a 3,5 en lloc de 2,5, reconeixent l'impacte especialment greu de la pandèmia en restaurants, hotels i empreses relacionades.

El veritable repte no és la multiplicació, sinó determinar què compta com a "costos de nòmina" per a la vostra estructura empresarial específica. Cada tipus d'empresa té consideracions úniques, i encertar aquests detalls és crucial tant per maximitzar l'import del préstec com per garantir el compliment de les regles del PPP.

Càlcul dels imports dels préstecs PPP per a autònoms i empresaris individuals

Si sou autònoms sense empleats, el vostre càlcul es basa en la vostra pròpia remuneració en lloc de la nòmina tradicional. Així és com funciona:

El mètode d'ingressos bruts actualitzat (recomanat)

A partir del març de 2021, l'SBA va implementar un mètode de càlcul més favorable que permet als autònoms utilitzar els ingressos bruts en lloc del benefici net. Això normalment resulta en un import de préstec més elevat.

Càlcul pas a pas:

1. Localitzeu el vostre Formulari 1040 Schedule C de l'IRS de 2019
2. Busqueu la línia 7 (Ingressos bruts)
3. Dividiu aquest import per 12 per obtenir els vostres ingressos mensuals mitjans
4. Multipliqueu per 2,5 per determinar l'import màxim del vostre préstec

Exemple: Si la línia 7 del vostre Schedule C mostra 60.000 $ en ingressos bruts:

• Ingressos mensuals mitjans: 60.000 $÷ 12 = 5.000$
• Préstec PPP màxim: 5.000 $× 2,5 = 12.500$

Consideracions importants per als empresaris individuals

Llindar mínim: Els vostres costos totals de nòmina han de superar els 2.400 $anuals per optar a un préstec PPP. Això equival a una mitjana de 200$ al mes.

Límit màxim: La remuneració individual està limitada a 100.000 $anuals, cosa que significa que l'import màxim del préstec PPP per a un empresari individual sense empleats és de 20.833$ (100.000 $ ÷ 12 × 2,5).

Sense duplicitat: Si teniu empleats W-2 i heu inclòs els seus costos de nòmina en el vostre càlcul, no podeu incloure també aquestes mateixes despeses de nòmina en el càlcul dels ingressos bruts del vostre Schedule C. Resteu els costos de nòmina dels empleats dels vostres ingressos bruts de la línia 7 abans de realitzar el càlcul.

Càlcul de préstecs PPP per a empresaris individuals amb empleats

Quan teniu empleats en nòmina, el càlcul esdevé més complex perquè combineu la vostra pròpia remuneració amb els costos de nòmina dels empleats.

Càlcul pas a pas:

1. Comenceu amb la línia 7 del vostre Schedule C de 2019 (Ingressos bruts)
2. Resteu qualsevol cost de nòmina dels empleats ja deduït com a despeses comercials
3. Calculeu la vostra mitjana mensual: (Ingressos bruts ajustats) ÷ 12
4. Afegiu els salaris bruts mensuals mitjans dels vostres empleats
5. Apliqueu el límit anual de 100.000 $ per cada empleat individual
6. Multipliqueu el total per 2,5

Exemple: Empresari individual amb 80.000 $d'ingressos bruts i dos empleats que guanyen 45.000$ i 120.000 $ respectivament:

• Ingressos mensuals del propietari: 80.000 $÷ 12 = 6.667$
• Salari mensual de l'empleat 1: 45.000 $÷ 12 = 3.750$
• Salari mensual de l'empleat 2 (limitat): 100.000 $÷ 12 = 8.333$
• Mitjana de nòmina mensual total: 18.750 $
• Préstec PPP màxim: 18.750 $× 2,5 = 46.875$

Recordeu que els costos de nòmina elegibles per als empleats inclouen no només els salaris bruts, sinó també les primes d'assegurança mèdica pagades per l'empresari, les contribucions a la jubilació i els impostos estatals i locals aplicats a la remuneració dels empleats.

Càlculs de préstecs PPP per a contractistes independents

Els contractistes independents segueixen el mateix mètode de càlcul que els empresaris individuals, utilitzant el seu Schedule C. Tanmateix, hi ha una distinció important que cal entendre:

No podeu incloure pagaments a contractistes independents en els vostres costos de nòmina. Si contracteu contractistes independents per treballar a la vostra empresa, la seva remuneració no compta per al càlcul del vostre préstec PPP; ells mateixos haurien de sol·licitar els seus propis préstecs PPP basant-se en els seus propis ingressos de l'Schedule C.

El vostre càlcul només hauria d'incloure:

• Els vostres propis ingressos nets de treball autònom de la línia 31 de l'Schedule C, o
• Els vostres ingressos bruts de la línia 7 de l'Schedule C (utilitzant el mètode actualitzat)
• Qualsevol empleat W-2 que contracteu directament

Consell de documentació: Manteniu registres clars que distingeixin entre els pagaments als empleats W-2 (que compten) i els pagaments als contractistes 1099 (que no compten per al vostre càlcul de l'PPP).

Càlcul de l'import dels préstecs PPP per a societats col·lectives (Partnerships)

Les societats col·lectives requereixen una atenció especial perquè es combina la remuneració dels socis amb la nòmina dels empleats. La clau és entendre que els ingressos dels socis s'han de calcular per separat dels salaris dels empleats.

Càlcul pas a pas:

1. Per a cada soci, cerqueu el seu Annex K-1 (Schedule K-1) de 2019, línia 14 (Ingressos per treball autònom)
2. Multipliqueu els ingressos per treball autònom de cada soci per 0,9235 (això ajusta l'impost sobre el treball autònom)
3. Sumeu els ingressos ajustats per treball autònom de tots els socis
4. Dividiu per 12 per obtenir la compensació mensual mitjana dels socis
5. Calculeu els costos mitjans mensuals de la nòmina dels empleats per separat
6. Sumeu ambdues xifres
7. Multipliqueu el total per 2,5

Exemple: Societat col·lectiva amb dos socis i tres empleats:

• Soci A Annex K-1 Línia 14: 90.000 $× 0,9235 = 83.115$
• Soci B Annex K-1 Línia 14: 110.000 $× 0,9235 = 101.585$ (limitat a 100.000 $= 92.350$)
• Ingressos mensuals combinats dels socis: (83.115 $+ 92.350$) ÷ 12 = 14.622 $
• Nòmina mensual dels empleats: 15.000 $
• Nòmina mitjana mensual total: 29.622 $
• Préstec PPP màxim: 29.622 $× 2,5 = 74.055$

Detall crític: La compensació de cada soci està subjecta al límit anual de 100.000 $ de forma individual, no com un total col·lectiu per a tots els socis.

Càlculs dels préstecs PPP per a societats S (S Corporations) i societats C (C Corporations)

Les entitats corporatives tenen el càlcul més senzill en certs aspectes, però també tenen les regles més estrictes sobre el que es considera nòmina elegible.

Què es considera nòmina per a les societats

Despeses elegibles:

• Compensació en efectiu pagada als empleats mitjançant nòmina real
• Primes d'assegurança mèdica pagades per l'ocupador
• Contribucions a la jubilació pagades per l'ocupador
• Impostos estatals i locals sobre la compensació dels empleats
• Baixes pagades familiars, mèdiques o per malaltia

NO elegibles:

• Distribucions d'accionistes o dividends
• Retirades de fons del propietari (owner draws) que no es processen a través de la nòmina
• Compensació a empleats la residència principal dels quals es trobi fora dels Estats Units
• Qualsevol compensació individual que superi els 100.000 $ anuals

Càlcul pas a pas per a societats

1. Reuniu els vostres formularis 941 de l'IRS de 2019 (Declaracions trimestrals d'impostos sobre la nòmina) dels quatre trimestres
2. Sumeu la línia 5c (Salaris subjectes a la Seguretat Social i Medicare) dels quatre trimestres
3. Dividiu per 12 per calcular la nòmina mitjana mensual
4. Afegiu l'assegurança mèdica pagada per l'ocupador i les contribucions a la jubilació que encara no estiguin incloses
5. Apliqueu el límit anual de 100.000 $ per empleat
6. Multipliqueu per 2,5

Exemple: Societat S amb una nòmina total de 600.000 $ el 2019:

• Nòmina mitjana mensual: 600.000 $÷ 12 = 50.000$
• Préstec PPP màxim: 50.000 $× 2,5 = 125.000$

Consideració especial per als propietaris-empleats

Aquí és on molts propietaris de societats S i C s'equivoquen: només compta el salari pagat a través de la nòmina adequada. Si sou un propietari-empleat, no podeu incloure les distribucions com a part del càlcul de la nòmina, fins i tot si aquestes distribucions representen la vostra compensació efectiva.

Per a les societats S, això és especialment important perquè molts propietaris es paguen un salari modest i reben la resta com a distribucions per motius fiscals. Només el salari real del formulari W-2 compta per als propòsits del PPP, subjecte al límit de 100.000 $.

Errors comuns que redueixen l'import del vostre préstec PPP

Fins i tot amb la fórmula a la mà, molts propietaris de negocis cometen errors de càlcul que redueixen l'import del préstec o creen problemes durant el procés de condonació. Aquests són els errors més freqüents:

Error núm. 1: Oblidar el límit individual de 100.000 $

El límit de 100.000 $ s'aplica a la compensació anual de cada empleat individual, no a la vostra nòmina total. Això és especialment important per a empreses amb empleats que tenen ingressos elevats o propietaris-operadors.

Enfocament incorrecte: Incloure el salari complet de 150.000 $d'un propietari en el càlcul **Enfocament correcte:** Limitar aquest propietari a 100.000$ abans de calcular la mitjana mensual

Error núm. 2: Barrejar el benefici net i els ingressos bruts per als autònoms

Abans de l'actualització de març de 2021, els treballadors autònoms havien d'utilitzar el benefici net (Annex C línia 31). Molts propietaris de negocis van continuar utilitzant aquest mètode fins i tot després que l'opció dels ingressos bruts estigués disponible, deixant potencialment diners sobre la taula.

Per què és important: Per a molts autònoms, especialment aquells amb despeses comercials significatives, els ingressos bruts són substancialment superiors al benefici net, cosa que resulta en un import del préstec més gran.

Error núm. 3: Incloure els pagaments a contractistes independents

Si contracteu autònoms o contractistes, la seva compensació no es pot incloure en el vostre càlcul del PPP; ells haurien de sol·licitar-lo per separat en funció dels seus propis ingressos.

Error comú: Un propietari de negoci inclou 40.000 $ pagats a contractistes en el seu càlcul de nòmina Resultat: El préstec supera l'import màxim correcte, creant possibles obligacions de reemborsament o complicacions en la condonació

Error núm. 4: Càlculs incorrectes per a societats col·lectives

Les societats col·lectives tenen el càlcul més complex, i dos errors són especialment comuns:

1. Oblidar multiplicar la línia 14 de l'Annex K-1 per 0,9235
2. Aplicar el límit de 100.000 $ a tots els socis combinats en lloc d'individualment

Error n. 5: Utilitzar les dades de l'any equivocat

La fórmula del PPP requereix específicament les dades del 2019 per a la majoria dels càlculs (o del 2020 per a determinats préstecs de Segon Tram). Utilitzar les dades del 2020 quan es requerien les del 2019, o viceversa, pot donar lloc a un import del préstec incorrecte.

Error n. 6: Documentació inconsistent

La vostra sol·licitud del PPP, els registres de nòmines, les declaracions d'impostos i la sol·licitud de condonació han de reflectir exactament la mateixa informació. Les discrepàncies entre aquests documents —fins i tot les menors— poden desencadenar un escrutini addicional o retardar la condonació.

Estratègia de prevenció: Abans d'enviar la vostra sol·licitud del PPP, verifiqueu que totes les xifres coincideixin en els vostres:

• Declaracions d'impostos (Anex C, formularis 941, K-1, etc.)
• Registres i diaris de nòmines
• Formularis W-2 i W-3
• Extractes bancaris que mostrin els desemborsaments de les nòmines

Què cal incloure en els costos de nòmina elegibles

Més enllà dels sous i salaris bàsics, diverses categories de compensació addicionals compten com a costos de nòmina elegibles per a les finalitats del PPP:

Assegurança mèdica: Primes d'assegurança mèdica pagades per l'empresa, incloent-hi la cobertura mèdica, dental i de la visió.

Aportacions a la jubilació: Aportacions de l'empresa a plans de jubilació com ara 401(k), SEP IRA o SIMPLE IRA.

Impostos estatals i locals: Impostos estatals i locals aplicats a la compensació dels empleats, com l'assegurança d'atur estatal (SUI) i l'assegurança d'incapacitat estatal.

Permisos pagats: Pagaments per vacances, motius familiars, mèdics o baixes per malaltia, inclosos els imports exigits per la legislació estatal o local.

Indemnitzacions per acomiadament: Pagaments per separació o acomiadament d'empleats durant el període cobert.

No obstant això, aquests costos també estan subjectes al límit de compensació anual de 100.000 per empleat. Quan la compensació total d'un empleat arriba als 100.000 \, no es poden incloure imports addicionals, fins i tot si representen assegurances mèdiques o aportacions a la jubilació.

Afegir el refinançament de l'EIDL al vostre préstec PPP

Si vau rebre un préstec per danys econòmics per desastre (EIDL) entre el 31 de gener de 2020 i el 3 d'abril de 2020, podríeu refinançar l'import pendent afegint-lo a l'import del vostre préstec PPP. Tanmateix, hi ha una distinció important:

Incloeu: El saldo principal pendent del vostre préstec EIDL que voleu refinançar. Excloeu: Qualsevol bestreta (subvenció) de l'EIDL que hagueu rebut; això no era un préstec i no cal retornar-lo.

Aquesta opció de refinançament de l'EIDL no afecta l'import màxim del vostre préstec basat en la nòmina; és una addició a aquest import base.

Llista de verificació de documents per al càlcul del préstec PPP

Tenir la documentació adequada preparada és essencial per calcular l'import del préstec amb precisió i donar suport a la vostra sol·licitud. Això és el que necessiteu segons l'estructura de la vostra empresa:

Per a empresaris individuals i autònoms

• Formulari 1040 de l'IRS de 2019, Anex C
• Formulari 1040 de 2019 (declaració d'impostos completa)
• Si teniu empleats: Formulari 941 de 2019 (els quatre trimestres) o informes trimestrals de salaris de l'estat
• Extractes bancaris que mostrin els ingressos del negoci
• Factura o llibre de registre de 2019 o 2020 que demostri que estàveu en funcionament

Per a societats col·lectives

• Formulari 1065 de l'IRS de 2019 (declaració de la societat)
• Anex K-1 de 2019 per a cada soci
• Si teniu empleats: Formulari 941 de 2019 o informes trimestrals de salaris de l'estat
• Documentació de l'assegurança mèdica i de les aportacions a la jubilació pagades per l'empresa

Per a societats de tipus S i de tipus C

• Formulari 941 de l'IRS de 2019 per als quatre trimestres
• Informes de nòmines de suport del vostre gestor de nòmines
• W-2 i W-3 per a tots els empleats
• Documentació de l'assegurança mèdica i de les aportacions a la jubilació
• Informes estatals trimestrals de l'assegurança d'atur

Documentació addicional (tots els tipus de negoci)

• Avís d'assignació del Número d'Identificació de l'Ocupador (EIN)
• Prova d'existència de l'empresa (escriptura de constitució, registre de nom comercial, llicència d'activitat)
• Extractes de comptes bancaris de febrer de 2020 que mostrin les operacions comercials
• Registres del gestor de nòmines o llibres de nòmines detallats

Verificació del càlcul: una llista pràctica

Abans d'enviar la sol·licitud de préstec PPP o la petició de condonació, verifiqueu el vostre càlcul amb aquesta llista:

☐ Heu utilitzat l'any fiscal correcte (2019 per a la majoria de les sol·licituds de Primer Tram)

☐ Heu aplicat el límit anual de 100.000 $ a la compensació de cada persona

☐ Heu utilitzat el multiplicador de 2,5× (o 3,5× per a empreses d'hostaleria amb codi NAICS que comenci per 72)

☐ Heu inclòs només els costos de nòmina elegibles (sense contractistes independents ni despeses no elegibles)

☐ Autònoms: Heu utilitzat els ingressos bruts (línia 7) si és més favorable que el mètode del benefici net

☐ Societats: Heu multiplicat la línia 14 de l'Anex K-1 per 0,9235 per a cada soci

☐ Societats anònimes/limitades: Heu utilitzat només la nòmina real, no les distribucions de dividends als socis

☐ Heu comprovat la consistència en tota la documentació (declaracions d'impostos, W-2, extractes bancaris)

☐ Heu calculat la mitjana mensual dividint les xifres anuals per 12

☐ Heu verificat que l'import final no superi els 2 milions de dòlars (màxim del programa per al Primer Tram)

Què passa si heu comès un error de càlcul?

Si descobriu un error després de rebre el préstec PPP, no us alarmeu, però actueu ràpidament. L'SBA té procediments per corregir els errors:

Si l'import del préstec ha estat massa alt: Poseu-vos en contacte amb el vostre prestador immediatament per analitzar les opcions. L'SBA ha publicat directrius sobre els errors per import excessiu del préstec, i abordar-los de manera proactiva demostra bona fe. És possible que hàgiu de retornar l'import excedent o que es dedueixi de l'import de la vostra condonació.

Si l'import del préstec ha estat massa baix: Malauradament, per norma general no podeu tornar enrere i demanar fons addicionals un cop el préstec ha estat desemborsat. Tanmateix, si éreu elegibles per a un préstec PPP de Segon Tram i encara no l'heu sol·licitat, assegureu-vos de calcular aquest import correctament per maximitzar el vostre finançament total.

Documentació de bona fe: Mantingueu registres detallats de com heu calculat l'import del préstec i de la documentació en què us heu basat. Si sorgeixen dubtes durant la condonació o una auditoria, demostrar que heu fet un esforç de bona fe per complir les regles —encara que hàgiu comès un error— pot ajudar a mitigar les sancions.

Consideracions sobre la condonació del préstec PPP

Tot i que aquesta guia se centra a calcular l'import del préstec, cal tenir en compte que el càlcul de la condonació és independent i té els seus propis requisits. Punts clau a recordar:

Requisits de despesa: Almenys el 60% del préstec s'ha de destinar a costos de personal per optar a la condonació total. El 40% restant es pot utilitzar per a despeses no salarials elegibles com el lloguer, els subministraments i els interessos hipotecaris.

Període cobert: Tens flexibilitat per triar el teu període cobert (8 o 24 setmanes), cosa que afecta el càlcul de si has complert els requisits de despesa.

Regles de reducció de plantilla i salaris: Les reduccions en el nombre d'empleats o en els salaris durant el període cobert poden reduir l'import de la condonació, amb determinades excepcions de "port segur" (safe harbor).

Requisits de documentació: Necessitaràs registres detallats de com has gastat els fons del préstec, no només la documentació del càlcul inicial del préstec.

Mantenir registres financers precisos per a futurs programes

Tot i que el termini de sol·licitud del PPP ha finalitzat, la importància de mantenir registres financers precisos va molt més enllà d'aquest programa. Aquí tens per què és important tenir unes pràctiques de comptabilitat sòlides:

Futurs programes d'ajuda: Si apareixen nous programes d'ajuda econòmica, disposar de registres financers organitzats et permet determinar ràpidament l'elegibilitat i calcular els imports dels beneficis amb precisió.

Compliment fiscal: Una comptabilitat adequada durant tot l'any facilita la preparació dels impostos i t'ajuda a evitar errors costosos o deduccions perdudes.

Coneixements empresarials: El seguiment financer regular t'ajuda a entendre el rendiment del teu negoci, identificar tendències i prendre decisions informades sobre creixement, despeses i preus.

Protecció davant d'auditories: Els registres ben mantinguts proporcionen una documentació crucial si la teva empresa s'enfronta a una auditoria de l'IRS, una revisió del préstec PPP o qualsevol altra investigació reguladora.

Simplifica la teva gestió financera

Tant si estàs gestionant càlculs del préstec PPP, la preparació d'impostos o la comptabilitat diària, mantenir registres financers precisos és essencial per a qualsevol propietari de negoci. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que et proporciona total transparència i control sobre les teves dades financeres, sense caixes negres ni dependència d'un proveïdor. Amb registres controlats per versions i formats preparats per a la IA, pots fer fàcilment el seguiment dels costos de personal, la compensació dels empleats i les dades financeres necessàries per a programes com el PPP. Comença de franc i descobreix per què els desenvolupadors i els professionals de les finances s'estan passant a la comptabilitat en text pla.

---

Nota: Les regles del programa PPP eren complexes i van evolucionar al llarg de l'existència del programa. Aquesta guia representa una orientació general basada en les regles de l'SBA. Per a situacions específiques o preguntes sobre el teu préstec, consulta amb un comptable qualificat, un advocat o un representant de l'SBA.