Comment calculer le montant de votre prêt PPP : Un guide complet pour les propriétaires de petites entreprises

Saviez-vous que des milliers de petites entreprises ont laissé de l'argent sur la table pendant le Programme de protection des salaires (PPP) simplement parce qu'elles ont mal calculé le montant de leur prêt ? Que vous soyez un propriétaire unique, une société de personnes ou une société par actions, comprendre la formule exacte pour calculer votre admissibilité au prêt PPP peut faire la différence entre recevoir un soutien adéquat et ne pas obtenir ce à quoi vous avez réellement droit.

Bien que la période de demande de prêt PPP soit close, la compréhension de ces calculs reste précieuse pour plusieurs raisons : elle vous aide à vérifier que vous avez reçu le bon montant si vous avez participé au programme, vous prépare à d'éventuels audits ou demandes de remise de dette, et fournit un cadre pour comprendre les programmes d'aide similaires à l'avenir. Voyons exactement comment calculer les montants des prêts PPP pour chaque type d'entreprise.

Comprendre la formule de base du calcul du prêt PPP

À la base, le calcul du prêt PPP est relativement simple, mais le diable se cache dans les détails. La formule fondamentale est la suivante :

Montant du prêt PPP = (Coûts salariaux mensuels moyens) × 2,5

Pour la plupart des entreprises du secteur de l'hôtellerie et de la restauration (code NAICS commençant par 72), ce multiplicateur passe à 3,5 au lieu de 2,5, reconnaissant l'impact particulièrement grave de la pandémie sur les restaurants, les hôtels et les commerces connexes.

Le véritable défi n'est pas la multiplication, mais la détermination de ce qui compte comme « coûts salariaux » pour la structure spécifique de votre entreprise. Chaque type d'entreprise a des considérations uniques, et il est crucial de bien définir ces détails pour maximiser le montant de votre prêt et assurer la conformité avec les règles du PPP.

Calculer les montants des prêts PPP pour les travailleurs indépendants et les propriétaires uniques

Si vous êtes travailleur indépendant sans employés, votre calcul est basé sur votre propre rémunération plutôt que sur une paie traditionnelle. Voici comment cela fonctionne :

La méthode du revenu brut mise à jour (recommandée)

Depuis mars 2021, la SBA a mis en œuvre une méthode de calcul plus favorable qui permet aux travailleurs indépendants d'utiliser le revenu brut au lieu du bénéfice net. Cela se traduit généralement par un montant de prêt plus élevé.

Calcul étape par étape :

1. Localisez votre annexe C du formulaire IRS 1040 de 2019
2. Trouvez la ligne 7 (Revenu brut)
3. Divisez ce montant par 12 pour obtenir votre revenu mensuel moyen
4. Multipliez par 2,5 pour déterminer le montant maximum de votre prêt

Exemple : Si votre ligne 7 de l'annexe C indique 60 000 $ de revenu brut :

• Revenu mensuel moyen : 60 000 $÷ 12 = 5 000$
• Prêt PPP maximum : 5 000 $× 2,5 = 12 500$

Considérations importantes pour les propriétaires uniques

Seuil minimum : Vos coûts salariaux totaux doivent dépasser 2 400 $par an pour être admissible à un prêt PPP. Cela correspond à une moyenne de 200$ par mois.

Plafond maximum : La rémunération individuelle est plafonnée à 100 000 $par an, ce qui signifie que le montant maximum du prêt PPP pour un propriétaire unique sans employés est de 20 833$ (100 000 $ ÷ 12 × 2,5).

Pas de cumul indû : Si vous avez des employés salariés (W-2) et que vous avez inclus leurs coûts salariaux dans votre calcul, vous ne pouvez pas inclure ces mêmes dépenses salariales dans le calcul du revenu brut de votre annexe C. Soustrayez les coûts salariaux des employés de votre revenu brut de la ligne 7 avant d'effectuer le calcul.

Calculer les prêts PPP pour les propriétaires uniques avec employés

Lorsque vous avez des employés sur votre liste de paie, le calcul devient plus complexe car vous combinez votre propre rémunération avec les coûts salariaux des employés.

Calcul étape par étape :

1. Commencez par la ligne 7 de votre annexe C 2019 (Revenu brut)
2. Soustrayez tous les coûts salariaux des employés déjà déduits en tant que dépenses d'entreprise
3. Calculez votre moyenne mensuelle : (Revenu brut ajusté) ÷ 12
4. Ajoutez le salaire brut mensuel moyen de vos employés
5. Appliquez le plafond annuel de 100 000 $ par employé individuel
6. Multipliez le total par 2,5

Exemple : Propriétaire unique avec 80 000 $de revenu brut et deux employés gagnant respectivement 45 000$ et 120 000 $ :

• Revenu mensuel du propriétaire : 80 000 $÷ 12 = 6 667$
• Salaire mensuel de l'employé 1 : 45 000 $÷ 12 = 3 750$
• Salaire mensuel de l'employé 2 (plafonné) : 100 000 $÷ 12 = 8 333$
• Masse salariale mensuelle moyenne totale : 18 750 $
• Prêt PPP maximum : 18 750 $× 2,5 = 46 875$

N'oubliez pas que les coûts salariaux admissibles pour les employés comprennent non seulement les salaires bruts, mais aussi les primes d'assurance maladie payées par l'employeur, les cotisations de retraite et les taxes nationales et locales perçues sur la rémunération des employés.

Calculs de prêt PPP pour les prestataires indépendants

Les prestataires indépendants suivent la même méthode de calcul que les propriétaires uniques, en utilisant leur annexe C. Cependant, il y a une distinction importante à comprendre :

Vous ne pouvez pas inclure les paiements aux prestataires indépendants dans vos coûts salariaux. Si vous embauchez des prestataires indépendants pour travailler pour votre entreprise, leur rémunération ne compte pas dans le calcul de votre prêt PPP ; ils doivent demander leurs propres prêts PPP en fonction de leurs propres revenus de l'annexe C.

Votre calcul ne doit inclure que :

• Votre propre revenu net d'activité indépendante de la ligne 31 de l'annexe C, ou
• Votre revenu brut de la ligne 7 de l'annexe C (en utilisant la méthode mise à jour)
• Tous les employés W-2 que vous employez directement

Conseil de documentation : Tenez des registres clairs distinguant les paiements aux employés W-2 (qui comptent) et les paiements aux prestataires 1099 (qui ne comptent pas pour votre calcul PPP).

Calcul des montants de prêt PPP pour les sociétés de personnes

Les sociétés de personnes (partnerships) nécessitent une attention particulière car vous combinez la rémunération des associés avec la paie des employés. La clé réside dans la compréhension du fait que les revenus des associés doivent être calculés séparément des salaires des employés.

Calcul étape par étape :

1. Pour chaque associé, localisez l'Annexe K-1 de 2019, ligne 14 (Revenu d'activité non salariée)
2. Multipliez le revenu d'activité non salariée de chaque associé par 0,9235 (ceci ajuste pour la taxe sur le travail indépendant)
3. Faites la somme des revenus d'activité non salariée ajustés de tous les associés
4. Divisez par 12 pour obtenir la rémunération mensuelle moyenne des associés
5. Calculez séparément les coûts salariaux mensuels moyens des employés
6. Additionnez les deux chiffres
7. Multipliez le total par 2,5

Exemple : Société de personnes avec deux associés et trois employés :

• Associé A Annexe K-1 Ligne 14 : 90 000 $× 0,9235 = 83 115$
• Associé B Annexe K-1 Ligne 14 : 110 000 $× 0,9235 = 101 585$ (plafonné à 100 000 $= 92 350$)
• Revenu mensuel combiné des associés : (83 115 $+ 92 350$) ÷ 12 = 14 622 $
• Paie mensuelle des employés : 15 000 $
• Paie mensuelle moyenne totale : 29 622 $
• Prêt PPP maximum : 29 622 $× 2,5 = 74 055$

Détail critique : La rémunération de chaque associé est soumise au plafond annuel de 100 000 $ individuellement, et non en tant que total collectif pour tous les associés.

Calculs de prêt PPP pour les sociétés de type S et les sociétés de type C

Les entités constituées en société ont, d'une certaine manière, le calcul le plus simple, mais elles ont aussi les règles les plus strictes sur ce qui est considéré comme une paie admissible.

Ce qui compte comme paie pour les sociétés

Dépenses admissibles :

• Rémunération en espèces versée aux employés via une paie effective
• Primes d'assurance maladie payées par l'employeur
• Cotisations de retraite payées par l'employeur
• Taxes étatiques et locales sur la rémunération des employés
• Congés familiaux, médicaux ou de maladie rémunérés

NON admissibles :

• Distributions aux actionnaires ou dividendes
• Prélèvements du propriétaire (owner draws) qui ne sont pas traités par la paie
• Rémunération des employés dont la résidence principale est hors des États-Unis
• Toute rémunération individuelle dépassant 100 000 $ par an

Calcul étape par étape pour les sociétés

1. Rassemblez vos formulaires IRS 941 de 2019 (Déclarations trimestrielles de charges sociales) pour les quatre trimestres
2. Faites la somme de la ligne 5c (Salaires imposables pour la Sécurité sociale et Medicare) des quatre trimestres
3. Divisez par 12 pour calculer la paie mensuelle moyenne
4. Ajoutez l'assurance maladie et les cotisations de retraite payées par l'employeur non encore incluses
5. Appliquez le plafond annuel de 100 000 $ par employé
6. Multipliez par 2,5

Exemple : Société de type S avec 600 000 $ de paie totale en 2019 :

• Paie mensuelle moyenne : 600 000 $÷ 12 = 50 000$
• Prêt PPP maximum : 50 000 $× 2,5 = 125 000$

Considération spéciale pour les dirigeants-salariés

C'est ici que de nombreux propriétaires de sociétés de type S et C commettent des erreurs : seul le salaire versé via une paie en bonne et due forme compte. Si vous êtes un dirigeant-salarié, vous ne pouvez pas inclure les distributions dans votre calcul de paie, même si ces distributions représentent votre rémunération effective.

Pour les S-corps, c'est particulièrement important car de nombreux propriétaires se versent un salaire modeste et prennent le reste sous forme de distributions pour des raisons fiscales. Seul le salaire W-2 réel compte pour les besoins du PPP, sous réserve du plafond de 100 000 $.

Erreurs courantes qui réduisent le montant de votre prêt PPP

Même avec la formule en main, de nombreux propriétaires d'entreprise commettent des erreurs de calcul qui soit réduisent le montant de leur prêt, soit créent des problèmes lors du processus de remise de dette. Voici les pièges les plus courants :

Erreur n°1 : Oublier le plafond individuel de 100 000 $

Le plafond de 100 000 $ s'applique à la rémunération annuelle de chaque employé individuel, et non à votre paie totale. C'est particulièrement important pour les entreprises ayant des employés à hauts revenus ou des propriétaires-exploitants.

Mauvaise approche : Inclure le salaire complet de 150 000 $d'un propriétaire dans le calcul **Approche correcte :** Plafonner ce propriétaire à 100 000$ avant de calculer la moyenne mensuelle

Erreur n°2 : Confondre le bénéfice net et le revenu brut pour les travailleurs indépendants

Avant la mise à jour de mars 2021, les travailleurs indépendants devaient utiliser le bénéfice net (Annexe C, ligne 31). De nombreux propriétaires d'entreprise ont continué à utiliser cette méthode même après que l'option du revenu brut est devenue disponible, passant potentiellement à côté de fonds supplémentaires.

Pourquoi c'est important : Pour de nombreux travailleurs indépendants, en particulier ceux ayant des dépenses professionnelles importantes, le revenu brut est nettement supérieur au bénéfice net, ce qui entraîne un montant de prêt plus élevé.

Erreur n°3 : Inclure les paiements aux prestataires indépendants

Si vous embauchez des pigistes ou des sous-traitants, leur rémunération ne peut pas être incluse dans votre calcul PPP — ils doivent faire une demande séparément en fonction de leurs propres revenus.

Erreur courante : Un propriétaire d'entreprise inclut 40 000 $ versés à des prestataires dans son calcul de paie Résultat : Le prêt dépasse le montant maximum correct, créant des obligations de remboursement potentielles ou des complications lors de la remise de dette.

Erreur n°4 : Calculs incorrects pour les sociétés de personnes

Les sociétés de personnes ont le calcul le plus complexe, et deux erreurs sont particulièrement fréquentes :

1. Oublier de multiplier l'Annexe K-1, ligne 14 par 0,9235
2. Appliquer le plafond de 100 000 $ à l'ensemble des associés au lieu de l'appliquer individuellement

Erreur nº 5 : Utilisation des données de la mauvaise année

La formule du PPP exige spécifiquement les données de 2019 pour la plupart des calculs (ou 2020 pour certains prêts de second volet). Utiliser les données de 2020 quand celles de 2019 étaient requises, ou vice versa, peut entraîner un montant de prêt incorrect.

Erreur nº 6 : Documentation incohérente

Votre demande de PPP, vos registres de paie, vos déclarations fiscales et votre demande de remise de prêt doivent tous raconter la même histoire. Les divergences entre ces documents — même mineures — peuvent déclencher un examen approfondi ou retarder la remise de prêt.

Stratégie de prévention : Avant de soumettre votre demande de PPP, vérifiez que tous les chiffres correspondent entre vos :

• Déclarations fiscales (Schedule C, 941, K-1, etc.)
• Registres et journaux de paie
• Formulaires W-2 et W-3
• Relevés bancaires montrant les décaissements de paie

Ce qu'il faut inclure dans les coûts salariaux éligibles

Au-delà des salaires de base, plusieurs catégories de rémunération supplémentaires comptent comme des coûts salariaux éligibles aux fins du PPP :

Assurance santé : Primes d'assurance santé payées par l'employeur, y compris la couverture médicale, dentaire et de la vue.

Cotisations de retraite : Cotisations de l'employeur aux régimes de retraite tels que les 401(k), SEP IRA ou SIMPLE IRA.

Taxes locales et d'État : Taxes locales et d'État assises sur la rémunération des employés, telles que l'assurance chômage d'État (SUI) et l'assurance invalidité d'État.

Congés payés : Rémunération des vacances, des congés familiaux, médicaux ou de maladie, y compris les montants requis par la loi locale ou de l'État.

Indemnités de licenciement : Versements liés à la cessation d'emploi ou au licenciement d'employés pendant la période couverte.

Toutefois, ces coûts sont également soumis au plafond de rémunération annuelle de 100 000 par employé. Une fois que la rémunération totale d'un employé atteint 100 000 \, aucun montant supplémentaire ne peut être inclus, même s'il s'agit de cotisations d'assurance santé ou de retraite.

Ajouter le refinancement EIDL à votre prêt PPP

Si vous avez reçu un prêt de secours en cas de catastrophe économique (EIDL) entre le 31 janvier 2020 et le 3 avril 2020, vous pouviez refinancer le montant restant dû en l'ajoutant au montant de votre prêt PPP. Cependant, il existe une distinction importante :

Inclure : Le solde principal restant de votre prêt EIDL que vous souhaitez refinancer. Exclure : Toute avance EIDL (subvention) que vous avez reçue — il ne s'agissait pas d'un prêt et elle n'a pas besoin d'être remboursée.

Cette option de refinancement EIDL n'affecte pas le montant maximum de votre prêt basé sur la paie ; c'est un ajout à ce montant de base.

Liste de contrôle des documents pour le calcul du prêt PPP

Avoir la bonne documentation à disposition est essentiel pour calculer précisément le montant de votre prêt et appuyer votre demande. Voici ce dont vous avez besoin selon la structure de votre entreprise :

Pour les entreprises individuelles et les travailleurs indépendants

• Formulaire IRS 1040 Schedule C de 2019
• Formulaire 1040 de 2019 (déclaration de revenus complète)
• Si vous avez des employés : Formulaire 941 de 2019 (les quatre trimestres) ou rapports trimestriels sur les salaires de l'État
• Relevés bancaires montrant les revenus de l'entreprise
• Facture ou registre de 2019 ou 2020 prouvant que vous étiez en activité

Pour les sociétés de personnes (Partnerships)

• Formulaire IRS 1065 de 2019 (déclaration de la société de personnes)
• Schedule K-1 de 2019 pour chaque associé
• Si vous avez des employés : Formulaire 941 de 2019 ou rapports trimestriels sur les salaires de l'État
• Documentation des cotisations d'assurance santé et de retraite payées par l'employeur

Pour les sociétés de type S et C (S Corporations et C Corporations)

• Formulaire IRS 941 de 2019 pour les quatre trimestres
• Rapports de paie justificatifs provenant de votre prestataire de paie
• Formulaires W-2 et W-3 pour tous les employés
• Documentation des cotisations d'assurance santé et de retraite
• Rapports trimestriels de l'État sur l'assurance chômage et les salaires

Documentation supplémentaire (tous types d'entreprises)

• Avis d'attribution du numéro d'identification d'employeur (EIN)
• Preuve de l'existence de l'entreprise (statuts constitutifs, enregistrement du nom commercial/DBA, licence commerciale)
• Relevés de compte bancaire de février 2020 montrant les opérations commerciales
• Registres du prestataire de paie ou grands livres détaillés de la paie

Vérifier votre calcul : Une liste de contrôle pratique

Avant de soumettre votre demande de prêt PPP ou de remise de prêt, vérifiez votre calcul à l'aide de cette liste de contrôle :

☐ Utilisation de la bonne année fiscale (2019 pour la plupart des demandes de premier volet)

☐ Application du plafond annuel de 100 000 $ à la rémunération de chaque individu

☐ Utilisation du multiplicateur 2,5× (ou 3,5× pour les entreprises du secteur de l'hôtellerie dont le code NAICS commence par 72)

☐ Inclusion uniquement des coûts salariaux éligibles (pas de sous-traitants indépendants, pas de dépenses non éligibles)

☐ Travailleurs indépendants : Utilisation du revenu brut (ligne 7) si cela est plus favorable que la méthode du bénéfice net

☐ Sociétés de personnes : Multiplication de la ligne 14 de la K-1 par 0,9235 pour chaque associé

☐ Sociétés : Utilisation uniquement de la paie réelle, et non des distributions aux actionnaires

☐ Vérification de la cohérence dans toute la documentation (déclarations fiscales, W-2, relevés bancaires)

☐ Calcul de la moyenne mensuelle en divisant les chiffres annuels par 12

☐ Vérification que le montant final ne dépasse pas 2 millions $ (maximum du programme pour le premier volet)

Et si vous avez fait une erreur de calcul ?

Si vous découvrez une erreur après avoir reçu votre prêt PPP, ne paniquez pas — mais agissez rapidement. La SBA a établi des procédures pour corriger les erreurs :

Si le montant de votre prêt était trop élevé : Contactez immédiatement votre prêteur pour discuter des options. La SBA a publié des directives sur les erreurs de montant de prêt excédentaire, et les traiter de manière proactive démontre votre bonne foi. Vous devrez peut-être rembourser le montant excédentaire ou celui-ci pourra être déduit de votre montant de remise de prêt.

Si le montant de votre prêt était trop bas : Malheureusement, vous ne pouvez généralement pas revenir en arrière et demander des fonds supplémentaires une fois que votre prêt a été décaissé. Toutefois, si vous étiez éligible à un second prêt PPP (Second Draw) et que vous n'avez pas encore postulé, assurez-vous de calculer ce montant correctement pour maximiser votre financement total.

Preuve de bonne foi : Conservez des dossiers détaillés sur la manière dont vous avez calculé le montant de votre prêt et sur la documentation sur laquelle vous vous êtes appuyé. Si des questions surviennent lors de la remise de prêt ou d'un audit, démontrer que vous avez fait un effort de bonne foi pour vous conformer aux règles — même si vous avez commis une erreur — peut aider à atténuer les pénalités.

Considérations relatives à la remise du prêt PPP

Bien que ce guide se concentre sur le calcul du montant de votre prêt, il convient de noter que le calcul de la remise est distinct et possède ses propres exigences. Points clés à retenir :

Exigences de dépenses : Au moins 60 % de votre prêt doit être consacré aux coûts salariaux pour être admissible à une remise totale. Les 40 % restants peuvent être utilisés pour des coûts non salariaux éligibles tels que le loyer, les services publics et les intérêts hypothécaires.

Période couverte : Vous avez la flexibilité de choisir votre période couverte (8 ou 24 semaines), ce qui affecte la manière dont vous calculez si vous avez respecté les exigences de dépenses.

Règles de réduction des effectifs et des salaires : Les réductions d'effectifs ou de salaires pendant la période couverte peuvent réduire le montant de votre remise, avec certaines exceptions de « sphère de sécurité » (safe harbor).

Exigences en matière de documentation : Vous aurez besoin de registres détaillés sur la façon dont vous avez dépensé les fonds du prêt, et pas seulement de la documentation de votre calcul de prêt initial.

Tenir des registres financiers précis pour les programmes futurs

Bien que la fenêtre de demande du PPP soit close, l'importance de maintenir des registres financiers précis s'étend bien au-delà de ce programme. Voici pourquoi de solides pratiques de tenue de livres comptables sont essentielles :

Futurs programmes d'aide : Si de nouveaux programmes d'aide économique voient le jour, le fait d'avoir des registres financiers organisés vous permet de déterminer rapidement votre admissibilité et de calculer avec précision les montants des prestations.

Conformité fiscale : Une tenue de livres appropriée tout au long de l'année simplifie la préparation des déclarations de revenus et vous aide à éviter des erreurs coûteuses ou des déductions manquées.

Aperçus de l'entreprise : Un suivi financier régulier vous aide à comprendre les performances de votre entreprise, à identifier les tendances et à prendre des décisions éclairées concernant la croissance, les dépenses et la tarification.

Protection contre les audits : Des registres bien tenus fournissent une documentation cruciale si votre entreprise fait l'objet d'un audit de l'IRS, d'un examen de prêt PPP ou de toute autre enquête réglementaire.

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Note : Les règles du programme PPP étaient complexes et ont évolué tout au long de l'existence du programme. Ce guide constitue une orientation générale basée sur les règles de la SBA. Pour des situations spécifiques ou des questions concernant votre prêt, consultez un comptable qualifié, un avocat ou un représentant de la SBA.