Как да изчислите сумата на вашия PPP заем: Пълно ръководство за собственици на малък бизнес

Знаехте ли, че хиляди малки предприятия изпуснаха средства по време на Програмата за защита на заплатите (PPP) просто защото погрешно изчислиха сумите на своите заеми? Независимо дали сте едноличен търговец, събирателно дружество или корпорация, разбирането на точната формула за изчисляване на допустимостта за PPP заем може да означава разликата между получаването на адекватна подкрепа и недостига на средства, на които всъщност имате право.

Въпреки че периодът за кандидатстване по PPP приключи, разбирането на тези изчисления остава ценно по няколко причини: то ви помага да потвърдите, че сте получили правилната сума на заема, ако сте участвали в програмата, подготвя ви за потенциални одити или заявления за опрощаване на заема и предоставя рамка за разбиране на подобни бъдещи програми за подпомагане. Нека разберем точно как се изчисляват сумите по PPP заемите за всеки тип бизнес.

Разбиране на основната формула за изчисляване на PPP заем

В своята същност изчисляването на PPP заема е сравнително лесно, но подробностите са от решаващо значение. Основната формула е:

Сума на PPP заема = (Средномесечни разходи за заплати) × 2,5

За повечето фирми в индустрията на хотелиерството и ресторантьорството (NAICS код, започващ със 72), този множител се увеличава на 3,5 вместо 2,5, като признание за особено тежкото въздействие на пандемията върху ресторантите, хотелите и свързаните с тях бизнеси.

Истинското предизвикателство не е умножението, а определянето на това какво се счита за „разходи за заплати“ за вашата конкретна бизнес структура. Всеки тип бизнес има уникални съображения и правилното разбиране на тези детайли е от решаващо значение както за максимизиране на сумата на заема, така и за осигуряване на съответствие с правилата на PPP.

Изчисляване на сумите по PPP заеми за самонаети лица и еднолични търговци

Ако сте самонаето лице без служители, вашето изчисление се основава на вашето собствено възнаграждение, а не на традиционните заплати. Ето как работи:

Актуализираният метод на брутния доход (препоръчителен)

Считано от март 2021 г., SBA въведе по-благоприятен метод за изчисление, който позволява на самонаетите лица да използват брутния си доход вместо нетната печалба. Това обикновено води до по-висока сума на заема.

Изчисление стъпка по стъпка:

1. Намерете вашата данъчна декларация за 2019 г. IRS Form 1040 Schedule C
2. Намерете Ред 7 (Брутен доход)
3. Разделете тази сума на 12, за да получите средномесечния си доход
4. Умножете по 2,5, за да определите максималната сума на заема

Пример: Ако вашето Приложение C Ред 7 показва $60 000 брутен доход:

• Средномесечен доход: $60 000 ÷ 12 = $5 000
• Максимален PPP заем: $5 000 × 2,5 = $12 500

Важни съображения за еднолични търговци

Минимален праг: Общите ви разходи за заплати трябва да надвишават $2 400 годишно, за да отговаряте на условията за PPP заем. Това прави средно по $200 на месец.

Максимален лимит: Индивидуалното възнаграждение е ограничено до $100 000 годишно, което означава, че максималната сума на PPP заема за едноличен търговец без служители е $20 833 ($100 000 ÷ 12 × 2,5).

Без двойно отчитане: Ако имате служители на трудов договор (W-2) и сте включили техните разходи за заплати във вашето изчисление, не можете да включвате същите тези разходи за заплати в изчислението на брутния доход по Приложение C. Извадете разходите за заплати на служителите от вашия брутен доход на Ред 7, преди да извършите изчислението.

Изчисляване на PPP заеми за еднолични търговци със служители

Когато имате служители на ведомост, изчислението става по-сложно, защото комбинирате собственото си възнаграждение с разходите за заплати на служителите.

Изчисление стъпка по стъпка:

1. Започнете с вашето Приложение C Ред 7 за 2019 г. (Брутен доход)
2. Извадете всички разходи за заплати на служители, които вече са приспаднати като бизнес разходи
3. Изчислете средномесечната стойност: (Коригиран брутен доход) ÷ 12
4. Добавете средномесечните брутни възнаграждения на вашите служители
5. Приложете годишния лимит от $100 000 за всеки отделен служител
6. Умножете общата сума по 2,5

Пример: Едноличен търговец с $80 000 брутен доход и двама служители, печелещи съответно $45 000 и $120 000:

• Месечен доход на собственика: $80 000 ÷ 12 = $6 667
• Месечна заплата на служител 1: $45 000 ÷ 12 = $3 750
• Месечна заплата на служител 2 (ограничена): $100 000 ÷ 12 = $8 333
• Общо средномесечни заплати: $18 750
• Максимален PPP заем: $18 750 × 2,5 = $46 875

Не забравяйте, че допустимите разходи за заплати на служителите включват не само брутните възнаграждения, но и платените от работодателя здравноосигурителни премии, пенсионни вноски, както и държавните и местните данъци, начислени върху възнагражденията на служителите.

Изчисления на PPP заем за независими изпълнители

Независимите изпълнители следват същия метод на изчисление като едноличните търговци, използвайки своето Приложение C. Има обаче важна разлика, която трябва да се разбере:

Не можете да включвате плащания към независими изпълнители във вашите разходи за заплати. Ако наемате независими изпълнители за вашия бизнес, техните възнаграждения не се броят към вашето изчисление за PPP заем — те трябва да кандидатстват за свои собствени PPP заеми въз основа на собствените си доходи по Приложение C.

Вашето изчисление трябва да включва само:

• Вашият собствен нетен доход от самонаемане от Приложение C Ред 31, или
• Вашият брутен доход от Приложение C Ред 7 (използвайки актуализирания метод)
• Всички служители на W-2, които директно наемате

Съвет за документация: Поддържайте ясна отчетност, като правите разлика между плащания към служители на трудов договор (W-2), които се броят, и плащания към изпълнители по извънтрудови правоотношения (1099), които не се броят за вашето PPP изчисление.

Изчисляване на сумите по заемите по PPP за събирателни дружества

Събирателните дружества изискват внимателно отношение, тъй като комбинирате възнаграждението на съдружниците с ведомостта за заплати на служителите. Ключът е да се разбере, че доходът на съдружниците трябва да се изчислява отделно от заплатите на служителите.

Стъпка по стъпка изчисление:

1. За всеки съдружник намерете неговия Приложение K-1 (Schedule K-1) за 2019 г., ред 14 (Доход от самостоятелна заетост)
2. Умножете дохода от самостоятелна заетост на всеки съдружник по 0,9235 (това коригира данъка върху самостоятелната заетост)
3. Сумирайте коригирания доход от самостоятелна заетост на всички съдружници
4. Разделете на 12, за да получите средномесечното възнаграждение на съдружниците
5. Изчислете средномесечните разходи за заплати на служителите отделно
6. Съберете двете суми
7. Умножете общата сума по 2,5

Пример: Събирателно дружество с двама съдружници и трима служители:

• Съдружник А Приложение K-1 ред 14: $90,000 × 0,9235 = $83,115
• Съдружник Б Приложение K-1 ред 14: $110,000 × 0,9235 = $101,585 (ограничено до $100,000 = $92,350)
• Комбиниран месечен доход на съдружниците: ($83,115 + $92,350) ÷ 12 = $14,622
• Месечни заплати на служителите: $15,000
• Общо средномесечни заплати: $29,622
• Максимален заем по PPP: $29,622 × 2,5 = $74,055

Критичен детайл: Възнаграждението на всеки съдружник подлежи на годишен таван от $100,000 индивидуално, а не като обща сума за всички съдружници.

Изчисления на заеми по PPP за S корпорации и C корпорации

Корпоративните субекти имат най-простото изчисление в някои отношения, но също така имат най-строгите правила за това какво се счита за допустими заплати.

Какво се счита за заплати за корпорациите

Допустими разходи:

• Парично възнаграждение, изплатено на служителите чрез действителна ведомост
• Премии за здравно осигуряване, платени от работодателя
• Вноски за пенсионно осигуряване, платени от работодателя
• Щатски и местни данъци върху възнагражденията на служителите
• Платен семеен, медицински отпуск или отпуск по болест

НЕ СА допустими:

• Разпределения на акционери или дивиденти
• Тегления на собственици, които не се обработват чрез ведомост за заплати
• Възнаграждение на служители, чието основно местожителство е извън Съединените щати
• Всяко индивидуално възнаграждение, надвишаващо $100,000 годишно

Стъпка по стъпка изчисление за корпорации

1. Съберете вашите декларации по Формуляр 941 на IRS за 2019 г. (Тримесечни данъчни декларации за заплати) за четирите тримесечия
2. Сумирайте ред 5c (Облагаеми заплати за социално осигуряване и Medicare) от всичките четири тримесечия
3. Разделете на 12, за да изчислите средномесечните заплати
4. Добавете платените от работодателя здравни осигуровки и пенсионни вноски, които не са включени досега
5. Приложете годишния таван от $100,000 на служител
6. Умножете по 2,5

Пример: S корпорация с $600,000 общо за заплати през 2019 г.:

• Средномесечни заплати: $600,000 ÷ 12 = $50,000
• Максимален заем по PPP: $50,000 × 2,5 = $125,000

Специално внимание за собственици-служители

Тук много собственици на S корпорации и C корпорации правят грешки: брои се само заплатата, изплатена чрез надлежна ведомост. Ако сте собственик-служител, не можете да включвате разпределенията като част от изчислението на заплатите си, дори ако тези разпределения представляват вашето ефективно възнаграждение.

За S корпорациите това е особено важно, тъй като много собственици си плащат скромна заплата, а останалото вземат като разпределения за данъчни цели. Само действителната заплата по W-2 се брои за целите на PPP, при спазване на тавана от $100,000.

Чести грешки, които намаляват сумата на вашия заем по PPP

Дори и с наличната формула, много собственици на фирми правят грешки в изчисленията, които или намаляват сумата на заема им, или създават проблеми по време на процеса на опрощаване. Ето най-често срещаните капани:

Грешка №1: Забравяне на индивидуалния таван от $100,000

Таванът от $100,000 се прилага за годишното възнаграждение на всеки отделен служител, а не за общия ви фонд работна заплата. Това е особено важно за бизнеси със служители с високи доходи или собственици-оператори.

Грешен подход: Включване на пълната заплата от $150,000 на собственик в изчислението Правилен подход: Ограничаване на този собственик до $100,000 преди изчисляване на средномесечната стойност

Грешка №2: Смесване на нетната печалба и брутния доход за самоосигуряващи се лица

Преди актуализацията от март 2021 г. самоосигуряващите се лица трябваше да използват нетната печалба (Приложение C ред 31). Много собственици на фирми продължиха да използват този метод дори след като опцията за брутен доход стана достъпна, потенциално губейки пари.

Защо това е важно: За много самоосигуряващи се лица, особено тези със значителни бизнес разходи, брутният доход е значително по-висок от нетната печалба, което води до по-голяма сума на заема.

Грешка №3: Включване на плащания към независими изпълнители

Ако наемате фрийлансъри или изпълнители, техните възнаграждения не могат да бъдат включени във вашето изчисление на PPP — те трябва да кандидатстват отделно въз основа на собствените си доходи.

Честа грешка: Собственик на бизнес включва $40,000, платени на изпълнители, в изчислението на заплатите си Резултат: Заемът надвишава правилната максимална сума, създавайки потенциални задължения за погасяване или усложнения при опрощаването.

Грешка №4: Неправилни изчисления за събирателни дружества

Събирателните дружества имат най-сложното изчисление и две грешки са особено чести:

1. Забравяне да се умножи ред 14 от Приложение K-1 по 0,9235
2. Прилагане на тавана от $100,000 към всички съдружници общо вместо индивидуално

Грешка №5: Използване на данни за грешната година

Формулата за PPP изисква конкретно данни за 2019 г. за повечето изчисления (или 2020 г. за определени заеми от втория транш – Second Draw). Използването на данни за 2020 г., когато се изисква 2019 г., или обратното, може да доведе до неправилна сума на заема.

Грешка №6: Несъответстваща документация

Вашето заявление за PPP, ведомостите за заплати, данъчните декларации и заявлението за опрощаване трябва да представят една и съща информация. Несъответствията между тези документи — дори и незначителните — могат да предизвикат допълнителна проверка или да забавят опрощаването.

Стратегия за превенция: Преди да подадете заявлението си за PPP, проверете дали всички цифри съвпадат в следните документи:

• Данъчни декларации (Приложение C, формуляри 941, K-1 и др.)
• Ведомости и дневници за заплати
• Формуляри W-2 и W-3
• Банкови извлечения, показващи изплащането на заплати

Какво да включите в допустимите разходи за заплати

Освен основните възнаграждения и заплати, няколко допълнителни категории компенсации се считат за допустими разходи за заплати за целите на PPP:

Здравно осигуряване: Платени от работодателя премии за здравно осигуряване, включително медицинско, дентално и офталмологично покритие.

Пенсионни вноски: Вноски на работодателя към пенсионни планове като 401(k), SEP IRA или SIMPLE IRA.

Щатски и местни данъци: Щатски и местни данъци, начислени върху възнагражденията на служителите, като щатска застраховка за безработица (SUI) и щатска застраховка за инвалидност.

Платен отпуск: Заплащане за ваканция, семеен, медицински отпуск или отпуск по болест, включително суми, изисквани от щатското или местното законодателство.

Обезщетения при напускане: Плащания при прекратяване на трудови правоотношения или уволнение на служители по време на покрития период.

Въпреки това, тези разходи също подлежат на годишния таван от 100 000 долара за възнаграждение на служител. След като общото възнаграждение на служителя достигне 100 000 долара, не могат да се включват допълнителни суми, дори ако те представляват вноски за здравно осигуряване или пенсионни вноски.

Добавяне на рефинансиране на EIDL към вашия PPP заем

Ако сте получили заем за икономически щети при бедствия (EIDL) между 31 януари 2020 г. и 3 април 2020 г., можете да рефинансирате оставащата сума, като я добавите към сумата на вашия PPP заем. Има обаче важна разлика:

Включете: Оставащия баланс по главницата на вашия EIDL заем, който искате да рефинансирате. Изключете: Всяка авансова сума (безвъзмездна помощ) по EIDL, която сте получили — това не е заем и не трябва да се връща.

Тази опция за рефинансиране на EIDL не влияе върху максималната сума на заема въз основа на заплатите; тя е добавка към тази базова сума.

Списък с документи за изчисляване на PPP заема

Подготовката на правилната документация е от съществено значение за точното изчисляване на сумата на заема и подкрепата на вашето заявление. Ето какво ви е необходимо според структурата на вашия бизнес:

За еднолични търговци и самоосигуряващи се лица

• Данъчна декларация за 2019 г. по формуляр 1040 на IRS, Приложение C
• Формуляр 1040 за 2019 г. (пълна данъчна декларация)
• Ако имате служители: Формуляр 941 за 2019 г. (всички четири тримесечия) или щатски тримесечни отчети за заплатите
• Банкови извлечения, показващи бизнес доходи
• Фактура или счетоводен запис от 2019 или 2020 г., показващ, че сте развивали дейност

За партньорства

• Данъчна декларация за партньорство за 2019 г. по формуляр 1065 на IRS
• Приложение K-1 за 2019 г. за всеки партньор
• Ако имате служители: Формуляр 941 за 2019 г. или щатски тримесечни отчети за заплатите
• Документация за платени от работодателя здравни осигуровки и пенсионни вноски

За S-корпорации и C-корпорации

• Формуляр 941 на IRS за всички четири тримесечия на 2019 г.
• Подкрепящи отчети за заплатите от вашия оператор за обработка на заплати
• Формуляри W-2 и W-3 за всички служители
• Документация за здравни осигуровки и пенсионни вноски
• Щатски тримесечни отчети за застраховка за безработица

Допълнителна документация (всички видове бизнес)

• Известие за определяне на идентификационен номер на работодател (EIN)
• Доказателство за съществуване на бизнеса (устав, регистрация на търговско наименование DBA, бизнес лиценз)
• Банкови извлечения от февруари 2020 г., показващи бизнес дейност
• Записи от оператор за обработка на заплати или подробни главни книги за заплати

Проверка на вашето изчисление: Практически списък

Преди да подадете заявлението си за PPP заем или искането за опрощаване, проверете изчислението си, като използвате този списък:

☐ Използвана е правилната данъчна година (2019 г. за повечето заявления за първия транш)

☐ Приложен е годишният таван от 100 000 долара към възнаграждението на всяко лице

☐ Използван е множителят 2,5× (или 3,5× за бизнеси в сферата на хотелиерството и ресторантьорството с NAICS код, започващ със 72)

☐ Включени са само допустими разходи за заплати (без независими изпълнители, без недопустими разходи)

☐ За самоосигуряващи се: Използван е брутният доход (Ред 7), ако е по-благоприятен от метода на нетната печалба

☐ За партньорства: Умножен е Ред 14 от Приложение K-1 по 0,9235 за всеки партньор

☐ За корпорации: Използвани са само действителните разходи за заплати, а не разпределенията към акционерите

☐ Проверена е съгласуваността във цялата документация (данъчни декларации, W-2, банкови извлечения)

☐ Изчислена е средномесечната стойност чрез разделяне на годишните цифри на 12

☐ Потвърдено е, че крайната сума не надвишава 2 милиона долара (максимумът на програмата за първия транш)

Какво да направите, ако сте допуснали грешка в изчислението?

Ако откриете грешка след получаване на вашия PPP заем, не се панирайте — но предприемете действия незабавно. Администрацията за малък бизнес (SBA) има процедури за коригиране на грешки:

Ако сумата на заема е била твърде висока: Свържете се с вашия кредитор незабавно, за да обсъдите опциите. SBA е издала насоки за грешки в сумите на заемите в излишък и проактивното им решаване демонстрира добросъвестност. Може да се наложи да върнете излишната сума или тя може да бъде извадена от сумата за опрощаване.

Ако сумата на заема е била твърде ниска: За съжаление, обикновено не можете да се върнете назад и да поискате допълнителни средства, след като заемът ви е бил изплатен. Въпреки това, ако сте имали право на заем от втория транш (Second Draw) и все още не сте кандидатствали, уверете се, че сте изчислили тази сума правилно, за да увеличите максимално общото си финансиране.

Документация за добросъвестност: Съхранявайте подробни записи за това как сте изчислили сумата на заема и документацията, на която сте се базирали. Ако възникнат въпроси по време на опрощаването или одит, доказването, че сте положили добросъвестни усилия да спазите правилата — дори ако сте допуснали грешка — може да помогне за смекчаване на санкциите.

Съображения относно опрощаването на заемите по програмата PPP

Въпреки че това ръководство се фокусира върху изчисляването на сумата на вашия заем, важно е да се отбележи, че изчисляването на опрощаването е отделен процес и има свои собствени изисквания. Основни моменти, които трябва да запомните:

Изисквания за разходите: Най-малко 60% от заема ви трябва да бъдат изразходвани за разходи за заплати, за да отговаряте на условията за пълно опрощаване. Останалите 40% могат да се използват за допустими разходи извън заплатите, като наем, комунални услуги и лихви по ипотеки.

Покрит период: Имате гъвкавост при избора на вашия покрит период (8 или 24 седмици), което влияе върху начина, по който изчислявате дали сте изпълнили изискванията за разходите.

Правила за намаляване на персонала и заплатите: Намаляването на броя на служителите или на заплатите по време на покрития период може да намали сумата за опрощаване, с изключение на определени изключения тип „безопасно пристанище“ (safe harbor).

Изисквания за документация: Ще ви трябват подробни записи за това как сте похарчили средствата от заема, а не само документация за първоначалното изчисляване на заема.

Водене на точни финансови записи за бъдещи програми

Въпреки че прозорецът за кандидатстване по PPP е затворен, важността на поддържането на точни финансови записи се простира далеч отвъд тази програма. Ето защо солидните счетоводни практики са важни:

Бъдещи програми за подпомагане: Ако се появят нови програми за икономическо подпомагане, наличието на организирани финансови записи гарантира, че можете бързо да определите допустимостта и да изчислите точно сумите на обезщетенията.

Данъчно съответствие: Правилното счетоводство през цялата година прави подготовката на данъците лесна и ви помага да избегнете скъпи грешки или пропуснати облекчения.

Бизнес прозрения: Редовното финансово проследяване ви помага да разберете представянето на вашия бизнес, да идентифицирате тенденции и да вземате информирани решения относно растежа, разходите и ценообразуването.

Защита при одит: Добре поддържаните записи предоставят важна документация, ако вашият бизнес бъде обект на одит от данъчните служби (IRS), преглед на заема по PPP или друго регулаторно запитване.

Опростете вашето финансово управление

Независимо дали се занимавате с изчисления на заеми по PPP, подготовка на данъци или ежедневно счетоводство, поддържането на точни финансови записи е от съществено значение за всеки собственик на бизнес. Beancount.io предлага счетоводство в обикновен текст (plain-text accounting), което ви осигурява пълна прозрачност и контрол върху вашите финансови данни — без „черни кутии“, без обвързване с доставчик. Със записи под контрол на версиите и формати, готови за AI, можете лесно да проследявате разходите за заплати, възнагражденията на служителите и финансовите данни, необходими за програми като PPP. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство в обикновен текст.

---

Забележка: Правилата на програмата PPP бяха сложни и се променяха през целия период на съществуване на програмата. Това ръководство представлява общи насоки, базирани на правилата на SBA. За конкретни ситуации или въпроси относно вашия заем, консултирайте се с квалифициран счетоводител, адвокат или представител на SBA.