Formulario 3508S para la condonación de préstamos PPP: La solicitud simplificada que las pequeñas empresas necesitan

Si su empresa recibió un préstamo PPP de $150,000 o menos, es posible que le preocupe lo que se necesita para que ese préstamo sea condonado. Aquí hay buenas noticias: la SBA creó el Formulario 3508S específicamente para prestatarios como usted, y requiere mucha menos documentación y casi ningún cálculo complejo en comparación con los formularios de condonación estándar.

Esta guía le orientará sobre todo lo que necesita saber sobre el Formulario 3508S: quién califica, cómo completarlo, qué registros conservar y cómo enviar su solicitud.

¿Qué es el Formulario 3508S de la SBA?

El Formulario 3508S de la SBA es una solicitud simplificada de condonación de préstamos del Programa de Protección de Cheques de Pago (PPP) publicada por la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. en enero de 2021. Fue diseñado para reducir drásticamente la carga de papeleo para los pequeños prestatarios que constituyen la gran mayoría de los participantes del PPP.

De hecho, más de 4.5 millones de prestatarios —que representan aproximadamente el 85% de los préstamos PPP iniciales— califican para usar este formulario simplificado. En lugar de cálculos complejos, anexos extensos y documentación exhaustiva, el Formulario 3508S requiere solo un puñado de certificaciones y cifras financieras básicas.

¿Quién califica para el Formulario 3508S?

La regla de elegibilidad es sencilla: haber recibido un préstamo PPP de $150,000 o menos.

Existe una excepción importante. Si su empresa tiene un acuerdo de afiliación con otras compañías y el total de los préstamos PPP combinados de todas las entidades afiliadas supera los $2 millones, no puede utilizar el Formulario 3508S.

Más allá del umbral del monto del préstamo, califican todos los tipos de empresas: propietarios únicos, LLC, corporaciones S, sociedades, organizaciones sin fines de lucro y más. Tanto los préstamos PPP de primer sorteo como los de segundo sorteo son elegibles.

Formulario 3508S vs. Formulario 3508EZ vs. Formulario 3508: ¿Cuál es el adecuado para usted?

Comprender las diferencias entre los tres formularios de condonación ayuda a asegurar que presente el correcto.

Formulario 3508S (Simplificado)

• Para: Prestatarios con préstamos PPP de $150,000 o menos
• Documentación requerida al momento de la entrega: Ninguna
• Cálculos requeridos: Mínimos (solo el monto de su nómina y el monto de condonación solicitado)
• Reglas de reducción de empleados ETC/salarios: Flexibilizadas para préstamos de $50,000 o menos

Formulario 3508EZ (Más fácil)

• Para: Prestatarios con préstamos superiores a $150,000 que cumplen con criterios específicos
• Quién califica: Trabajadores por cuenta propia sin empleados; O empresas que no redujeron los salarios de los empleados en más del 25% Y no redujeron el número de empleados; O empresas que no pudieron operar normalmente debido a directivas de salud por COVID-19 (y no redujeron los salarios en más del 25%)
• Documentación: Requerida al momento de la entrega
• Cálculos: Moderados

Formulario 3508 (Estándar)

• Para: Cualquier persona que haya recibido un préstamo PPP
• Mejor para: Prestatarios que no califican para el 3508EZ o 3508S
• Documentación: Extensa
• Cálculos: Los más complejos, incluyendo cálculos de ETC y tablas de reducción salarial

En resumen: Si su préstamo fue de $150,000 o menos y no tiene relaciones de afiliación complicadas, use el Formulario 3508S. Es el camino más sencillo hacia la condonación.

¿Qué información requiere el Formulario 3508S?

El formulario en sí es corto. Esto es lo que deberá proporcionar:

1. Monto del préstamo – El monto original del préstamo PPP que recibió
2. Fecha de desembolso – Cuándo se depositaron los fondos en su cuenta
3. Periodo cubierto – El periodo de 8 o 24 semanas durante el cual gastó los fondos
4. Monto del préstamo gastado en costos de nómina – El monto en dólares que utilizó para gastos de nómina elegibles
5. Monto de condonación solicitado – El monto total que solicita que se le condone
6. Monto del anticipo EIDL (si corresponde) – Si recibió un anticipo de Préstamo por Desastre por Daños Económicos, esto puede afectar su cálculo de condonación

El formulario también incluye siete certificaciones que debe firmar. Estas confirman que:

• El préstamo se utilizó para costos elegibles (nómina, alquiler, servicios públicos, intereses hipotecarios, gastos de operaciones cubiertos, etc.)
• Al menos el 60% del monto de la condonación se utilizó para costos de nómina
• No ha falsificado ninguna información
• Entiende que la SBA puede solicitar documentación adicional en cualquier momento

Documentos que debe conservar (aunque no los entregue)

Una de las mayores ventajas del Formulario 3508S es que no necesita adjuntar documentos de respaldo cuando envía la solicitud. Sin embargo, la SBA puede solicitar estos registros en cualquier momento durante el proceso de revisión o auditoría del préstamo. Debe conservarlos durante:

• 4 años para registros relacionados con el empleo
• 3 años para todos los demás registros

Mantenga lo siguiente organizado y accesible:

Documentación de nómina

• Estados de cuenta bancarios que muestren los depósitos de nómina
• Informes del procesador de nómina que cubran el periodo cubierto
• Formulario 941 del IRS (Declaración Federal Trimestral de Impuestos del Empleador) para los trimestres correspondientes
• Informes trimestrales estatales de salarios de la empresa y de empleados individuales y declaraciones de impuestos del seguro de desempleo
• Registros de las contribuciones del empleador a las primas de seguros de salud y planes de jubilación

Documentación no relacionada con la nómina

• Intereses hipotecarios: Cuadro de amortización del prestamista y recibos
• Alquiler o arrendamiento comercial: Copia del contrato de arrendamiento vigente y recibos de alquiler o cheques cancelados
• Servicios públicos: Copias de facturas y recibos, cheques cancelados o estados de cuenta
• Gastos operativos cubiertos (si corresponde): Facturas y recibos de software empresarial, servicios en la nube, etc.
• Costos por daños a la propiedad cubiertos: Facturas y documentación del seguro
• Costos de proveedores: Contratos, órdenes de compra y recibos
• Gastos de protección de los trabajadores: Facturas y recibos de EPP, barreras, equipos de ventilación, etc.

Cómo solicitarlo: Uso del Portal de Condonación Directa de la SBA

A partir del 13 de marzo de 2024, todos los prestatarios, independientemente del tamaño del préstamo, pueden enviar su solicitud de condonación a través del Portal de Condonación Directa de PPP de la SBA en forgiveness.sba.gov.

Este es el proceso general:

Paso 1: Reúna su información

Antes de iniciar sesión, reúna su número de préstamo PPP, el EIN o número de Seguro Social, y las cifras financieras descritas anteriormente (monto de la nómina, fechas del periodo cubierto, monto de la condonación).

Paso 2: Inicie sesión en el portal de la SBA

Visite el portal de condonación directa y cree o inicie sesión en su cuenta. Deberá verificar su identidad y localizar su préstamo.

Paso 3: Complete el Formulario 3508S electrónicamente

El portal le guiará a través de los campos del formulario. Ingrese las fechas de su periodo cubierto, los costos de nómina y el monto de condonación solicitado. Revise y firme electrónicamente las siete certificaciones.

Paso 4: Envíe y realice el seguimiento de su solicitud

Una vez enviada, su prestamista tiene 60 días para revisar la solicitud y emitir una decisión. La SBA tiene luego hasta 90 días para confirmar el monto de la condonación y realizar el pago a su prestamista.

Paso 5: Reciba la confirmación

Si se aprueba, la SBA condonará su préstamo total o parcialmente. Si se deniega o se aprueba parcialmente, tiene derecho a apelar a través de la Oficina de Audiencias y Apelaciones de la SBA.

Plazos importantes que debe conocer

Técnicamente no existe un plazo estricto para enviar una solicitud de condonación de PPP. Sin embargo, hay consecuencias financieras si se espera demasiado tiempo:

• Periodo de aplazamiento de 10 meses: Los prestatarios que no soliciten la condonación dentro de los 10 meses posteriores al último día de su periodo cubierto deben comenzar a realizar los pagos del préstamo a su prestamista. Estos pagos no se reembolsan si el préstamo se condona posteriormente.
• Vencimiento del préstamo: Los préstamos PPP emitidos el 5 de junio de 2020 o después tienen un plazo de 5 años. Muchos de estos préstamos vencen en 2025 o 2026. Si aún tiene un saldo pendiente del préstamo PPP, debe solicitar la condonación lo antes posible.

Si ya se le pasó el periodo de aplazamiento y comenzó a realizar pagos, solicítelo de todos modos. Los pagos realizados en un préstamo que se condona posteriormente pueden ser reembolsados, dependiendo de su situación.

Errores comunes que se deben evitar

Confundir las fechas del periodo cubierto

Su periodo cubierto es de 8 o 24 semanas a partir de la fecha en que se desembolsó su préstamo PPP. Confirme las fechas exactas antes de enviarlo; equivocarse en esto puede afectar su monto de condonación.

Reportar costos de nómina por debajo de lo real

Muchos propietarios de pequeñas empresas omiten componentes de nómina elegibles. Los costos de nómina elegibles incluyen salarios y sueldos, pago de vacaciones y enfermedad, licencia parental y familiar, primas de seguro de salud, contribuciones a planes de jubilación e impuestos sobre la nómina estatales y locales. No deje dinero sobre la mesa.

Olvidar la compensación del propietario

Los propietarios únicos, contratistas independientes y trabajadores por cuenta propia pueden contar su propia compensación durante el periodo cubierto como costos de nómina elegibles, hasta el límite anualizado.

No conservar los registros

Aunque el Formulario 3508S no requiere documentación al momento del envío, consérvelo todo. Las auditorías de la SBA pueden ocurrir años después de que se perdone su préstamo, particularmente para préstamos grandes, pero los pequeños prestatarios no están exentos.

Solicitar a través del canal equivocado

Algunos prestamistas ya no procesan las solicitudes de condonación directamente. Si su prestamista ya no gestiona las solicitudes, debe utilizar el Portal de Condonación Directa de la SBA. Consulte primero con su prestamista.

¿Qué sucede después de que se aprueba la condonación?

Una vez que su préstamo PPP sea condonado, recibirá una confirmación por escrito. Aquí hay algunas consideraciones posteriores a la condonación:

• Tratamiento fiscal: Los montos condonados de los préstamos PPP no son ingresos federales imponibles. Los gastos pagados con fondos del PPP siguen siendo totalmente deducibles, un cambio significativo respecto a las directrices anteriores del IRS.
• Retención de registros: Continúe conservando sus registros de préstamos y condonación durante 4 años (registros de empleo) y 3 años (otros registros) a partir de la fecha de aprobación de la condonación.
• Impacto en los estados financieros: El monto del préstamo condonado puede aparecer como otros ingresos o como una reducción de gastos, dependiendo de cómo lo categorice su contador.

Mantenga sus registros financieros listos para el PPP y más allá

Ya sea que esté solicitando la condonación del PPP ahora o preparándose para una posible auditoría de la SBA, los registros financieros claros son esenciales. Saber exactamente qué gastó durante su periodo cubierto —y ser capaz de demostrarlo— marca la diferencia entre una condonación total y una denegación parcial.

Beancount.io ofrece contabilidad en texto plano que le brinda total transparencia y control sobre sus datos financieros. Con registros legibles por humanos y control de versiones, siempre sabrá a dónde fue su dinero y tendrá a mano documentación lista para auditorías. Comience gratis y elimine el estrés del mantenimiento de registros financieros.