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Si llevas un registro de los activos fijos en tu contabilidad —portátiles, cámaras, maquinaria o incluso mobiliario de oficina— tus libros deben reflejar su valor decreciente. Esto implica dos conceptos clave: depreciación (el gasto) y su total acumulado, depreciación acumulada. Esta guía explica ambos en lenguaje sencillo y luego muestra exactamente cómo modelarlos en Beancount con ejemplos listos para copiar y pegar, incluyendo opciones poderosas de automatización.

¿Qué es la depreciación acumulada?​

Depreciación acumulada es la suma total de la depreciación que se ha registrado contra un activo desde el día en que se puso en servicio. Piensa en ella como una cuenta corriente. No es un nuevo tipo de gasto —es simplemente la suma hasta la fecha de todos los cargos de depreciación pasados para ese activo.

En los estados financieros, verás la depreciación acumulada emparejada con el precio original del activo. Esto permite que cualquiera que lea tus libros vea tanto el costo histórico (lo que pagaste) como el valor neto en libros (lo que vale actualmente en tus libros).

Un detalle crucial es que la depreciación acumulada es una cuenta contra‑activo. Puede sonar complejo, pero es una idea simple:

• Es una cuenta de "activo", por lo que vive en la sección Assets de tu plan de cuentas.
• Sin embargo, lleva un saldo acreedor (un valor negativo en las cuentas de activo de Beancount), lo que reduce el valor del activo fijo relacionado.

¿Dónde aparece en el balance general?​

La depreciación acumulada suele aparecer en el balance directamente debajo del activo fijo al que se refiere. Por ejemplo:

Muchos estados financieros simplifican esto mostrando una sola línea como “Propiedad, planta y equipo, neto”. Ese número único representa el costo histórico total de todos los activos menos su depreciación acumulada total, dándote el valor neto en libros final.

¿Cómo se calcula la depreciación?​

Existen varios métodos para calcular la depreciación. El que elijas determina cuánto gasto registras cada período, lo que a su vez se suma al total de depreciación acumulada. Dos familias comunes de métodos son:

• Línea recta (SL): Es el método más sencillo y común para propósitos contables. Gastas una cantidad igual del valor del activo en cada período de su vida útil. Por ejemplo, un portátil de $3,000 con una vida útil de 36 meses (3 años) se depreciaría a$83.33 por mes.
• Métodos fiscales (p. ej., MACRS en EE. UU.): A efectos fiscales, los gobiernos suelen definir calendarios acelerados específicos. En EE. UU., el Sistema de Recuperación de Costos Acelerado Modificado (MACRS) permite tomar deducciones de depreciación mayores en los primeros años de vida del activo. Beancount puede manejar fácilmente estos calendarios —solo necesitas calcular los montos según las tablas oficiales (como las de la Publicación 946 del IRS) y generar los asientos contables correspondientes.

Fórmula (Línea recta)

Depreciación periódica = $\frac{\text{Costo} - \text{Valor residual}}{\text{Vida útil}}$

Depreciación acumulada (en la fecha t) = $\sum (\text{Depreciación periódica hasta } t)$

El valor residual es el valor estimado que tendrá el activo al final de su vida útil. Por simplicidad, a menudo se asume que es cero.

El método Beancount: modelar costo y depreciación acumulada​

Para rastrear correctamente los activos fijos en Beancount mientras preservas su costo original, usarás un par de cuentas de activo para cada categoría, más una cuenta de gasto.

• Assets:Equipment:Computers:Cost (para guardar el costo histórico)
• Assets:Equipment:Computers:AccumDep (el contra‑activo, que se acreditará con el tiempo)
• Expenses:Depreciation:Computers (para registrar el gasto periódico)

Esta estructura refleja la práctica contable estándar y es el enfoque recomendado para gestionar la depreciación de activos fijos en Beancount.

Opción A: Asientos manuales de línea recta​

Este es el método más directo. Controlas cada asiento, lo que es excelente para entender la mecánica.

1. Abre las cuentas necesarias

2025-01-01 open Assets:Bank:Checking
2025-01-01 open Assets:Equipment:Computers:Cost
2025-01-01 open Assets:Equipment:Computers:AccumDep
2025-01-01 open Expenses:Depreciation:Computers

2. Registra la compra (al costo histórico)

Cuando compras el activo, debitas la cuenta Cost.

2025-01-20 * "Compra MacBook Pro"
  Assets:Equipment:Computers:Cost      3000.00 USD
  Assets:Bank:Checking               -3000.00 USD

3. Registra la depreciación mensual

Cada mes registrarás el gasto de depreciación. Para un activo de $3,000 durante 36 meses, la depreciación mensual es$3000 ÷ 36 = $83.33.

La transacción implica debitar la cuenta de gasto y acreditar la cuenta contra‑activo.

2025-02-28 * "Depreciación mensual - MacBook Pro (SL 36 meses)"
  Expenses:Depreciation:Computers           83.33 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep      -83.33 USD  ; Este es el crédito al contra‑activo

Repetirías este asiento cada mes durante 36 meses. El saldo en Assets:Equipment:Computers:AccumDep se volverá más negativo con el tiempo, reduciendo el valor neto en libros del activo.

Cheque rápido: Puedes verificar fácilmente el valor neto en libros en el Balance de Fava o ejecutando una consulta rápida:

bean-query myledger.bean "SELECT account, SUM(position) WHERE account   'Assets:Equipment:Computers:(Cost|AccumDep)' GROUP BY account"

La suma de los saldos de estas dos cuentas es tu valor neto en libros.

Opción B: Automatizar con el plugin amortize de Fava​

Si usas Fava (la interfaz web popular para Beancount) y tu depreciación es una cantidad fija cada mes, puedes automatizarla.

Primero, habilita el plugin al inicio de tu archivo Beancount:

plugin "fava.plugins.amortize_over"

Luego, crea una única transacción que defina todo el calendario de depreciación.

; 1. Registra la compra inicial como de costumbre
2025-01-20 * "Compra MacBook Pro"
  Assets:Equipment:Computers:Cost      3000.00 USD
  Assets:Bank:Checking               -3000.00 USD

; 2. Configura el calendario de depreciación
2025-01-20 * "Calendario de depreciación - MacBook Pro"
  amortize_months: 36
  Expenses:Depreciation:Computers       3000.00 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep  -3000.00 USD

El plugin verá esta transacción y generará asientos virtuales de $83.33 cada mes durante 36 meses. Estos asientos no se escriben en tu archivo .bean pero aparecen en todos los informes. Es perfecto para depreciación lineal, pero no funciona con calendarios irregulares como MACRS.

Opción C: Generar asientos periódicos con un plugin externo​

Si prefieres que se escriban transacciones reales (no virtuales) en tus archivos pero aún deseas automatización, un generador de asientos periódicos es una excelente opción. Uno de los más populares es beancount-periodic de Dallas Lu. Este plugin puede configurarse para crear asientos fechados en tu nombre, dándote el control de los asientos manuales con la comodidad de la automatización.

Ver resultados: costo, depreciación acumulada y valor neto en libros​

Independientemente del método que elijas, tu Balance mostrará tanto las cuentas Cost como AccumDep bajo tus Activos. La suma de ambas es tu valor neto en libros. Esta presentación —costo bruto menos depreciación acumulada— es exactamente lo que contadores y analistas financieros esperan ver. Proporciona total transparencia sobre la edad y el valor de tus activos.

Baja de un activo (venta, desguace o retiro)​

Cuando un activo llega al final de su vida, lo vendes, lo desguazas o lo retiras. Para eliminarlo de tus libros, debes:

1. Eliminar su costo histórico.
2. Eliminar su depreciación acumulada asociada.
3. Registrar cualquier efectivo recibido.
4. Registrar cualquier ganancia o pérdida resultante (la diferencia entre el efectivo recibido y el valor neto en libros).

Ejemplo: venta con ganancia

Supongamos que vendes el MacBook Pro el 15 de junio de 2027.

• Costo original: $3,000
• Depreciación acumulada al momento de la venta: -$2,500
• Valor neto en libros: $3,000 -$2,500 = $500
• Precio de venta: $800
• Ganancia por venta: $800 (ingreso) -$500 (valor neto) = $300

Asiento Beancount para registrar la baja:

2027-06-15 * "Venta MacBook Pro"
  Assets:Bank:Checking                     800.00 USD  ; Efectivo recibido
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep     2500.00 USD  ; Débito para anular el contra‑activo
  Assets:Equipment:Computers:Cost        -3000.00 USD  ; Crédito para eliminar el costo histórico
  Income:Gains:AssetDisposals             -300.00 USD  ; Crédito para registrar la ganancia

Si los ingresos hubieran sido solo $400 (pérdida de$100), registrarías la diferencia en una cuenta Expenses:Losses:AssetDisposals con un importe positivo (débito).

Preguntas frecuentes (rápidas)​

• ¿La depreciación acumulada es un activo o un pasivo?
  Ninguno. Es un contra‑activo. Está ubicado en la sección de activos del balance, pero tiene saldo acreedor, lo que reduce el valor total del activo.

• ¿Alguna vez publico directamente en la cuenta Cost después de la compra?
  Generalmente, no. El objetivo de la cuenta contra‑activo es preservar el costo histórico. Todas las reducciones de valor por depreciación deben registrarse en ...:AccumDep.

• ¿Puedo usar Beancount para calendarios MACRS (fiscales)?
  Sí. Calcula los montos según las tablas del IRS y genera los asientos con el método manual o con un plugin externo.

• ¿El plugin amortize funciona con MACRS?
  No. Sólo soporta depreciación lineal. Para MACRS deberás generar los asientos manualmente o usar un plugin externo que permita calendarios personalizados.

• ¿Qué pasa si mi activo tiene un valor residual distinto de cero?
  Inclúyelo en la fórmula de línea recta. En los ejemplos hemos asumido valor residual cero para simplificar.

Glosario de términos clave​

Referencias y recursos útiles​

• Documentación oficial de Beancount – explica la sintaxis y el manejo de saldos negativos.
• Publicación 946 del IRS – tablas oficiales para MACRS (EE. UU.).
• Plugin beancount-periodic – genera asientos periódicos automáticamente.
• Guía de contabilidad de activos fijos – conceptos de vida útil, valor residual y métodos de depreciación.

Conclusión​

La depreciación acumulada es esencial para representar fielmente el valor de los activos fijos a lo largo del tiempo. Con Beancount puedes mantener una contabilidad clara y reproducible, separando el costo histórico del contra‑activo que registra la depreciación. Ya sea que prefieras registrar cada asiento manualmente o aprovechar la automatización de Fava o de plugins externos, esta guía te brinda los fundamentos y los ejemplos prácticos necesarios para implementar una gestión financiera sólida y transparente.

Las cuentas por pagar (AP) son el dinero que tu negocio debe a sus proveedores por bienes o servicios que ya has recibido pero que aún no has pagado. En contabilidad, AP se clasifica como un pasivo corriente en tu balance: una cantidad que normalmente se debe pagar dentro del próximo año, y con frecuencia dentro de 30 a 60 días.

Este concepto es central en la contabilidad de acumulación, donde registras el gasto y el pasivo correspondiente en el momento en que llega la factura, no cuando realmente envías el efectivo. Esta guía te mostrará cómo gestionar todo el flujo de trabajo de AP de forma limpia y eficiente usando la herramienta de contabilidad en texto plano, Beancount.

Resumen rápido​

Antes de entrar en detalles, cubramos lo esencial:

• Cuentas por pagar (AP) representa tus deudas a corto plazo con los proveedores. La encontrarás bajo la sección Liabilities de tu balance.
• Acumulación vs. Efectivo: AP solo existe si llevas tus libros bajo una base de acumulación. Beancount soporta totalmente los flujos de trabajo de acumulación, y su interfaz web, Fava, mostrará tus pasivos correctamente.
• AP vs. AR: Es simple: las cuentas por pagar son lo que debes, mientras que las cuentas por cobrar (AR) son lo que otros te deben.

Dónde vive AP en Beancount (y Fava)​

Para comenzar a rastrear AP, primero debes declarar una cuenta para ello en tu libro mayor. Una convención estándar es:

Liabilities:AccountsPayable

Opcionalmente puedes crear subcuentas para proveedores principales (p. ej., Liabilities:AccountsPayable:ForestPaintSupply).

En Fava, esta cuenta aparecerá en tu Balance bajo Liabilities. Puedes hacer clic para profundizar y ver una lista de todos los ítems abiertos y pagados, dándote una visión clara de tus obligaciones. Incluso puedes ver esto en acción en el libro mayor de ejemplo público de Fava, que incluye una cuenta Liabilities:AccountsPayable.

Bloques de construcción de Beancount que usarás​

Un flujo de trabajo robusto de AP en Beancount se apoya en algunas funciones clave:

1. Cuentas: Usarás principalmente tu cuenta Liabilities:AccountsPayable, una cuenta de efectivo como Assets:Bank:Checking, y tus diversas cuentas de gasto (p. ej., Expenses:Supplies).
2. Metadatos: Puedes adjuntar pares clave‑valor a cualquier transacción. Para AP usarás metadatos como invoice:, due:, terms: y document:. Fava reconoce la clave document: y creará automáticamente un enlace clicable al archivo adjunto si configuras una carpeta de documentos.
3. Etiquetas y enlaces: Usa #tags (como #ap) para filtrar fácilmente y ^links (como ^INV-10455) para vincular programáticamente una factura con su pago posterior. Esto crea una pista clara y auditable.
4. Consultas (BQL): El lenguaje de consultas similar a SQL de Beancount (BQL) te permite ejecutar informes potentes, como listar todas las cuentas por pagar abiertas ordenadas por fecha de vencimiento, directamente desde la línea de comandos con bean-query o en la página “Query” de Fava.

Flujo de trabajo central de AP en Beancount​

Gestionar AP en tu libro mayor implica dos o tres pasos clave: registrar la factura, pagarla y, a veces, manejar pagos parciales o descuentos.

1) Registrar la factura del proveedor (crea el pasivo)​

Primero, registras el gasto y creas la cuenta por pagar cuando llega la factura.

; Opcionalmente define tu carpeta de documentos en el archivo principal de Beancount:
option "documents" "documents"

2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Paint order INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  terms: "2/10, n/30"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

Esta única entrada logra dos cosas críticas:

1. Reconoce inmediatamente el gasto de $500 en el período correcto (agosto).
2. Crea un pasivo correspondiente de $500, mostrando que le debes dinero a Forest Paint Supply.

El enlace ^INV-10455 es un identificador único que te permite adjuntar el mismo enlace al pago más tarde, manteniendo la factura y el pago lógicamente conectados.

2) Pagar la factura (elimina el pasivo)​

Cuando pagas la factura, creas una transacción que mueve dinero de tu cuenta bancaria para liquidar el pasivo.

a) Pago estándar (sin descuento):

2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Payment INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

Esta entrada reduce tu saldo de AP en $500 y el saldo de tu cuenta corriente en la misma cantidad. El pasivo queda liquidado.

b) Descuento por pronto pago (p. ej., “2/10, n/30”):

Si los términos son “2/10, n/30”, puedes obtener un 2 % de descuento si pagas dentro de 10 días. Para nuestra factura de $500, eso equivale a$10 de descuento. Aquí tienes dos formas aceptables de registrarlo—elige una y sé consistente.

; Opción 1: Registrar el descuento como otro ingreso (efecto contra‑gasto)
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Income:Discounts:Payables       -10.00 USD

; Opción 2: Reducir directamente el gasto original
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Expenses:Supplies:Paint         -10.00 USD

En ambos casos, eliminas el pasivo completo de $500, reduces tu saldo bancario en$490 (lo que realmente pagaste) y contabilizas el beneficio de $10.

3) Manejar pagos parciales​

La función de enlaces de Beancount hace que rastrear pagos parciales sea sencillo y limpio.

; Factura de $1,200
2025-08-10 * "Acme Parts" "INV-9001" ^INV-9001
  invoice: "INV-9001"
  due: "2025-09-09"
  Expenses:Parts                 1200.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable   -1200.00 USD

; Primer pago de $400
2025-08-20 * "Acme Parts" "Payment INV-9001 (1/3)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     400.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -400.00 USD

; Pago final de $800
2025-09-05 * "Acme Parts" "Payment INV-9001 (final)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     800.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -800.00 USD

Al usar el enlace ^INV-9001 en las tres transacciones, puedes filtrar fácilmente tu diario para ver el historial completo de esta factura específica y sus pagos asociados.

Consultas útiles (BQL)​

Puedes ejecutar estas consultas en la pestaña “Query” de Fava o desde la línea de comandos con bean-query.

Consejo: La función any_meta() es extremadamente útil para extraer campos de metadatos como invoice: y document: en los resultados de tus consultas.

AP abierto por proveedor (vista de saldo):

Esta consulta suma el saldo pendiente actual que le debes a cada proveedor.

SELECT payee, COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee
ORDER BY payee;

AP abierto por factura + fecha de vencimiento:

Obtén una lista ordenada de cada factura abierta, ordenada por su fecha de vencimiento, para ayudarte a priorizar pagos.

SELECT payee,
       any_meta('invoice') AS invoice,
       any_meta('due')     AS due,
       COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee, invoice, due
ORDER BY due, payee;

Listar facturas con PDFs adjuntos:

Esta consulta encuentra todas tus facturas y muestra la ruta al documento enlazado.

SELECT date, payee, any_meta('invoice') AS invoice, any_meta('document') AS file
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
ORDER BY date DESC;

Dónde ver AP en Fava​

• Balance: Navega a Balance Sheet → Liabilities → AccountsPayable para ver el saldo total y profundizar en los detalles de cada transacción.
• Diario: Filtra el diario con account:Liabilities:AccountsPayable o con un enlace específico como ^INV-xxxx para ver el ciclo de vida completo de una factura.
• Barra lateral de documentos: Si usas el metadato document: y configuras la directiva option "documents", verás una lista de documentos enlazados en la barra lateral.

Envejecimiento de AP, Rotación y Conciencia de Flujo de Caja​

• Calendario de envejecimiento: Este informe agrupa tus facturas abiertas por tiempo de vencimiento (p. ej., 1‑30 días, 31‑60 días, más de 60 días). En Beancount, el enfoque más práctico es ejecutar la consulta “AP abierto por factura + fecha de vencimiento” anterior, exportar los resultados a CSV y agruparlos en una hoja de cálculo o con un pequeño script Python.
• Ratio de rotación de AP: Es una medida rápida de cuán rápido pagas a tus proveedores. La fórmula es Compras totales a proveedores ÷ Promedio de AP. Una métrica relacionada, Días de Cuentas por Pagar (DPO), se calcula aproximadamente como 365 ÷ Ratio de rotación.
• Si no puedes pagar a tiempo: AP está pensado para deudas a corto plazo. Si un proveedor acepta un plazo de pago más largo y formal, deberías reclasificar la deuda fuera de AP y moverla a una nota por pagar.

2025-10-01 * "Helix Industries" "Convert overdue AP to 12-month note" ^INV-1110
  Liabilities:AccountsPayable    2000.00 USD
  Liabilities:NotesPayable      -2000.00 USD

Mejores prácticas para AP en un libro mayor de texto plano​

• Sin papel: Guarda los PDFs de facturas en tu carpeta documents y enlázalos con la clave de metadato document:.
• Usa enlaces de forma consistente: Pon el número de factura único en un ^link tanto en la factura como en todas las entradas de pago asociadas.
• Mantén los metadatos ordenados: Usar consistentemente invoice:, due: y terms: mejora la búsqueda, las consultas y las revisiones financieras.
• Acumulación total: Si deseas informes útiles de AP, comprométete a llevar tus libros bajo una base de acumulación. Beancount y Fava manejan esto de forma excelente.

Copia‑pega de inicio: Factura de proveedor + Pago​

; ---- Factura ----
2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Paint order INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

; ---- Pago (sin descuento) ----
2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Payment INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

Esta guía es con fines educativos y no constituye asesoramiento fiscal, legal o financiero.

Referencias y lecturas adicionales:​

• Documentación de Beancount sobre tipos de cuentas, etiquetas/enlaces y su lenguaje de consultas
• Notas de Fava/Beancount sobre contabilidad de acumulación y vinculación de documentos
• Uso de any_meta() para consultar campos de metadatos

Si su libro contable vive en texto plano, ya valora la claridad, el control y la reproducibilidad. Externalizar su contabilidad no tiene que comprometer nada de eso. Al contrario, cuando se hace bien, transforma su configuración de Beancount en un flujo de trabajo fiable y documentado ejecutado por especialistas, mientras usted conserva la plena propiedad de los datos, el repositorio y las reglas.

Esta es una guía práctica para usuarios de Beancount sobre qué externalizar, qué mantener internamente, cómo estructurar los entregables y cómo evaluar a los proveedores. Se trata de delegar el trabajo mecánico sin perder el control.

A Quién Va Dirigido​

Esta guía es para usted si encaja en uno de estos perfiles:

• Fundadores en solitario, indie hackers y consultores que usan Beancount y quieren recuperar el tiempo dedicado a las partes mecánicas de la contabilidad para enfocarse en construir su producto o atender a sus clientes.
• Ingenieros con conocimientos financieros que exigen controles estrictos, historial versionado y auditoría completa, pero no quieren pasar sus fines de semana importando extractos bancarios y conciliando cuentas por sí mismos.
• Organizaciones que migran de un proveedor todo‑en‑uno y que ahora priorizan la custodia de datos y la reproducibilidad. Los cierres abruptos recientes de plataformas contables como Bench han subrayado una lección crítica: los planes de salida y los formatos abiertos no son opcionales. (TechCrunch, KSV Advisory Report)

Beancount, Brevemente​

Para los no iniciados, el ecosistema de Beancount se construye sobre unos pocos componentes centrales que lo hacen poderoso para este tipo de flujo de trabajo:

• Beancount: En su corazón, es un lenguaje de contabilidad de partida doble especificado en texto plano. Usted escribe archivos de libro legibles por humanos, los confirma en un repositorio Git y usa un compilador para validarlos y generar informes financieros. (GitHub)
• Fava: Es la elegante interfaz web para Beancount. Fava lee su archivo de libro y le brinda balances, estados de resultados, tendencias, filtros y un potente lenguaje de consultas tipo SQL para inspeccionar sus datos. (Fava Demo)
• beangulp: El marco moderno para automatizar la ingestión de datos. Evolucionado a partir del importador original de Beancount, beangulp proporciona las herramientas para escribir importadores robustos que puedan parsear CSV, OFX, QFX e incluso extractos PDF, convirtiendo datos bancarios crudos en entradas estructuradas de Beancount. (GitHub)

Una relación de externalización exitosa debe preservar y potenciar estas fortalezas: control de versiones, historial legible por humanos, validación estricta y composibilidad de sus herramientas.

Qué Externalizar vs. Qué Mantener Interno​

La clave para una delegación eficaz es una división clara del trabajo. Así se traza la línea entre ejecución táctica y propiedad estratégica.

Grandes Candidatos para Externalizar​

Estas tareas son típicamente repetitivas, basadas en reglas y consumen tiempo: perfectas para un especialista.

• Recopilación e Importación de Extractos: Descargar los extractos mensuales, normalizar varios formatos de archivo (CSV, OFX, PDF) y ejecutar sus importadores beangulp. Esto incluye mantener las reglas de importación a medida que las instituciones financieras cambian sus formatos.
• Asistencia en la Categorización: Construir heurísticas y reglas declarativas para categorizar transacciones. Opcionalmente pueden usar herramientas como smart_importer para predecir asientos basados en datos históricos, pero la revisión final siempre queda en manos humanas.
• Conciliación y Verificaciones de Integridad: El trabajo meticuloso de publicar aserciones balance que coincidan con sus extractos, investigar discrepancias y asegurar que el libro quede libre de errores.
• Adjuntos e Higiene Documental: Obtener facturas y recibos, enlazarlos a transacciones con metadatos y archivar los documentos fuente en un árbol de directorios ordenado y reproducible.
• Cierre de Mes y Reportes: Preparar la suite estándar de informes (P&L, Balance, Estado de Flujos de Efectivo) y proporcionar vistas o exportaciones de Fava para sus actualizaciones de gestión.
• Operaciones de CxC/CxP y Preparación de Nómina: Preparar facturas para pago, generar facturas, gestionar cobros y preparar archivos de nómina para su revisión y aprobación final.
• Preparación del Paquete Fiscal: Al final del año, producir un balance de prueba limpio, schedules de soporte y todos los archivos necesarios para su CPA o asesor fiscal.

Mantener Interno (Usted Posee la Intención y el Riesgo)​

Estas responsabilidades son estratégicas y definen la columna vertebral financiera de su negocio. Le corresponden a usted.

• Diseño del Plan de Cuentas: La estructura y convenciones de nombres de sus cuentas reflejan cómo piensa su negocio. Este es su mapa financiero.
• Políticas Contables Básicas: Decisiones sobre la estructura de la entidad, reconocimiento de ingresos y políticas de capitalización tienen implicaciones financieras y legales a largo plazo.
• Aprobaciones Finales: Usted debe retener la última palabra sobre todos los movimientos de efectivo, incluidos pagos, ejecuciones de nómina y asientos contables significativos.
• Finanzas Estratégicas: Pronósticos, presupuestos y la definición de lo que significa “bueno” para su negocio son responsabilidades fundamentales del propietario.

El Flujo de Trabajo Nativo de Beancount para Externalización​

Así es como se ve una colaboración estructurada basada en Git en la práctica.

1) Estructura del Repositorio (Ejemplo)​

Su repositorio es la única fuente de verdad. Una estructura bien organizada hace el proceso transparente y mantenible.

/ledger
  main.beancount        # Archivo principal del libro, incluye otros
  accounts/             # Definición del Plan de Cuentas
  includes/             # Archivos de transacciones mensuales o anuales
  prices/               # Directivas de precios para commodities/acciones
  metadata/             # Declaraciones de metadatos personalizados
  plugins/              # Plugins personalizados de Beancount
  documents/            # Extractos bancarios, recibos, facturas
/importers              # Importadores + reglas de beangulp
  config.yaml
  bank_x.py
  card_y.py
/scripts
  import.sh             # Script de orquestación para importadores
  close_month.py        # Script de validación y reporte de cierre mensual
/reports
  monthly/
  year_end/
/ops
  runbook.md            # Cómo ejecutar el sistema
  checklist.md          # Listas de verificación procedimentales (p. ej., cierre mensual)
  controls.md           # Documentación de controles financieros

2) El Ciclo Semanal​

El trabajo rutinario debe seguir un ritmo predecible, culminando en un entregable claro para su revisión.

1. Ingesta: Su proveedor extrae los extractos y ejecuta los importadores beangulp para preparar nuevas transacciones.
2. Categorización: Aplican reglas de categorización y, si se usa, sugerencias de smart_importer. Luego sigue una revisión humana para corregir ambigüedades.
3. Conciliación: Añaden aserciones balance que coinciden con los totales de los extractos e investigan cualquier diferencia. El uso de directivas pad debe ser raro y siempre requerir una explicación clara.
4. Documentación: Los documentos relevantes (recibos, facturas) se adjuntan a las transacciones.
5. Commit y Propuesta: Los cambios se confirman con mensajes descriptivos y se abre un pull request para su revisión, permitiéndole ver el diff exacto de lo que cambió en sus libros.

3) Cierre de Mes (Mínimo Viable)​

Cerrar los libros es un punto de control crítico para asegurar la exactitud y producir informes fiables.

• Actualizar directivas price para cualquier moneda extranjera o valores basados en mercado.
• Revisar ítems pendientes: cuentas por cobrar, cuentas por pagar, acumulaciones, gastos prepagados y préstamos.
• Validar que todas las aserciones balance pasen y que no haya otras verificaciones fallidas.
• Etiquetar el commit con el período de cierre (p. ej., 2025-08-close) y exportar los informes estándar.
• Publicar una instantánea de Fava o proporcionar una URL segura para el período.

4) Paquete de Fin de Año​

La culminación del trabajo del año es un paquete ordenado y auditable para su preparador de impuestos. Incluye un balance de prueba final, schedules de soporte para cuentas clave (como activos fijos o inventario) y un script reproducible que regenere cada artefacto directamente desde el repositorio Git.

Seguridad y Acceso (No Negociables)​

Un flujo de trabajo profesional prioriza la seguridad y su propiedad de los datos.

• Custodia de Datos Primero: Usted posee el repositorio Git privado. Su proveedor debe trabajar desde un fork y enviar pull requests. Nunca debe alojar la única copia de su libro.
• Acceso Bancario: Proporcione acceso de solo lectura siempre que sea posible. Si debe usar un servicio agregador, cree credenciales aisladas y tenga un proceso claro para revocarlas.
• Secretos y Encriptación: Use herramientas como GPG o age para cifrar documentos sensibles en reposo. Exija autenticación multifactor en todos los servicios. Operar bajo el principio de menor privilegio.
• Acceso a Fava: Usted debe auto‑alojar Fava o ejecutarlo localmente (fava ledger.beancount) y compartir acceso para sesiones de revisión mediante un túnel seguro o VPN. Evite exponerlo directamente a internet.
• Plan de Salida: Exija un “plan de desconexión”. Debe incluir escrow o entrega garantizada de todos los scripts, configuraciones y documentación. Como demuestran eventos recientes, los proveedores pueden desaparecer de la noche a la mañana; sus registros financieros no deben quedar atrapados con ellos.

Qué Constituye un “Buen” Entregable (Cada Mes)​

Al final de cada mes, debe recibir dos cosas: un artefacto técnico y un resumen ejecutivo.

1. Un Pull Request Limpio que Contenga:

• Todas las transacciones importadas y revisadas del período.
• Un diff de cualquier regla de importador nueva o modificada.
• Mensajes de commit que resuman suposiciones clave o ajustes manuales.
• Un estado 100 % verde en todas las aserciones balance, con un registro que muestre que cada cuenta ha sido conciliada.
• Enlaces en el archivo Beancount a todos los documentos adjuntos, más un reporte de documentos faltantes.
• Directivas price actualizadas para inversiones o monedas extranjeras.

2. Un Paquete de Gestión que Contenga:

• Informes estándar: P&L, Balance y Estado de Flujos de Efectivo.
• Métricas clave como runway de efectivo y variaciones presupuesto vs. real resaltadas.
• Enlaces directos a vistas pre‑filtradas de Fava para análisis interactivo más profundo.

Tipos de Proveedores (Y Cuándo Encajan)​

No todos los proveedores son iguales. Empareje el proveedor con su etapa y complejidad.

• Contador con Conocimientos de Beancount: Ideal para manejar el flujo central: importación constante, categorización, conciliaciones y preparación de paquetes de reporte mensual.
• Firma Boutique de Contabilidad: Adecuada si necesita servicios adicionales como gestión de CxC/CxP, coordinación de nómina, consolidación multi‑entidad o apoyo en la preparación fiscal.
• Controller/CFO Fractional: La elección correcta cuando necesita supervisión estratégica. Ayudan a diseñar políticas contables, construir pronósticos financieros, preparar reportes para la junta y diseñar controles internos.

Los compromisos suelen estructurarse con una retención mensual para trabajo rutinario y una tarifa horaria para proyectos ad‑hoc.

Preguntas de Entrevista para Externalizar Beancount​

Al evaluar un posible proveedor, haga preguntas técnicas específicas para medir su experiencia.

• ¿Qué importadores beangulp ha creado o mantenido personalmente? ¿Puede mostrarme ejemplos anonimizados?
• ¿Entregará scripts reproducibles y un runbook, o solo los archivos de salida finales?
• ¿Cómo garantiza la integridad de los datos en su proceso? (Busque respuestas que involucren aserciones balance, listas de verificación y, quizá, linting CI/CD).
• ¿Utiliza smart_importer? En caso afirmativo, ¿cuál es su proceso para revisar y sobrescribir sus predicciones?
• ¿Cómo propone estructurar el flujo de trabajo Git (estrategia de ramas, plantillas de PR, convenciones de mensajes de commit)?
• ¿Cuál es su plan de salida? ¿Cómo será el proceso de devolución de datos para asegurar que no haya lock‑in?
• ¿Cómo ejecuta Fava de forma segura para sesiones de revisión con el cliente?

Un Simple Statement of Work (SoW) que Puede Copiar‑Pegar​

Utilícelo como punto de partida para su acuerdo de contratación.

Alcance del Trabajo

- Importación semanal de transacciones vía beangulp; incluye preparación de datos y reglas.
- Asistencia en la categorización de transacciones según reglas declarativas.
- Conciliación y verificación de integridad mediante aserciones `balance`.
- Generación y entrega de los informes estándar de cierre mensual (P&L, Balance, Flujos de Efectivo).
- Preparación de facturas y gestión de cobros/pagos (CxC/CxP).
- Preparación del paquete fiscal anual, incluyendo balance de prueba limpio y schedules de soporte.
- Documentación y adjunto de todos los documentos relevantes en el árbol `documents/`.
- Entrega de scripts reproducibles y runbook completo para auditorías internas.

Entregables

- Pull requests semanales con todas las transacciones importadas y revisadas.
- Informes mensuales en formato PDF/CSV generados por Fava.
- Scripts reproducibles y documentación completa del proceso.
- Reporte de documentos faltantes y plan de acción para su recuperación.

Criterios de Evaluación

- Cumplimiento del 100 % de aserciones `balance` en cada cierre mensual.
- Tiempo de respuesta máximo de 48 horas para incidencias críticas.
- Calidad y claridad de la documentación entregada.
- Satisfacción del cliente medida mediante encuesta post‑entrega.

Plazo

- Inicio: [Fecha de inicio]
- Duración: 12 meses, con revisión trimestral de desempeño.

Precio

- Retención mensual de $[monto] + tarifa horaria de $[monto] para trabajos ad‑hoc.

Aceptación

_____________________________    _____________________________
Nombre del Cliente                Nombre del Proveedor
Fecha: ________________________   Fecha: ________________________

Configuración del Repositorio​

A continuación se muestra una configuración típica de repositorio para una empresa que externaliza su contabilidad con Beancount.

beancount/
├─ ledger/
│  ├─ main.beancount
│  ├─ accounts/
│  ├─ includes/
│  ├─ prices/
│  ├─ metadata/
│  ├─ plugins/
│  └─ documents/
├─ importers/
│  ├─ config.yaml
│  ├─ bank_x.py
│  └─ card_y.py
├─ scripts/
│  ├─ import.sh
│  └─ close_month.py
├─ reports/
│  ├─ monthly/
│  └─ year_end/
└─ ops/
   ├─ runbook.md
   ├─ checklist.md
   └─ controls.md

Buenas Prácticas para Externalizar con Beancount​

1. Mantenga la estructura de carpetas clara y reproducible.
   Use accounts/ para el plan de cuentas, documents/ para todos los archivos fuente y importers/ para los scripts de ingestión.

2. Versione siempre los cambios.
   Cada importación, regla nueva o ajuste debe estar asociado a un commit con mensaje descriptivo.

3. Automatice la validación con CI.
   Configure pipelines que ejecuten beancount -f y verifiquen que todas las aserciones balance pasen antes de aceptar un PR.

4. Documente las reglas de negocio.
   Guarde en metadata/ y plugins/ cualquier lógica específica de su empresa para que sea visible y auditada.

5. Revise los pull requests con un checklist.

   • ¿Todas las transacciones están categorizadas?
   • ¿Hay documentos adjuntos faltantes?
   • ¿Todas las aserciones balance están verdes?
   • ¿Se actualizaron los precios de activos relevantes?

6. Planifique el cierre de mes con antelación.
   Ejecute scripts/close_month.py al menos dos días antes del cierre oficial para detectar problemas con tiempo suficiente para resolverlos.

7. Mantenga una copia de seguridad del repositorio.
   Use snapshots automáticos o replicación a otro servidor Git para evitar pérdida de datos.

Ejemplo de Configuración de beangulp​

# config.yaml
importers:
  - name: bank_x
    path: importers/bank_x.py
    schedule: "0 2 * * 1"   # Cada lunes a las 02:00 UTC
  - name: card_y
    path: importers/card_y.py
    schedule: "0 3 * * 2"   # Cada martes a las 03:00 UTC
rules:
  - pattern: "Bank X"
    importer: "bank_x"
  - pattern: "Card Y"
    importer: "card_y"

Conclusión​

Externalizar la contabilidad con Beancount le permite concentrarse en la visión estratégica de su negocio mientras delega las tareas mecánicas a expertos. Al mantener una arquitectura basada en Git, una validación estricta mediante aserciones balance y una documentación clara con Fava, garantiza que la propiedad y la reproducibilidad de sus datos permanezcan intactas. Siga las mejores prácticas de seguridad, establezca planes de salida claros y use los criterios de entregables descritos para asegurar que cada mes reciba información fiable y útil para la toma de decisiones. Con la combinación adecuada de proveedores internos y externos, su empresa podrá escalar su gestión financiera sin perder el control que brinda Beancount.