14 Posts getaggt mit „Cash Flow“

Zu verstehen, woher Ihr Geld kommt und wohin es fließt, ist grundlegend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Während sich viele Unternehmer auf ihre Gewinn- und Verlustrechnungen konzentrieren, offenbart die Kapitalflussrechnung oft die wahre Geschichte der finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens. Schließlich können Sie auf dem Papier profitabel sein, aber trotzdem nicht genug Geld haben, um Ihre Rechnungen zu bezahlen.

Was ist eine Kapitalflussrechnung?​

Eine Kapitalflussrechnung (auch Cashflow-Rechnung genannt) ist ein Finanzdokument, das alle Geldbewegungen in Ihr Unternehmen und aus Ihrem Unternehmen während eines bestimmten Zeitraums verfolgt – sei es ein Monat, ein Quartal oder ein Jahr. Im Gegensatz zu einer Gewinn- und Verlustrechnung, die Einnahmen ausweist, wenn sie erzielt wurden (auch wenn die Zahlung noch nicht eingegangen ist), konzentriert sich eine Kapitalflussrechnung ausschließlich auf tatsächliche Geldbewegungen.

Betrachten Sie sie als den finanziellen Puls Ihres Unternehmens. Sie zeigt, ob Sie genügend Bargeld haben, um Gehälter zu zahlen, Lieferanten zu bezahlen, in Wachstum zu investieren und den Betrieb aufrechtzuerhalten.

Warum Ihr Unternehmen eine Kapitalflussrechnung benötigt​

Cashflow-Probleme sind eine der Hauptursachen für das Scheitern kleiner Unternehmen. Selbst profitable Unternehmen können scheitern, wenn sie nicht genügend Bargeld zur Verfügung haben, um ihren unmittelbaren Verpflichtungen nachzukommen. Hier sind die Gründe, warum die Verfolgung des Cashflows wichtig ist:

Enthüllt die wahre Liquidität: Ihre Gewinn- und Verlustrechnung kann einen Gewinn ausweisen, aber wenn Kunden ihre Rechnungen noch nicht bezahlt haben, haben Sie möglicherweise kein tatsächliches Bargeld zur Verfügung.

Ermöglicht eine bessere Planung: Durch die Verfolgung von Cashflow-Mustern können Sie Engpässe antizipieren, bevor sie zu Krisen werden, und größere Ausgaben oder Investitionen planen.

Zieht Investoren und Kreditgeber an: Stakeholder möchten sehen, dass Ihr Unternehmen einen positiven Cashflow generiert und seine Ressourcen verantwortungsvoll verwaltet.

Identifiziert Problembereiche: Möglicherweise stellen Sie fest, dass zu viel Bargeld im Lagerbestand gebunden ist oder dass die Inkassofristen zu lang sind.

Unterstützt Wachstumsentscheidungen: Sollten Sie diesen neuen Mitarbeiter einstellen? Neue Geräte leasen? Ihre Kapitalflussrechnung hilft Ihnen, diese Fragen zu beantworten.

Die drei Bereiche einer Kapitalflussrechnung​

Jede Kapitalflussrechnung ist in drei Hauptkategorien unterteilt, die jeweils eine andere Geschichte über Ihr Unternehmen erzählen:

1. Operative Tätigkeit​

Dieser Bereich umfasst Ihr tägliches Geschäft – die Aktivitäten, die Ihre Haupteinnahmen generieren. Operative Tätigkeiten umfassen:

• Bareinnahmen von Kunden für Produkte oder Dienstleistungen
• Barzahlungen an Lieferanten und Verkäufer
• Gehaltsabrechnung und Mitarbeiterleistungen
• Miete, Nebenkosten und andere betriebliche Aufwendungen
• Zinszahlungen
• Einkommensteuerzahlungen

Der Netto-Cashflow aus der laufenden Geschäftstätigkeit ist wohl die wichtigste Zeile in Ihrer Kapitalflussrechnung. Sie zeigt, ob Ihre Kerngeschäftsaktivitäten einen positiven Cashflow generieren. Wenn diese Zahl konstant negativ ist, ist dies ein Warnsignal, dass Ihr Geschäftsmodell möglicherweise angepasst werden muss.

2. Investitionstätigkeit​

Dieser Bereich erfasst die Cashflows im Zusammenhang mit langfristigen Vermögenswerten und Investitionen:

• Kauf oder Verkauf von Sachanlagen und Ausrüstung
• Erwerb oder Veräußerung anderer Unternehmen
• Kauf oder Verkauf von Wertpapieren
• Kredite an andere Unternehmen (und erhaltene Rückzahlungen)

Für wachsende Unternehmen weist dieser Bereich oft einen negativen Cashflow aus, da sie in ihre Zukunft investieren. Das ist nicht unbedingt schlecht – es zeigt, dass Sie für die Zukunft planen. Sie benötigen jedoch einen positiven Cashflow aus operativer oder Finanzierungstätigkeit, um diese Investitionen zu unterstützen.

3. Finanzierungstätigkeit​

Dieser Bereich zeigt, wie Ihr Unternehmen Kapital beschafft und zurückzahlt:

• Erlöse aus Krediten oder der Ausgabe von Anleihen
• Rückzahlung des Schuldkapitals
• Von Eigentümern oder Aktionären investiertes Geld
• Aktienrückkäufe
• Dividendenzahlungen

Dieser Bereich zeigt, wie Sie Ihr Unternehmen finanzieren und ob Sie stark auf externe Finanzierung angewiesen sind oder intern genügend Bargeld generieren.

So erstellen Sie eine Kapitalflussrechnung​

Es gibt zwei Methoden zur Erstellung einer Kapitalflussrechnung: die direkte Methode und die indirekte Methode. Die meisten kleinen Unternehmen finden die indirekte Methode einfacher umzusetzen.

Die indirekte Methode (empfohlen für kleine Unternehmen)​

Schritt 1: Beginnen Sie mit dem Nettoergebnis Beginnen Sie mit dem Nettoergebnis aus Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung für den Zeitraum.

Schritt 2: Anpassen an nicht zahlungswirksame Posten Addieren Sie Ausgaben, die keine Barzahlungen beinhalteten:

• Abschreibung
• Verluste aus Anlagenverkäufen (oder subtrahieren Sie Gewinne)

Schritt 3: Anpassen an Änderungen des Umlaufvermögens

• Addieren Sie Abnahmen (oder subtrahieren Sie Zunahmen) bei Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
• Subtrahieren Sie Zunahmen (oder addieren Sie Abnahmen) beim Lagerbestand
• Addieren Sie Zunahmen (oder subtrahieren Sie Abnahmen) bei Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Wenn beispielsweise die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen um 2.000 $ gestiegen sind, subtrahieren Sie diesen Betrag vom Nettoergebnis, da Sie Einnahmen erfasst, aber das Geld noch nicht erhalten haben.

Schritt 4: Hinzufügen von Investitionstätigkeiten Listen Sie alle Cashflows aus dem Kauf oder Verkauf von langfristigen Vermögenswerten und Investitionen auf.

Schritt 5: Hinzufügen von Finanzierungstätigkeiten Erfassen Sie alle Cashflows aus Schulden-, Eigenkapital- und Dividendentransaktionen.

Schritt 6: Berechnung der Nettoveränderung des Bargelds Addieren Sie den Netto-Cashflow aus allen drei Bereichen. Dieser sollte der Veränderung Ihres Kassenbestands zwischen Anfang und Ende des Zeitraums entsprechen.

Die direkte Methode​

Die direkte Methode ist konzeptionell einfacher, erfordert aber eine detailliertere Buchführung. Sie listen einfach alle Bareinnahmen und -ausgaben auf:

Bareinnahmen:

• Inkasso von Kunden
• Zinsen erhalten
• Sonstige betriebliche Bareinnahmen

Barauszahlungen:

• Zahlungen an Lieferanten
• Zahlungen an Mitarbeiter
• Zinsen bezahlt
• Einkommensteuern bezahlt
• Sonstige betriebliche Barauszahlungen

Subtrahieren Sie die gesamten Zahlungen von den gesamten Einnahmen, um den Netto-Cashflow aus der laufenden Geschäftstätigkeit zu erhalten, und fügen Sie dann die Bereiche Investition und Finanzierung wie oben beschrieben hinzu.

Beispiel aus der Praxis: Eine kleine Bäckerei​

Nehmen wir an, Sie besitzen eine Bäckerei in der Nachbarschaft. So könnte eine einfache monatliche Kapitalflussrechnung aussehen:

Operative Tätigkeit:

• Nettoergebnis: 4.000 $
• Hinzufügen: Abschreibung: 500 $
• Zunahme der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen: -1.000 $ (Kunden haben auf Kredit gekauft)
• Abnahme des Lagerbestands: 800 $ (Vorräte verbraucht)
• Zunahme der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen: 600 $ (einige Lieferantenzahlungen verzögert)
• Netto-Cashflow aus laufender Geschäftstätigkeit: 4.900 $

Investitionstätigkeit:

• Kauf eines neuen Ofens: -3.000 $
• Netto-Cashflow aus Investitionstätigkeit: -3.000 $

Finanzierungstätigkeit:

• Tilgungszahlung für Bäckereikredit: -500 $
• Netto-Cashflow aus Finanzierungstätigkeit: -500 $

Nettozunahme des Bargelds: 1.400 $

Wenn Sie den Monat mit 5.000 $auf dem Konto begonnen hätten, würden Sie ihn mit 6.400$ beenden.

Best Practices für die Verwendung Ihrer Kapitalflussrechnung​

1. Überprüfen Sie sie regelmäßig​

Erstellen Sie nicht nur einmal im Jahr eine Kapitalflussrechnung für Ihren Buchhalter. Überprüfen Sie sie mindestens monatlich und wöchentlich, wenn Ihr Unternehmen geringe Margen oder schnelles Wachstum aufweist. Je häufiger Sie sie überprüfen, desto schneller können Sie Probleme erkennen und beheben.

2. Erstellen Sie Cashflow-Prognosen​

Verwenden Sie historische Daten, um zukünftige Cashflows vorherzusagen. Dies hilft Ihnen, saisonale Schwankungen zu antizipieren, größere Ausgaben zu planen und Cashflow-Engpässe zu vermeiden. Die meisten Unternehmen erstellen rollierende 12-Monats-Prognosen, die sie monatlich aktualisieren.

3. Beobachten Sie wichtige Kennzahlen​

Achten Sie besonders auf:

• Operativer Cashflow: Sollte durchweg positiv sein
• Freier Cashflow: Operativer Cashflow abzüglich Investitionsausgaben
• Cash Conversion Cycle: Wie lange es dauert, Lagerinvestitionen wieder in Bargeld umzuwandeln

4. Vergleichen Sie Zeiträume​

Betrachten Sie die Trends von Monat zu Monat und von Jahr zu Jahr. Wächst Ihr operativer Cashflow? Werden Sie mehr oder weniger abhängig von der Finanzierung? Diese Trends zeigen die Entwicklung Ihres Unternehmens.

5. Abgleichen mit anderen Abschlüssen​

Ihre Kapitalflussrechnung sollte eine konsistente Geschichte mit Ihrer Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung erzählen. Die Veränderung des Bargelds in Ihrer Kapitalflussrechnung sollte mit der Veränderung des Bargeldbestands in Ihrer Bilanz übereinstimmen.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten​

Gewinn mit Cashflow verwechseln: Nur weil Sie profitabel sind, bedeutet das nicht, dass Sie Bargeld haben. Ein Verkauf von 10.000 $ mit einem Zahlungsziel von 60 Tagen hilft Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung heute, aber nicht Ihrem Cashflow für zwei Monate.

Den operativen Bereich ignorieren: Einige Unternehmer konzentrieren sich nur auf das Endergebnis (Gesamtveränderung des Bargelds), ohne die Quellen zu analysieren. Sie wollen einen positiven Cashflow aus der laufenden Geschäftstätigkeit, nicht nur durch die Aufnahme von mehr Schulden.

Nicht zahlungswirksame Transaktionen vergessen: Die Abschreibung verbraucht kein Bargeld, reduziert aber Ihr Nettoergebnis. Stellen Sie sicher, dass Sie sie bei Verwendung der indirekten Methode wieder hinzufügen.

Nicht für saisonale Schwankungen planen: Viele Unternehmen haben saisonale Cashflow-Muster. Planen Sie für die mageren Monate während der üppigen Monate.

Haupt- und Zinsen verwechseln: Zinszahlungen sind operative Tätigkeiten; Tilgungszahlungen für Kredite sind Finanzierungstätigkeiten. Halten Sie diese getrennt.

Laden Sie Ihre kostenlose Kapitalflussrechnungsvorlage herunter​

Um Ihnen den Einstieg in die Verfolgung des Cashflows Ihres Unternehmens zu erleichtern, haben wir eine kostenlose, einfach zu bedienende Excel-Vorlage erstellt, die Folgendes umfasst:

• Vorformatierte Bereiche für operative, Investitions- und Finanzierungstätigkeiten
• Automatische Berechnungen
• Sowohl monatliche als auch jährliche Ansichten
• Anpassbare Einzelposten für Ihr spezifisches Unternehmen
• Professionelle Formatierung für Präsentationen vor Kreditgebern oder Investoren

Die Vorlage verwendet die indirekte Methode, die für die meisten kleinen Unternehmen gut funktioniert. Geben Sie einfach Ihre Finanzdaten ein, und die Vorlage berechnet Ihre Cashflows automatisch.

Maßnahmen ergreifen: Ihre nächsten Schritte​

Das Verständnis und die Überwachung des Cashflows dient nicht nur dem Überleben, sondern auch dem Treffen fundierter Entscheidungen, die das Wachstum vorantreiben. So setzen Sie dieses Wissen in die Praxis um:

1. Beginnen Sie jetzt mit der Verfolgung: Warten Sie nicht bis nächsten Monat oder nächstes Quartal. Laden Sie die Vorlage herunter und erstellen Sie diese Woche Ihre erste Kapitalflussrechnung.

2. Legen Sie einen Überprüfungszeitplan fest: Blocken Sie Zeit in Ihrem Kalender, um den Cashflow mindestens monatlich zu überprüfen.

3. Bauen Sie einen Cash-Puffer auf: Versuchen Sie, 3-6 Monate der Betriebsausgaben in Barreserven zu halten.

4. Inkasso verschärfen: Wenn Forderungen aus Lieferungen und Leistungen Bargeld verbrauchen, implementieren Sie strengere Zahlungsbedingungen oder Nachverfolgungsverfahren.

5. Lagerbestand mit Bedacht verwalten: Übermäßiger Lagerbestand bindet Bargeld. Verwenden Sie nach Möglichkeit eine Just-in-Time-Bestellung.

6. Zahlungsbedingungen aushandeln: Können Sie die Verbindlichkeiten verlängern, ohne die Lieferantenbeziehungen zu beschädigen? Können Sie Kunden dazu anregen, schneller zu zahlen?

Das Fazit​

Cashflow-Management ist nicht glamourös, aber unerlässlich. Ihre Kapitalflussrechnung ist eines der mächtigsten Werkzeuge, die Sie haben, um die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu verstehen und kluge Entscheidungen zu treffen. Indem Sie verfolgen, woher Ihr Geld kommt und wohin es fließt, können Sie Cashflow-Krisen vermeiden, für Wachstum planen und ein widerstandsfähigeres Unternehmen aufbauen.

Denken Sie daran: Umsatz ist Eitelkeit, Gewinn ist Vernunft, aber Bargeld ist König. Beginnen Sie noch heute mit der Verfolgung Ihres Cashflows.

Haben Sie Fragen zur Erstellung oder Interpretation Ihrer Kapitalflussrechnung? Hinterlassen Sie unten einen Kommentar, und wir helfen Ihnen, Antworten zu finden.

TL;DR​

Forderungen (AR) sind das Geld, das Kunden Ihnen für bereits gelieferte Waren oder Dienstleistungen schulden. Es ist ein Umlaufvermögen in Ihrer Bilanz, zentral für die Periodenabgrenzungsrechnung und ein entscheidender Treiber des Cashflows Ihres Unternehmens. Sie können AR sauber in Beancount verfolgen, indem Sie Kundenunterkonten verwenden, Rechnungen mit Zahlungen über ^links verknüpfen und ein paar einfache Abfragen ausführen. Um Ihre Inkassogeschwindigkeit zu messen, können Sie Forderungsumschlag und Days Sales Outstanding (DSO) berechnen. Um Risiken zu steuern, können Sie eine Rückstellung für zweifelhafte Forderungen nutzen.

Was sind Forderungen?​

Forderungen stellen den Saldo des Geldes dar, das Ihrem Unternehmen für gelieferte oder genutzte Waren oder Dienstleistungen zusteht, die von den Kunden noch nicht bezahlt wurden. Nach den Grundsätzen der Periodenabgrenzungsrechnung erfassen Sie diesen Umsatz, wenn er verdient wird, nicht wenn das Geld eingeht. Folglich erscheint AR als Umlaufvermögen in der Bilanz Ihres Unternehmens.

Warum sind sie wichtig?​

Eine effektive Verwaltung Ihrer Forderungen ist entscheidend, um eine gesunde Liquidität aufrechtzuerhalten. Je schneller Sie Ihre Rechnungen einziehen, desto kürzer ist Ihr Cash‑Conversion‑Cycle – die Zeit, die benötigt wird, um Ihre Investitionen in Vorräte und andere Ressourcen wieder in Geld zu verwandeln. Durch die Überwachung von Kennzahlen wie Forderungsumschlag und Days Sales Outstanding (DSO) erhalten Sie ein klares Bild Ihrer Inkassoeffizienz und können Maßnahmen zu deren Verbesserung ergreifen.

• AR = Geld, das Ihnen geschuldet wird (es ist ein Vermögenswert).
• AP = Geld, das Sie anderen schulden (es ist eine Verbindlichkeit).

Der Forderungsfluss in der doppelten Buchführung​

Konzeptionell folgt der Lebenszyklus einer Forderung diesen Schritten:

1. Rechnung stellen (Kreditverkauf): Wenn Sie eine Rechnung senden, erhöhen Sie Ihre Aktiva (insbesondere Forderungen) und erfassen das verdiente Income.
2. Zahlungseingang: Wenn der Kunde zahlt, erhöhen Sie ein Asset (Ihr Assets:Bank Konto) und verringern ein anderes (Assets:AR). Der Nettoeffekt auf Ihre Gesamtaktiva ist null, aber Ihre Liquiditätsposition verbessert sich.
3. Rabatte oder Gutschriften: Wenn Sie einen Frühzahlungsrabatt gewähren oder ein Gutschriftmemo ausstellen, reduzieren Sie den AR‑Saldo des Kunden und gleichen dies mit einem Rabattaufwand oder einer Umsatzminderung (Contra‑Revenue) aus.
4. Uneinbringliche Forderungen: Leider werden nicht alle Rechnungen bezahlt. Dafür können Sie eine Rückstellung für zweifelhafte Forderungen (ein Gegenkonto, das den Wert Ihrer Forderungen mindert) und einen entsprechenden Aufwand für uneinbringliche Forderungen erfassen. Später können Sie eine konkrete uneinbringliche Rechnung gegen diese Rückstellung abschreiben.

Modellierung von Forderungen in Beancount​

Beancount ist ein textbasiertes, doppeltes Buchhaltungssystem, das sich hervorragend zur Verfolgung von Forderungen eignet. Die Verwendung von tags (die mit # beginnen), links (die mit ^ beginnen) und einer SQL‑ähnlichen Abfragesprache (bean-query) macht Ihren gesamten AR‑Prozess transparent, prüfbar und skriptfähig.

Vorgeschlagene Kontenstruktur​

Ein übersichtlicher Kontenplan ist die Basis. Hier ein empfohlener Aufbau:

Assets:AR:Allowance
Assets:AR:CustomerA
Assets:AR:CustomerB
Liabilities:Tax:Sales
Equity:Opening-Balances
Equity:Closing-Balances
Income:Sales
Expenses:Bad-Debt
Expenses:Discounts

1. Kreditverkauf buchen (Rechnung ausstellen)​

Wenn Sie einem Kunden eine Rechnung senden, buchen Sie diese in Ihrem Hauptbuch.

2023-01-01 * "Rechnung #1001"
  Assets:AR:CustomerA    1200 USD
  Income:Sales          -1200 USD
  document: "rechnungen/1001.pdf"

• Der ^INV-2025-045 Link ist ein eindeutiger Bezeichner, der diese Rechnung mit zukünftigen Zahlung(en) verknüpft.
• Die document: Metadaten helfen Fava (Beancounts Web‑Interface), einen anklickbaren Link direkt zur Rechnungs‑PDF anzuzeigen.

2. Vollständige Zahlung buchen​

Wenn Acme Co. die Rechnung vollständig bezahlt, löschen Sie deren Forderungsbestand.

2023-01-15 * "Zahlung von Acme Co."
  Assets:Bank           1200 USD
  Assets:AR:CustomerA   -1200 USD
  document: "zahlungen/acme.pdf"

Die Verwendung desselben ^INV-2025-045 Links erzeugt einen klaren Prüfpfad, der Rechnung und Zahlung verbindet.

3. Teilzahlungen bearbeiten​

Wenn ein Kunde eine Teilzahlung leistet, ist der Vorgang derselbe. Der Link hält alles verbunden.

2023-01-20 * "Teilzahlung von Acme Co."
  Assets:Bank            400 USD
  Assets:AR:CustomerA   -400 USD
  document: "zahlungen/acme-partial.pdf"

Eine Abfrage nach ^INV-2025-045 würde die ursprüngliche Rechnung über 1200 $und diese Teilzahlung von 400$ anzeigen, sodass ein Restbetrag von 800 $ verbleibt.

4. Frühzahlungsrabatt verarbeiten​

Angenommen, Sie gewähren bei einer Rechnung über 1000 $ bei früher Zahlung einen Rabatt von 2 %.

2023-02-01 * "Rechnung #1002"
  Assets:AR:CustomerB   1000 USD
  Income:Sales          -1000 USD
  document: "rechnungen/1002.pdf"

2023-02-05 * "Frühzahlungsrabatt"
  Assets:Bank            980 USD
  Assets:AR:CustomerB   -1000 USD
  Expenses:Discounts      20 USD

Hier löschen Sie die gesamte Forderung von 1000 $, buchen die erhaltenen 980 $Cash und erfassen den Rabatt von 20$ als Aufwand. Hinweis: Viele Kontenrahmen behandeln Verkaufsrabatte als Contra‑Revenue statt als Aufwand. Die Verwendung eines Aufwandkontos ist für kleinere Kontenrahmen oft einfacher. Wichtig ist, dass Sie eine Methode wählen und konsequent anwenden.

5. Umsatzsteuer auf Rechnungen berücksichtigen​

Wenn Sie Umsatzsteuer erheben, buchen Sie diese zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung als Verbindlichkeit.

2023-03-01 * "Rechnung inkl. MwSt."
  Assets:AR:CustomerC   1100 USD
  Income:Sales          -1000 USD
  Liabilities:Tax:Sales   100 USD
  document: "rechnungen/1003.pdf"

Sie haben über 1100 $in Rechnung gestellt, 1000$ Umsatz erkannt und schulden nun 100 $ an die Steuerbehörde.

6. Uneinbringliche Forderungen (Rückstellungsmethode)​

Die Rückstellungsmethode wird nach den Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) bevorzugt, da sie Aufwendungen besser den Erträgen zuordnet.

Schritt 1: Schätzung und Erstellung der Rückstellung (z. B. zum Jahresende)
Basierend auf historischen Daten schätzen Sie einen Prozentsatz Ihrer Forderungen, der möglicherweise uneinbringlich ist.

2023-12-31 * "Rückstellung für zweifelhafte Forderungen"
  Assets:AR:Allowance    200 USD
  Expenses:Bad-Debt     -200 USD

Damit entsteht ein Gegenkonto (Assets:AR:Allowance), das den Buchwert Ihrer gesamten Forderungen reduziert.

Schritt 2: Später eine konkrete uneinbringliche Rechnung abschreiben
Wenn Sie sicher sind, dass eine Rechnung nicht bezahlt wird, schreiben Sie sie gegen die Rückstellung ab.

2024-01-15 * "Abschreibung uneinbringliche Rechnung"
  Assets:AR:Allowance   -150 USD
  Expenses:Bad-Debt      150 USD

Beachten Sie, dass diese Buchung Ihre Aufwendungen nicht beeinflusst; der Aufwand wurde bereits bei Erstellung der Rückstellung erfasst.

Minimalberichte & Abfragen​

Sie können schnelle Übersichten Ihrer Forderungen mit Fava oder bean-query erhalten.

Offene Forderungen nach Kunde

SELECT account, sum(position) FROM balances
WHERE account ~ 'Assets:AR' GROUP BY account;

Journal der AR‑Aktivität für einen Zeitraum

SELECT * FROM transactions
WHERE date >= '2023-01-01' AND date <= '2023-12-31';

Kern‑AR‑Kennzahlen (mit schnellen Formeln)​

Für diese Kennzahlen ist ein praktischer Ansatz, bean-query zu nutzen, um die erforderlichen Zahlen (Periodenumsatz, Anfangs‑/Endbestände der Forderungen) zu exportieren und die Berechnungen anschließend in einer Tabelle oder einem Skript durchzuführen. So bleibt Ihr Hauptbuch sauber und die Berechnungen transparent.

Forderungsumschlag​

Dies misst, wie oft Ihr Unternehmen pro Zeitraum seine durchschnittlichen Forderungen einzieht. Höher ist besser.

DSO (Days Sales Outstanding)​

Dies gibt an, wie viele Tage im Durchschnitt vergehen, bis nach einem Verkauf die Zahlung eingeht. Niedriger ist besser.

Eine einfache Beancount‑Startdatei (Kopieren/Einfügen)​

2023-01-01 open Assets:Bank "Bankkonto"
2023-01-01 open Assets:AR "Forderungen"
2023-01-01 open Equity:Opening-Balances
2023-01-01 open Equity:Closing-Balances
2023-01-01 open Income:Sales
2023-01-01 open Expenses:Bad-Debt
2023-01-01 open Expenses:Discounts
2023-01-01 open Liabilities:Tax:Sales

Praktische Tipps für gesunde Forderungen​

• Klare Zahlungsbedingungen festlegen: Geben Sie das Fälligkeitsdatum, Mahngebühren und etwaige Frühzahlungsrabatte auf jeder Rechnung an.
• Alles verknüpfen: Verwenden Sie konsistente ^INV-... Links, um Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften für einen klaren Prüfpfad zu verbinden.
• Dokumente anhängen: Nutzen Sie die document: Metadaten, um PDFs von Rechnungen, Bestellungen und Verträgen zu verlinken.
• Monatlich prüfen: Überprüfen Sie Ihren offenen Forderungsbericht mindestens einmal im Monat und verfolgen Sie überfällige Rechnungen. Beobachten Sie die Trends von Forderungsumschlag und DSO, um Probleme frühzeitig zu erkennen.

Weiterführende Literatur (verwendete Quellen)​

• Investopedia zu Grundlagen von Forderungen und DSO
• Beancount-Dokumentation zu Syntax, Links/Tags und der Abfragesprache
• Lumen Learning zu Rückstellung vs. direkter Abschreibungsmethode

Warum sich das bescheidene Budget mit dem Wachstum einer Organisation in ein Multi-Währungs-Treasury verwandelt

Apps für persönliche Finanzen versprechen sieben Kernaufgaben: alles an einem Ort sehen, Budgetierung, Einnahmen und Ausgaben verfolgen, Schulden begleichen, für große Anschaffungen sparen, Geld mit einem Partner verwalten und Investitionen überwachen. Dieselben Bedürfnisse tauchen im Geschäftsumfeld wieder auf – und vervielfachen sich dann, wenn Mitarbeiterzahl, Regulierungsbehörden und Investoren ins Spiel kommen.

Mikro- & Kleinunternehmen (Einzelgründer → ±50 Mitarbeiter)​

Zusätzliche Aufgaben, die für kleine Firmen einzigartig sind

• Einhaltung von Lohn- und Sozialversicherungsbestimmungen (genaue, pünktliche Einreichungen).
• Erhebung und Abführung von Umsatzsteuer / Mehrwertsteuer über Bundesstaaten oder Länder hinweg.
• Grundlegende Risikoabsicherung (Haftpflicht-, Cyber-, Schlüsselpersonenversicherung).

Unternehmen des unteren und mittleren Marktsegments (≈ 50 – 500 Mitarbeiter, oft Mehrentitäten)​

• Budgets auf Abteilungsebene plus rollierende Prognosen für FP&A.
• 13-Wochen- und 12-Monats-Cashflow-Prognosen zum Schutz des Covenant-Spielraums ([eventusag.com][3]).
• Schuld- und Eigenkapital-Portfoliomanagement (Laufzeitdarlehen, Venture Debt, Cap-Table-Verwässerung).
• Konzernkonsolidierung – Eliminierung konzerninterner Transaktionen und aktuelle Neubewertung von Fremdwährungen ([picus-capital.medium.com][4]).
• Interne Kontrollen & Prüfungsbereitschaft (Funktionstrennung, SOX-light).
• Lieferantenbeschaffung & Überwachung des Vertragslebenszyklus.
• KPI-Dashboards für Investoren und Kreditgeber (EBITDA, ARR, DSO, Working-Capital-Tage).

Großunternehmen & globale Konzerne (500 + Mitarbeiter)​

Wichtige Erkenntnisse für Produktentwickler​

• Gleiche Instinkte, größere Bühne – „Zeig mir alles“ entwickelt sich von einem Mint-ähnlichen Dashboard zu einer Multi-Ledger-Konsolidierung und Treasury-Ansichten.
• Liquidität ist auf jeder Ebene König – aber die Tools springen von Tabellenkalkulationen zu dedizierten Prognose-Engines.
• Compliance bläht sich auf – Lohnbuchhaltung, Steuern, Audit und ESG treten nur im Geschäftskontext auf und dominieren die Arbeitslast von Großunternehmen.
• Stakeholder vervielfachen sich – Einzelpersonen koordinieren sich mit einem Partner; Unternehmen jonglieren mit Mitarbeitern, Lieferanten, Bankern, Investoren und Regulierungsbehörden.

Wenn Sie verstehen, wo ein Kunde auf dieser Wachstumskurve steht, können Sie Funktionen priorisieren, die wirklich etwas bewirken – sei es die sofortige Cashflow-Transparenz für einen Cafébesitzer oder das grenzüberschreitende Liquiditätspooling für ein multinationales Unternehmen.

Eine Plain-Text-Vorlage, ein wiederholbarer Workflow und eine einzige Abfrage für „Wer schuldet mir noch Geld?“

Die Rechnungsstellung kann sich wie eine lästige Pflicht anfühlen, eingeklemmt zwischen der erledigten Arbeit und der erwarteten Zahlung. Aber ein guter Rechnungsprozess ist das Rückgrat eines gesunden Cashflows. Er erfüllt eine doppelte Funktion: Er teilt Ihren Kunden klar mit, was sie schulden und wann, und er liefert Ihrem Buchhaltungssystem die unbestreitbaren Fakten, die es benötigt.

Während dedizierte SaaS-Apps elegante, automatisierte PDFs senden können, sind sie oft mit monatlichen Gebühren verbunden und speichern Ihre Daten in einem proprietären Silo. Ein schlanker Plain-Text-Ansatz mit Beancount bietet eine leistungsstarke Alternative. Sie können jede Rechnung in einen klaren Satz von Buchungseinträgen umwandeln und so alle Vorteile der Versionskontrolle, aussagekräftiger Metadaten und sofortiger Abfragen nutzen – ganz ohne Abonnement.

Die minimalistische Rechnung (Felder, die Sie niemals auslassen sollten)​

Bevor Sie Ihr Hauptbuch anfassen, benötigen Sie eine professionelle Rechnung. Das Format kann einfach sein, aber der Inhalt muss präzise sein. Diese Felder, die der bewährten Praxis kleiner Unternehmen entlehnt sind, sind nicht verhandelbar.

• Verkäuferdaten: Ihr Firmenname und Ihre physische Adresse.
• Kundendaten: Name und (idealerweise) Adresse Ihres Kunden.
• Rechnungsnummer: Eine eindeutige, fortlaufende ID, die niemals wiederverwendet wird. INV-045 folgt auf INV-044.
• Ausstellungs- & Fälligkeitsdatum: Geben Sie deutlich an, wann die Rechnung ausgestellt wurde und wann die Zahlung erwartet wird.
• Einzelposten: Eine klare Beschreibung der Dienstleistungen oder Produkte, zusammen mit Menge, Preis und der Zeilensumme.
• Zwischensumme, Steuern und Gesamtbetrag: Zeigen Sie die Berechnung an, damit der Kunde ihr leicht folgen kann.
• Optionale Hinweise: Ein Platz für ein Dankeschön, Überweisungsanweisungen oder eine vom Kunden angegebene Bestellnummer.

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir eine Reihe von bearbeitbaren Vorlagen erstellt, die alle diese Felder enthalten. Die Tabellenkalkulationsversionen berechnen sogar die Summen für Sie vor.

Note: Invoice templates are coming soon! In the meantime, you can create your own using the fields listed above in Google Docs, Word, Sheets, Excel, or any other document format.

Erfassen Sie die Rechnung in Ihrem Hauptbuch​

Sobald Sie die PDF-Rechnung an Ihren Kunden gesendet haben, müssen Sie sie in Beancount erfassen. Dies ist ein entscheidender Schritt, der die Einnahmen zum Zeitpunkt des Entstehens und nicht erst zum Zeitpunkt der Zahlung erfasst. Der Prozess umfasst zwei verschiedene Transaktionen.

1. Wenn Sie die Rechnung ausstellen:

Sie erstellen eine Transaktion, die den Gesamtbetrag von Ihrem Income-Konto auf Assets:AccountsReceivable überträgt. Dadurch wird ein digitaler Schuldschein in Ihren Büchern erstellt.

; 2025‑07‑21 Rechnung #045  Webdesign-Sprint für Acme Corp.
2025-07-21 * "Acme Corp" "INV-045 Webdesign-Sprint"
  Assets:AccountsReceivable          3500.00 USD  ; due:2025-08-04
  Income:Design:Web
  invoice_id: "INV-045"
  contact_email: "[email protected]"
  link: "docs/invoices/2025-07-21_Acme_INV-045.pdf"

Hier belasten Sie AccountsReceivable und kreditieren Ihr Income-Konto. Beachten Sie die umfangreichen Metadaten: das Fälligkeitsdatum, eine eindeutige invoice_id und sogar einen direkten link: zur PDF-Datei, die Sie gesendet haben.

2. Wenn der Kunde bezahlt:

Wenn das Geld auf Ihrem Bankkonto eingeht, erfassen Sie eine zweite Transaktion, um den Schuldschein „abzuschließen“. Dadurch wird der Saldo von AccountsReceivable auf Ihr Girokonto übertragen.

2025-08-01 * "Acme Corp" "Zahlung INV-045"
  Assets:Bank:Checking               3500.00 USD
  Assets:AccountsReceivable
  invoice_id: "INV-045"

Der Saldo für INV-045 in Assets:AccountsReceivable ist nun null, und Ihre Bücher sind perfekt ausgeglichen.

PDF anhängen: Der Metadatenschlüssel link: ist besonders leistungsstark, wenn er mit Fava, der Webschnittstelle von Beancount, verwendet wird. Fava rendert einen anklickbaren Link direkt in der Transaktionsansicht, sodass das Quelldokument nie mehr als einen Klick entfernt ist. Dieser Workflow wurde bereits 2016 in einer Feature-Anfrage (GitHub) ins Auge gefasst.

Eine Abfrage, um alle offenen Rechnungen aufzulisten​

Wer schuldet Ihnen also noch Geld? Mit diesem System müssen Sie nicht in E-Mails oder Tabellenkalkulationen suchen. Sie benötigen nur eine einfache Abfrage.

Speichern Sie Folgendes als Datei mit dem Namen open-invoices.sql:

SELECT
  meta('invoice_id') AS id,
  payee,
  narration,
  date,
  number(balance) AS outstanding
WHERE
  account = "Assets:AccountsReceivable"
  AND balance != 0
ORDER BY
  date;

Führen Sie sie nun von Ihrer Kommandozeile aus:

bean-query books.beancount open-invoices.sql

Innerhalb von Sekunden erhalten Sie einen übersichtlichen, aktuellen Bericht über alle ausstehenden Rechnungen mit der Rechnungs-ID, dem Kunden, dem Ausstellungsdatum und dem geschuldeten Betrag. Keine zusätzliche Software erforderlich.

Automatisieren Sie die Routinearbeit​

Das Schöne an Plain Text ist die Skripterstellung. Sie können die mühsamen Teile dieses Workflows automatisieren.

• Vorlage + Pandoc = PDF: Pflegen Sie Ihre Rechnungsvorlage in Markdown. Ein kleines Python-Skript kann die Variablen (Kundenname, Einzelposten, Rechnungsnummer) ausfüllen, und das Kommandozeilen-Tool Pandoc kann sie sofort in ein professionelles PDF konvertieren.
• Git Pre-Commit-Hook: Wenn Sie Ihr Hauptbuch in Git speichern, kann ein einfacher Pre-Commit-Hook Prüfungen durchführen, bevor Sie Ihre Arbeit speichern. Er kann überprüfen, ob jede neue invoice_id eindeutig ist, ob die Buchungssätze der Transaktion auf null saldieren und ob die im Metadaten-link: referenzierte Datei tatsächlich existiert.
• Cron-Job: Richten Sie eine geplante Aufgabe (einen Cron-Job) ein, um Ihre open-invoices.sql-Abfrage jede Nacht auszuführen und Ihnen die Zusammenfassung per E-Mail zu senden. Sie beginnen jeden Tag mit dem Wissen, wer eine freundliche Erinnerung benötigt.

Ein realistischer Vorbehalt​

Beancount ist ein Buchhaltungstool, kein Rechnungsstellungs-Service. Es sendet nicht automatisch Zahlungserinnerungen an Ihre Kunden oder verarbeitet deren Kreditkartenzahlungen. Der Workflow ist wie folgt: Sie erstellen und senden die Rechnung mit der von Ihnen gewählten Methode (z. B. mit den obigen Vorlagen) und buchen dann die Buchungseinträge in Ihrem Hauptbuch.

Für die meisten Freiberufler und kleinen Unternehmen ist dieser manuelle Schritt ein geringer Preis für ein kugelsicheres, prüfbares und kostenloses Buchhaltungssystem, das Sie vollständig besitzen und kontrollieren (beancount.io).

Nächste Schritte​

Sind Sie bereit, die Kontrolle über Ihre Rechnungsstellung zu übernehmen? Hier erfahren Sie, wie Sie beginnen können.

1. Laden Sie eine Vorlage herunter und verwenden Sie sie, um Ihre nächste echte Rechnung zu erstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie eine fortlaufende Rechnungsnummer verwenden.
2. Speichern Sie Ihre gesendeten PDFs in einem dedizierten Ordner wie docs/invoices/ und verwenden Sie den Metadatenschlüssel link: in Ihrer Beancount-Transaktion, um auf sie zu verweisen.
3. Speichern Sie die Abfrage open-invoices.sql und machen Sie die Ausführung zu einem Teil Ihrer wöchentlichen Finanzprüfung.

Plain-Text-Buchhaltung bedeutet nicht, auf Eleganz oder Kontrolle zu verzichten – es bedeutet nur, dass die Datenbank grep-fähig ist. Mit einer einfachen Vorlage und den obigen Snippets werden Sie schneller bezahlt und halten Ihre Bücher makellos.