Employee Retention Credit Update 2026: Ausstehende Erstattungen, neue Compliance-Regeln und nächste Schritte

Wenn Ihr Unternehmen einen Antrag auf den Employee Retention Credit (ERC) gestellt hat und immer noch auf eine Erstattung wartet, sind Sie nicht allein. Bis Mitte 2025 hatte der IRS fast 5 Millionen ERC-Anträge bearbeitet und rund 235 Milliarden US-Dollar ausgezahlt – doch ein erheblicher Rückstau an ungeklärten Anträgen, Prüfungen und Einsprüchen hat sich bis ins Jahr 2026 hingezogen. Rechnet man die weitreichenden Gesetzesänderungen durch den „One, Big, Beautiful Bill“ hinzu, sieht die ERC-Landschaft heute ganz anders aus als zu Beginn des Programms, für das sich kleine Unternehmen während der Pandemie angemeldet haben.

Dieser Leitfaden erläutert den aktuellen Stand des Programms im Jahr 2026, warum so viele Erstattungen noch ausstehen, was die neuen Compliance-Regeln bedeuten und welche konkreten Schritte Sie unternehmen können, wenn Sie noch warten – oder eine Betriebsprüfung befürchten.

Wofür der Employee Retention Credit konzipiert wurde

Der Employee Retention Credit wurde im März 2020 durch den CARES Act ins Leben gerufen, um Unternehmen dabei zu helfen, Mitarbeiter während der pandemiebedingten Schließungen und Umsatzrückgänge auf der Gehaltsliste zu behalten. In der Hochphase konnte ein berechtigter Arbeitgeber bis zu 5.000 US-Dollar pro Mitarbeiter für das Jahr 2020 und bis zu 7.000 US-Dollar pro Mitarbeiter und Quartal für die ersten drei Quartale 2021 geltend machen – ein Guthaben, das sich für viele kleine Arbeitgeber auf Zehntausende oder sogar Hunderttausende von Dollar summierte.

Um das Guthaben zu beanspruchen, reichten Unternehmen eine geänderte Lohnsteuererklärung mit dem Formular 941-X für die entsprechenden Quartale ein. Da das Programm rückwirkend galt und die Qualifikationsregeln komplex waren, erhielt der IRS eine Flut von verspäteten Anträgen, von denen viele durch aggressive Drittanbieter, sogenannte „ERC-Mühlen“, forciert wurden, die den Kredit bei Unternehmen bewarben, die eigentlich gar nicht qualifiziert waren.

Bis Ende 2023 hatte die Behörde einen Rückstau von mehr als 1,2 Millionen ausstehenden ERC-Anträgen und wachsende Bedenken, dass Milliarden von Dollar an unzulässigen oder betrügerischen Forderungen ausgezahlt worden waren oder zur Auszahlung anstanden.

Der Rückstau, der bis ins Jahr 2026 andauerte

Um den Zustrom fragwürdiger Anträge zu bremsen, verhängte der IRS im September 2023 ein Moratorium für die Bearbeitung neuer ERC-Anträge. Später wurde die Bearbeitung von Anträgen wieder aufgenommen, die vor dem 14. September 2023 eingereicht worden waren, und schließlich auf Anträge ausgeweitet, die vor dem 31. Januar 2024 eingegangen waren.

Der Taxpayer Advocate Service berichtete für das erste Quartal des Geschäftsjahres 2026 von keinen nennenswerten Fortschritten beim ERC-Rückstau und begründete dies mit reduzierten Personalkapazitäten und betrieblichen Auswirkungen durch fehlende Mittelzuweisungen. Laut IRS-Vertretern wurden die meisten ausstehenden Anträge bis zum 31. Dezember 2025 abgeschlossen – was bedeutet, dass ein Großteil der verbleibenden Fälle nun in der Prüfung, im Widerspruchsverfahren oder in aktiven Rechtsstreitigkeiten feststeckt und sich nicht mehr in den regulären Bearbeitungswarteschlangen befindet.

Übersetzt für betroffene Unternehmen bedeutet dies: Wenn Ihre Erstattung noch nicht eingetroffen ist, liegt das wahrscheinlich daran, dass Ihr Antrag genau geprüft wird, und nicht daran, dass er ungelesen auf einem Stapel Papier liegt.

Wie der One, Big, Beautiful Bill die Regeln geändert hat

Die folgenschwerste Entwicklung für den ERC im vergangenen Jahr ergab sich aus dem „One, Big, Beautiful Bill Act“ (OBBB), der am 4. Juli 2025 in Kraft trat. Das Gesetz strukturierte die Behandlung verspäteter ERC-Anträge grundlegend um und gab dem IRS schärfere Durchsetzungsinstrumente an die Hand.

Ein strikter Einreichungsschluss für Anträge des 3. und 4. Quartals 2021

Abschnitt 70605(d) des OBBB untersagt dem IRS die Genehmigung oder Erstattung von ERC-Anträgen für das dritte und vierte Quartal 2021, wenn diese Anträge nach dem 31. Januar 2024 eingereicht wurden. Dies gilt auch dann, wenn das zugrunde liegende Unternehmen ansonsten berechtigt gewesen wäre. Es gibt eine wichtige Ausnahme: Wenn ein verspätet eingereichter Antrag bereits vor dem 4. Juli 2025 erstattet oder gutgeschrieben wurde, wird er durch die neue Regelung nicht zurückgefordert.

Vereinfacht gesagt: Der 31. Januar 2024 wurde zu einer unüberwindbaren Hürde für neue Anträge für Q3/Q4 2021. Nach diesem Datum können Späteinreicher das Geld nicht mehr erhalten – Punkt.

Sechsjährige Verjährungsfrist für Betriebsprüfungen

Der OBBB verlängert das Zeitfenster des IRS für Prüfungen von ERC-Anträgen auf sechs Jahre. Das ist deutlich länger als die übliche dreijährige Verjährungsfrist für die meisten Lohnsteuerangelegenheiten. In der Praxis bedeutet dies, dass ein Unternehmen, das im Jahr 2023 eine ERC-Erstattung erhalten hat, noch bis weit in die späten 2020er Jahre hinein geprüft werden kann.

Sanktionen für Vermittler und Sorgfaltspflichten

Das Gesetz sieht neue Strafen für ERC-Vermittler vor, die bei der Erstellung von Anträgen grundlegende Sorgfaltsstandards nicht eingehalten haben. Ziel ist es, die Art von massenhaft vermarkteten, von der Förderfähigkeit losgelösten Antragstellungen abzuschrecken, die einen Großteil des Betrugs im Programm befeuert haben.

Widerspruchsrechte bei unzulässiger Ablehnung

Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihr Antrag fristgerecht am oder vor dem 31. Januar 2024 eingereicht wurde und dennoch gemäß Abschnitt 70605(d) abgelehnt wurde, können Sie beim IRS Independent Office of Appeals Widerspruch einlegen. Der IRS hat das Fact Sheet FS-2025-07 mit FAQs veröffentlicht, die gängige Szenarien und die zur Untermauerung Ihrer Position erforderlichen Unterlagen behandeln.

Warum Ihre Erstattung noch aussteht

Wenn Sie im Jahr 2026 immer noch auf eine ERC-Erstattung warten, fällt Ihr Antrag wahrscheinlich in eine dieser vier Kategorien:

1. Aktive Bearbeitung. Ein kleiner Anteil der vor dem Stichtag eingereichten Anträge befindet sich noch in der Standardprüfung. Der IRS hat lange Zeit ein Bearbeitungsfenster von 10 Monaten angestrebt, aber in der Realität sind Wartezeiten von 16 Monaten oder mehr üblich.
2. Prüfung oder Audit. Anträge mit höherem Risiko – also solche, die von IRS-Algorithmen aufgrund der Branche, der Höhe der Forderung oder der Einreichungsmuster markiert wurden – werden einer genaueren Prüfung unterzogen. Erwarten Sie Anfragen nach Lohnabrechnungsunterlagen, Dokumentationen zu behördlichen Anordnungen und Vergleichen der Bruttoeinnahmen.
3. Laufende Widerspruchsverfahren. Wenn Ihr Antrag abgelehnt wurde, haben Sie möglicherweise Einspruch eingelegt. Es dauert Monate, bis Berufungsfälle zugewiesen und gelöst werden.
4. Rechtsstreitigkeiten. Eine wachsende Zahl von Streitfällen ist vor das US-Steuergericht oder zu Erstattungsklagen vor US-Bezirksgerichte gewandert, insbesondere dort, wo Berufungsverfahren in einer Sackgasse endeten.

Es gibt kein öffentliches Dashboard für ERC-Anträge. Die IRS-Tools „Where’s My Amended Return?“ und „Where’s My Refund?“ decken Einreichungen des Formulars 941-X nicht ab. In der Praxis bleiben Ihnen damit zwei verlässliche Informationsquellen: Telefonanrufe und die Transkripte Ihres IRS-Steuerkontos.

So prüfen Sie den Status Ihrer ERC-Erstattung

Die meisten Unternehmen erhalten das klarste Bild, indem sie eine Überprüfung des Transkripts mit einem Anruf bei der IRS Business and Specialty Tax Line kombinieren.

Rufen Sie Ihr Transkript für Formular 941 ab

Sie können ein Lohn- und Einkommenstranskript für Formular 941 über das IRS Business Tax Account anfordern oder indem Sie das Formular 4506-T einreichen. Das Transkript zeigt, ob der IRS Ihre berichtigte Steuererklärung erfasst hat, ob Anpassungen vorgenommen wurden und ob eine Erstattung oder Gutschrift auf Ihrem Konto verbucht wurde.

Rufen Sie direkt beim IRS an

Die IRS Business and Specialty Tax Line unter 800-829-4933 bleibt der primäre Kanal für den Status von ERC-Ansprüchen. Rufen Sie früh am Morgen an, halten Sie Ihre EIN und die spezifischen beantragten Quartale bereit und fragen Sie nach dem aktuellen Status jedes Formulars 941-X. Wenn ein Dritter den Antrag in Ihrem Namen gestellt hat, müssen Sie dennoch selbst anrufen oder ihm über das Formular 2848 eine Vollmacht erteilen.

Prüfen Sie die Korrespondenz des IRS sorgfältig

Wenn der IRS Fragen hat oder vorgeschlagen hat, einen Teil Ihres Anspruchs abzulehnen, erhalten Sie Benachrichtigungen wie Letter 6577-C (Mitteilung über die Erstprüfung), Letter 105-C (Ablehnung des Anspruchs) oder eine Prüfungsmitteilung. Jede Mitteilung hat eine Antwortfrist. Das Versäumen einer Frist kann zum Verlust Ihrer Einspruchsrechte führen.

Zwei Programme zur Korrektur einer fehlerhaften Beantragung

Wenn Sie vermuten, dass Ihr ERC-Anspruch zu hoch angesetzt wurde oder Sie nie qualifiziert waren – oft weil ein Promoter Sie dazu gedrängt hat – hat der IRS während der Bereinigungsphase zwei Korrekturwege angeboten.

Das spezielle Rücknahmeprogramm (Withdrawal Program)

Für Ansprüche, die eingereicht, aber noch nicht ausgezahlt wurden, ermöglicht das Rücknahmeprogramm (Withdrawal Program), den IRS zu bitten, Ihr Formular 941-X so zu behandeln, als wäre es nie eingereicht worden. Genehmigte Rücknahmen unterliegen nicht der 20%-igen Strafe, und es fallen keine Zinsen auf Beträge an, die Sie nie erhalten haben. Die Rücknahme ist im Allgemeinen der beste Weg, wenn Sie noch nicht bezahlt wurden und sich über die Berechtigung unsicher sind.

Das Programm zur freiwilligen Offenlegung (Voluntary Disclosure Program)

Das ursprüngliche Programm zur freiwilligen Offenlegung (Voluntary Disclosure Program) endete am 22. November 2024. Es ermöglichte Empfängern unrechtmäßiger Zahlungen, 80 % der Gutschrift zurückzuzahlen und Strafen sowie Zinsen zu vermeiden. Ein begrenzteres Programm der zweiten Runde lief bis ins Jahr 2024 mit weniger großzügigen Bedingungen. Ab 2026 ist das Zeitfenster für die Offenlegung faktisch geschlossen, aber Straferlass und Argumente für einen triftigen Grund (reasonable cause) bleiben von Fall zu Fall verfügbar, wenn Sie eine gutgläubige Berufung auf einen Steuerexperten und prompte Korrekturmaßnahmen dokumentieren können.

Was zu tun ist, wenn Sie geprüft werden

ERC-Prüfungen sind dokumentenintensiv. Die Prüfer testen zwei Dinge: ob das Unternehmen tatsächlich berechtigt war und ob die geltend gemachten Löhne korrekt berechnet wurden.

Seien Sie bereit, Folgendes vorzulegen:

• Nachweise über die Berechtigung. Entweder eine vollständige oder teilweise Einstellungsanordnung einer Bundes-, Landes- oder Kommunalbehörde oder vierteljährliche Bruttoeinnahmenübersichten, die einen signifikanten Rückgang im Vergleich zum gleichen Quartal im Jahr 2019 zeigen.
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Detaillierte Lohnlisten, Formulare W-2 und vierteljährliche Einreichungen des Formulars 941 für die Berechtigungszeiträume.
• Arbeitsblätter zur Lohnzuordnung. Eine Abstimmung, die Löhne ausschließt, die für den Erlass von Darlehen des Paycheck Protection Program (PPP), Gutschriften des Families First Coronavirus Response Act (FFCRA) oder andere Gutschriften aus der COVID-Ära verwendet wurden. Doppelzählungen sind einer der häufigsten Prüfungsfeststellungen.
• Ausschlüsse von Eigentümern und Familienangehörigen. Löhne, die an Mehrheitseigentümer und bestimmte Familienangehörige gezahlt werden, sind in der Regel nicht qualifiziert und müssen ausgeschlossen werden.
• Aggregationsregeln. Wenn Sie mehrere Einheiten unter gemeinsamer Kontrolle betreiben, möchte der IRS sehen, wie Sie die Aggregationsregeln bei der Bestimmung eines „signifikanten Rückgangs“ der Bruttoeinnahmen angewendet haben.

Wenn der Prüfer eine Ablehnung vorschlägt, haben Sie in der Regel 30 Tage Zeit, um eine Einspruchskonferenz zu beantragen, bevor die Ablehnung endgültig wird. Die Beauftragung eines CPA oder Steueranwalts, der Erfahrung mit ERC-Prüfungen hat, ist angesichts der involvierten Beträge meist lohnenswert.

Buchhaltungs- und buchführungstechnische Überlegungen

ERC-Erstattungen, Rückzahlungen und Anpassungen wirken sich auf Ihre Bücher in einer Weise aus, die leicht falsch gehandhabt werden kann. Ein paar Prinzipien, um Ihre Aufzeichnungen sauber zu halten:

• Erfassen Sie die Gutschrift im richtigen Jahr. Gemäß der IRS-Richtlinie reduziert eine erstattungsfähige Lohnsteuergutschrift den Lohnaufwand in dem Jahr, in dem die Löhne gezahlt wurden, nicht in dem Jahr, in dem das Geld eingegangen ist. Wenn Sie den ERC rückwirkend für Löhne aus den Jahren 2020 oder 2021 beansprucht haben, müssen Sie im Allgemeinen die Einkommensteuererklärungen dieser Jahre berichtigen, um den Lohnabzug zu verringern – selbst wenn die Barerstattung erst 2024 oder später eintraf.
• Zinsen separat erfassen. Zinsen, die der IRS auf eine verzögerte Erstattung zahlt, sind steuerpflichtiges Einkommen in dem Jahr, in dem Sie sie erhalten. Verbuchen Sie diese als Zinsertrag, nicht als Teil der Gutschrift.
• Dokumentieren Sie die Antragsunterlagen dauerhaft. Angesichts des neuen sechsjährigen Prüfungsfensters sollten Sie ERC-Dokumentationen nicht nach Ihrem normalen Aufbewahrungsplan vernichten. Bewahren Sie Berechtigungsanalysen, Berechnungsarbeitsblätter und jegliche Korrespondenz mit Promotern oder Steuerberatern unbefristet auf.
• Rückstellungen für potenzielle Rückforderungen. Wenn Sie erhebliche Unsicherheit über die Richtigkeit Ihres Anspruchs haben, sprechen Sie mit Ihrem CPA darüber, ob Sie eine Rückstellung gemäß den relevanten Rechnungslegungsstandards bilden sollten. Prüfer und Kreditgeber fragen bei Finanzprüfungen zunehmend nach ERC-Eventualverbindlichkeiten.

Genaue, gut organisierte Finanzunterlagen sind der Unterschied zwischen einer reibungslosen ERC-Prüfung und einem monatelangen Albtraum. Plain-Text-Accounting-Systeme machen diese Art der mehrjährigen Rekonstruktion viel einfacher, da jeder Eintrag menschenlesbar und versionskontrolliert ist.

Eine praktische Checkliste für 2026

Egal, ob Ihr Antrag ausgezahlt wurde, noch aussteht oder geprüft wird – ergreifen Sie diese Maßnahmen vor Ende des nächsten Quartals:

1. Suchen Sie jedes eingereichte Formular 941-X heraus. Bestätigen Sie die Quartale, die geltend gemachten Gutschriftsbeträge und das Einreichedatum.
2. Rufen Sie aktuelle Transkripte des Formulars 941 ab. Überprüfen Sie, ob Rückerstattungen, Anpassungen oder Prüfungsvermerke gebucht wurden.
3. Abgleich mit Ihren Einkommensteuererklärungen. Bestätigen Sie, dass Sie das entsprechende Einkommensteuerjahr korrigiert haben, um die Lohnkosten zu senken.
4. Überprüfen Sie Ihre Lohnzuweisungen. Stellen Sie sicher, dass keine Löhne doppelt für ERC, PPP-Erlass und FFCRA-Gutschriften gezählt wurden.
5. Prüfen Sie die Löhne von Eigentümern und Familienmitgliedern. Schließen Sie alle aus, die nach den Regeln für nahestehende Personen nicht qualifiziert sind.
6. Machen Sie Ihre Dokumentationsakte prüfungssicher. Berechtigungsbescheide, Vergleiche der Bruttoeinnahmen und Lohnabrechnungen sollten nach Quartalen geordnet und leicht abrufbar sein.
7. Verfolgen Sie jede Mitteilung des IRS. Tragen Sie Antwortfristen in den Kalender ein und lassen Sie sich den Erhalt schriftlich bestätigen.
8. Sprechen Sie mit einem qualifizierten Steuerexperten, nicht mit dem Vermittler, der den Antrag ursprünglich forciert hat, falls Sie Zweifel an der Berechtigung haben.

Häufige Fehler, die ERC-Streitigkeiten auslösen

Die häufigsten Probleme, die zu Ablehnungen oder Verzögerungen bei der Erstattung führen, sind in der Regel vermeidbar:

• Inanspruchnahme einer „vollständigen oder teilweisen Aussetzung“ ohne qualifizierende behördliche Anordnung. Allgemeine Unterbrechungen der Lieferkette oder Umsatzschwächen zählen nicht.
• Ignorieren des 80%-Bruttoeinnahmentests für die Quartale 2021. Der Schwellenwert für 2020 lag bei einem Rückgang von 50 %; der Schwellenwert für 2021 wurde auf einen Rückgang von mehr als 20 % verschärft (d. h. Bruttoeinnahmen von weniger als 80 % des entsprechenden Quartals 2019).
• Einbeziehung von Löhnen, für die ein PPP-Erlass gewährt wurde. Dieselben Löhne können nicht sowohl für einen PPP-Darlehenserlass als auch für einen ERC herangezogen werden.
• Versäumnis, die Einkommensteuererklärung zu korrigieren. Wenn Sie den ERC erhalten haben, müssen Sie Ihren Lohnabzug für dieses Jahr reduzieren. Das Auslassen dieses Schritts führt zu einer Diskrepanz, die der IRS schließlich feststellen wird.
• Vertrauen auf Berechnungen von Vermittlern ohne unabhängige Prüfung. Viele „ERC-Fabriken“ verwendeten aggressive Interpretationen, die einer Prüfung nicht standgehalten haben.

Halten Sie Ihre Finanzunterlagen bereit für Prüfungen

Die Geschichte des Employee Retention Credit ist eine Erinnerung daran, wie langwierig steuerliche Ereignisse sein können. Ein im Jahr 2022 eingereichter Antrag kann im Jahr 2026 immer noch geprüft werden, und unter der neuen sechsjährigen Verjährungsfrist sind Prüfungen, die bis in die späten 2020er Jahre reichen, realistisch. Die Unternehmen, die diese Prüfungen am besten bewältigen, sind diejenigen, deren Finanzunterlagen klar, vollständig und auch Jahre später leicht zu rekonstruieren sind.

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