Employee Retention Credit Update 2026: Openstaande Teruggaven, Nieuwe Nalevingsregels en Wat Nu Te Doen

Als uw bedrijf een claim voor het Employee Retention Credit (ERC) heeft ingediend en nog steeds op een teruggave wacht, bent u niet de enige. Halverwege 2025 had de IRS bijna 5 miljoen ERC-claims verwerkt en ongeveer $235 miljard uitgekeerd — maar een aanzienlijke achterstand aan onopgeloste claims, audits en beroepszaken liep direct door tot in 2026. Voeg daar de ingrijpende wetswijzigingen van de "One, Big, Beautiful Bill" aan toe, en het ERC-landschap ziet er heel anders uit dan het programma waarvoor kleine bedrijven zich tijdens de pandemie hebben aangemeld.

Deze gids bespreekt de stand van zaken van het programma in 2026, waarom er nog steeds zoveel teruggaven in behandeling zijn, wat de nieuwe nalevingsregels betekenen en de concrete stappen die u kunt nemen als u nog steeds wacht — of zich zorgen maakt over een audit.

Waarvoor de Employee Retention Credit was bedoeld

Het Employee Retention Credit werd in maart 2020 in het leven geroepen door de CARES Act om bedrijven te helpen werknemers op de loonlijst te houden tijdens sluitingen en omzetdalingen in het pandemietijdperk. Op het hoogtepunt kon een in aanmerking komende werkgever tot $5.000 per werknemer claimen voor 2020 en tot $7.000 per werknemer per kwartaal voor de eerste drie kwartalen van 2021 — een krediet dat voor veel kleine werkgevers opliep tot tienduizenden of zelfs honderdduizenden dollars.

Om het krediet te claimen, dienden bedrijven een gewijzigde aangifte loonheffing in via Formulier 941-X voor de betreffende kwartalen. Omdat het programma met terugwerkende kracht werkte en de kwalificatieregels complex waren, ontving de IRS een vloedgolf aan late claims. Veel daarvan werden aangemoedigd door agressieve externe "ERC-fabrieken" die het krediet promootten bij bedrijven die er eigenlijk niet voor in aanmerking kwamen.

Tegen het einde van 2023 had de instantie een achterstand van meer dan 1,2 miljoen hangende ERC-claims en groeiende zorgen dat miljarden dollars aan onjuiste of frauduleuze claims waren uitbetaald of klaarstonden voor uitbetaling.

De achterstand die doorliep tot in 2026

Om de instroom van twijfelachtige claims te vertragen, stelde de IRS in september 2023 een moratorium in op de verwerking van nieuwe ERC-claims. Later werd de verwerking hervat voor claims die vóór 14 september 2023 waren ingediend, wat uiteindelijk werd uitgebreid naar claims ontvangen vóór 31 januari 2024.

De Taxpayer Advocate Service meldde geen significante voortgang in de ERC-achterstand tijdens het eerste kwartaal van het fiscale jaar 2026, waarbij werd verwezen naar een verminderde personeelscapaciteit en operationele gevolgen door het uitblijven van begrotingsmiddelen. Volgens functionarissen van de IRS waren de meeste uitstaande claims op 31 december 2025 afgerond — wat betekent dat een groot deel van de resterende zaken zich nu in de fase van audit, beroep of actieve rechtszaken bevindt, in plaats van in de gewone verwerkingswachtrijen.

Vertaling voor de betrokken bedrijven: als uw teruggave nog niet is binnengekomen, komt dat waarschijnlijk doordat uw claim nauwkeurig wordt onderzocht, en niet omdat deze ongelezen op een stapel papier ligt.

Hoe de One, Big, Beautiful Bill de regels heeft veranderd

De meest ingrijpende ontwikkeling op ERC-gebied van het afgelopen jaar kwam voort uit de One, Big, Beautiful Bill Act (OBBB), aangenomen op 4 juli 2025. De wet heeft de manier waarop late ERC-claims worden behandeld fundamenteel geherstructureerd en gaf de IRS scherpere handhavingsinstrumenten.

Een harde indieningsdeadline voor claims over Q3 en Q4 van 2021

Sectie 70605(d) van de OBBB blokkeert de IRS om ERC-claims voor het derde en vierde kwartaal van 2021 toe te kennen of terug te betalen als die claims na 31 januari 2024 zijn ingediend. Dit geldt zelfs als het onderliggende bedrijf anderszins in aanmerking zou komen. Er is één belangrijke uitzondering: als een te laat ingediende claim al vóór 4 juli 2025 was terugbetaald of verrekend, wordt deze door de nieuwe regel niet teruggevorderd.

In eenvoudige bewoordingen: 31 januari 2024 werd een harde deadline voor nieuwe claims over Q3/Q4 van 2021. Na die datum kunnen late indieners het geld niet meer krijgen — punt uit.

Zesjarige verjaringstermijn voor boekenonderzoeken

De OBBB verlengt de auditperiode van de IRS voor ERC-claims tot zes jaar. Dat is aanzienlijk langer dan de standaard verjaringstermijn van drie jaar voor de meeste loonheffingszaken. In de praktijk betekent dit dat een bedrijf dat in 2023 een ERC-teruggave heeft ontvangen, tot ver in de late jaren 2020 nog gecontroleerd kan worden.

Boetes voor promotors en vereisten voor gepaste zorgvuldigheid

De wet legt nieuwe boetes op aan ERC-promotors die niet voldeden aan de basisnormen voor gepaste zorgvuldigheid (due diligence) bij het voorbereiden van claims. Het doel is om het soort massaal op de markt gebrachte claims te ontmoedigen waarbij niet naar de criteria werd gekeken, wat veel van de fraude in het programma aanwakkerde.

Recht op beroep bij onterechte afwijzingen

Als u van mening bent dat uw claim tijdig is ingediend op of vóór 31 januari 2024 en desondanks is afgewezen onder sectie 70605(d), kunt u in beroep gaan via het IRS Independent Office of Appeals. De IRS heeft Fact Sheet FS-2025-07 gepubliceerd met veelgestelde vragen over veelvoorkomende scenario's en de documentatie die nodig is om uw standpunt te onderbouwen.

Waarom uw teruggave nog steeds in behandeling is

Als u in 2026 nog steeds wacht op een ERC-teruggave, valt uw claim waarschijnlijk in een van deze vier categorieën:

1. Actieve verwerking. Een klein deel van de claims die vóór de deadline zijn ingediend, bevindt zich nog in de standaardbeoordeling. De IRS heeft lang gezegd te streven naar een verwerkingstermijn van 10 maanden, maar in de praktijk zijn wachttijden van 16 maanden of langer gebruikelijk.
2. Onderzoek of audit. Claims met een hoger risico — claims die door IRS-algoritmen zijn gemarkeerd op basis van sector, omvang van de claim of indieningspatronen — worden geselecteerd voor onderzoek. Verwacht verzoeken om documenten zoals loonadministratie, bewijzen van overheidsmaatregelen en vergelijkingen van bruto-ontvangsten.
3. Lopende beroepszaken. Als uw claim is afgewezen, heeft u mogelijk een bezwaarschrift ingediend. Het duurt maanden voordat beroepszaken worden toegewezen en opgelost.
4. Rechtszaken. Een groeiend aantal geschillen is verschoven naar het U.S. Tax Court of naar schadevergoedingszaken bij de U.S. District Court, met name waar beroepsprocedures op een dood spoor liepen.

Er is geen openbaar dashboard voor ERC-claims. De tools "Where's My Amended Return?" en "Where's My Refund?" van de IRS dekken geen 941-X formulierindieningen. In de praktijk laat dat u twee betrouwbare informatiebronnen: telefonisch contact en IRS-accountoverzichten.

Hoe u de status van uw ERC-teruggave kunt controleren

De meeste bedrijven krijgen het duidelijkste beeld door een beoordeling van hun transcript te combineren met een telefoontje naar de IRS Business and Specialty Tax Line.

Uw Form 941-transcript opvragen

U kunt een Form 941 loon- en inkomstentranscript aanvragen via de IRS Business Tax Account of door Formulier 4506-T in te dienen. Het transcript laat zien of de IRS uw gewijzigde aangifte heeft geregistreerd, of er aanpassingen zijn gedaan en of er een teruggave of krediet op uw rekening is bijgeschreven.

Rechtstreeks contact opnemen met de IRS

De IRS Business and Specialty Tax Line op 800-829-4933 blijft het primaire kanaal voor de status van ERC-claims. Bel vroeg in de ochtend, houd uw EIN en de specifieke geclaimde kwartalen bij de hand, en vraag naar de huidige status van elk Formulier 941-X. Als een derde partij uw claim namens u heeft ingediend, moet u nog steeds zelf bellen of hen een volmacht verlenen via Formulier 2848.

Beoordeel IRS-correspondentie zorgvuldig

Als de IRS vragen heeft of heeft voorgesteld een deel van uw claim af te wijzen, ontvangt u berichten zoals Letter 6577-C (kennisgeving van eerste beoordeling), Letter 105-C (afwijzing van de claim) of een onderzoekskennisgeving. Elk bericht heeft een reactietermijn. Als u er een mist, kunt u uw recht op beroep verliezen.

Twee programma's om een onjuiste claim te corrigeren

Als u vermoedt dat uw ERC-claim te hoog is ingeschat of nooit in aanmerking kwam — vaak omdat een promotor u daartoe heeft aangezet — heeft de IRS twee correctietrajecten aangeboden tijdens de opschoningsfase.

Het speciale intrekkingsprogramma (Special Withdrawal Program)

Voor claims die zijn ingediend maar nog niet zijn betaald, stelt het Withdrawal Program u in staat de IRS te verzoeken uw Formulier 941-X te behandelen alsof het nooit was ingediend. Goedgekeurde intrekkingen zijn niet onderworpen aan de boete van 20%, en er wordt geen rente opgebouwd over bedragen die u nooit hebt ontvangen. Intrekking is over het algemeen de beste route als u nog niet bent betaald en onzeker bent over de subsidiabiliteit.

Het programma voor vrijwillige openbaarmaking (Voluntary Disclosure Program)

Het oorspronkelijke Voluntary Disclosure Program sloot op 22 november 2024. Het stelde ontvangers van onterechte betalingen in staat om 80% van het krediet terug te betalen en boetes en rente te vermijden. Een beperkter tweede-ronde programma liep tot in 2024 met minder gunstige voorwaarden. Vanaf 2026 is het venster voor openbaarmaking effectief gesloten, maar matiging van boetes en argumenten op basis van redelijke oorzaken blijven per geval beschikbaar als u kunt aantonen dat u te goeder trouw hebt gehandeld op basis van een belastingadviseur en onmiddellijk corrigerende maatregelen hebt genomen.

Wat te doen bij een audit

ERC-onderzoeken zijn document-intensief. Controleurs testen twee zaken: of het bedrijf daadwerkelijk in aanmerking kwam en of de geclaimde lonen correct zijn berekend.

Wees voorbereid op het overleggen van:

• Documentatie van subsidiabiliteit. Ofwel een volledig of gedeeltelijk schorsingsbesluit van een federale, staats- of lokale overheidsinstantie, of kwartaaloverzichten van bruto-ontvangsten die een aanzienlijke daling laten zien ten opzichte van hetzelfde kwartaal in 2019.
• Loonadministratie. Gedetailleerde loonregisters, Forms W-2 en kwartaalindieningen van Formulier 941 voor de perioden waarin u in aanmerking kwam.
• Werkbladen voor loonallocatie. Een aansluiting die lonen uitsluit die zijn gebruikt voor de vergeving van leningen van het Paycheck Protection Program (PPP), kredieten van de Families First Coronavirus Response Act (FFCRA) of andere kredieten uit het COVID-tijdperk. Dubbeltelling is een van de meest voorkomende bevindingen bij audits.
• Uitsluitingen van eigenaren en familieleden. Lonen betaald aan meerderheidsaandeelhouders en bepaalde familieleden komen over het algemeen niet in aanmerking en moeten worden uitgesloten.
• Aggregatieregels. Als u meerdere entiteiten onder gemeenschappelijke controle exploiteert, wil de IRS zien hoe u de aggregatieregels hebt toegepast bij het bepalen van een "aanzienlijke daling" van de bruto-ontvangsten.

Als de controleur een afwijzing voorstelt, hebt u doorgaans 30 dagen om een beroepsconferentie aan te vragen voordat de afwijzing definitief wordt. Het inschakelen van een accountant (CPA) of belastingadvocaat met ervaring in ERC-onderzoeken is meestal de moeite waard gezien de bedragen die ermee gemoeid zijn.

Overwegingen voor boekhouding en administratie

ERC-teruggaven, terugbetalingen en aanpassingen raken uw boeken op manieren die gemakkelijk verkeerd kunnen worden aangepakt. Enkele principes om uw administratie op orde te houden:

• Erken het krediet in het juiste jaar. Volgens de richtlijnen van de IRS verlaagt een terugvorderbaar loonbelastingkrediet de loonkosten in het jaar waarin de lonen zijn betaald, niet in het jaar waarin het geld is ontvangen. Als u de ERC met terugwerkende kracht hebt geclaimd voor loon over 2020 of 2021, moet u over het algemeen de aangifte inkomstenbelasting van die jaren herzien om de loonaftrek te verlagen — zelfs als de contante teruggave pas in 2024 of later binnenkwam.
• Houd rente apart bij. Rente die de IRS betaalt op een vertraagde teruggave is belastbaar inkomen in het jaar dat u het ontvangt. Boek dit als rentebaten, niet als onderdeel van het krediet.
• Documenteer het claimdossier voor onbepaalde tijd. Gezien het nieuwe controlevenster van zes jaar, moet u ERC-documentatie niet verwijderen volgens uw normale bewaarschema. Bewaar analyses van subsidiabiliteit, berekeningsbladen en alle correspondentie met promotors of belastingadviseurs onbeperkt.
• Reserveer voor mogelijke terugvorderingen. Als u aanzienlijke onzekerheid hebt over de nauwkeurigheid van uw claim, overleg dan met uw accountant of u een reserve moet opnemen volgens de relevante boekhoudnormen. Controleurs en kredietverstrekkers vragen tijdens financiële beoordelingen steeds vaker naar ERC-onvoorziene gebeurtenissen.

Nauwkeurige, goed georganiseerde financiële overzichten maken het verschil tussen een soepele ERC-audit en een maandenlange nachtmerrie. Plain-text accounting systemen maken dit soort meerjarige reconstructies veel eenvoudiger omdat elke boeking menselijk leesbaar en versiebeheerd is.

Een praktische checklist voor 2026

Of uw claim nu is uitbetaald, in behandeling is of wordt beoordeeld, neem deze stappen voordat het volgende kwartaal afloopt:

1. Zoek elk ingediend Formulier 941-X op. Bevestig de kwartalen, de geclaimde kredietbedragen en de datum van indiening.
2. Vraag de huidige Formulier 941-transcripten op. Controleer of terugbetalingen, aanpassingen of onderzoekindicatoren zijn gepost.
3. Sluit aan op uw aangiften inkomstenbelasting. Bevestig dat u het betreffende belastingjaar hebt herzien om de loonkosten te verlagen.
4. Verifieer uw loonallocaties. Zorg ervoor dat er geen lonen dubbel zijn geteld voor ERC, PPP-kwijtschelding en FFCRA-kredieten.
5. Beoordeel de lonen van eigenaren en gezinsleden. Sluit alle lonen uit die niet in aanmerking komen volgens de regels voor verbonden partijen.
6. Maak uw documentatie audit-proof. Besluiten over subsidiabiliteit, vergelijkingen van bruto-ontvangsten en loonadministratie moeten per kwartaal zijn georganiseerd en gemakkelijk opvraagbaar zijn.
7. Volg elke kennisgeving van de IRS. Plan reactietermijnen in en bevestig ontvangstbewijzen schriftelijk.
8. Spreek met een gekwalificeerde belastingadviseur, niet de promotor die de claim oorspronkelijk heeft gepusht, als u twijfelt over de subsidiabiliteit.

Veelvoorkomende fouten die ERC-geschillen veroorzaken

De meest voorkomende problemen die leiden tot afwijzing of vertraging van terugbetalingen zijn meestal te voorkomen:

• Het claimen van een "volledige of gedeeltelijke opschorting" zonder een kwalificerend overheidsbesluit. Algemene verstoring van de toeleveringsketen of een afname van de omzet tellen niet mee.
• Het negeren van de 80% bruto-ontvangstentest voor de kwartalen van 2021. De drempel voor 2020 was een daling van 50%; de drempel voor 2021 werd aangescherpt naar een daling van meer dan 20% (d.w.z. bruto-ontvangsten op minder dan 80% van hetzelfde kwartaal in 2019).
• Het opnemen van lonen waarvoor PPP-kwijtschelding is verleend. Dezelfde lonen kunnen niet leiden tot zowel kwijtschelding van een PPP-lening als een ERC.
• Het niet herzien van de aangifte inkomstenbelasting. Als u de ERC hebt ontvangen, moet u uw loonaftrek voor dat jaar verlagen. Het overslaan van deze stap creëert een discrepantie die de IRS uiteindelijk zal ontdekken.
• Vertrouwen op berekeningen van promotors zonder onafhankelijke beoordeling. Veel "ERC-fabrieken" gebruikten agressieve interpretaties die bij nader onderzoek niet stand hebben gehouden.

Houd uw financiële administratie klaar voor een audit

Het verhaal van het Employee Retention Credit herinnert ons eraan hoe langdurig fiscale gebeurtenissen kunnen zijn. Een claim ingediend in 2022 kan in 2026 nog steeds worden onderzocht, en onder de nieuwe verjaringstermijn van zes jaar zijn audits die tot diep in de jaren 2020 duren realistisch. De bedrijven die deze audits het best doorstaan, zijn de bedrijven waarvan de financiële administratie duidelijk, volledig en gemakkelijk te reconstrueren is, zelfs na kwartalen of jaren.

Beancount.io biedt plain-text accounting die u volledige transparantie en versiebeheer over uw financiële gegevens geeft — geen black boxes, geen vendor lock-in, en elke boeking is over tien jaar nog steeds leesbaar in elke teksteditor. Als u documentatie opnieuw opbouwt voor een ERC-audit, terugbetalingen en rentebaten aansluit, of gewoon een systeem wilt dat meerjarige fiscale posities gemakkelijker verdedigbaar maakt, begin dan gratis en ontdek waarom ontwikkelaars en finance professionals overstappen op plain-text accounting. Voor een diepere blik op hoe rapporten en dashboards werken, bekijk de Fava-interface of de documentatie.