Една публикация маркиран с/със "financial reporting"

Натрупаните разходи звучат абстрактно, докато месечните затваряния започнат да се натрупват. Те са основа на правилното начисляващо счетоводство, осигурявайки вашите финансови отчети да отразяват икономическата реалност, а не само кога парите сменят ръце. Ето ясно, Beancount‑първо ръководство за това какво са, защо са важни и точно как да ги записвате, обръщате и отчитате във вашия дневник с чист текст.

TL;DR ⚡​

• Натрупаните разходи са разходи, които сте понесли през този период, но все още не сте платили. Те се записват като задължение, докато парите не излязат.
• В Beancount това е просто: дебитирате сметка Expenses: и кредитирайте сметка Liabilities:Accrued:. По-късно изчиствате задължението, когато платите.
• За отчитане можете да видите какво дължите към конкретна дата, като изпълните bean-query с CLOSE ON и CLEAR, за да получите чиста снимка на баланса.

Какво е натрупан разход?​

Натрупан разход е разход, който бизнесът е понесъл, но все още не е платил. Той се записва, когато услугата е получена или разходът е възникнал, дори ако фактурата все още не е пристигнала или плащането не е дължимо. Тази практика следва принципа на съпоставяне в начисляващото счетоводство, който изисква разходите да се записват в същия период като приходите, които са помогнали да се генерират.

Чести примери включват:

• Заплатите, натрупани от служителите в края на месеца, но платени след това.
• Комунални услуги (електричество, вода), използвани през декември, но фактурирани през януари.
• Лихва по заем, натрупана през месеца, но все още не изтеглена от сметката ви.

Като записвате тези разходи в момента, в който се случват, получавате много по‑истинска картина за финансовото представяне на вашата компания за съответния период.

Как Beancount го възприема (за 30 секунди)​

Beancount е система за двойно записване в чист текст. Всичко е датирана директива или транзакция в текстов файл. Системата се базира на пет основни типа сметки: Assets, Liabilities, Equity, Income и Expenses.

Записите винаги са подредени по дата. Ключов детайл е, че проверките за balance се извършват преди обработката на транзакциите от същия ден. Това е важно да се помни, когато поставяте проверки и обратни записи.

Накрая, езикът bean-query предоставя мощен, SQL‑подобен начин за генериране на отчети. С оператори като OPEN ON, CLOSE ON и CLEAR можете да създавате точни изгледи „към дата“ за финансовите отчети.

Вашият план на сметките (предложение)​

Чистият, йерархичен план на сметките е вашият най‑добър приятел. За натрупаните разходи структурата е проста. Ще ви трябват:

• Сметка за разходи: напр. Expenses:Utilities, Expenses:Payroll:Wages
• Съответстваща сметка за задължения: напр. Liabilities:Accrued:Utilities, Liabilities:Accrued:Payroll
• Сметка за парични средства: напр. Assets:Bank:Checking

Beancount налага петте основни типа сметки. Поддържането на имената на сметките подредени прави заявките и отчетите много по‑лесни в бъдеще.

Основният модел (без плъгин, без магия)​

Това е най‑директният начин за работа с начислявания в Beancount. Състои се от две стъпки: начисляване на разхода в края на месеца и изчистване на задължението, когато платите.

Стъпка 1: Натрупване на разхода в края на месеца​

В последния ден от периода записвате разхода и създавате задължението.

2025-02-28 * "Accrue February electricity" #accrual
  Expenses:Utilities                 120.00 USD
  Liabilities:Accrued:Utilities

Стъпка 2: Изчистване на начисляването при плащане​

Когато фактурата пристигне и я платите, не докосвате отново сметката за разходи. Вместо това дебитирате сметката за задължения, за да я изчистите.

2025-03-05 * "Pay Feb electricity - City Power"
  Liabilities:Accrued:Utilities      120.00 USD
  Assets:Bank:Checking

Това е най‑чистият подход за малки екипи. Той поставя разхода правилно във февруари и гарантира, че не се двойно брои през март. Обърнете внимание, че в Beancount оставянето на една сума празна кара системата автоматично да балансира транзакцията.

Алтернатива: Обратен запис на първия ден​

Ако предпочитате класическия стил „авто‑обратен“, можете да публикувате противоположния запис на вашето начисляване в първия ден от следващия месец. След това записвате реалната фактура към сметката за разходи, както обикновено.

Стъпка 1: Натрупване в края на месеца (както преди)​

2025-02-28 * "Accrue February electricity" #accrual
  Expenses:Utilities                 120.00 USD
  Liabilities:Accrued:Utilities

Стъпка 2: Обратен запис на първия ден от следващия месец​

2025-03-01 * "Reverse Feb electricity accrual" #reversal
  Liabilities:Accrued:Utilities      120.00 USD
  Expenses:Utilities

Стъпка 3: Записване на плащането по обичайния начин​

2025-03-05 * "City Power - February bill"
  Expenses:Utilities                 120.00 USD
  Assets:Bank:Checking

Внимание при проверки: Помнете, че balance проверките се оценяват преди транзакциите от същия ден. Ако искате да проверите баланса на сметката Liabilities:Accrued:Utilities, поставете проверката на 2025-02-28, за да потвърдите начисляването, или на 2025-03-01 след обратния запис, за да потвърдите, че е нула. Поставянето й преди обратния запис на 2025-03-01 ще доведе до фалшив провал.

Шест често срещани начислявания (шаблони за копиране и поставяне) 📋​

Ето готови примери за типични бизнес начислявания.

1. Наем, който все още не е фактуриран​

2025-01-31 * "Accrue January rent" #accrual
  Expenses:Rent                   3000.00 USD
  Liabilities:Accrued:Rent

2. Заплати, натрупани но неплатени​

2025-03-31 * "Accrue March wages" #accrual
  Expenses:Payroll:Wages          8500.00 USD
  Liabilities:Accrued:Payroll

3. Платен отпуск (PTO), натрупан​

2025-03-31 * "Accrue PTO earned in March" #accrual
  Expenses:Payroll:PTO             900.00 USD
  Liabilities:Accrued:Payroll

4. Лихва, натрупана по заем​

2025-02-29 * "Accrue monthly loan interest" #accrual
  Expenses:Interest                210.00 USD
  Liabilities:Accrued:Interest

5. Професионални такси (одит/правни услуги)​

2025-12-31 * "Accrue year-end audit fees" #accrual
  Expenses:Professional:Audit     4200.00 USD
  Liabilities:Accrued:Professional

6. Комунални услуги, използвани но не фактурирани​

2025-04-30 * "Accrue April utilities" #accrual
  Expenses:Utilities                95.00 USD
  Liabilities:Accrued:Utilities

Отчитане: „Какво дължа към определена дата?“​

bean-query е вашият инструмент за получаване на отговори. Ето как да получите точен изглед на баланса за вашите натрупани разходи.

Получаване на всички баланси на натрупани задължения към края на периода​

Тази заявка ви дава баланса на всяка сметка за натрупани задължения към 31 март 2025 г.

bean-query main.beancount '
  SELECT account, UNITS(SUM(position)) AS balance
  FROM OPEN ON 2025-01-01 CLOSE ON 2025-04-01 CLEAR
  WHERE account   "^Liabilities:Accrued"
  GROUP BY 1
  ORDER BY 1;
'

• OPEN ON задава началните баланси в началото на периода.
• CLOSE ON отрязва транзакциите преди тази дата (ексклузивно). Затова използваме 2025-04-01, за да получим данни до и включително 2025-03-31.
• CLEAR нулира приходите и разходите, давайки ви чист изглед на баланса (Активи, Задължения, Капитал).

Регистър на всички записи за начислявания​

Ако искате да видите суровата история на транзакциите за вашите сметки за натрупани задължения:

bean-query main.beancount '
  SELECT date, payee, narration, position
  WHERE account   "^Liabilities:Accrued"
  ORDER BY date;
'

Получаване на обща сума за всички начислявания​

Бърза сума на общата сума, която дължите:

bean-query main.beancount '
  SELECT UNITS(SUM(position)) AS total
  FROM OPEN ON 2025-01-01 CLOSE ON 2025-04-01 CLEAR
  WHERE account   "^Liabilities:Accrued";
'

Контроли и „Gotchas“ специфични за Beancount​

• Внимание при проверки: Проверките за balance се изпълняват преди обработката на транзакциите от същия ден.
• Без плъгини: Моделът работи изцяло с чист текст и стандартните функции на Beancount.
• Ясни сметки: Двойното записване (debit/credit) е изрично посочено в кода, което намалява риска от грешки.

Предплатени срещу натрупани (бързо сравнение)​

• Натрупани разходи – разходи, които са вече понесени, но все още не са платени.
• Предплатени разходи – разходи, за които парите са вече платени, но услугата/стоката все още не е получена.

Примери​

• Натрупани: Заплатите за текущия месец, които ще се платят следващия.
• Предплатени: Годишен абонамент, платен предварително, но валиден през следващата година.

Шаблон за вмъкване (начало на файла)​

Това е готовият план на сметките, който можете да копирате директно във вашия .beancount файл.

; Примерен план на сметките
; Активи
2020-01-01 open Assets:Bank:Checking  "USD"
2020-01-01 open Assets:Bank:Savings   "USD"

; Задължения
2020-01-01 open Liabilities:CreditCard "USD"
2020-01-01 open Liabilities:Accrued:Utilities "USD"

; Разходи
2020-01-01 open Expenses:Utilities    "USD"
2020-01-01 open Expenses:Rent         "USD"
2020-01-01 open Expenses:Payroll      "USD"

Финални бележки​

Този наръчник цели да ви даде практичен, стъпка‑по‑стъпка подход към натрупаните разходи в Beancount. Като следвате предложените модели и използвате bean-query за отчитане, ще имате чист, прозрачен и точен финансов запис, който отразява реалната икономическа дейност на вашия бизнес.