Натрупани разходи в Beancount: Практически наръчник (с примери за копиране и поставяне в дневника)

Натрупаните разходи звучат абстрактно, докато месечните затваряния започнат да се натрупват. Те са основа на правилното начисляващо счетоводство, осигурявайки вашите финансови отчети да отразяват икономическата реалност, а не само кога парите сменят ръце. Ето ясно, Beancount‑първо ръководство за това какво са, защо са важни и точно как да ги записвате, обръщате и отчитате във вашия дневник с чист текст.

TL;DR ⚡

• Натрупаните разходи са разходи, които сте понесли през този период, но все още не сте платили. Те се записват като задължение, докато парите не излязат.
• В Beancount това е просто: дебитирате сметка Expenses: и кредитирайте сметка Liabilities:Accrued:. По-късно изчиствате задължението, когато платите.
• За отчитане можете да видите какво дължите към конкретна дата, като изпълните bean-query с CLOSE ON и CLEAR, за да получите чиста снимка на баланса.

Какво е натрупан разход?

Натрупан разход е разход, който бизнесът е понесъл, но все още не е платил. Той се записва, когато услугата е получена или разходът е възникнал, дори ако фактурата все още не е пристигнала или плащането не е дължимо. Тази практика следва принципа на съпоставяне в начисляващото счетоводство, който изисква разходите да се записват в същия период като приходите, които са помогнали да се генерират.

Чести примери включват:

• Заплатите, натрупани от служителите в края на месеца, но платени след това.
• Комунални услуги (електричество, вода), използвани през декември, но фактурирани през януари.
• Лихва по заем, натрупана през месеца, но все още не изтеглена от сметката ви.

Като записвате тези разходи в момента, в който се случват, получавате много по‑истинска картина за финансовото представяне на вашата компания за съответния период.

Как Beancount го възприема (за 30 секунди)

Beancount е система за двойно записване в чист текст. Всичко е датирана директива или транзакция в текстов файл. Системата се базира на пет основни типа сметки: Assets, Liabilities, Equity, Income и Expenses.

Записите винаги са подредени по дата. Ключов детайл е, че проверките за balance се извършват преди обработката на транзакциите от същия ден. Това е важно да се помни, когато поставяте проверки и обратни записи.

Накрая, езикът bean-query предоставя мощен, SQL‑подобен начин за генериране на отчети. С оператори като OPEN ON, CLOSE ON и CLEAR можете да създавате точни изгледи „към дата“ за финансовите отчети.

Вашият план на сметките (предложение)

Чистият, йерархичен план на сметките е вашият най‑добър приятел. За натрупаните разходи структурата е проста. Ще ви трябват:

• Сметка за разходи: напр. Expenses:Utilities, Expenses:Payroll:Wages
• Съответстваща сметка за задължения: напр. Liabilities:Accrued:Utilities, Liabilities:Accrued:Payroll
• Сметка за парични средства: напр. Assets:Bank:Checking

Beancount налага петте основни типа сметки. Поддържането на имената на сметките подредени прави заявките и отчетите много по‑лесни в бъдеще.

Основният модел (без плъгин, без магия)

Това е най‑директният начин за работа с начислявания в Beancount. Състои се от две стъпки: начисляване на разхода в края на месеца и изчистване на задължението, когато платите.

Стъпка 1: Натрупване на разхода в края на месеца

В последния ден от периода записвате разхода и създавате задължението.

2025-02-28 * "Accrue February electricity" #accrual
  Expenses:Utilities                 120.00 USD
  Liabilities:Accrued:Utilities

Стъпка 2: Изчистване на начисляването при плащане

Когато фактурата пристигне и я платите, не докосвате отново сметката за разходи. Вместо това дебитирате сметката за задължения, за да я изчистите.

2025-03-05 * "Pay Feb electricity - City Power"
  Liabilities:Accrued:Utilities      120.00 USD
  Assets:Bank:Checking

Това е най‑чистият подход за малки екипи. Той поставя разхода правилно във февруари и гарантира, че не се двойно брои през март. Обърнете внимание, че в Beancount оставянето на една сума празна кара системата автоматично да балансира транзакцията.

Алтернатива: Обратен запис на първия ден

Ако предпочитате класическия стил „авто‑обратен“, можете да публикувате противоположния запис на вашето начисляване в първия ден от следващия месец. След това записвате реалната фактура към сметката за разходи, както обикновено.

Стъпка 1: Натрупване в края на месеца (както преди)

2025-02-28 * "Accrue February electricity" #accrual
  Expenses:Utilities                 120.00 USD
  Liabilities:Accrued:Utilities

Стъпка 2: Обратен запис на първия ден от следващия месец

2025-03-01 * "Reverse Feb electricity accrual" #reversal
  Liabilities:Accrued:Utilities      120.00 USD
  Expenses:Utilities

Стъпка 3: Записване на плащането по обичайния начин

2025-03-05 * "City Power - February bill"
  Expenses:Utilities                 120.00 USD
  Assets:Bank:Checking

Внимание при проверки: Помнете, че balance проверките се оценяват преди транзакциите от същия ден. Ако искате да проверите баланса на сметката Liabilities:Accrued:Utilities, поставете проверката на 2025-02-28, за да потвърдите начисляването, или на 2025-03-01 след обратния запис, за да потвърдите, че е нула. Поставянето й преди обратния запис на 2025-03-01 ще доведе до фалшив провал.

Шест често срещани начислявания (шаблони за копиране и поставяне) 📋

Ето готови примери за типични бизнес начислявания.

1. Наем, който все още не е фактуриран

2025-01-31 * "Accrue January rent" #accrual
  Expenses:Rent                   3000.00 USD
  Liabilities:Accrued:Rent

2. Заплати, натрупани но неплатени

2025-03-31 * "Accrue March wages" #accrual
  Expenses:Payroll:Wages          8500.00 USD
  Liabilities:Accrued:Payroll

3. Платен отпуск (PTO), натрупан

2025-03-31 * "Accrue PTO earned in March" #accrual
  Expenses:Payroll:PTO             900.00 USD
  Liabilities:Accrued:Payroll

4. Лихва, натрупана по заем

2025-02-29 * "Accrue monthly loan interest" #accrual
  Expenses:Interest                210.00 USD
  Liabilities:Accrued:Interest

5. Професионални такси (одит/правни услуги)

2025-12-31 * "Accrue year-end audit fees" #accrual
  Expenses:Professional:Audit     4200.00 USD
  Liabilities:Accrued:Professional

6. Комунални услуги, използвани но не фактурирани

2025-04-30 * "Accrue April utilities" #accrual
  Expenses:Utilities                95.00 USD
  Liabilities:Accrued:Utilities

Отчитане: „Какво дължа към определена дата?“

bean-query е вашият инструмент за получаване на отговори. Ето как да получите точен изглед на баланса за вашите натрупани разходи.

Получаване на всички баланси на натрупани задължения към края на периода

Тази заявка ви дава баланса на всяка сметка за натрупани задължения към 31 март 2025 г.

bean-query main.beancount '
  SELECT account, UNITS(SUM(position)) AS balance
  FROM OPEN ON 2025-01-01 CLOSE ON 2025-04-01 CLEAR
  WHERE account   "^Liabilities:Accrued"
  GROUP BY 1
  ORDER BY 1;
'

• OPEN ON задава началните баланси в началото на периода.
• CLOSE ON отрязва транзакциите преди тази дата (ексклузивно). Затова използваме 2025-04-01, за да получим данни до и включително 2025-03-31.
• CLEAR нулира приходите и разходите, давайки ви чист изглед на баланса (Активи, Задължения, Капитал).

Регистър на всички записи за начислявания

Ако искате да видите суровата история на транзакциите за вашите сметки за натрупани задължения:

bean-query main.beancount '
  SELECT date, payee, narration, position
  WHERE account   "^Liabilities:Accrued"
  ORDER BY date;
'

Получаване на обща сума за всички начислявания

Бърза сума на общата сума, която дължите:

bean-query main.beancount '
  SELECT UNITS(SUM(position)) AS total
  FROM OPEN ON 2025-01-01 CLOSE ON 2025-04-01 CLEAR
  WHERE account   "^Liabilities:Accrued";
'

Контроли и „Gotchas“ специфични за Beancount

• Внимание при проверки: Проверките за balance се изпълняват преди обработката на транзакциите от същия ден.
• Без плъгини: Моделът работи изцяло с чист текст и стандартните функции на Beancount.
• Ясни сметки: Двойното записване (debit/credit) е изрично посочено в кода, което намалява риска от грешки.

Предплатени срещу натрупани (бързо сравнение)

• Натрупани разходи – разходи, които са вече понесени, но все още не са платени.
• Предплатени разходи – разходи, за които парите са вече платени, но услугата/стоката все още не е получена.

Примери

• Натрупани: Заплатите за текущия месец, които ще се платят следващия.
• Предплатени: Годишен абонамент, платен предварително, но валиден през следващата година.

Шаблон за вмъкване (начало на файла)

Това е готовият план на сметките, който можете да копирате директно във вашия .beancount файл.

; Примерен план на сметките
; Активи
2020-01-01 open Assets:Bank:Checking  "USD"
2020-01-01 open Assets:Bank:Savings   "USD"

; Задължения
2020-01-01 open Liabilities:CreditCard "USD"
2020-01-01 open Liabilities:Accrued:Utilities "USD"

; Разходи
2020-01-01 open Expenses:Utilities    "USD"
2020-01-01 open Expenses:Rent         "USD"
2020-01-01 open Expenses:Payroll      "USD"

Финални бележки

Този наръчник цели да ви даде практичен, стъпка‑по‑стъпка подход към натрупаните разходи в Beancount. Като следвате предложените модели и използвате bean-query за отчитане, ще имате чист, прозрачен и точен финансов запис, който отразява реалната икономическа дейност на вашия бизнес.