Подготовка за опрощаване на заем по програмата PPP: 5 основни стъпки, които да предприемете веднага

Ако сте получили заем по Програмата за защита на заплатите (PPP) по време на пандемията, процесът на опрощаване може все още да е в съзнанието ви. Докато заемодателите продължават да обработват заявления, а SBA (Администрацията за малък бизнес) поддържа портали за опрощаване, много кредитополучатели все още чакат или подготвят документацията си.

Добрата новина? Не е необходимо да стоите безучастни, докато чакате вашия заемодател да отвори своя портал за опрощаване. Има конкретни стъпки, които можете да предприемете още сега, за да се подготвите за безпроблемен процес на кандидатстване и да увеличите максимално шансовете си за пълно опрощаване.

Защо да се подготвяте сега?

Въпреки че технически имате до пет години от датата на отпускане на заема, за да кандидатствате за опрощаване, твърде дългото чакане може да има последствия. Лихвите могат да започнат да се начисляват след първоначалния период на отсрочване и колкото по-дълго чакате, толкова по-трудно става намирането на необходимата документация и припомнянето на конкретни подробности за вашите разходи.

По-важното е, че подготовката сега означава по-малко стрес по-късно. Когато порталът на вашия заемодател се отвори или когато сте готови да кандидатствате, ще имате всичко организирано и готово за работа.

Стъпка 1: Прегледайте правилата за опрощаване на PPP заема

Преди да се потопите в документите си, се уверете, че разбирате основните изисквания за опрощаване на PPP заем. Правилата може да изглеждат сложни, но те се свеждат до четири основни области:

Допустими разходи

Само определени разходи отговарят на условията за опрощаване:

• Разходи за заплати (заплати, възнаграждения, бакшиши, комисионни, платен отпуск, здравно осигуряване, пенсионни вноски)
• Комунални услуги (електричество, газ, вода, транспортни разходи, телефон, интернет)
• Наем (за имоти, използвани в стопанската дейност)
• Ипотечни лихви (без плащания по главницата)

Имайте предвид, че разходите за заплати включват премии за здравно осигуряване, вноски за пенсионни планове и щатски и местни данъци, начислени върху възнагражденията на служителите. Въпреки това разходи като плащания към независими изпълнители, работодателски данъци по FICA и федерални данъци върху заплатите не се считат за разходи за заплати за целите на опрощаването.

Правилото 60/40 за заплатите

Най-малко 60% от вашия PPP заем трябва да бъдат похарчени за допустими разходи за заплати, за да отговаряте на условията за пълно опрощаване. Останалите 40% могат да покриват комунални услуги, наем и ипотечни лихви. Ако похарчите по-малко от 60% за заплати, сумата за опрощаване ще бъде намалена пропорционално.

Поддържане на работната сила

Ще трябва да докажете, че сте запазили нивата на персонал по време на покрития период в сравнение с базов период (обикновено от 15 февруари до 30 юни 2019 г. или от 1 януари до 29 февруари 2020 г., в зависимост от вашия бизнес).

Значителното намаляване на броя на служителите може да намали сумата на опрощаването ви, въпреки че съществуват разпоредби за „safe harbor“ (безопасно пристанище) и изключения за служители, които са отказали предложения за повторно наемане или са напуснали доброволно.

Запазване на нивата на заплатите

За всеки служител, който е печелил 100 000 долара или по-малко годишно през 2019 г., трябва да поддържате поне 75% от неговата заплата или почасово възнаграждение по време на покрития период. Намаления над 25% могат да понижат сумата за опрощаване.

Разбирането на тези правила ви помага да идентифицирате потенциални проблеми навреме и да определите дали трябва да направите корекции преди да кандидатствате.

Стъпка 2: Анализирайте разходите си по PPP

Сега е моментът да прегледате финансовите си записи и да проучите как точно сте използвали средствата от PPP по време на вашия покрит период.

Определете вашия покрит период

Вашият покрит период е започнал на датата, на която сте получили средствата по PPP заема, и продължава 8 или 24 седмици, в зависимост от това кога сте получили заема и кой период сте избрали. Повечето кредитополучатели се възползват от по-дългия 24-седмичен период, тъй като той осигурява по-голяма гъвкавост при изпълнение на изискванията за опрощаване.

Проследявайте всеки долар

Създайте подробна разбивка на разходите си по време на покрития период:

1. Разходи за заплати: Съберете данни за брутните възнаграждения, заплати, бакшиши и комисионни, изплатени на служителите. Включете вноските на работодателя за здравно осигуряване, пенсионни планове и щатски и местни данъци върху възнагражденията на служителите.

2. Разходи, различни от заплати: Документирайте плащанията за комунални услуги, наем и ипотечни лихви, направени или възникнали по време на покрития период.

3. Изчислете съотношенията си: Съберете общите допустими разходи за заплати и ги разделете на общите допустими разходи, за да се уверите, че отговаряте на прага от 60% за заплати.

Много кредитополучатели се изненадват да открият, че са похарчили повече или по-малко за заплати, отколкото са мислили първоначално. Този анализ ви помага да разберете позицията си преди да кандидатствате и да идентифицирате евентуални дефицити.

Стъпка 3: Проучете формулярите за опрощаване на SBA

SBA предлага три основни формуляра за кандидатстване за опрощаване:

• Формуляр 3508: Стандартният формуляр за повечето кредитополучатели
• Формуляр 3508EZ: Опростена версия за кредитополучатели, които отговарят на определени критерии (запазили са нивата на заплатите и персонала или не са могли да работят на нивата отпреди пандемията поради правителствени разпоредби)
• Формуляр 3508S: Най-краткият формуляр за заеми до 50 000 долара включително

Изтеглете формуляра, който се отнася за вашата ситуация, и го прочетете внимателно. Разбирането на въпросите, на които ще трябва да отговорите, ви помага да определите каква документация да съберете и дали отговаряте на условията за някой от опростените формуляри.

Формулярите изискват подробна информация за:

• Сумата на вашия заем и информация за заемодателя
• Избрания от вас покрит период
• Вашите разходи за заплати и разходи, различни от заплати
• Средния ви брой служители на еквивалент на пълно работно време (FTE)
• Намаленията на заплатите и възнагражденията за конкретни служители
• Изключенията от тип „safe harbor“, на които се позовавате

Като се запознаете с формуляра сега, ще избегнете изненади по време на самия процес на кандидатстване.

Стъпка 4: Организирайте вашата документация

Документацията е в основата на вашето заявление за опрощаване. SBA изисква специфични записи за проверка на вашите разходи и за доказване на съответствие с правилата на PPP.

Основни документи за заплати

Съберете следните записи, свързани с трудовите възнаграждения:

• Ведомости за заплати: Подробни отчети, показващи брутните възнаграждения, бакшиши и комисионни за всеки служител през покрития период
• Данъчни формуляри: Формуляр 941 на IRS (Тримесечна федерална данъчна декларация) за тримесечията, обхванати от покрития период
• Щатски отчети за заплатите: Щатски формуляри за тримесечно отчитане на заплатите
• Доказателство за плащане: Банкови извлечения, показващи тегления за заплати или записи от платежни оператори
• Записи за здравно осигуряване и пенсионни планове: Документация за вноските на работодателя, направени през покрития период

За самоосигуряващи се лица без служители ще ви бъдат необходими:

• Формуляр 1040 Приложение C за 2019 или 2020 г.
• Приложение K-1 за 2019 или 2020 г. (ако е приложимо)
• Формуляр 1099-MISC за 2019 или 2020 г. (ако е приложимо)

Документация, различна от заплати

За комунални услуги, наем и лихви по ипотеки съберете:

• Сметки за комунални услуги: Сметки за електричество, газ, вода, интернет и телефон през покрития период
• Договори за наем или лизинг: Актуални договори за наем и доказателство за плащания на наем (анулирани чекове или банкови извлечения)
• Ипотечни извлечения: Извлечения по заема, показващи платената лихва (не главницата) през покрития период
• Доказателство за плащане: Банкови извлечения или анулирани чекове, потвърждаващи, че сте платили тези разходи

Допълнителни подкрепящи документи

В зависимост от вашата специфична ситуация може да се нуждаете и от:

• Бизнес лицензи или регистрации: За потвърждение, че сте развивали дейност през покрития период
• Оферти за повторно наемане и откази: Ако служители са отказали да се върнат на работа
• Документация за правителствени заповеди: Ако претендирате за намаляване на бизнес дейността поради ограничения, свързани с COVID-19

Създайте както физически, така и цифрови копия на всички документи. Организирайте ги по категория (заплати, комунални услуги, наем и т.н.) и хронологично във всяка категория. Тази организация ще направи попълването на вашето заявление много по-бързо и ще намали риска от грешки.

Стъпка 5: Следете комуникацията от вашия кредитор

Вашият кредитор е отговорен за обработката на вашето заявление за опрощаване и подаването му към SBA. Поддържането на връзка с вашия кредитор гарантира, че ще сте готови, когато той отвори своя портал за опрощаване.

За какво да следите

• Съобщения по имейл: Много кредитори изпращат актуализации по имейл, когато са готови да приемат заявления за опрощаване
• Специализирани PPP портали: Проверявайте уебсайта на вашия кредитор за специален раздел за опрощаване на PPP с инструкции и ресурси
• Актуализации от отдела за обслужване на клиенти: Ако имате мениджър за връзки с клиенти или обслужващ банкер, свържете се проактивно, за да попитате за техния график за опрощаване
• Съобщения от SBA: Докато вашият кредитор управлява вашето заявление, SBA понякога публикува насоки, които влияят на процеса

Задайте напомняния

Създайте напомняния в календара си, за да:

• Проверявате уебсайта на вашия кредитор ежеседмично за актуализации
• Преглеждате редовно имейла си за комуникация от кредитора
• Последвате запитването си към кредитора, ако не сте чули нищо в продължение на няколко седмици
• Потвърдите, че вашата информация за контакт при кредитора е актуална

Някои заемополучатели са пропуснали важни срокове или възможности само защото техният кредитор е имал остаряла информация за контакт.

Често задавани въпроси и притеснения

Какво се случва, ако не съм похарчил всички средства по PPP през покрития период?

Все още можете да получите частично опрощаване за допустимите разходи, които действително сте направили през покрития период. Всяка неопростена сума се превръща в заем с ниска лихва (1% годишен лихвен процент), който трябва да бъде погасен.

Мога ли да кандидатствам за опрощаване, ако вече съм започнал да правя плащания?

Да. Дори ако сте започнали да изплащате заема си, все още можете да кандидатствате за опрощаване. Ако бъде одобрено, SBA ще възстанови на вашия кредитор всички направени от вас плащания.

Какво се случва, ако молбата ми за опрощаване бъде отказана?

Ако вашето заявление бъде отказано, имате право да обжалвате решението. Ще получите информация за процеса на обжалване от SBA. Честите причини за отказ включват недостатъчна документация, неизпълнение на изискването за 60% от разходите за заплати или съществени грешки в заявлението.

Трябва ли да наема счетоводител или консултант?

Въпреки че много заемополучатели успешно попълват заявлението за опрощаване самостоятелно, сложните ситуации могат да се възползват от професионални насоки. Обмислете консултация със счетоводител, ако:

• Имате голям брой служители с множество промени в ставките на заплащане
• Сте имали значителни флуктуации в персонала през покрития период
• Сте използвали PPP средства в множество бизнес субекти
• Имате въпроси относно това кои разходи са допустими

В заключение

Подготовката за опрощаване на заем по PPP не трябва да бъде непосилна. Като предприемете тези пет стъпки сега — преглед на правилата, анализ на разходите, проучване на формулярите, организиране на документацията и следене на вашия кредитор — вие ще се позиционирате за плавен процес на кандидатстване, когато дойде моментът.

Помнете: целта не е съвършенство, а изчерпателност и точност. SBA и кредиторите разбират, че пандемията създаде безпрецедентни обстоятелства. Стига да сте положили добросъвестни усилия да използвате средствата си по PPP по подходящ начин и можете да документирате разходите си, вие сте на правилния път.

Не позволявайте на прокрастинацията да ви струва пари под формата на лихви или излишен стрес. Започнете подготовката днес и ще си благодарите, когато порталът за опрощаване на вашия кредитор най-накрая се отвори.

---

Тази статия предоставя обща информация относно опрощаването на заеми по PPP и не трябва да се счита за правен или финансов съвет. Консултирайте се с квалифициран счетоводител или адвокат за насоки, специфични за вашата ситуация.