Preparació per a la condonació del préstec PPP: 5 passos essencials a seguir ara mateix
Si heu rebut un préstec del Programa de Protecció de Salaris (PPP) durant la pandèmia, és possible que el procés de condonació encara us preocupi. Mentre els prestadors continuen processant les sol·licituds i l'SBA manté els portals de condonació, molts prestataris encara estan esperant o preparant la seva documentació.
La bona notícia? No cal que us quedeu de braços creuats mentre espereu que el vostre prestador obri el seu portal de condonació. Hi ha passos concrets que podeu seguir ara mateix per preparar un procés de sol·licitud fluid i maximitzar les vostres possibilitats de condonació total.
Per què preparar-se ara?
Encara que tècnicament teniu fins a cinc anys des de la data de formalització del préstec per sol·licitar-ne la condonació, esperar massa pot tenir conseqüències. Els interessos poden començar a meritar-se després del període de carena inicial i, com més espereu, més difícil serà localitzar la documentació necessària i recordar detalls específics sobre les vostres despeses.
Més important encara, preparar-se ara significa menys estrès més endavant. Quan s'obri el portal del vostre prestador o quan estigueu a punt per fer la sol·licitud, ho tindreu tot organitzat i a punt per començar.
Pas 1: Reviseu les regles de condonació del PPP
Abans de submergir-vos en els vostres registres, assegureu-vos d'entendre els requisits fonamentals per a la condonació del préstec PPP. Les regles poden semblar complexes, però es resumeixen en quatre àrees clau:
Despeses elegibles
Només certs costos són aptes per a la condonació:
- Costos de personal (salaris, jornals, propines, comissions, permisos pagats, assegurança mèdica, contribucions a la jubilació)
- Serveis bàsics (electricitat, gas, aigua, costos de transport, telèfon, internet)
- Lloguer (per a béns immobles utilitzats en les operacions comercials)
- Interessos hipotecaris (no els pagaments del principal)
Tingueu en compte que els costos de personal inclouen les primes d'assegurança mèdica, les contribucions als plans de jubilació i els impostos estatals i locals aplicats a la remuneració dels empleats. No obstant això, despeses com els pagaments a contractistes independents, els impostos FICA de l'ocupador i els impostos federals sobre la nòmina no compten com a costos de personal a efectes de condonació.
La regla de nòmina 60/40
Almenys el 60% del vostre préstec PPP s'ha de gastar en costos de personal elegibles per optar a la condonació total. El 40% restant pot cobrir serveis bàsics, lloguer i interessos hipotecaris. Si gasteu menys del 60% en nòmines, l'import de la condonació es reduirà proporcionalment.
Mantingueu la vostra plantilla
Hindreu de demostrar que heu mantingut els vostres nivells de personal durant el període cobert en comparació amb un període de referència (normalment del 15 de febrer al 30 de juny de 2019, o de l'1 de gener al 29 de febrer de 2020, depenent del vostre negoci).
Les reduccions significatives en el nombre d'empleats poden reduir l'import de la condonació, tot i que existeixen disposicions de port segur i excepcions per als empleats que van rebutjar ofertes de reincorporació o que van dimitir voluntàriament.
Preserveu els nivells salarials
Per a cada empleat que hagi guanyat 100.000 $ o menys anualment el 2019, heu de mantenir almenys el 75% del seu salari o salari per hora durant el període cobert. Les reduccions superiors al 25% poden disminuir l'import de la condonació.
Entendre aquestes regles us ajudarà a identificar possibles problemes d'hora i determinar si cal fer algun ajust abans de fer la sol·licitud.
Pas 2: Analitzeu la vostra despesa del PPP
Ara és el moment de submergir-vos en els vostres registres financers i examinar exactament com heu utilitzat els fons del PPP durant el vostre període cobert.
Determineu el vostre període cobert
El vostre període cobert va començar el dia que vau rebre els fons del préstec PPP i s'allarga durant 8 o 24 setmanes, depenent de quan vau rebre el préstec i quin període vau triar. La majoria dels prestataris es beneficien del període cobert més llarg de 24 setmanes, ja que ofereix més flexibilitat per complir els requisits de condonació.
Feu un seguiment de cada dòlar
Creeu un desglossament detallat de la vostra despesa durant el període cobert:
-
Despeses de personal: Recopileu els salaris bruts, sous, propines i comissions pagades als empleats. Incloeu les contribucions de l'ocupador a l'assegurança mèdica, els plans de jubilació i els impostos estatals i locals sobre la remuneració dels empleats.
-
Despeses no salarials: Documenteu els pagaments de serveis bàsics, lloguer i interessos hipotecaris realitzats o meritats durant el període cobert.
-
Calculeu els vostres ratis: Sumeu el total de costos de personal elegibles i dividiu-lo pel total de despeses elegibles per assegurar-vos que compliu el llindar del 60% de nòmina.
Molts prestataris se sorprenen en descobrir que han gastat més o menys en nòmines del que pensaven inicialment. Aquesta anàlisi us ajuda a entendre la vostra posició abans de sol·licitar la condonació i a identificar qualsevol possible dèficit.
Pas 3: Estudieu els formularis de condonació de l'SBA
L'SBA ofereix tres formularis principals de sol·licitud de condonació:
- Formulari 3508: El formulari estàndard per a la majoria de prestataris
- Formulari 3508EZ: Una versió simplificada per a prestataris que compleixen certs criteris (han mantingut salaris i plantilla, o no han pogut operar als nivells anteriors a la pandèmia a causa d'ordres governamentals)
- Formulari 3508S: El formulari més curt per a préstecs de 50.000 $ o menys
Baixeu el formulari que s'apliqui a la vostra situació i llegiu-lo detingudament. Entendre les preguntes que haureu de respondre us ajudarà a identificar quina documentació heu de recollir i si sou elegibles per a algun dels formularis simplificats.
Els formularis fan preguntes detallades sobre:
- L'import del vostre préstec i la informació del prestador
- El període cobert que heu seleccionat
- Les vostres despeses salarials i no salarials
- El recompte mitjà d'empleats equivalents a jornada completa (FTE)
- Reduccions de sou i salaris per a empleats específics
- Exempcions de port segur que reclameu
En familiaritzar-vos amb el formulari ara, evitareu sorpreses durant el procés de sol·licitud real.
Pas 4: Organitzeu la vostra documentació
La documentació és la base de la vostra sol·licitud de condonació. L'SBA requereix registres específics per verificar les vostres despeses i demostrar el compliment de les regles del PPP.
Documents essencials de nòmines
Recopileu els següents registres relacionats amb les nòmines:
- Informes de nòmines: Informes detallats que mostrin els salaris bruts, propines i comissions de cada empleat durant el període cobert
- Formularis fiscals: Formulari 941 de l'IRS (Declaració trimestral d'impostos federals) dels trimestres del període cobert
- Informes de salaris estatals: Formularis estatals d'informació trimestral de salaris
- Justificants de pagament: Extractes bancaris que mostrin les retirades de fons per a nòmines o registres del processador de pagaments
- Registres d'assegurances mèdiques i de jubilació: Documentació de les contribucions de l'ocupador realitzades durant el període cobert
Per a persones que treballen pel seu compte sense empleats, necessitareu:
- Annex C del Formulari 1040 de 2019 o 2020
- Annex K-1 de 2019 o 2020 (si s'aplica)
- Formulari 1099-MISC de 2019 o 2020 (si s'aplica)
Documentació no relacionada amb la nòmina
Per als subministraments, el lloguer i els interessos hipotecaris, recopileu:
- Factures de subministraments: Factures d'electricitat, gas, aigua, internet i telèfon durant el període cobert
- Contractes de lloguer o arrendament: Contractes d'arrendament vigents i justificants dels pagaments de lloguer (xecs cancel·lats o extractes bancaris)
- Extractes hipotecaris: Extractes del préstec que mostrin els interessos pagats (no el capital) durant el període cobert
- Justificants de pagament: Extractes bancaris o xecs cancel·lats que verifiquin que heu pagat aquestes despeses
Documents de suport addicionals
Depenent de la vostra situació específica, també podeu necessitar:
- Llicències o registres comercials: Per verificar que estàveu operant durant el període cobert
- Ofertes de recontractació i rebuigs: Si els empleats van rebutjar tornar a la feina
- Documentació d'ordres governamentals: Si esteu sol·licitant una reducció de les activitats comercials a causa de les restriccions per la COVID-19
Creeu còpies tant físiques com digitals de tots els documents. Organitzeu-los per categories (nòmina, subministraments, lloguer, etc.) i cronològicament dins de cada categoria. Aquesta organització farà que completar la vostra sol·licitud sigui molt més ràpid i reduirà el risc d'errors.
Pas 5: Superviseu la comunicació amb el vostre prestador
El vostre prestador és el responsable de processar la vostra sol·licitud de condonació i d'enviar-la a l'SBA. Mantenir-vos en contacte amb el vostre prestador us assegura estar preparats quan obrin el seu portal de condonació.
A què cal estar atents
- Anuncis per correu electrònic: Molts prestadors envien actualitzacions per correu electrònic quan estan preparats per acceptar sol·licituds de condonació
- Portals dedicats al PPP: Consulteu el lloc web del vostre prestador per trobar una secció dedicada a la condonació del PPP amb instruccions i recursos
- Actualitzacions del servei d'atenció al client: Si teniu un gestor de relacions o un banquer comercial, contacteu-hi proactivament per preguntar sobre el seu cronograma de condonació
- Anuncis de l'SBA: Tot i que el vostre prestador gestiona la vostra sol·licitud, l'SBA publica ocasionalment guies que afecten el procés
Establiu recordatoris
Creeu recordatoris al calendari per:
- Consultar setmanalment el lloc web del vostre prestador per veure si hi ha actualitzacions
- Revisar el vostre correu electrònic regularment per veure les comunicacions del prestador
- Fer un seguiment amb el vostre prestador si no n'heu sabut res en unes quantes setmanes
- Verificar que la vostra informació de contacte estigui actualitzada amb el vostre prestador
Alguns prestataris han perdut terminis o oportunitats importants simplement perquè el seu prestador tenia informació de contacte obsoleta.
Preguntes i inquietuds habituals
Què passa si no vaig gastar tots els fons del PPP durant el període cobert?
Encara podeu rebre una condonació parcial per les despeses elegibles en què vau incórrer durant el període cobert. Qualsevol import no condonat es converteix en un préstec a baix interès (taxa d'interès anual de l'1%) que s'ha de retornar.
Puc sol·licitar la condonació si ja he començat a fer pagaments?
Sí. Encara que hàgiu començat a retornar el préstec, encara podeu sol·licitar la condonació. Si s'aprova, l'SBA reemborsarà al vostre prestador qualsevol pagament que hàgiu fet.
Què passa si es denega la meva condonació?
Si es denega la vostra sol·licitud, teniu dret a recórrer la decisió. Rebreu informació sobre el procés d'apel·lació per part de l'SBA. Els motius habituals de denegació inclouen documentació insuficient, incompliment del requisit del 60% per a nòmines o errors materials a la sol·licitud.
He de contractar un comptable o un consultor?
Tot i que molts prestataris completen amb èxit la sol·licitud de condonació de manera independent, les situacions complexes poden beneficiar-se de l'orientació professional. Considereu la possibilitat de consultar un comptable si:
- Teniu una plantilla gran amb múltiples canvis en les taxes salarials
- Heu experimentat fluctuacions significatives de personal durant el període cobert
- Heu utilitzat fons del PPP en diverses entitats comercials
- Teniu preguntes sobre quines despeses són elegibles
El més important
Preparar-se per a la condonació del préstec PPP no ha de ser aclaparador. Si feu aquests cinc passos ara —revisar les regles, analitzar la vostra despesa, estudiar els formularis, organitzar la documentació i supervisar el vostre prestador—, us posicionareu per a un procés de sol·licitud fluid quan arribi el moment.
Recordeu: l'objectiu no és la perfecció, sinó la minuciositat i l'exactitud. L'SBA i els prestadors entenen que la pandèmia va crear circumstàncies sense precedents. Sempre que hàgiu fet un esforç de bona fe per utilitzar els fons del PPP adequadament i pugueu documentar les vostres despeses, estareu pel bon camí.
No deixeu que la procrastinació us costi diners en interessos o estrès. Comenceu a preparar-vos avui mateix i us ho agraireu quan finalment s'obri el portal de condonació del vostre prestador.
Aquest article proporciona informació general sobre la condonació de préstecs PPP i no s'ha de considerar assessorament legal o financer. Consulteu amb un comptable o advocat qualificat per obtenir orientació específica per a la vostra situació.
