Preparación para la condonación del préstamo PPP: 5 pasos esenciales a seguir ahora mismo

Si recibió un préstamo del Programa de Protección de Nómina (PPP) durante la pandemia, es posible que el proceso de condonación aún esté en su mente. Mientras los prestamistas continúan procesando las solicitudes y la SBA mantiene los portales de condonación, muchos prestatarios aún están esperando o preparando su documentación.

La buena noticia es que no tiene que quedarse de brazos cruzados mientras espera que su prestamista abra su portal de condonación. Hay pasos concretos que puede tomar ahora mismo para prepararse para un proceso de solicitud fluido y maximizar sus posibilidades de condonación total.

¿Por qué prepararse ahora?

Aunque técnicamente tiene hasta cinco años a partir de la fecha de originación de su préstamo para solicitar la condonación, esperar demasiado puede tener consecuencias. Los intereses pueden comenzar a acumularse después del período de aplazamiento inicial y, cuanto más espere, más difícil será localizar la documentación necesaria y recordar detalles específicos sobre sus gastos.

Lo más importante es que la preparación ahora significa menos estrés después. Cuando el portal de su prestamista se abra o cuando esté listo para presentar la solicitud, tendrá todo organizado y listo para comenzar.

Paso 1: Revise las reglas de condonación del PPP

Antes de sumergirse en sus registros, asegúrese de comprender los requisitos fundamentales para la condonación del préstamo PPP. Las reglas pueden parecer complejas, pero se resumen en cuatro áreas clave:

Gastos elegibles

Solo ciertos costos califican para la condonación:

• Costos de nómina (salarios, sueldos, propinas, comisiones, licencias remuneradas, seguro médico, contribuciones de jubilación)
• Servicios públicos (electricidad, gas, agua, costos de transporte, teléfono, internet)
• Alquiler (para propiedades utilizadas en las operaciones comerciales)
• Intereses hipotecarios (no pagos de capital)

Tenga en cuenta que los costos de nómina incluyen primas de seguros médicos, contribuciones a planes de jubilación e impuestos estatales y locales calculados sobre la compensación de los empleados. Sin embargo, los gastos como los pagos a contratistas independientes, los impuestos FICA del empleador y los impuestos federales sobre la nómina no cuentan como costos de nómina para fines de condonación.

La regla de nómina 60/40

Al menos el 60% de su préstamo PPP debe gastarse en costos de nómina elegibles para calificar para la condonación total. El 40% restante puede cubrir servicios públicos, alquiler e intereses hipotecarios. Si gasta menos del 60% en nómina, el monto de su condonación se reducirá proporcionalmente.

Mantenga su fuerza laboral

Deberá demostrar que mantuvo sus niveles de personal durante su período cubierto en comparación con un período de referencia (normalmente del 15 de febrero al 30 de junio de 2019, o del 1 de enero al 29 de febrero de 2020, según su negocio).

Las reducciones significativas en la plantilla de empleados pueden reducir el monto de su condonación, aunque existen disposiciones de puerto seguro (safe harbor) y excepciones para los empleados que rechazaron ofertas de recontratación o renunciaron voluntariamente.

Preserve los niveles salariales

Para cada empleado que ganó $100,000 o menos anualmente en 2019, debe mantener al menos el 75% de su salario o salario por hora durante el período cubierto. Las reducciones superiores al 25% pueden disminuir el monto de su condonación.

Comprender estas reglas le ayuda a identificar problemas potenciales a tiempo y determinar si necesita realizar ajustes antes de presentar la solicitud.

Paso 2: Analice sus gastos del PPP

Ahora es el momento de sumergirse en sus registros financieros y examinar exactamente cómo utilizó sus fondos del PPP durante su período cubierto.

Determine su período cubierto

Su período cubierto comenzó en la fecha en que recibió los fondos de su préstamo PPP y se extiende por 8 o 24 semanas, según cuándo recibió su préstamo y qué período eligió. La mayoría de los prestatarios se benefician del período cubierto más largo de 24 semanas, ya que brinda más flexibilidad para cumplir con los requisitos de condonación.

Rastree cada dólar

Cree un desglose detallado de sus gastos durante el período cubierto:

1. Gastos de nómina: Recopile los sueldos brutos, salarios, propinas y comisiones pagadas a los empleados. Incluya las contribuciones del empleador al seguro médico, los planes de jubilación y los impuestos estatales y locales sobre la compensación de los empleados.

2. Gastos no relacionados con la nómina: Documente los pagos de servicios públicos, alquiler e intereses hipotecarios realizados o incurridos durante el período cubierto.

3. Calcule sus proporciones: Sume sus costos totales de nómina elegibles y divídalos por sus gastos elegibles totales para asegurarse de cumplir con el umbral del 60% de nómina.

Muchos prestatarios se sorprenden al descubrir que gastaron más o menos en nómina de lo que pensaban inicialmente. Este análisis le ayuda a comprender su posición antes de presentar la solicitud e identificar cualquier posible deficiencia.

Paso 3: Estudie los formularios de condonación de la SBA

La SBA ofrece tres formularios principales de solicitud de condonación:

• Formulario 3508: El formulario estándar para la mayoría de los prestatarios
• Formulario 3508EZ: Una versión simplificada para prestatarios que cumplen ciertos criterios (mantuvieron salarios y plantilla, o no pudieron operar a niveles previos a la pandemia debido a órdenes gubernamentales)
• Formulario 3508S: El formulario más corto para préstamos de $50,000 o menos

Descargue el formulario que se aplique a su situación y léalo detenidamente. Comprender las preguntas que deberá responder le ayudará a identificar qué documentación reunir y si califica para alguno de los formularios simplificados.

Los formularios hacen preguntas detalladas sobre:

• El monto de su préstamo e información del prestamista
• El período cubierto que seleccionó
• Sus gastos de nómina y no relacionados con la nómina
• Su promedio de recuento de empleados equivalentes a tiempo completo (FTE)
• Reducciones de sueldos y salarios para empleados específicos
• Exenciones de puerto seguro (safe harbor) que está reclamando

Al familiarizarse con el formulario ahora, evitará sorpresas durante el proceso de solicitud real.

Paso 4: Organice su documentación

La documentación es la base de su solicitud de condonación. La SBA requiere registros específicos para verificar sus gastos y demostrar el cumplimiento de las reglas del PPP.

Documentos esenciales de nómina

Reúna los siguientes registros relacionados con la nómina:

• Informes de nómina: Informes detallados que muestren los salarios brutos, propinas y comisiones de cada empleado durante el período cubierto.
• Formularios de impuestos: Formulario 941 del IRS (Declaración Federal Trimestral de Impuestos del Empleador) para los trimestres del período cubierto.
• Informes salariales estatales: Formularios estatales de declaración de salarios trimestrales.
• Comprobantes de pago: Estados de cuenta bancarios que muestren los retiros de nómina o registros del procesador de pagos.
• Registros de seguro médico y jubilación: Documentación de las contribuciones del empleador realizadas durante el período cubierto.

Para personas que trabajan por cuenta propia sin empleados, necesitará:

• Formulario 1040, Anexo C de 2019 o 2020
• Anexo K-1 de 2019 o 2020 (si corresponde)
• Formulario 1099-MISC de 2019 o 2020 (si corresponde)

Documentación no relacionada con la nómina

Para servicios públicos, alquiler e intereses hipotecarios, recopile:

• Facturas de servicios públicos: Recibos de electricidad, gas, agua, internet y teléfono durante el período cubierto.
• Contratos de alquiler o arrendamiento: Contratos de arrendamiento vigentes y comprobantes de pagos de alquiler (cheques cancelados o estados de cuenta bancarios).
• Estados de cuenta hipotecarios: Estados de cuenta de préstamos que muestren el interés pagado (no el capital) durante el período cubierto.
• Comprobantes de pago: Estados de cuenta bancarios o cheques cancelados que verifiquen que pagó estos gastos.

Documentos de respaldo adicionales

Dependiendo de su situación específica, también podría necesitar:

• Licencias o registros comerciales: Para verificar que estuvo operando durante el período cubierto.
• Ofertas de recontratación y rechazos: Si los empleados se negaron a regresar al trabajo.
• Documentación de órdenes gubernamentales: Si reclama una reducción en las actividades comerciales debido a las restricciones por COVID-19.

Cree copias físicas y digitales de todos los documentos. Organícelos por categoría (nómina, servicios públicos, alquiler, etc.) y cronológicamente dentro de cada categoría. Esta organización hará que completar su solicitud sea mucho más rápido y reducirá el riesgo de errores.

Paso 5: Supervise la comunicación con su prestamista

Su prestamista es responsable de procesar su solicitud de condonación y enviarla a la SBA. Mantenerse en contacto con su prestamista garantiza que esté listo cuando abran su portal de condonación.

A qué prestar atención

• Anuncios por correo electrónico: Muchos prestamistas envían actualizaciones por correo electrónico cuando están listos para aceptar solicitudes de condonación.
• Portales dedicados al PPP: Consulte el sitio web de su prestamista para ver si hay una sección dedicada a la condonación del PPP con instrucciones y recursos.
• Actualizaciones de servicio al cliente: Si tiene un gerente de relaciones o un banquero comercial, comuníquese proactivamente para preguntar sobre su cronograma de condonación.
• Anuncios de la SBA: Aunque su prestamista gestiona su solicitud, la SBA publica ocasionalmente directrices que afectan el proceso.

Establezca recordatorios

Cree recordatorios en su calendario para:

• Consultar semanalmente el sitio web de su prestamista para ver si hay actualizaciones.
• Revisar su correo electrónico regularmente para ver las comunicaciones del prestamista.
• Hacer un seguimiento con su prestamista si no ha tenido noticias en varias semanas.
• Verificar que su información de contacto esté actualizada con su prestamista.

Algunos prestatarios han perdido plazos u oportunidades importantes simplemente porque su prestamista tenía información de contacto desactualizada.

Preguntas y preocupaciones comunes

¿Qué pasa si no gasté todos mis fondos del PPP durante el período cubierto?

Aún puede recibir una condonación parcial por los gastos elegibles en los que haya incurrido durante el período cubierto. Cualquier monto no condonado se convierte en un préstamo de bajo interés (tasa de interés anual del 1%) que debe ser reembolsado.

¿Puedo solicitar la condonación si ya comencé a hacer pagos?

Sí. Incluso si ha comenzado a pagar su préstamo, aún puede solicitar la condonación. Si se aprueba, la SBA reembolsará a su prestamista cualquier pago que usted haya realizado.

¿Qué sucede si se deniega mi condonación?

Si su solicitud es denegada, tiene derecho a apelar la decisión. Recibirá información sobre el proceso de apelación de parte de la SBA. Las razones comunes de denegación incluyen documentación insuficiente, incumplimiento del requisito del 60% para nómina o errores materiales en la solicitud.

¿Necesito contratar a un contador o consultor?

Aunque muchos prestatarios completan con éxito la solicitud de condonación de forma independiente, las situaciones complejas pueden beneficiarse de la orientación profesional. Considere consultar a un contador si:

• Tiene una gran fuerza laboral con múltiples cambios en las tasas de pago.
• Experimentó fluctuaciones significativas de personal durante el período cubierto.
• Utilizó fondos del PPP en múltiples entidades comerciales.
• Tiene preguntas sobre qué gastos califican.

En resumen

Prepararse para la condonación del préstamo PPP no tiene por qué ser abrumador. Al seguir estos cinco pasos ahora (revisar las reglas, analizar sus gastos, estudiar los formularios, organizar la documentación y supervisar a su prestamista), se posicionará para un proceso de solicitud fluido cuando llegue el momento.

Recuerde: el objetivo no es la perfección, sino la minuciosidad y la precisión. La SBA y los prestamistas entienden que la pandemia creó circunstancias sin precedentes. Siempre que haya hecho un esfuerzo de buena fe para usar sus fondos del PPP de manera apropiada y pueda documentar sus gastos, está en el camino correcto.

No deje que la procrastinación le cueste dinero en cargos por intereses o estrés. Comience a prepararse hoy mismo y se lo agradecerá cuando el portal de condonación de su prestamista finalmente se abra.

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Este artículo proporciona información general sobre la condonación de préstamos PPP y no debe considerarse asesoramiento legal o financiero. Consulte con un contador o abogado calificado para obtener orientación específica para su situación.