Подготовка к прощению займа PPP: 5 необходимых шагов, которые нужно предпринять прямо сейчас

Если вы получили кредит по Программе защиты зарплаты (PPP) во время пандемии, процесс списания долга, вероятно, все еще актуален для вас. В то время как кредиторы продолжают обрабатывать заявки, а SBA поддерживает работу порталов для списания, многие заемщики все еще ждут или готовят необходимую документацию.

Хорошие новости? Вам не нужно бездействовать в ожидании, пока ваш кредитор откроет портал для списания. Есть конкретные шаги, которые вы можете предпринять прямо сейчас, чтобы подготовиться к плавному процессу подачи заявки и максимизировать свои шансы на полное списание долга.

Почему нужно готовиться сейчас?

Несмотря на то, что технически у вас есть до пяти лет с даты выдачи кредита для подачи заявления на списание, слишком долгое ожидание может иметь последствия. Проценты могут начать начисляться после первоначального периода отсрочки, и чем дольше вы ждете, тем труднее становится найти необходимую документацию и вспомнить конкретные детали ваших расходов.

Что еще более важно, подготовка сейчас означает меньше стресса позже. Когда откроется портал вашего кредитора или когда вы будете готовы подать заявку, у вас все будет организовано и готово к работе.

Шаг 1: Изучите правила списания кредитов PPP

Прежде чем погружаться в записи, убедитесь, что вы понимаете основные требования для списания кредита PPP. Правила могут показаться сложными, но они сводятся к четырем ключевым областям:

Расходы, подлежащие списанию

Только определенные расходы дают право на списание:

• Расходы на оплату труда (заработная плата, оклады, чаевые, комиссии, оплачиваемые отпуска, медицинское страхование, пенсионные взносы)
• Коммунальные услуги (электричество, газ, вода, транспортные расходы, телефон, интернет)
• Аренда (недвижимости, используемой в бизнес-операциях)
• Проценты по ипотеке (не основные платежи по кредиту)

Обратите внимание, что расходы на оплату труда включают взносы на медицинское страхование, взносы в пенсионные планы, а также государственные и местные налоги, начисляемые на вознаграждение сотрудников. Однако такие расходы, как выплаты независимым подрядчикам, налоги FICA работодателя и федеральные налоги с фонда оплаты труда, не учитываются при расчете расходов на оплату труда для целей списания.

Правило 60/40 для фонда оплаты труда

Для получения полного списания не менее 60% вашего кредита PPP должно быть потрачено на соответствующие расходы на оплату труда. Остальные 40% могут покрывать коммунальные услуги, аренду и проценты по ипотеке. Если вы потратите на оплату труда менее 60%, сумма списания будет пропорционально уменьшена.

Сохранение штата сотрудников

Вам нужно будет продемонстрировать, что вы сохранили уровень укомплектованности персоналом в течение отчетного периода по сравнению с базовым периодом (обычно либо с 15 февраля по 30 июня 2019 года, либо с 1 января по 29 февраля 2020 года, в зависимости от вашего бизнеса).

Значительное сокращение численности сотрудников может уменьшить сумму списания, хотя существуют положения о «безопасной гавани» (safe harbor) и исключения для сотрудников, которые отклонили предложения о повторном найме или уволились по собственному желанию.

Сохранение уровня заработной платы

Для каждого сотрудника, который заработал 100 000 долларов или меньше в год в 2019 году, вы должны сохранить не менее 75% его оклада или почасовой ставки в течение отчетного периода. Сокращение более чем на 25% может уменьшить сумму списания.

Понимание этих правил поможет вам на ранней стадии выявить потенциальные проблемы и определить, нужно ли вносить какие-либо коррективы перед подачей заявки.

Шаг 2: Проанализируйте свои расходы по кредиту PPP

Теперь пришло время погрузиться в свои финансовые отчеты и изучить, как именно вы использовали средства PPP в течение отчетного периода.

Определите свой отчетный период

Ваш отчетный период начался в день получения средств по кредиту PPP и длится либо 8, либо 24 недели, в зависимости от того, когда вы получили кредит и какой период вы выбрали. Большинству заемщиков выгоден более длительный 24-недельный период, так как он обеспечивает большую гибкость в соблюдении требований для списания.

Отслеживайте каждый доллар

Создайте детальную разбивку ваших расходов в течение отчетного периода:

1. Расходы на оплату труда: Соберите данные о начисленной заработной плате, окладах, чаевых и комиссионных, выплаченных сотрудникам. Включите взносы работодателя на медицинское страхование, пенсионные планы, а также государственные и местные налоги на вознаграждение сотрудников.

2. Расходы, не связанные с оплатой труда: Задокументируйте платежи за коммунальные услуги, аренду и проценты по ипотеке, произведенные или понесенные в течение отчетного периода.

3. Рассчитайте свои коэффициенты: Сложите общие соответствующие расходы на оплату труда и разделите на общую сумму соответствующих расходов, чтобы убедиться, что вы соблюдаете 60-процентный порог.

Многие заемщики с удивлением обнаруживают, что потратили на оплату труда больше или меньше, чем думали изначально. Этот анализ поможет вам понять свою позицию перед подачей заявки и выявить любой возможный дефицит.

Шаг 3: Изучите формы SBA для списания кредита

SBA предлагает три основные формы заявок на списание:

• Форма 3508: Стандартная форма для большинства заемщиков
• Форма 3508EZ: Упрощенная версия для заемщиков, отвечающих определенным критериям (сохранили зарплаты и численность персонала или не могли работать на уровне до пандемии из-за распоряжений правительства)
• Форма 3508S: Самая короткая форма для кредитов на сумму 50 000 долларов или меньше

Загрузите форму, подходящую для вашей ситуации, и внимательно ее прочитайте. Понимание вопросов, на которые вам нужно будет ответить, поможет вам определить, какую документацию собрать и имеете ли вы право на использование какой-либо из упрощенных форм.

Формы содержат подробные вопросы о:

• Сумме вашего кредита и информации о кредиторе
• Выбранном вами отчетном периоде
• Ваших расходах на оплату труда и прочих расходах
• Вашей средней численности сотрудников в эквиваленте полной занятости (FTE)
• Сокращении окладов и заработной платы для конкретных сотрудников
• Исключениях по принципу «безопасной гавани» (safe harbor), на которые вы претендуете

Ознакомившись с формой сейчас, вы избежите неожиданностей во время фактического процесса подачи заявки.

Шаг 4: Организуйте документацию

Документация — это основа вашей заявки на списание кредита. SBA требует определенные записи для проверки ваших расходов и подтверждения соблюдения правил PPP.

Основные документы по заработной плате

Соберите следующие записи, связанные с выплатой заработной платы:

• Отчеты по заработной плате: подробные отчеты, показывающие валовую заработную плату, чаевые и комиссионные для каждого сотрудника в течение рассматриваемого периода
• Налоговые формы: Форма IRS 941 (квартальная федеральная налоговая декларация) за кварталы, входящие в рассматриваемый период
• Отчеты штата по заработной плате: формы квартальной отчетности штата о заработной плате
• Подтверждение оплаты: выписки из банковских счетов, показывающие списание средств на заработную плату, или записи платежных систем
• Документы о медицинском страховании и пенсионном обеспечении: документация по взносам работодателя, сделанным в течение рассматриваемого периода

Для самозанятых лиц без сотрудников вам понадобятся:

• Форма 1040, Приложение C (Schedule C) за 2019 или 2020 год
• Приложение K-1 (Schedule K-1) за 2019 или 2020 год (если применимо)
• Форма 1099-MISC за 2019 или 2020 год (если применимо)

Документация по расходам, не связанным с заработной платой

Для коммунальных услуг, аренды и процентов по ипотеке соберите:

• Счета за коммунальные услуги: счета за электричество, газ, воду, интернет и телефон в течение рассматриваемого периода
• Договоры аренды или лизинга: действующие договоры аренды и подтверждение арендных платежей (аннулированные чеки или банковские выписки)
• Выписки по ипотеке: выписки по кредиту, показывающие выплаченные проценты (не основную сумму) в течение рассматриваемого периода
• Подтверждение оплаты: банковские выписки или аннулированные чеки, подтверждающие оплату этих расходов

Дополнительные подтверждающие документы

В зависимости от вашей конкретной ситуации вам также могут понадобиться:

• Бизнес-лицензии или регистрации: для подтверждения того, что вы вели деятельность в течение рассматриваемого периода
• Предложения о повторном найме и отказы: если сотрудники отказались возвращаться на работу
• Документация о правительственных распоряжениях: если вы заявляете о сокращении деловой активности из-за ограничений COVID-19

Создайте как физические, так и цифровые копии всех документов. Распределите их по категориям (зарплата, коммунальные услуги, аренда и т. д.) и в хронологическом порядке внутри каждой категории. Такая организация значительно ускорит заполнение заявки и снизит риск ошибок.

Шаг 5: Следите за сообщениями от вашего кредитора

Ваш кредитор несет ответственность за обработку вашей заявки на списание и ее передачу в SBA. Поддержание связи с кредитором гарантирует, что вы будете готовы, когда они откроют свой портал для списания.

На что обратить внимание

• Объявления по электронной почте: многие кредиторы рассылают обновления по электронной почте, когда они готовы принимать заявки на списание
• Специализированные порталы PPP: проверьте веб-сайт вашего кредитора на наличие специального раздела по списанию PPP с инструкциями и ресурсами
• Обновления службы поддержки: если у вас есть персональный менеджер или бизнес-банкир, свяжитесь с ним заранее, чтобы узнать о графике списания
• Объявления SBA: хотя ваш кредитор управляет процессом подачи заявки, SBA периодически выпускает руководства, которые влияют на этот процесс

Установите напоминания

Создайте в календаре напоминания, чтобы:

• Еженедельно проверять сайт кредитора на наличие обновлений
• Регулярно проверять электронную почту на наличие сообщений от кредитора
• Связаться с кредитором, если вы ничего не слышали от него в течение нескольких недель
• Убедиться, что ваша контактная информация у кредитора актуальна

Некоторые заемщики пропустили важные сроки или возможности просто потому, что у их кредитора были устаревшие контактные данные.

Распространенные вопросы и опасения

Что если я не потратил все средства PPP в течение рассматриваемого периода?

Вы все равно можете получить частичное списание для тех подходящих расходов, которые вы фактически понесли в течение рассматриваемого периода. Любая несписанная сумма конвертируется в кредит под низкий процент (1% годовых), который необходимо погасить.

Могу ли я подать заявку на списание, если я уже начал вносить платежи?

Да. Даже если вы начали погашать кредит, вы все равно можете подать заявку на списание. В случае одобрения SBA возместит вашему кредитору все произведенные вами платежи.

Что произойдет, если в списании будет отказано?

Если ваша заявка будет отклонена, вы имеете право обжаловать это решение. Вы получите информацию о процессе апелляции от SBA. Распространенными причинами отказа являются недостаточная документация, несоблюдение требования о 60% расходов на оплату труда или существенные ошибки в заявке.

Нужно ли мне нанимать бухгалтера или консультанта?

Хотя многие заемщики успешно заполняют заявку на списание самостоятельно, в сложных ситуациях может быть полезна профессиональная помощь. Рассмотрите возможность обращения к бухгалтеру, если вы:

• Имеете большой штат сотрудников с многочисленными изменениями ставок оплаты
• Столкнулись со значительными колебаниями численности персонала в течение рассматриваемого периода
• Использовали средства PPP в нескольких юридических лицах
• Имеете вопросы о том, какие расходы подлежат списанию

Итог

Подготовка к списанию кредита PPP не должна быть непосильной задачей. Предприняв эти пять шагов сейчас — изучив правила, проанализировав расходы, изучив формы, организовав документацию и следя за сообщениями кредитора — вы обеспечите себе плавный процесс подачи заявки, когда придет время.

Помните: цель не в идеальности, а в полноте и точности. SBA и кредиторы понимают, что пандемия создала беспрецедентные обстоятельства. Если вы приложили добросовестные усилия для целевого использования средств PPP и можете документально подтвердить свои расходы, вы на верном пути.

Не позволяйте прокрастинации стоить вам лишних процентов или стресса. Начните подготовку сегодня, и вы будете благодарны себе, когда портал списания вашего кредитора наконец откроется.

---

Эта статья содержит общую информацию о списании кредитов PPP и не должна рассматриваться как юридическая или финансовая консультация. Проконсультируйтесь с квалифицированным бухгалтером или юристом для получения рекомендаций применительно к вашей ситуации.