Préparer la remise de prêt PPP : 5 étapes essentielles à suivre dès maintenant

Si vous avez reçu un prêt du Paycheck Protection Program (PPP) pendant la pandémie, le processus de remise est peut-être encore dans votre esprit. Alors que les prêteurs continuent de traiter les demandes et que la SBA maintient des portails de remise, de nombreux emprunteurs attendent encore ou préparent leur documentation.

La bonne nouvelle ? Vous n'avez pas besoin de rester inactif en attendant que votre prêteur ouvre son portail de remise. Il existe des mesures concrètes que vous pouvez prendre dès maintenant pour préparer un processus de demande sans heurts et maximiser vos chances de remise totale.

Pourquoi se préparer dès maintenant ?

Bien que vous ayez techniquement jusqu'à cinq ans à compter de la date d'octroi de votre prêt pour demander la remise, attendre trop longtemps peut avoir des conséquences. Les intérêts peuvent commencer à courir après la période de report initiale, et plus vous attendez, plus il devient difficile de localiser la documentation nécessaire et de se rappeler les détails spécifiques de vos dépenses.

Plus important encore, se préparer maintenant signifie moins de stress plus tard. Lorsque le portail de votre prêteur s'ouvrira ou que vous serez prêt à faire votre demande, vous aurez tout organisé et prêt à partir.

Étape 1 : Examiner les règles de remise du PPP

Avant de plonger dans vos dossiers, assurez-vous de comprendre les exigences fondamentales pour la remise du prêt PPP. Les règles peuvent sembler complexes, mais elles se résument à quatre domaines clés :

Dépenses admissibles

Seuls certains coûts sont admissibles à la remise :

• Coûts de paie (salaires, traitements, pourboires, commissions, congés payés, assurance maladie, cotisations de retraite)
• Services publics (électricité, gaz, eau, frais de transport, téléphone, internet)
• Loyer (pour les biens immobiliers utilisés dans les opérations commerciales)
• Intérêts hypothécaires (pas les paiements de principal)

Notez que les coûts de paie incluent les primes d'assurance maladie, les cotisations aux régimes de retraite et les taxes nationales et locales calculées sur la rémunération des employés. Cependant, les dépenses telles que les paiements aux entrepreneurs indépendants, les taxes FICA de l'employeur et les taxes fédérales sur la paie ne comptent pas dans les coûts de paie aux fins de la remise.

La règle de paie 60/40

Au moins 60 % de votre prêt PPP doit être consacré aux coûts de paie admissibles pour bénéficier d'une remise totale. Les 40 % restants peuvent couvrir les services publics, le loyer et les intérêts hypothécaires. Si vous dépensez moins de 60 % en paie, le montant de votre remise sera réduit proportionnellement.

Maintenir vos effectifs

Vous devrez démontrer que vous avez maintenu vos niveaux d'effectifs pendant votre période couverte par rapport à une période de référence (généralement du 15 février au 30 juin 2019, ou du 1er janvier au 29 février 2020, selon votre entreprise).

Des réductions importantes de l'effectif des employés peuvent réduire le montant de votre remise, bien qu'il existe des dispositions de sphère de sécurité et des exceptions pour les employés qui ont refusé des offres de réembauche ou qui ont démissionné volontairement.

Préserver les niveaux de salaire

Pour chaque employé ayant gagné 100 000 $ ou moins annuellement en 2019, vous devez maintenir au moins 75 % de son salaire ou de son taux horaire pendant la période couverte. Les réductions au-delà de 25 % peuvent diminuer le montant de votre remise.

Comprendre ces règles vous aide à identifier les problèmes potentiels à un stade précoce et à déterminer si vous devez effectuer des ajustements avant de soumettre votre demande.

Étape 2 : Analyser vos dépenses PPP

Il est maintenant temps de plonger dans vos dossiers financiers et d'examiner exactement comment vous avez utilisé vos fonds PPP pendant votre période couverte.

Déterminer votre période couverte

Votre période couverte a commencé à la date à laquelle vous avez reçu les fonds de votre prêt PPP et s'étend sur 8 ou 24 semaines, selon le moment où vous avez reçu votre prêt et la période que vous avez choisie. La plupart des emprunteurs bénéficient de la période couverte plus longue de 24 semaines, car elle offre plus de flexibilité pour répondre aux exigences de remise.

Suivre chaque dollar

Créez une ventilation détaillée de vos dépenses pendant la période couverte :

1. Dépenses de paie : Compilez les salaires bruts, les traitements, les pourboires et les commissions versés aux employés. Incluez les cotisations de l'employeur à l'assurance maladie, aux régimes de retraite et les taxes nationales et locales sur la rémunération des employés.

2. Dépenses hors paie : Documentez les paiements pour les services publics, le loyer et les intérêts hypothécaires effectués ou engagés pendant la période couverte.

3. Calculez vos ratios : Additionnez le total de vos coûts de paie admissibles et divisez-le par le total de vos dépenses admissibles pour vous assurer de respecter le seuil de paie de 60 %.

De nombreux emprunteurs sont surpris de constater qu'ils ont dépensé plus ou moins en paie qu'ils ne le pensaient initialement. Cette analyse vous aide à comprendre votre position avant de faire votre demande et à identifier toute lacune potentielle.

Étape 3 : Étudier les formulaires de remise de la SBA

La SBA propose trois formulaires principaux de demande de remise :

• Formulaire 3508 : Le formulaire standard pour la plupart des emprunteurs
• Formulaire 3508EZ : Une version simplifiée pour les emprunteurs qui répondent à certains critères (maintien des salaires et des effectifs, ou impossibilité de fonctionner aux niveaux d'avant la pandémie en raison de décrets gouvernementaux)
• Formulaire 3508S : Le formulaire le plus court pour les prêts de 50 000 $ ou moins

Téléchargez le formulaire qui s'applique à votre situation et lisez-le attentivement. Comprendre les questions auxquelles vous devrez répondre vous aide à identifier la documentation à rassembler et à savoir si vous êtes admissible à l'un des formulaires simplifiés.

Les formulaires posent des questions détaillées sur :

• Le montant de votre prêt et les informations sur le prêteur
• La période couverte que vous avez choisie
• Vos dépenses de paie et hors paie
• Vos effectifs moyens en équivalent temps plein (ETP)
• Les réductions de salaire et de traitement pour des employés spécifiques
• Les exemptions de sphère de sécurité que vous revendiquez

En vous familiarisant avec le formulaire dès maintenant, vous éviterez les surprises pendant le processus de demande proprement dit.

Étape 4 : Organisez votre documentation

La documentation est le fondement de votre demande de remise de prêt. La SBA exige des registres spécifiques pour vérifier vos dépenses et démontrer votre conformité aux règles du PPP.

Documents de paie essentiels

Rassemblez les documents relatifs à la paie suivants :

• Rapports de paie : Rapports détaillés indiquant les salaires bruts, les pourboires et les commissions pour chaque employé pendant la période couverte
• Formulaires fiscaux : Formulaire IRS 941 (Déclaration fiscale fédérale trimestrielle) pour les trimestres de la période couverte
• Rapports de salaires de l'État : Formulaires trimestriels de déclaration des salaires de l'État
• Preuve de paiement : Relevés bancaires montrant les retraits de paie ou les enregistrements du processeur de paiement
• Dossiers d'assurance maladie et de retraite : Documentation des cotisations patronales versées pendant la période couverte

Pour les travailleurs indépendants sans employés, vous aurez besoin de :

• Formulaire 1040 Annexe C de 2019 ou 2020
• Annexe K-1 de 2019 ou 2020 (le cas échéant)
• Formulaire 1099-MISC de 2019 ou 2020 (le cas échéant)

Documentation hors paie

Pour les services publics, le loyer et les intérêts hypothécaires, collectez :

• Factures de services publics : Factures d'électricité, de gaz, d'eau, d'internet et de téléphone pendant la période couverte
• Contrats de location ou de bail : Contrats de bail en vigueur et preuves de paiement du loyer (chèques annulés ou relevés bancaires)
• Relevés hypothécaires : Relevés de prêt indiquant les intérêts payés (et non le capital) pendant la période couverte
• Preuve de paiement : Relevés bancaires ou chèques annulés vérifiant que vous avez payé ces dépenses

Documents justificatifs supplémentaires

Selon votre situation spécifique, vous pourriez également avoir besoin de :

• Licences commerciales ou enregistrements : Pour vérifier que vous étiez en activité pendant la période couverte
• Offres de réembauche et refus : Si des employés ont décliné de reprendre le travail
• Documentation des ordres gouvernementaux : Si vous demandez une réduction de vos activités commerciales en raison des restrictions liées à la COVID-19

Créez des copies physiques et numériques de tous les documents. Organisez-les par catégorie (paie, services publics, loyer, etc.) et par ordre chronologique au sein de chaque catégorie. Cette organisation rendra le remplissage de votre demande beaucoup plus rapide et réduira le risque d'erreurs.

Étape 5 : Surveillez les communications de votre prêteur

Votre prêteur est responsable du traitement de votre demande de remise de prêt et de sa soumission à la SBA. Rester en contact avec votre prêteur vous permet d'être prêt lorsqu'il ouvrira son portail de remise de prêt.

Ce qu'il faut surveiller

• Annonces par e-mail : De nombreux prêteurs envoient des mises à jour par e-mail lorsqu'ils sont prêts à accepter les demandes de remise de prêt
• Portails PPP dédiés : Consultez le site Web de votre prêteur pour y trouver une section dédiée à la remise de prêt PPP avec des instructions et des ressources
• Mises à jour du service client : Si vous avez un gestionnaire de compte ou un conseiller bancaire pour entreprises, contactez-le proactivement pour vous renseigner sur leur calendrier de remise de prêt
• Annonces de la SBA : Bien que votre prêteur gère votre demande, la SBA publie occasionnellement des directives qui affectent le processus

Définissez des rappels

Créez des rappels dans votre calendrier pour :

• Consulter le site Web de votre prêteur chaque semaine pour les mises à jour
• Vérifier régulièrement vos e-mails pour les communications du prêteur
• Relancer votre prêteur si vous n'avez pas de nouvelles depuis plusieurs semaines
• Vérifier que vos coordonnées sont à jour auprès de votre prêteur

Certains emprunteurs ont manqué des échéances ou des opportunités importantes simplement parce que leur prêteur disposait de coordonnées obsolètes.

Questions et préoccupations courantes

Que se passe-t-il si je n'ai pas dépensé tous mes fonds PPP pendant la période couverte ?

Vous pouvez toujours bénéficier d'une remise partielle pour les dépenses admissibles que vous avez effectivement engagées pendant la période couverte. Tout montant non exonéré est converti en un prêt à faible taux d'intérêt (taux d'intérêt annuel de 1 %) qui doit être remboursé.

Puis-je demander la remise de prêt si j'ai déjà commencé à effectuer des paiements ?

Oui. Même si vous avez commencé à rembourser votre prêt, vous pouvez toujours demander la remise de prêt. Si elle est approuvée, la SBA remboursera votre prêteur pour tous les paiements que vous avez effectués.

Que se passe-t-il si ma remise de prêt est refusée ?

Si votre demande est refusée, vous avez le droit de faire appel de la décision. Vous recevrez des informations sur le processus d'appel de la part de la SBA. Les raisons courantes de refus incluent une documentation insuffisante, le non-respect de l'exigence de 60 % pour la paie ou des erreurs matérielles dans la demande.

Dois-je engager un comptable ou un consultant ?

Bien que de nombreux emprunteurs remplissent avec succès la demande de remise de prêt de manière indépendante, les situations complexes peuvent bénéficier de conseils professionnels. Envisagez de consulter un comptable si vous :

• Avez un effectif important avec de multiples changements de taux de rémunération
• Avez connu des fluctuations importantes de personnel pendant la période couverte
• Avez utilisé les fonds PPP pour plusieurs entités commerciales
• Avez des questions sur les dépenses admissibles

L'essentiel

Se préparer à la remise de prêt PPP ne doit pas être accablant. En suivant ces cinq étapes dès maintenant — examiner les règles, analyser vos dépenses, étudier les formulaires, organiser la documentation et surveiller votre prêteur — vous vous positionnerez pour un processus de demande fluide le moment venu.

N'oubliez pas : l'objectif n'est pas la perfection, mais l'exhaustivité et l'exactitude. La SBA et les prêteurs comprennent que la pandémie a créé des circonstances sans précédent. Tant que vous avez fait un effort de bonne foi pour utiliser vos fonds PPP de manière appropriée et que vous pouvez documenter vos dépenses, vous êtes sur la bonne voie.

Ne laissez pas la procrastination vous coûter de l'argent en frais d'intérêt ou vous causer du stress. Commencez à vous préparer dès aujourd'hui, et vous vous en remercierez lorsque le portail de remise de prêt de votre prêteur ouvrira enfin.

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Cet article fournit des informations générales sur la remise de prêt PPP et ne doit pas être considéré comme un conseil juridique ou financier. Consultez un comptable ou un avocat qualifié pour obtenir des conseils spécifiques à votre situation.