Підготовка до прощення кредиту PPP: 5 необхідних кроків, які варто зробити вже зараз

Якщо ви отримали позику за Програмою захисту заробітної плати (PPP) під час пандемії, процес прощення все ще може бути актуальним для вас. Поки кредитори продовжують обробляти заявки, а Адміністрація малого бізнесу (SBA) підтримує портали прощення, багато позичальників все ще чекають або готують свою документацію.

Гарна новина? Вам не потрібно сидіти склавши руки, чекаючи, поки ваш кредитор відкриє портал для прощення. Є конкретні кроки, які ви можете зробити вже зараз, щоб підготуватися до безпроблемного процесу подання заявки та максимізувати свої шанси на повне прощення.

Чому варто готуватися зараз?

Хоча технічно у вас є до п'яти років з дати надання позики, щоб подати заявку на прощення, занадто тривале очікування може мати наслідки. Відсотки можуть почати нараховуватися після початкового періоду відстрочки, і чим довше ви чекаєте, тим важче стає знайти необхідну документацію та згадати конкретні деталі ваших витрат.

Що ще важливіше, підготовка зараз означає менше стресу пізніше. Коли відкриється портал вашого кредитора або коли ви будете готові подати заявку, у вас все буде організовано та готове до роботи.

Крок 1: Ознайомтеся з правилами прощення PPP

Перш ніж заглиблюватися у свої записи, переконайтеся, що ви розумієте основні вимоги для прощення позики PPP. Правила можуть здаватися складними, але вони зводяться до чотирьох ключових областей:

Прийнятні витрати

Тільки певні витрати підлягають прощенню:

• Витрати на оплату праці (зарплати, оклади, чайові, комісійні, оплачувані відпустки, медичне страхування, пенсійні внески)
• Комунальні послуги (електроенергія, газ, вода, транспортні витрати, телефон, інтернет)
• Оренда (нерухомості, що використовується в господарській діяльності)
• Відсотки за іпотекою (не основна сума платежів)

Зауважте, що витрати на оплату праці включають страхові внески на медичне страхування, внески до пенсійних планів, а також державні та місцеві податки, що нараховуються на компенсацію працівникам. Однак такі витрати, як виплати незалежним підрядникам, податки роботодавця FICA та федеральні податки на фонд оплати праці, не враховуються як витрати на оплату праці для цілей прощення.

Правило 60/40 щодо оплати праці

Принаймні 60% вашої позики PPP мають бути витрачені на прийнятні витрати на оплату праці, щоб претендувати на повне прощення. Решта 40% можуть покривати комунальні послуги, оренду та відсотки за іпотекою. Якщо ви витратите на оплату праці менше ніж 60%, сума прощення буде пропорційно зменшена.

Підтримуйте чисельність персоналу

Вам потрібно буде продемонструвати, що ви підтримували рівень штату протягом періоду покриття порівняно з базовим періодом (зазвичай це або 15 лютого – 30 червня 2019 року, або 1 січня – 29 лютого 2020 року, залежно від вашого бізнесу).

Значне скорочення чисельності працівників може зменшити суму прощення, хоча існують положення про «безпечну гавань» (safe harbor) та винятки для працівників, які відхилили пропозиції про повторне прийняття на роботу або звільнилися добровільно.

Зберігайте рівень заробітної плати

Для кожного працівника, який заробляв 100 000 доларів США або менше на рік у 2019 році, ви повинні зберігати принаймні 75% його заробітної плати або погодинної ставки протягом періоду покриття. Скорочення понад 25% можуть зменшити суму вашого прощення.

Розуміння цих правил допоможе вам заздалегідь виявити потенційні проблеми та визначити, чи потрібно вносити якісь корективи перед поданням заявки.

Крок 2: Проаналізуйте ваші витрати за програмою PPP

Тепер настав час зануритися у ваші фінансові записи та вивчити, як саме ви використовували кошти PPP протягом періоду покриття.

Визначте свій період покриття

Ваш період покриття розпочався в день отримання коштів позики PPP і триває 8 або 24 тижні, залежно від того, коли ви отримали позику і який період ви обрали. Більшість позичальників виграють від довшого 24-тижневого періоду, оскільки він забезпечує більшу гнучкість у виконанні вимог щодо прощення.

Відстежуйте кожен долар

Створіть детальний опис ваших витрат протягом періоду покриття:

1. Витрати на оплату праці: Зберіть дані про нараховану заробітну плату, оклади, чайові та комісійні, виплачені працівникам. Включіть внески роботодавця на медичне страхування, пенсійні плани, а також державні та місцеві податки на компенсацію працівникам.

2. Непов'язані з оплатою праці витрати: Задокументуйте платежі за комунальні послуги, оренду та відсотки за іпотекою, здійснені або понесені протягом періоду покриття.

3. Розрахуйте свої коефіцієнти: Складіть загальні прийнятні витрати на оплату праці та розділіть їх на загальну суму прийнятних витрат, щоб переконатися, що ви дотримуєтесь 60% порогу оплати праці.

Багато позичальників дивуються, виявляючи, що вони витратили на оплату праці більше або менше, ніж думали спочатку. Цей аналіз допоможе вам зрозуміти свою позицію перед поданням заявки та виявити будь-які потенційні дефіцити.

Крок 3: Вивчіть форми SBA для прощення позики

SBA пропонує три основні форми заявок на прощення:

• Форма 3508: Стандартна форма для більшості позичальників.
• Форма 3508EZ: Спрощена версія для позичальників, які відповідають певним критеріям (зберегли заробітну плату та чисельність персоналу або не змогли працювати на допандемічному рівні через розпорядження уряду).
• Форма 3508S: Найкоротша форма для позик на суму 50 000 доларів США або менше.

Завантажте форму, яка стосується вашої ситуації, і уважно прочитайте її. Розуміння питань, на які вам доведеться відповісти, допоможе вам визначити, яку документацію збирати і чи маєте ви право на використання будь-якої зі спрощених форм.

У формах ставляться детальні запитання щодо:

• Суми вашої позики та інформації про кредитора
• Обраного вами періоду покриття
• Ваших витрат на оплату праці та інших витрат
• Середньої кількості працівників у еквіваленті повної зайнятості (FTE)
• Скорочення окладів та заробітної плати для конкретних працівників
• Пільг «безпечної гавані», на які ви претендуєте

Ознайомившись із формою зараз, ви уникнете сюрпризів під час самого процесу подання заявки.

Крок 4: Організуйте свою документацію

Документація — це основа вашої заяви на прощення кредиту. SBA вимагає наявності певних записів для перевірки ваших витрат і підтвердження відповідності правилам PPP.

Основні документи по заробітній платі

Зберіть наступні записи, пов'язані з виплатою заробітної плати:

• Звіти про заробітну плату: детальні звіти, що показують нараховану заробітну плату (брутто), чайові та комісійні для кожного працівника протягом покритого періоду.
• Податкові форми: Форма IRS 941 (квартальна федеральна податкова декларація роботодавця) за квартали, що входять до покритого періоду.
• Звіти штату про заробітну плату: форми квартальної звітності штату про заробітну плату.
• Підтвердження оплати: банківські виписки, що показують списання коштів на заробітну плату, або записи платіжних систем.
• Записи про медичне страхування та пенсійне забезпечення: документація про внески роботодавця, зроблені протягом покритого періоду.

Для самозайнятих осіб без найманих працівників знадобляться:

• Форма 1040, Додаток C за 2019 або 2020 рік.
• Додаток K-1 за 2019 або 2020 рік (якщо застосовно).
• Форма 1099-MISC за 2019 або 2020 рік (якщо застосовно).

Документація, не пов'язана з виплатою заробітної плати

Для комунальних послуг, оренди та відсотків за іпотекою підготуйте:

• Рахунки за комунальні послуги: рахунки за електроенергію, газ, воду, інтернет та телефон протягом покритого періоду.
• Договори оренди або лізингу: чинні договори оренди та підтвердження орендних платежів (анульовані чеки або банківські виписки).
• Виписки по іпотеці: виписки за кредитом, що показують сплачені відсотки (не тіло кредиту) протягом покритого періоду.
• Підтвердження оплати: банківські виписки або анульовані чеки, що підтверджують оплату цих витрат.

Додаткові супровідні документи

Залежно від вашої конкретної ситуації, вам також можуть знадобитися:

• Бізнес-ліцензії або реєстрації: для підтвердження того, що ви вели діяльність протягом покритого періоду.
• Пропозиції про повторне наймання та відмови: якщо працівники відмовилися повернутися на роботу.
• Документація про урядові розпорядження: якщо ви заявляєте про скорочення бізнес-активності через обмеження, пов'язані з COVID-19.

Створіть як паперові, так і цифрові копії всіх документів. Упорядкуйте їх за категоріями (зарплата, комунальні послуги, оренда тощо) та в хронологічному порядку всередині кожної категорії. Така організація значно прискорить заповнення заяви та зменшить ризик помилок.

Крок 5: Стежте за комунікацією з вашим кредитором

Ваш кредитор несе відповідальність за обробку вашої заяви на прощення та її подання до SBA. Підтримуючи зв'язок із кредитором, ви будете готові до моменту відкриття їхнього порталу для прощення кредитів.

На що варто звернути увагу

• Оголошення електронною поштою: багато кредиторів надсилають оновлення на електронну пошту, коли вони готові приймати заяви на прощення.
• Спеціальні портали PPP: перевіряйте вебсайт вашого кредитора на наявність спеціального розділу щодо прощення PPP з інструкціями та ресурсами.
• Оновлення від служби підтримки: якщо у вас є персональний менеджер або бізнес-банкір, проактивно зверніться до нього, щоб дізнатися про терміни прощення.
• Оголошення SBA: хоча кредитор керує вашою заявою, SBA час від часу випускає настанови, які впливають на процес.

Встановіть нагадування

Створіть нагадування в календарі, щоб:

• Щотижня перевіряти вебсайт вашого кредитора на наявність оновлень.
• Регулярно перевіряти електронну пошту на наявність повідомлень від кредитора.
• Зв'язатися з кредитором, якщо ви нічого не чули протягом кількох тижнів.
• Переконатися, що ваша контактна інформація у кредитора актуальна.

Деякі позичальники пропустили важливі дедлайни або можливості просто через те, що у їхнього кредитора була застаріла контактна інформація.

Поширені запитання та занепокоєння

Що робити, якщо я не витратив усі кошти PPP протягом покритого періоду?

Ви все одно можете отримати часткове прощення за відповідні витрати, які ви фактично понесли протягом покритого періоду. Будь-яка непрощена сума конвертується в кредит під низький відсоток (1% річних), який необхідно повернути.

Чи можу я подати заяву на прощення, якщо я вже почав здійснювати платежі?

Так. Навіть якщо ви почали повертати кредит, ви все одно можете подати заяву на прощення. У разі схвалення SBA відшкодує вашому кредитору всі здійснені вами платежі.

Що станеться, якщо мені відмовлять у прощенні?

Якщо вашу заяву буде відхилено, ви маєте право оскаржити це рішення. Ви отримаєте інформацію про процес апеляції від SBA. Поширеними причинами відмови є недостатня документація, недотримання вимоги щодо 60% витрат на заробітну плату або суттєві помилки в заяві.

Чи потрібно мені наймати бухгалтера чи консультанта?

Хоча багато позичальників успішно заповнюють заяву на прощення самостійно, у складних ситуаціях професійна допомога може бути корисною. Розгляньте можливість консультації з бухгалтером, якщо ви:

• Маєте велику кількість працівників із численними змінами ставок оплати.
• Мали значні коливання чисельності персоналу протягом покритого періоду.
• Використовували кошти PPP для кількох бізнес-структур.
• Маєте питання щодо того, які саме витрати підлягають прощенню.

Підсумок

Підготовка до прощення кредиту PPP не обов'язково має бути виснажливою. Зробивши ці п'ять кроків зараз — вивчивши правила, проаналізувавши витрати, ознайомившись із формами, організувавши документацію та відстежуючи повідомлення від кредитора — ви забезпечите собі плавний процес подання заяви, коли прийде час.

Пам'ятайте: мета — не досконалість, а ретельність і точність. SBA та кредитори розуміють, що пандемія створила безпрецедентні обставини. Якщо ви доклали добросовісних зусиль для належного використання коштів PPP і можете документально підтвердити свої витрати, ви на правильному шляху.

Не дозволяйте прокрастинації коштувати вам грошей на виплаті відсотків або зайвого стресу. Почніть підготовку вже сьогодні, і ви подякуєте собі, коли портал прощення вашого кредитора нарешті відкриється.

---

Ця стаття містить загальну інформацію про прощення кредиту PPP і не повинна розглядатися як юридична або фінансова порада. Проконсультуйтеся з кваліфікованим бухгалтером або юристом для отримання рекомендацій щодо вашої конкретної ситуації.