Voorbereiden op kwijtschelding van PPP-leningen: 5 essentiële stappen die u nu moet nemen

Als u tijdens de pandemie een Paycheck Protection Program (PPP)-lening heeft ontvangen, is het kwijtscheldingsproces wellicht nog steeds iets waar u aan denkt. Terwijl kredietverstrekkers aanvragen blijven verwerken en de SBA kwijtscheldingsportalen onderhoudt, wachten veel leners nog steeds of bereiden zij hun documentatie voor.

Het goede nieuws? U hoeft niet stil te zitten terwijl u wacht tot uw kredietverstrekker het kwijtscheldingsportaal opent. Er zijn concrete stappen die u nu kunt nemen om u voor te bereiden op een soepel aanvraagproces en om uw kansen op volledige kwijtschelding te maximaliseren.

Waarom nu voorbereiden?

Hoewel u technisch gezien tot vijf jaar na de ingangsdatum van uw lening de tijd heeft om kwijtschelding aan te vragen, kan te lang wachten gevolgen hebben. Er kan rente gaan lopen na de initiële uitstelperiode, en hoe langer u wacht, hoe moeilijker het wordt om de nodige documentatie te vinden en specifieke details over uw uitgaven te herinneren.

Belangrijker nog, voorbereiding nu betekent minder stress later. Wanneer het portaal van uw kredietverstrekker opent of wanneer u klaar bent om de aanvraag in te dienen, heeft u alles georganiseerd en gereed voor gebruik.

Stap 1: Bekijk de regels voor PPP-kwijtschelding

Voordat u in uw administratie duikt, moet u ervoor zorgen dat u de fundamentele vereisten voor kwijtschelding van de PPP-lening begrijpt. De regels lijken misschien complex, maar ze vallen uiteen in vier belangrijke gebieden:

In aanmerking komende kosten

Alleen bepaalde kosten komen in aanmerking voor kwijtschelding:

• Loonkosten (salarissen, lonen, fooien, commissies, betaald verlof, ziektekostenverzekering, pensioenbijdragen)
• Nutsvoorzieningen (elektriciteit, gas, water, transportkosten, telefoon, internet)
• Huur (voor onroerend goed dat wordt gebruikt voor bedrijfsactiviteiten)
• Hypotheekrente (geen aflossingen op de hoofdsom)

Houd er rekening mee dat loonkosten ook premies voor de ziektekostenverzekering, bijdragen aan pensioenregelingen en staats- en lokale belastingen op de vergoeding van werknemers omvatten. Uitgaven zoals betalingen aan onafhankelijke contractanten, werkgevers-FICA-belastingen en federale loonbelastingen tellen echter niet mee als loonkosten voor kwijtscheldingsdoeleinden.

De 60/40-loonregel

Ten minste 60% van uw PPP-lening moet worden besteed aan in aanmerking komende loonkosten om in aanmerking te komen voor volledige kwijtschelding. De resterende 40% kan worden gebruikt voor nutsvoorzieningen, huur en hypotheekrente. Als u minder dan 60% aan loonkosten besteedt, wordt uw kwijtscheldingsbedrag naar rato verlaagd.

Behoud uw personeelsbestand

U moet aantonen dat u uw personeelsbezetting tijdens uw gedekte periode op peil heeft gehouden in vergelijking met een referentieperiode (meestal 15 februari - 30 juni 2019, of 1 januari - 29 februari 2020, afhankelijk van uw bedrijf).

Aanzienlijke verminderingen in het aantal werknemers kunnen uw kwijtscheldingsbedrag verlagen, hoewel er safe harbor-bepalingen en uitzonderingen zijn voor werknemers die aanbiedingen voor herindiensttreding hebben afgewezen of vrijwillig ontslag hebben genomen.

Behoud van salarisniveaus

Voor elke werknemer die in 2019 jaarlijks $100.000 of minder verdiende, moet u ten minste 75% van hun salaris of uurloon handhaven tijdens de gedekte periode. Verminderingen van meer dan 25% kunnen uw kwijtscheldingsbedrag verlagen.

Het begrijpen van deze regels helpt u potentiële problemen vroegtijdig te identificeren en te bepalen of u aanpassingen moet maken voordat u de aanvraag indient.

Stap 2: Analyseer uw PPP-uitgaven

Nu is het tijd om in uw financiële gegevens te duiken en precies te onderzoeken hoe u uw PPP-fondsen tijdens uw gedekte periode heeft gebruikt.

Bepaal uw gedekte periode

Uw gedekte periode begon op de datum waarop u de PPP-leningsgelden ontving en duurt 8 of 24 weken, afhankelijk van wanneer u uw lening ontving en welke periode u heeft gekozen. De meeste leners profiteren van de langere gedekte periode van 24 weken, omdat deze meer flexibiliteit biedt bij het voldoen aan de kwijtscheldingsvereisten.

Volg elke dollar

Maak een gedetailleerd overzicht van uw uitgaven tijdens de gedekte periode:

1. Loonkosten: Verzamel brutolonen, salarissen, fooien en commissies die aan werknemers zijn betaald. Neem de werkgeversbijdragen aan de ziektekostenverzekering, pensioenregelingen en staats- en lokale belastingen op de vergoeding van werknemers op.

2. Niet-loonkosten: Documenteer betalingen voor nutsvoorzieningen, huur en hypotheekrente die tijdens de gedekte periode zijn gedaan of gemaakt.

3. Bereken uw verhoudingen: Tel uw totale in aanmerking komende loonkosten op en deel deze door uw totale in aanmerking komende uitgaven om er zeker van te zijn dat u de drempel van 60% loonkosten haalt.

Veel leners zijn verrast wanneer ze ontdekken dat ze meer of minder aan loonkosten hebben uitgegeven dan ze aanvankelijk dachten. Deze analyse helpt u uw positie te begrijpen voordat u de aanvraag indient en eventuele tekortkomingen te identificeren.

Stap 3: Bestudeer de SBA-kwijtscheldingsformulieren

De SBA biedt drie primaire formulieren voor de kwijtscheldingsaanvraag:

• Formulier 3508: Het standaardformulier voor de meeste leners
• Formulier 3508EZ: Een vereenvoudigde versie voor leners die aan bepaalde criteria voldoen (behoud van salarissen en personeelsbezetting, of niet kunnen opereren op het niveau van voor de pandemie vanwege overheidsvoorschriften)
• Formulier 3508S: Het kortste formulier voor leningen van $50.000 of minder

Download het formulier dat van toepassing is op uw situatie en lees het zorgvuldig door. Het begrijpen van de vragen die u moet beantwoorden, helpt u te bepalen welke documentatie u moet verzamelen en of u in aanmerking komt voor een van de vereenvoudigde formulieren.

De formulieren vragen gedetailleerde vragen over:

• Uw leningbedrag en informatie over de kredietverstrekker
• De gedekte periode die u heeft geselecteerd
• Uw loonkosten en niet-loonkosten
• Uw gemiddelde aantal fulltime-equivalent (FTE) werknemers
• Salaris- en loonverlagingen voor specifieke werknemers
• Safe harbor-vrijstellingen waar u aanspraak op maakt

Door uzelf nu vertrouwd te maken met het formulier, voorkomt u verrassingen tijdens het daadwerkelijke aanvraagproces.

Stap 4: Organiseer uw documentatie

Documentatie is het fundament van uw aanvraag voor kwijtschelding. De SBA vereist specifieke gegevens om uw uitgaven te verifiëren en naleving van de PPP-regels aan te tonen.

Essentiële loonadministratie-documenten

Verzamel de volgende loon-gerelateerde gegevens:

• Salarisrapporten: Gedetailleerde rapporten met brutolonen, fooien en commissies voor elke werknemer tijdens de dekkingsperiode
• Belastingformulieren: IRS Formulier 941 (Driemaandelijkse federale belastingaangifte) voor de kwartalen die binnen de dekkingsperiode vallen
• Loonrapportages van de staat: Driemaandelijkse loonrapportageformulieren van de staat
• Bewijs van betaling: Bankafschriften die salarisopnames tonen of gegevens van betalingsverwerkers
• Zorgverzekerings- en pensioengegevens: Documentatie van werkgeversbijdragen die tijdens de dekkingsperiode zijn gedaan

Voor zelfstandigen zonder personeel heeft u het volgende nodig:

• Formulier 1040 Schedule C over 2019 of 2020
• Schedule K-1 over 2019 of 2020 (indien van toepassing)
• Formulier 1099-MISC over 2019 of 2020 (indien van toepassing)

Documentatie voor overige kosten (Niet-salaris)

Voor nutsvoorzieningen, huur en hypotheekrente verzamelt u:

• Rekeningen van nutsvoorzieningen: Facturen voor elektriciteit, gas, water, internet en telefoon tijdens de dekkingsperiode
• Huur- of leaseovereenkomsten: Actuele leaseovereenkomsten en bewijs van huurbetalingen (geannuleerde cheques of bankafschriften)
• Hypotheekafschriften: Leningafschriften met de betaalde rente (geen aflossing) tijdens de dekkingsperiode
• Bewijs van betaling: Bankafschriften of geannuleerde cheques die aantonen dat u deze kosten heeft betaald

Aanvullende ondersteunende documenten

Afhankelijk van uw specifieke situatie heeft u mogelijk ook het volgende nodig:

• Bedrijfsvergunningen of registraties: Om te verifiëren dat u actief was tijdens de dekkingsperiode
• Aanbiedingen voor herindiensttreding en afwijzingen: Als werknemers weigerden terug te keren naar het werk
• Documentatie van overheidsorders: Als u aanspraak maakt op een vermindering van bedrijfsactiviteiten als gevolg van COVID-19-beperkingen

Maak zowel fysieke als digitale kopieën van alle documenten. Organiseer ze per categorie (salaris, nutsvoorzieningen, huur, etc.) en chronologisch binnen elke categorie. Deze organisatie zal het invullen van uw aanvraag aanzienlijk versnellen en het risico op fouten verkleinen.

Stap 5: Monitor de communicatie van uw kredietverstrekker

Uw kredietverstrekker is verantwoordelijk voor het verwerken van uw aanvraag voor kwijtschelding en het indienen ervan bij de SBA. Door contact te houden met uw kredietverstrekker zorgt u ervoor dat u klaar bent wanneer zij hun portaal voor kwijtschelding openen.

Waar u op moet letten

• Aankondigingen per e-mail: Veel kredietverstrekkers sturen e-mailupdates wanneer ze klaar zijn om aanvragen voor kwijtschelding te accepteren
• Speciale PPP-portalen: Controleer de website van uw kredietverstrekker voor een specifieke PPP-kwijtscheldingssectie met instructies en hulpmiddelen
• Updates van de klantenservice: Als u een relatiemanager of zakelijk bankier heeft, neem dan proactief contact op om te vragen naar hun planning voor kwijtschelding
• SBA-aankondigingen: Hoewel uw kredietverstrekker uw aanvraag beheert, publiceert de SBA af en toe richtlijnen die het proces beïnvloeden

Herinneringen instellen

Maak kalenderherinneringen om:

• Wekelijks de website van uw kredietverstrekker te controleren op updates
• Regelmatig uw e-mail te controleren op berichten van de kredietverstrekker
• Contact op te nemen met uw kredietverstrekker als u in enkele weken niets heeft gehoord
• Te verifiëren of uw contactgegevens actueel zijn bij uw kredietverstrekker

Sommige leners hebben belangrijke deadlines of kansen gemist simpelweg omdat hun kredietverstrekker verouderde contactgegevens had.

Veelgestelde vragen en zorgen

Wat als ik niet al mijn PPP-fondsen heb uitgegeven tijdens de dekkingsperiode?

U kunt nog steeds een gedeeltelijke kwijtschelding ontvangen voor de in aanmerking komende kosten die u tijdens de dekkingsperiode heeft gemaakt. Elk niet-kwijtgescholden bedrag wordt omgezet in een lening met een lage rente (jaarlijks rentepercentage van 1%) die moet worden terugbetaald.

Kan ik kwijtschelding aanvragen als ik al begonnen ben met betalen?

Ja. Zelfs als u bent begonnen met het terugbetalen van uw lening, kunt u nog steeds kwijtschelding aanvragen. Indien goedgekeurd, zal de SBA uw kredietverstrekker vergoeden voor alle betalingen die u heeft gedaan.

Wat gebeurt er als mijn kwijtschelding wordt geweigerd?

Als uw aanvraag wordt afgewezen, heeft u het recht om tegen de beslissing in beroep te gaan. U ontvangt informatie over de beroepsprocedure van de SBA. Veelvoorkomende redenen voor afwijzing zijn onvoldoende documentatie, het niet voldoen aan de 60%-loonvereiste of wezenlijke fouten in de aanvraag.

Moet ik een accountant of adviseur inhuren?

Hoewel veel leners de aanvraag voor kwijtschelding zelfstandig succesvol afronden, kunnen complexe situaties baat hebben bij professionele begeleiding. Overweeg een accountant te raadplegen als u:

• Een groot personeelsbestand heeft met meerdere wijzigingen in het loonniveau
• Te maken heeft gehad met aanzienlijke personeelsschommelingen tijdens de dekkingsperiode
• PPP-fondsen heeft gebruikt voor meerdere bedrijfsentiteiten
• Vragen heeft over welke kosten in aanmerking komen

De kern van de zaak

Voorbereiden op de kwijtschelding van de PPP-lening hoeft niet overweldigend te zijn. Door nu deze vijf stappen te nemen — de regels doornemen, uw uitgaven analyseren, de formulieren bestuderen, documentatie organiseren en uw kredietverstrekker in de gaten houden — positioneert u uzelf voor een soepel aanvraagproces wanneer het zover is.

Onthoud: het doel is niet perfectie, maar grondigheid en nauwkeurigheid. De SBA en kredietverstrekkers begrijpen dat de pandemie voor ongekende omstandigheden heeft gezorgd. Zolang u te goeder trouw heeft geprobeerd uw PPP-fondsen op de juiste manier te gebruiken en uw uitgaven kunt documenteren, bent u op de goede weg.

Laat uitstelgedrag u geen geld kosten aan rente of stress. Begin vandaag met de voorbereiding, en u zult uzelf dankbaar zijn wanneer het kwijtscheldingsportaal van uw kredietverstrekker eindelijk opengaat.

---

Dit artikel bevat algemene informatie over de kwijtschelding van PPP-leningen en mag niet worden beschouwd als juridisch of financieel advies. Raadpleeg een gekwalificeerde accountant of advocaat voor advies dat specifiek is voor uw situatie.