آمادگی برای بخشودگی وام PPP: ۵ مرحله ضروری که باید همین حالا انجام دهید
اگر در طول دوران همهگیری، وام برنامه محافظت از چک دستمزد (PPP) دریافت کردهاید، فرآیند بخشودگی آن ممکن است هنوز ذهن شما را به خود مشغول کرده باشد. در حالی که وامدهندگان به بررسی درخواستها ادامه میدهند و SBA پرتالهای بخشودگی را مدیریت میکند، بسیاری از وامگیرندگان همچنان منتظر هستند یا در حال آمادهسازی مستندات خود میباشند.
خبر خوب؟ لازم نیست در انتظار باز شدن پرتال بخشودگی توسط وامدهنده خود بیکار بنشینید. اقدامات مشخصی وجود دارد که میتوانید همین حالا برای اطمینان از روند درخواست بدون مشکل و افزایش شانس خود برای بخشودگی کامل انجام دهید.
چرا باید از همین حالا آماده شد؟
حتی اگر از نظر فنی تا پنج سال از تاریخ دریافت وام برای درخواست بخشودگی فرصت داشته باشید، انتظار بیش از حد میتواند عواقبی داشته باشد. بهره وام ممکن است پس از دوره تعویق اولیه شروع به انباشته شدن کند و هر چه بیشتر منتظر بمانید، یافتن مستندات لازم و به یاد آوردن جزئیات دقیق مخارج سختتر میشود.
مهمتر از آن، آمادگی از همین حالا به معنای استرس کمتر در آینده است. زمانی که پرتال وامدهنده شما باز شود یا زمانی که آماده درخواست باشید، همه چیز را سازماندهی شده و آماده ارسال خواهید داشت.
مرحله ۱: بررسی قوانین بخشودگی PPP
قبل از غرق شدن در سوابق مالی خود، مطمئن شوید که الزامات اساسی برای بخشودگی وام PPP را درک کردهاید. قوانین ممکن است پیچیده به نظر برسند، اما در چهار حوزه کلیدی خلاصه میشوند:
هزینههای واجد شرایط
تنها هزینههای خاصی مشمول بخشودگی میشوند:
- هزینههای حقوق و دستمزد (حقوق، دستمزد، انعام، کمیسیون، مرخصی با حقوق، بیمه سلامت، حق بازنشستگی)
- خدمات عمومی (برق، گاز، آب، هزینههای حملونقل، تلفن، اینترنت)
- اجاره (برای املاکی که در عملیات تجاری استفاده میشوند)
- بهره وام مسکن/رهنی (نه پرداختهای اصل وام)
توجه داشته باشید که هزینههای حقوق و دستمزد شامل حق بیمه سلامت، مشارکت در طرحهای بازنشستگی و مالیاتهای ایالتی و محلی بر حقوق کارکنان است. با این حال، هزینههایی مانند پرداخت به پیمانکاران مستقل، مالیاتهای FICA سهم کارفرما و مالیاتهای حقوق و دستمزد فدرال جزو هزینههای حقوق و دستمزد برای اهداف بخشودگی محسوب نمیشوند.
قانون ۶۰/۴۰ حقوق و دستمزد
حداقل ۶۰٪ از وام PPP شما باید صرف هزینههای واجد شرایط حقوق و دستمزد شود تا واجد شرایط بخشودگی کامل باشید. ۴۰٪ باقیمانده میتواند صرف خدمات عمومی، اجاره و بهره وام مسکن شود. اگر کمتر از ۶۰٪ صرف حقوق و دستمزد کنید، مبلغ بخشودگی شما به تناسب کاهش مییابد.
حفظ نیروی کار
شما باید نشان دهید که سطح کارکنان خود را در طول دوره تحت پوشش در مقایسه با یک دوره پایه (معمولاً یا ۱۵ فوریه تا ۳۰ ژوئن ۲۰۱۹، یا ۱ ژانویه تا ۲۹ فوریه ۲۰۲۰، بسته به نوع کسبوکار شما) حفظ کردهاید.
کاهش قابل توجه در تعداد کارکنان میتواند مبلغ بخشودگی شما را کاهش دهد، هرچند مفاد «حاشیه امن» و استثناهایی برای کارکنانی که پیشنهاد استخدام مجدد را رد کردهاند یا داوطلبانه استعفا دادهاند، وجود دارد.
حفظ سطح دستمزدها
برای هر کارمندی که در سال ۲۰۱۹ سالانه ۱۰۰,۰۰۰ دلار یا کمتر درآمد داشته است، باید حداقل ۷۵٪ از حقوق یا دستمزد ساعتی او را در طول دوره تحت پوشش حفظ کنید. کاهش بیش از ۲۵٪ میتواند مبلغ بخشودگی شما را کاهش دهد.
درک این قوانین به شما کمک میکند تا مشکلات احتمالی را زودتر شناسایی کرده و تعیین کنید که آیا قبل از درخواست نیاز به انجام هرگونه تغییری دارید یا خیر.
مرحله ۲: تحلیل مخارج PPP شما
اکنون زمان آن است که به سوابق مالی خود رجوع کنید و دقیقاً بررسی کنید که چگونه از وجوه PPP در طول دوره تحت پوشش خود استفاده کردهاید.
تعیین دوره تحت پوشش
دوره تحت پوشش شما از تاریخی که وجوه وام PPP را دریافت کردهاید شروع شده و بسته به زمان دریافت وام و دورهای که انتخاب کردهاید، به مدت ۸ یا ۲۴ هفته ادامه مییابد. اکثر وامگیرندگان از دوره طولانیتر ۲۴ هفتهای بهره میبرند، زیرا انعطافپذیری بیشتری در برآورده کردن الزامات بخشودگی فراهم میکند.
ردیابی تکتک دلارها
یک تفکیک دقیق از مخارج خود در طول دوره تحت پوشش ایجاد کنید:
۱. هزینههای حقوق و دستمزد: حقوق ناخالص، دستمزد، انعام و کمیسیونهای پرداخت شده به کارکنان را جمعآوری کنید. مشارکتهای کارفرما در بیمه سلامت، طرحهای بازنشستگی و مالیاتهای ایالتی و محلی بر حقوق کارکنان را نیز لحاظ کنید.
۲. هزینههای غیر از حقوق و دستمزد: پرداختهای مربوط به خدمات عمومی، اجاره و بهره وام مسکن که در طول دوره تحت پوشش انجام شده یا متقبل شدهاید را مستند کنید.
۳. محاسبه نسبتهای خود: کل هزینههای واجد شرایط حقوق و دستمزد را با هم جمع کرده و بر کل هزینههای واجد شرایط تقسیم کنید تا مطمئن شوید که آستانه ۶۰٪ حقوق و دستمزد را رعایت کردهاید.
بسیاری از وامگیرندگان با دیدن اینکه بیشتر یا کمتر از آنچه در ابتدا فکر میکردند صرف حقوق و دستمزد کردهاند، شگفتزده میشوند. این تحلیل به شما کمک میکند موقعیت خود را قبل از درخواست درک کرده و هرگونه کمبود احتمالی را شناسایی کنید.
مرحله ۳: مطالعه فرمهای بخشودگی SBA
سازمان SBA سه فرم اصلی برای درخواست بخشودگی ارائه میدهد:
- فرم 3508: فرم استاندارد برای اکثر وامگیرندگان
- فرم 3508EZ: نسخه سادهشده برای وامگیرندگانی که معیارهای خاصی را دارند (سطح حقوق و تعداد کارکنان را حفظ کردهاند، یا به دلیل دستورات دولتی نتوانستهاند در سطح قبل از پاندمی فعالیت کنند)
- فرم 3508S: کوتاهترین فرم برای وامهای ۵۰,۰۰۰ دلاری یا کمتر
فرمی را که برای شرایط شما مناسب است دانلود کرده و آن را با دقت بخوانید. درک سوالاتی که باید به آنها پاسخ دهید به شما کمک میکند تا بدانید چه مستنداتی را باید جمعآوری کنید و آیا واجد شرایط هر یک از فرمهای سادهشده هستید یا خیر.
فرمها سوالات دقیقی درباره موارد زیر میپرسند:
- مبلغ وام و اطلاعات وامدهنده شما
- دوره تحت پوششی که انتخاب کردهاید
- هزینههای حقوق و دستمزد و غیر از آن
- میانگین تعداد کارکنان معادل تماموقت (FTE)
- کاهش حقوق و دستمزد برای کارکنان خاص
- معافیتهای حاشیه امن که ادعا میکنید
با آشنایی با فرم از همین حالا، از غافلگیری در طول فرآیند واقعی درخواست جلوگیری خواهید کرد.
مرحله ۴: سازماندهی اسناد و مدارک
مستندات، سنگ بنای درخواست بخشودگی شما هستند. سازمان کسبوکارهای کوچک (SBA) برای تأیید هزینههای شما و اثبات انطباق با قوانین PPP به سوابق خاصی نیاز دارد.
اسناد ضروری حقوق و دستمزد
سوابق زیر را در رابطه با حقوق و دستمزد جمعآوری کنید:
- گزارشهای حقوق و دستمزد: گزارشهای دقیق نشاندهنده دستمزد ناخالص، انعامها و کمیسیونها برای هر کارمند در طول دوره تحت پوشش.
- فرمهای مالیاتی: فرم ۹۴۱ IRS (اظهارنامه مالیاتی فدرال فصلی) برای فصلهای مربوط به دوره تحت پوشش.
- گزارشهای دستمزد ایالتی: فرمهای گزارشدهی فصلی دستمزد ایالتی.
- مدرک پرداخت: صورتحسابهای بانکی نشاندهنده برداشتهای حقوق و دستمزد یا سوابق پردازشگر پرداخت.
- سوابق بیمه درمانی و بازنشستگی: مستندات مربوط به سهمهای کارفرما که در طول دوره تحت پوشش پرداخت شده است.
برای افراد خوداشتغال بدون کارمند، به موارد زیر نیاز دارید:
- فرم ۱۰۴۰ جدول C برای سال ۲۰۱۹ یا ۲۰۲۰
- جدول K-1 برای سال ۲۰۱۹ یا ۲۰۲۰ (در صورت وجود)
- فرم ۱۰۹۹-MISC برای سال ۲۰۱۹ یا ۲۰۲۰ (در صورت وجود)
مستندات غیرمرتبط با حقوق و دستمزد
برای خدمات رفاهی، اجاره و سود وام مسکن، موارد زیر را جمعآوری کنید:
- قبوض خدماتی: قبوض برق، گاز، آب، اینترنت و تلفن در طول دوره تحت پوشش.
- قراردادهای اجاره یا لیزینگ: قراردادهای اجاره فعلی و مدرک پرداخت اجاره (چکهای باطل شده یا صورتحسابهای بانکی).
- صورتحسابهای وام مسکن: صورتحسابهای وام نشاندهنده سود پرداخت شده (نه اصل وام) در طول دوره تحت پوشش.
- مدرک پرداخت: صورتحسابهای بانکی یا چکهای باطل شده که تأیید کند شما این هزینهها را پرداخت کردهاید.
سایر اسناد پشتیبان
بسته به شرایط خاص خود، ممکن است به موارد زیر نیز نیاز داشته باشید:
- مجوزهای کسبوکار یا ثبتنامها: برای تأیید اینکه در طول دوره تحت پوشش در حال فعالیت بودهاید.
- پیشنهادهای استخدام مجدد و رد آنها: اگر کارمندان از بازگشت به کار خودداری کردهاند.
- مستندات دستورات دولتی: اگر ادعا میکنید که به دلیل محدودیتهای ناشی از کووید-۱۹ با کاهش فعالیتهای تجاری روبرو شدهاید.
از تمامی اسناد، هم نسخه فیزیکی و هم نسخه دیجیتال تهیه کنید. آنها را بر اساس دستهبندی (حقوق، خدمات رفاهی، اجاره و غی ره) و به ترتیب زمانی در هر دسته سازماندهی کنید. این سازماندهی باعث میشود تکمیل درخواست شما بسیار سریعتر انجام شود و خطر خطا کاهش یابد.
مرحله ۵: نظارت بر ارتباطات وامدهنده
وامدهنده شما مسئول پردازش درخواست بخشودگی و ارسال آن به SBA است. در ارتباط بودن با وامدهنده تضمین میکند که به محض باز شدن پورتال بخشودگی آنها، شما آماده خواهید بود.
مواردی که باید بررسی کنید
- اعلانهای ایمیلی: بسیاری از وامدهندگان زمانی که آماده پذیرش درخواستهای بخشودگی هستند، بهروزرسانیهای ایمیلی ارسال میکنند.
- پورتالهای اختصاصی PPP: وبسایت وامدهنده خود را برای بخش اختصاصی بخشودگی PPP که حاوی دستورالعملها و منابع است، بررسی کنید.
- بهروزرسانیهای خدمات مشتریان: اگر مدیر رابطه یا بانکدار تجاری دارید، فعالانه با آنها تماس بگیرید تا درباره جدول زمانی بخشودگی آنها سوال کنید.
- اعلانهای SBA: در حالی که وامدهنده شما درخواست را مدیریت میکند، SBA گهگاه راهنماییهایی صادر میکند که بر روند کار تأثیر میگذارد.
تنظیم یادآورها
یادآورهای تقویمی برای موارد زیر ایجاد کنید:
- بررسی هفتگی وبسایت وامدهنده برای بهروزرسانیها.
- بررسی منظم ایمیل برای ارتباطات وامدهنده.
- پیگیری با وامدهنده اگر در طول چندین هفته خبری نشنیدهاید.
- تأیید اینکه اطلاعات تماس شما نزد وامدهنده بهروز است.
برخی از وامگیرندگان مهلتها یا فرصتهای مهمی را صرفاً به این دلیل از دست دادهاند که وامدهنده آنها اطلاعات تماس قدیمی داشته است.
سوالات و نگرانیهای متداول
اگر تمام وجوه PPP را در طول دوره تحت پوشش خرج نکرده باشم چه میشود؟
شما همچنان میتوانید برای هزینههای واجد شرایطی که در طول دوره تحت پوشش متحمل شدهاید، بخشودگی جزئی دریافت کنید. هر مبلغی که مشمول بخشودگی نشود، به یک وام با بهره کم (نرخ بهره سالانه ۱٪) تبدیل میشود که باید بازپرداخت شود.
آیا اگر بازپرداخت وام را شروع کرده باشم، باز هم میتوانم برای بخشودگی اقدام کنم؟
بله. حتی اگر بازپرداخت وام خود را شروع کرده باشید، باز هم میتوانید برای بخشودگی درخواست دهید. در صورت تأیید، SBA مبالغ پرداختی شما را به وامدهنده باز میگرداند.
اگر درخواست بخشودگی من رد شود چه اتفاقی میافتد؟
اگر درخواست شما رد شود، حق دارید نسبت به این تصمیم اعتراض کنید. اطلاعات مربوط به فرآیند اعتراض را از SBA دریافت خواهید کرد. دلایل رایج برای رد درخواست شامل مستندات ناکافی، عدم رعایت شرط ۶۰٪ سهم حقوق و دستمزد، یا خطاهای مادی در درخواست است.
آیا نیاز به استخدام حسابدار یا مشاور دارم؟
در حالی که بسیاری از وامگیرندگان درخواست بخشودگی را به تنهایی و با موفقیت تکمیل میکنند، شرایط پیچیده ممکن است از راهنماییهای حرفهای بهرهمند شوند. در موارد زیر مشورت با یک حسابدار را در نظر بگیرید:
- داشتن نیروی کار بزرگ با تغییرات متعدد در نرخ دستمزد.
- تجربه نوسانات قابل توجه در تعداد کارکنان در طول دوره تحت پوشش.
- استفاده از وجوه PPP در چندین واحد تجاری مختلف.
- داشتن سوال در مورد اینکه کدام هزینهها واجد شرایط هستند.
نتیجهگیری نهایی
آمادهسازی برای بخشودگی وام PPP نباید طاقتفرسا باشد. با برداشتن این پنج قدم از همین حالا — بررسی قوانین، تجزیه و تحلیل هزینهها، مطالعه فرمها، سازماندهی مستندات و نظارت بر وامدهنده — خود را در موقعیتی مناسب برای یک فرآیند درخواست روان قرار میدهید.
به یاد داشته باشید: هدف کمال نیست، بلکه دقت و جامع بودن است. SBA و وامدهندگان درک میکنند که پاندمی شرایط بیسابقهای ایجاد کرده است. تا زمانی که تلاش صادقانهای برای استفاده مناسب از وجوه PPP داشتهاید و میتوانید هزینههای خود را مستند کنید، در مسیر درستی هستید.
اجازه ندهید اهمالکاری باعث تحمیل هزینههای بهره یا استرس به شما شود. از امروز آمادهسازی را شروع کنید و زمانی که پورتال بخشودگی وامدهنده شما باز شد، از خودتان تشکر خواهید کرد.
این مقاله اطلاعات کلی در مورد بخشودگی وام PPP ارائه میدهد و نباید به عنوان توصیه حقوقی یا مالی در نظر گرفته شود. برای راهنماییهای متناسب با شرایط خاص خود، با یک حسابدار یا وکیل واجد شرایط مشورت کنید.
