Vorbereitung auf den Erlass des PPP-Darlehens: 5 wesentliche Schritte, die Sie jetzt unternehmen sollten

Wenn Sie während der Pandemie ein Darlehen aus dem Paycheck Protection Program (PPP) erhalten haben, beschäftigt Sie das Erlassverfahren möglicherweise immer noch. Während die Kreditgeber weiterhin Anträge bearbeiten und die SBA die Erlassportale unterhält, warten viele Kreditnehmer noch ab oder bereiten ihre Unterlagen vor.

Die gute Nachricht? Sie müssen nicht untätig darauf warten, dass Ihr Kreditgeber sein Erlassportal öffnet. Es gibt konkrete Schritte, die Sie jetzt unternehmen können, um einen reibungslosen Antragsprozess zu gewährleisten und Ihre Chancen auf einen vollständigen Schuldenerlass zu maximieren.

Warum jetzt vorbereiten?

Auch wenn Sie technisch gesehen bis zu fünf Jahre ab dem Datum der Darlehensauszahlung Zeit haben, den Erlass zu beantragen, kann zu langes Warten Konsequenzen haben. Nach dem ursprünglichen Stundungszeitraum können Zinsen anfallen, und je länger Sie warten, desto schwieriger wird es, die erforderlichen Unterlagen zu finden und sich an spezifische Details Ihrer Ausgaben zu erinnern.

Noch wichtiger ist, dass Vorbereitung jetzt weniger Stress später bedeutet. Wenn sich das Portal Ihres Kreditgebers öffnet oder wenn Sie bereit sind, den Antrag zu stellen, haben Sie alles organisiert und griffbereit.

Schritt 1: Überprüfen Sie die PPP-Erlassregeln

Bevor Sie sich in Ihre Unterlagen vertiefen, stellen Sie sicher, dass Sie die grundlegenden Anforderungen für den PPP-Darlehenserlass verstehen. Die Regeln mögen komplex erscheinen, lassen sich aber auf vier Kernbereiche reduzieren:

Förderfähige Ausgaben

Nur bestimmte Kosten sind für einen Erlass qualifiziert:

• Lohnkosten (Gehälter, Löhne, Trinkgelder, Provisionen, bezahlter Urlaub, Krankenversicherung, Beiträge zur Altersvorsorge)
• Nebenkosten (Strom, Gas, Wasser, Transportkosten, Telefon, Internet)
• Miete (für geschäftlich genutzte Immobilien)
• Hypothekenzinsen (nicht die Tilgungszahlungen)

Beachten Sie, dass die Lohnkosten Krankenversicherungsprämien, Beiträge zur Altersvorsorge sowie staatliche und lokale Steuern auf die Vergütung der Mitarbeiter enthalten. Ausgaben wie Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer, FICA-Steuern des Arbeitgebers und Bundeseinkommensteuern zählen jedoch nicht als Lohnkosten für Zwecke des Erlasses.

Die 60/40-Lohnkostenregel

Mindestens 60 % Ihres PPP-Darlehens müssen für förderfähige Lohnkosten ausgegeben werden, um für einen vollständigen Erlass in Frage zu kommen. Die restlichen 40 % können Nebenkosten, Miete und Hypothekenzinsen decken. Wenn Sie weniger als 60 % für Lohnkosten ausgeben, wird Ihr Erlassbetrag proportional gekürzt.

Beibehaltung der Belegschaft

Sie müssen nachweisen, dass Sie Ihren Personalbestand während Ihres Förderzeitraums im Vergleich zu einem Basiszeitraum (in der Regel entweder 15. Februar – 30. Juni 2019 oder 1. Januar – 29. Februar 2020, je nach Ihrem Unternehmen) beibehalten haben.

Erhebliche Reduzierungen der Mitarbeiterzahl können Ihren Erlassbetrag mindern, obwohl es Safe-Harbor-Bestimmungen und Ausnahmen für Mitarbeiter gibt, die Wiedereinstellungsangebote abgelehnt haben oder freiwillig ausgeschieden sind.

Gehaltsniveau beibehalten

Für jeden Mitarbeiter, der im Jahr 2019 jährlich 100.000 $ oder weniger verdient hat, müssen Sie während des Förderzeitraums mindestens 75 % seines Gehalts oder Stundenlohns beibehalten. Reduzierungen über 25 % hinaus können Ihren Erlassbetrag verringern.

Das Verständnis dieser Regeln hilft Ihnen, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und festzustellen, ob Sie vor der Antragstellung noch Anpassungen vornehmen müssen.

Schritt 2: Analysieren Sie Ihre PPP-Ausgaben

Jetzt ist es an der Zeit, in Ihre Finanzunterlagen einzutauchen und genau zu untersuchen, wie Sie Ihre PPP-Mittel während Ihres Förderzeitraums verwendet haben.

Bestimmen Sie Ihren Förderzeitraum

Ihr Förderzeitraum begann an dem Tag, an dem Sie die PPP-Darlehensmittel erhalten haben, und erstreckt sich über entweder 8 oder 24 Wochen, je nachdem, wann Sie Ihr Darlehen erhalten haben und für welchen Zeitraum Sie sich entschieden haben. Die meisten Kreditnehmer profitieren vom längeren 24-wöchigen Förderzeitraum, da dieser mehr Flexibilität bei der Erfüllung der Erlassanforderungen bietet.

Verfolgen Sie jeden Dollar

Erstellen Sie eine detaillierte Aufschlüsselung Ihrer Ausgaben während des Förderzeitraums:

1. Lohnkosten: Stellen Sie die Bruttolöhne, Gehälter, Trinkgelder und Provisionen zusammen, die an Mitarbeiter gezahlt wurden. Beziehen Sie die Arbeitgeberbeiträge zur Krankenversicherung, zu Altersvorsorgeplänen sowie staatliche und lokale Steuern auf die Mitarbeitervergütung ein.

2. Nicht-Lohnkosten: Dokumentieren Sie Zahlungen für Nebenkosten, Miete und Hypothekenzinsen, die während des Förderzeitraums geleistet wurden oder angefallen sind.

3. Berechnen Sie Ihre Quoten: Addieren Sie Ihre gesamten förderfähigen Lohnkosten und teilen Sie diese durch Ihre gesamten förderfähigen Ausgaben, um sicherzustellen, dass Sie die 60 %-Lohnkostenschwelle erreichen.

Viele Kreditnehmer sind überrascht festzustellen, dass sie mehr oder weniger für Löhne ausgegeben haben, als sie ursprünglich dachten. Diese Analyse hilft Ihnen, Ihre Position zu verstehen, bevor Sie den Antrag stellen, und etwaige Engpässe zu identifizieren.

Schritt 3: Studieren Sie die SBA-Erlassformulare

Die SBA bietet drei primäre Antragsformulare für den Erlass an:

• Formular 3508: Das Standardformular für die meisten Kreditnehmer
• Formular 3508EZ: Eine vereinfachte Version für Kreditnehmer, die bestimmte Kriterien erfüllen (Gehälter und Personalbestand beibehalten oder aufgrund behördlicher Anordnungen nicht auf dem Niveau vor der Pandemie arbeiten konnten)
• Formular 3508S: Das kürzeste Formular für Darlehen von 50.000 $ oder weniger

Laden Sie das für Ihre Situation zutreffende Formular herunter und lesen Sie es sorgfältig durch. Das Verständnis der Fragen, die Sie beantworten müssen, hilft Ihnen dabei, die erforderlichen Unterlagen zusammenzustellen und festzustellen, ob Sie sich für eines der vereinfachten Formulare qualifizieren.

Die Formulare enthalten detaillierte Fragen zu:

• Ihrem Darlehensbetrag und Informationen zum Kreditgeber
• Dem von Ihnen gewählten Förderzeitraum
• Ihren Lohn- und Nicht-Lohnkosten
• Ihren durchschnittlichen Vollzeitäquivalent-Mitarbeiterzahlen (VZÄ)
• Gehalts- und Lohnkürzungen für bestimmte Mitarbeiter
• Safe-Harbor-Ausnahmen, die Sie geltend machen

Indem Sie sich jetzt mit dem Formular vertraut machen, vermeiden Sie Überraschungen während des eigentlichen Antragsprozesses.

Schritt 4: Organisieren Sie Ihre Dokumentation

Die Dokumentation ist die Grundlage für Ihren Antrag auf Schuldenerlass. Die SBA verlangt spezifische Unterlagen, um Ihre Ausgaben zu verifizieren und die Einhaltung der PPP-Regeln nachzuweisen.

Wichtige Lohn- und Gehaltsunterlagen

Stellen Sie die folgenden lohnbezogenen Unterlagen zusammen:

• Gehaltsabrechnungsberichte: Detaillierte Berichte, die Bruttolöhne, Trinkgelder und Provisionen für jeden Mitarbeiter während des Bezugszeitraums ausweisen.
• Steuerformulare: IRS-Formular 941 (Vierteljährliche Bundessteuererklärung) für die Quartale des Bezugszeitraums.
• Staatliche Lohnberichte: Staatliche Formulare zur vierteljährlichen Lohnberichterstattung.
• Zahlungsnachweise: Bankauszüge, die Lohnabbuchungen belegen, oder Aufzeichnungen von Zahlungsdienstleistern.
• Krankenversicherungs- und Altersvorsorgeunterlagen: Dokumentation der Arbeitgeberbeiträge, die während des Bezugszeitraums geleistet wurden.

Für Selbstständige ohne Mitarbeiter benötigen Sie:

• Formular 1040 Schedule C aus 2019 oder 2020
• Schedule K-1 aus 2019 oder 2020 (falls zutreffend)
• Formular 1099-MISC aus 2019 oder 2020 (falls zutreffend)

Unterlagen zu Nicht-Lohnkosten

Sammeln Sie für Nebenkosten, Miete und Hypothekenzinsen Folgendes:

• Nebenkostenabrechnungen: Rechnungen für Strom, Gas, Wasser, Internet und Telefon während des Bezugszeitraums.
• Miet- oder Leasingverträge: Aktuelle Mietverträge und Nachweise über Mietzahlungen (entwertete Schecks oder Bankauszüge).
• Hypothekenauszüge: Darlehensauszüge, die die während des Bezugszeitraums gezahlten Zinsen (nicht die Tilgung) ausweisen.
• Zahlungsnachweise: Bankauszüge oder entwertete Schecks, die die Zahlung dieser Ausgaben belegen.

Zusätzliche Belege

Je nach Ihrer spezifischen Situation benötigen Sie eventuell auch:

• Gewerbezulassungen oder Registrierungen: Um nachzuweisen, dass Sie während des Bezugszeitraums operativ tätig waren.
• Wiedereinstellungsangebote und Ablehnungen: Falls Mitarbeiter eine Rückkehr an den Arbeitsplatz abgelehnt haben.
• Dokumentation behördlicher Anordnungen: Wenn Sie eine Einschränkung der Geschäftstätigkeit aufgrund von COVID-19-Beschränkungen geltend machen.

Erstellen Sie sowohl physische als auch digitale Kopien aller Dokumente. Organisieren Sie diese nach Kategorien (Lohnabrechnung, Nebenkosten, Miete usw.) und innerhalb jeder Kategorie chronologisch. Diese Organisation wird das Ausfüllen Ihres Antrags erheblich beschleunigen und das Fehlerrisiko verringern.

Schritt 5: Überwachen Sie die Kommunikation Ihres Kreditgebers

Ihr Kreditgeber ist dafür verantwortlich, Ihren Antrag auf Schuldenerlass zu bearbeiten und bei der SBA einzureichen. Wenn Sie mit Ihrem Kreditgeber in Kontakt bleiben, stellen Sie sicher, dass Sie bereit sind, sobald dieser sein Portal für den Schuldenerlass öffnet.

Worauf Sie achten sollten

• E-Mail-Ankündigungen: Viele Kreditgeber versenden E-Mail-Updates, sobald sie bereit sind, Anträge auf Schuldenerlass entgegenzunehmen.
• Spezielle PPP-Portale: Suchen Sie auf der Website Ihres Kreditgebers nach einem speziellen Bereich für den PPP-Schuldenerlass mit Anweisungen und Ressourcen.
• Updates vom Kundenservice: Wenn Sie einen persönlichen Kundenbetreuer oder Firmenkundenberater haben, fragen Sie proaktiv nach dem Zeitplan für den Schuldenerlass.
• Ankündigungen der SBA: Während Ihr Kreditgeber Ihren Antrag verwaltet, veröffentlicht die SBA gelegentlich Richtlinien, die den Prozess beeinflussen.

Erinnerungen einrichten

Erstellen Sie Kalendererinnerungen für Folgendes:

• Überprüfen Sie wöchentlich die Website Ihres Kreditgebers auf Updates.
• Kontrollieren Sie regelmäßig Ihren E-Mail-Posteingang auf Mitteilungen des Kreditgebers.
• Fragen Sie bei Ihrem Kreditgeber nach, wenn Sie mehrere Wochen lang nichts gehört haben.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontaktinformationen beim Kreditgeber auf dem neuesten Stand sind.

Einige Kreditnehmer haben wichtige Fristen oder Gelegenheiten verpasst, nur weil ihr Kreditgeber veraltete Kontaktinformationen hatte.

Häufig gestellte Fragen und Bedenken

Was passiert, wenn ich nicht alle PPP-Mittel während des Bezugszeitraums ausgegeben habe?

Sie können dennoch einen Teilerlass für die förderfähigen Ausgaben erhalten, die Ihnen während des Bezugszeitraums tatsächlich entstanden sind. Jeder nicht erlassene Betrag wird in ein zinsgünstiges Darlehen (1 % Jahreszins) umgewandelt, das zurückgezahlt werden muss.

Kann ich den Schuldenerlass beantragen, wenn ich bereits mit der Rückzahlung begonnen habe?

Ja. Auch wenn Sie bereits mit der Rückzahlung Ihres Darlehens begonnen haben, können Sie den Schuldenerlass beantragen. Im Falle einer Genehmigung erstattet die SBA Ihrem Kreditgeber alle von Ihnen geleisteten Zahlungen.

Was passiert, wenn mein Antrag auf Schuldenerlass abgelehnt wird?

Wenn Ihr Antrag abgelehnt wird, haben Sie das Recht, gegen die Entscheidung Widerspruch einzulegen. Informationen über das Widerspruchsverfahren erhalten Sie von der SBA. Häufige Gründe für eine Ablehnung sind unzureichende Dokumentation, das Nichterreichen der 60 %-Lohnkostenschwelle oder wesentliche Fehler im Antrag.

Muss ich einen Buchhalter oder Berater beauftragen?

Obwohl viele Kreditnehmer den Antrag auf Schuldenerlass erfolgreich selbstständig ausfüllen, können komplexe Situationen von professioneller Unterstützung profitieren. Ziehen Sie die Beratung durch einen Buchhalter in Betracht, wenn Sie:

• Eine große Belegschaft mit mehreren Lohnänderungen haben.
• Erhebliche Personalschwankungen während des Bezugszeitraums hatten.
• PPP-Mittel über mehrere Unternehmenseinheiten hinweg verwendet haben.
• Fragen dazu haben, welche Ausgaben genau förderfähig sind.

Fazit

Die Vorbereitung auf den PPP-Schuldenerlass muss nicht überwältigend sein. Indem Sie diese fünf Schritte jetzt unternehmen – die Regeln prüfen, Ihre Ausgaben analysieren, die Formulare studieren, die Dokumentation organisieren und Ihren Kreditgeber überwachen –, positionieren Sie sich für einen reibungslosen Antragsprozess, wenn die Zeit gekommen ist.

Denken Sie daran: Das Ziel ist nicht Perfektion, sondern Gründlichkeit und Genauigkeit. Die SBA und die Kreditgeber wissen, dass die Pandemie beispiellose Umstände geschaffen hat. Solange Sie sich nach Treu und Glauben bemüht haben, Ihre PPP-Mittel angemessen zu verwenden und Ihre Ausgaben dokumentieren können, sind Sie auf dem richtigen Weg.

Lassen Sie sich durch Aufschub kein Geld in Form von Zinsen oder unnötigen Stress kosten. Beginnen Sie noch heute mit der Vorbereitung, und Sie werden sich selbst dankbar sein, wenn sich das Portal Ihres Kreditgebers für den Schuldenerlass endlich öffnet.

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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information über den PPP-Schuldenerlass und sollte nicht als Rechts- oder Finanzberatung betrachtet werden. Konsultieren Sie einen qualifizierten Buchhalter oder Anwalt für eine auf Ihre Situation zugeschnittene Beratung.