Як розрахувати суму кредиту PPP: Повний посібник

Чи знаєте ви, що тисячі власників малого бізнесу втратили кошти під час дії Програми захисту заробітної плати (PPP) просто через неправильний розрахунок суми кредиту? Хоча програма PPP вже завершилася, розуміння того, як працювали ці розрахунки, залишається цінним для компаній, які переглядають свої кредитні записи, готуються до аудитів або планують участь у майбутніх програмах допомоги.

Незалежно від того, чи були ви одноосібним власником, самозайнятим фахівцем або власником бізнесу з найманими працівниками, правильний розрахунок суми кредиту PPP мав вирішальне значення для максимізації отриманих коштів. У цьому посібнику розглядаються методи розрахунку, типові помилки та передові практики, що застосовувалися до кредитів PPP.

Розуміння основ розрахунку кредиту PPP

Програма захисту заробітної плати дозволяла підприємствам, що відповідають критеріям, позичати суму, яка у 2,5 раза перевищувала їхні середньомісячні витрати на оплату праці. Для ресторанів та готельного бізнесу (коди NAICS, що починаються з 72) цей множник було збільшено до 3,5 раза від середньомісячних витрат на оплату праці.

Основна формула була досить простою:

Сума кредиту PPP = Середньомісячні витрати на оплату праці × 2,5 (або 3,5)

Однак диявол крився в деталях. Метод розрахунку суттєво відрізнявся залежно від структури вашого бізнесу, наявності найманих працівників та того, дані за який податковий рік ви використовували.

Максимальні ліміти та обмеження кредиту

Перш ніж заглиблюватися в конкретні розрахунки, важливо зрозуміти чинні обмеження:

• Загальний ліміт: 10 мільйонів доларів на один бізнес
• Ліміт на індивідуальну компенсацію: 100 000 доларів на рік на одного працівника
• Максимум для одноосібного власника: 20 833 долари (виходячи з ліміту в 100 000 доларів)

Ці обмеження означали, що особи з високим рівнем доходу та великі підприємства мали відповідним чином коригувати свої розрахунки.

Розрахунок кредитів PPP для одноосібних власників без найманих працівників

Для самозайнятих осіб та одноосібних власників без працівників розрахунок базувався на формі IRS 1040 Schedule C.

Покроковий розрахунок

1. Знайдіть свій чистий прибуток: Знайдіть рядок 31 у вашій формі Schedule C за 2019 рік (чистий прибуток або збиток)
2. Застосуйте обмеження: Якщо ваш чистий прибуток перевищив 100 000 доларів, зменште його до 100 000 доларів
3. Розрахуйте середньомісячний показник: Розділіть на 12, щоб отримати середньомісячний чистий прибуток
4. Помножте на 2,5: Це дасть вам максимальну суму кредиту PPP

Приклад розрахунку

Припустимо, ви графічний дизайнер-фрілансер, який задекларував 72 000 доларів чистого прибутку у формі Schedule C за 2019 рік:

• Чистий прибуток: $72,000
• Середньомісячний чистий прибуток: $72,000 ÷ 12 = $6,000
• Максимальний кредит PPP: $6,000 × 2.5 = $15,000

Альтернатива: використання валового доходу

У деяких випадках одноосібні власники могли проводити розрахунок, використовуючи валовий дохід (рядок 7 Schedule C) замість чистого прибутку. Цей метод зазвичай приводив до більшої суми кредиту, але вимагав віднімання певних витрат, щоб уникнути подвійного рахунку.

Наприклад, якщо ваш валовий дохід становив 90 000 доларів, але ви вже відрахували 18 000 доларів певних витрат, пов'язаних із оплатою праці:

• Скоригований валовий дохід: $90,000 - $18,000 = $72,000
• Середньомісячний показник: $72,000 ÷ 12 = $6,000
• Максимальний кредит PPP: $6,000 × 2.5 = $15,000

Розрахунок кредитів PPP для бізнесу з найманими працівниками

Для підприємств із працівниками за формою W-2 розрахунок ставав складнішим, але дотримувався схожої логіки.

Що входило до витрат на оплату праці?

До витрат на оплату праці, що відповідали критеріям, належали:

• Валова заробітна плата та оклади (обмежені 100 000 доларів на рік на одного працівника)
• Пільги для працівників, включаючи страхові внески на медичне страхування
• Пенсійні внески
• Податки на фонд оплати праці штату та місцеві податки, що нараховуються на компенсацію працівникам

Що не враховувалося?

• Виплати незалежним підрядникам (працівникам за формою 1099-MISC)
• Компенсація працівникам, що перевищує 100 000 доларів на рік
• Податки на фонд оплати праці, відстрочені відповідно до закону CARES
• Витрати на працівників, які не є резидентами США

Покроковий розрахунок для роботодавців

1. Зберіть дані про оплату праці за 2019 рік: Складіть загальну річну валову зарплату, пільги та пенсійні внески
2. Застосуйте індивідуальні обмеження: Для будь-якого працівника, який заробляє понад 100 000 доларів, обмежте його компенсацію сумою 100 000 доларів
3. Розрахуйте загальний річний фонд оплати праці: Підсумуйте всі витрати, що відповідають критеріям
4. Визначте середньомісячний показник: Розділіть на 12
5. Помножте на 2,5: Це ваша максимальна сума кредиту PPP

Приклад розрахунку для малого бізнесу

Уявіть невелике маркетингове агентство з трьома працівниками:

• Працівник А (власник): зарплата $120,000 → обмежена до $100,000
• Працівник Б: зарплата $45,000
• Працівник В: зарплата $38,000
• Загальні внески на медичне страхування: $12,000/рік
• Пенсійні внески: $8,000/рік

Розрахунок:

• Загальна сума обмежених зарплат: $100,000 + $45,000 + $38,000 = $183,000
• Додавання пільг: $183,000 + $12,000 + $8,000 = $203,000
• Середньомісячний фонд оплати праці: $203,000 ÷ 12 = $16,917
• Максимальний кредит PPP: $16,917 × 2.5 = $42,292

Особливий випадок: одноосібні власники з найманими працівниками

Якщо ви працювали як одноосібний власник і мали найманих працівників, ви комбінували обидва методи розрахунку:

1. Розрахуйте витрати на оплату праці працівників (як описано вище)
2. Додайте свій чистий прибуток за Schedule C (обмежений 100 000 доларів на рік)
3. Розділіть на 12 для отримання середньомісячного показника
4. Помножте на 2,5

Приклад

Консультант-ФОП із чистим прибутком у розмірі $60,000, який наймає одного адміністративного помічника із зарплатою $30,000:

• Чистий прибуток власника: $60,000
• Зарплата працівника: $30,000
• Загальний річний фонд оплати праці: $90,000
• Середньомісячний показник: $90,000 ÷ 12 = $7,500
• Максимальна сума позики PPP: $7,500 × 2.5 = $18,750

Поширені помилки в розрахунках, яких слід уникати

Навіть за наявності чітких формул багато власників бізнесу припускалися помилок, що призводило до зменшення суми позики або створювало труднощі з її списанням.

1. Подвійний облік витрат на оплату праці

Ті, хто подає Schedule C, іноді включали витрати на оплату праці працівників і в розрахунок валового доходу, і як окремі витрати на персонал. Правило було простим: якщо заробітна плата працівників відображена як відрахування у Schedule C (рядки 14, 19 або 26), її не слід враховувати окремо знову.

2. Включення виплат незалежним підрядникам

Частою помилкою було додавання виплат підрядникам за формою 1099-MISC до витрат на оплату праці. Незалежні підрядники могли самостійно подавати заявки на позики PPP, тому виплати їм не враховувалися у вашому розрахунку.

3. Перевищення ліміту в $100,000

Деякі компанії не обмежували компенсацію окремого працівника сумою в $100,000, що штучно завищувало розрахунки позики. Ліміт застосовувався до кожного працівника окремо, а не до загального фонду оплати праці.

4. Використання неправильного податкового року

Спочатку всі розрахунки мали базуватися на даних за 2019 рік. Згодом бізнесу дозволили обирати між 2019 та 2020 роками, але змішувати дані за різні роки було заборонено. Усі показники мали бути з одного календарного року.

5. Включення осіб, що не є резидентами США

До розрахунку витрат на оплату праці могли бути включені лише ті працівники, чиїм основним місцем проживання були Сполучені Штати.

6. Нехтування кваліфікованою заробітною платою

Якщо ви претендували на податковий кредит на утримання працівників (Employee Retention Credit) для певних зарплат, ці самі суми не могли бути використані для списання позики PPP. Це створювало складнощі для бізнесу, який використовував обидві програми.

7. Неправильний розрахунок медичного страхування та пільг

Самозайняті особи іноді забували включати власні страхові премії, сплачені через бізнес, які були прийнятними витратами та могли збільшити суму позики.

Необхідна документація

Точні розрахунки вимагали належної документації. Залежно від типу вашого бізнесу, вам знадобилися б:

Для приватних підприємців (Sole Proprietors):

• Форма IRS 1040 Schedule C за 2019 рік
• Форма 1099-MISC за 2019 рік (якщо застосовно)
• Банківські виписки, що підтверджують витрати
• Квартальні звіти штату про заробітну плату (якщо були наймані працівники)

Для компаній із працівниками:

• Звіти про виплату заробітної плати за 2019 рік (або 2020 рік, якщо ви мали на це право)
• Форма IRS 941 (квартальні податкові звіти про оплату праці)
• Квартальні звіти штату про заробітну плату
• Документація про внески на пенсійне та медичне страхування
• Записи про оплачувані відпустки (PTO), сімейні, медичні відпустки та лікарняні

Чому ці розрахунки важливі навіть після завершення програми

Хоча програма PPP завершилася, розуміння цих розрахунків залишається важливим з кількох причин:

Готовність до аудиту

SBA продовжує проводити аудит позик PPP, особливо тих, що перевищують 2 мільйони доларів. Наявність чіткої документації щодо методології ваших розрахунків захищає вас під час перевірки.

Майбутні програми допомоги

Якщо з’являться подібні програми допомоги, методологія розрахунків може базуватися на схожих принципах. Розуміння структури PPP готує вас до майбутніх можливостей.

Фінансове планування та бюджетування

Практика точного розрахунку витрат на оплату праці є цінною для загального фінансового управління бізнесом. Це змушує вас комплексно зрозуміти ваші реальні витрати на персонал.

Роль точної фінансової звітності

Складність розрахунків позики PPP підкреслила, чому важливо підтримувати точні та детальні фінансові записи протягом року. Підприємства з упорядкованим бухобліком пройшли цей процес легко; ті ж, хто мав неповні записи, зіткнулися з труднощами.

Належне ведення бухгалтерії гарантує, що ви зможете:

• Швидко отримати дані про оплату праці, коли це необхідно для позик, грантів або інших програм
• Ідентифікувати прийнятні витрати без витрачання годин на відновлення записів
• Уникнути помилок у розрахунках, які можуть призвести до зменшення суми позики або відмови у ній
• Впевнено відповідати на аудиторські запити, маючи повну документацію

Багато підприємств, які максимізували свої позики PPP, мали одну спільну рису: вони вели детальні, організовані фінансові записи задовго до початку пандемії.

Уроки на майбутнє

Програма PPP дала цінні уроки щодо фінансової готовності бізнесу:

1. Документуйте все: Ведіть вичерпний облік усіх витрат на оплату праці, пільг та бізнес-витрат
2. Розумійте свої податкові форми: Знайте, що означає кожен рядок вашої форми Schedule C або податкової декларації підприємства
3. Розділяйте особисті та бізнес-фінанси: Чіткі межі роблять розрахунки прозорішими
4. Відстежуйте статус працівників та підрядників: Правильна класифікація має значення для розрахунків і оподаткування
5. Моніторте зміни в законодавстві: Правила змінювалися протягом дії програми PPP; обізнаність допомагала уникати помилок

Тримайте свої фінансові записи в порядку та доступними

Незалежно від того, чи готуєтеся ви до майбутніх програм допомоги, керуєте щоденними операціями чи плануєте розвиток, підтримка чітких, організованих фінансових записів є важливою. Розуміння таких програм, як PPP, підкреслило, наскільки швидко бізнесу може знадобитися доступ до своїх фінансових даних та їх аналіз.

Beancount.io забезпечує текстовий бухоблік (plain-text accounting), який дає вам повну прозорість і контроль над вашими фінансовими записами — дозволяючи легко відстежувати витрати на оплату праці, створювати звіти та відповідати на запити аудиту. Завдяки фінансовим даним із контролем версій ви завжди будете точно знати стан вашого бізнесу. Почніть безкоштовно та спробуйте бухоблік, створений для сучасного власника бізнесу.