Cómo calcular el monto de su préstamo PPP: Una guía completa

¿Sabía que miles de propietarios de pequeñas empresas dejaron dinero sobre la mesa durante el Programa de Protección de Cheques simplemente porque calcularon mal el monto de su préstamo? Aunque el programa PPP ha concluido, entender cómo funcionaban estos cálculos sigue siendo valioso para las empresas que revisan sus registros de préstamos, se preparan para auditorías o planean futuros programas de ayuda.

Ya sea que fuera un propietario único, un profesional autónomo o un dueño de negocio con empleados, calcular correctamente el monto de su préstamo PPP era crucial para maximizar sus fondos de ayuda. Esta guía desglosa los métodos de cálculo, los errores comunes y las mejores prácticas que se aplicaron a los préstamos PPP.

Entender los conceptos básicos del cálculo del préstamo PPP

El Programa de Protección de Cheques permitió que las empresas elegibles pidieran prestado hasta 2.5 veces sus costos de nómina mensuales promedio. Para los restaurantes y empresas de alojamiento (códigos NAICS que comienzan con 72), este multiplicador aumentó a 3.5 veces la nómina mensual promedio.

La fórmula fundamental era sencilla:

Monto del préstamo PPP = Costos de nómina mensuales promedio × 2.5 (o 3.5)

Sin embargo, el diablo estaba en los detalles. El método de cálculo variaba significativamente según la estructura de su negocio, si tenía empleados y los datos de qué año fiscal utilizaba.

Límites y topes máximos de préstamos

Antes de profundizar en los cálculos específicos, es importante entender las restricciones:

• Tope general: $10 millones por empresa
• Tope de compensación individual: $100,000 anualizados por empleado
• Máximo para propietario único: $20,833 (basado en el tope de $100,000)

Estos topes significaban que las personas con altos ingresos y las grandes empresas necesitaban ajustar sus cálculos en consecuencia.

Cálculo de préstamos PPP para propietarios únicos sin empleados

Para las personas que trabajan por cuenta propia y los propietarios únicos sin empleados, el cálculo se basaba en el Formulario 1040 Anexo C (Schedule C) del IRS.

Cálculo paso a paso

1. Encuentre su ganancia neta: Ubique la línea 31 en su Anexo C de 2019 (ganancia o pérdida neta)
2. Aplique el tope: Si su ganancia neta superó los $100,000, redúzcala a $100,000
3. Calcule el promedio mensual: Divida por 12 para obtener su ganancia neta mensual promedio
4. Multiplique por 2.5: Esto le da el monto máximo de su préstamo PPP

Ejemplo de cálculo

Supongamos que es un diseñador gráfico independiente que reportó $72,000 en ganancias netas en su Anexo C de 2019:

• Ganancia neta: $72,000
• Ganancia neta mensual promedio: $72,000 ÷ 12 = $6,000
• Préstamo PPP máximo: $6,000 × 2.5 = $15,000

Alternativa: Uso de ingresos brutos

En algunos casos, los propietarios únicos podían calcular utilizando los ingresos brutos (Anexo C, línea 7) en lugar de la ganancia neta. Este método generalmente resultaba en un monto de préstamo más alto, pero requería restar ciertos gastos para evitar la doble contabilización.

Por ejemplo, si tuviera $90,000 en ingresos brutos pero ya hubiera deducido $18,000 en ciertos gastos relacionados con la nómina:

• Ingreso bruto ajustado: $90,000 - $18,000 = $72,000
• Promedio mensual: $72,000 ÷ 12 = $6,000
• Préstamo PPP máximo: $6,000 × 2.5 = $15,000

Cálculo de préstamos PPP para empresas con empleados

Para las empresas con empleados W-2, el cálculo se volvía más complejo pero seguía un patrón similar.

¿Qué contaba como costos de nómina?

Los costos de nómina elegibles incluían:

• Salarios brutos y sueldos (con un tope de $100,000 anuales por empleado)
• Beneficios para empleados, incluidas las primas de seguro médico
• Aportaciones para la jubilación
• Impuestos sobre la nómina estatales y locales aplicados a la compensación de los empleados

¿Qué no contaba?

• Pagos a contratistas independientes (trabajadores 1099-MISC)
• Compensación de empleados que exceda los $100,000 anuales
• Impuestos sobre la nómina diferidos bajo la Ley CARES
• Costos de empleados residentes fuera de los EE. UU.

Cálculo paso a paso para empleadores

1. Recopile los datos de nómina de 2019: Consolide el total de salarios brutos anuales, beneficios y aportaciones para la jubilación
2. Aplique los topes individuales: Para cualquier empleado que gane más de $100,000, limite su compensación a $100,000
3. Calcule la nómina anual total: Sume todos los costos elegibles
4. Determine el promedio mensual: Divida por 12
5. Multiplique por 2.5: Este es el monto máximo de su préstamo PPP

Ejemplo de cálculo para una pequeña empresa

Imagine una pequeña agencia de marketing con tres empleados:

• Empleado A (Propietario): Salario de $120,000 → limitado a $100,000
• Empleado B: Salario de $45,000
• Empleado C: Salario de $38,000
• Aportaciones totales al seguro médico: $12,000/año
• Aportaciones para la jubilación: $8,000/año

Cálculo:

• Total de salarios con tope: $100,000 + $45,000 + $38,000 = $183,000
• Sumar beneficios: $183,000 + $12,000 + $8,000 = $203,000
• Nómina mensual promedio: $203,000 ÷ 12 = $16,917
• Préstamo PPP máximo: $16,917 × 2.5 = $42,292

Caso especial: Propietarios únicos con empleados

Si operaba como propietario único y tenía empleados, combinaba ambos métodos de cálculo:

1. Calcule los costos de nómina de los empleados (como se explicó anteriormente)
2. Sume su ganancia neta del Anexo C (limitada a $100,000 anuales)
3. Divida por 12 para obtener el promedio mensual
4. Multiplique por 2.5

Ejemplo

Un consultor que trabaja por cuenta propia con una ganancia neta de $60,000 y que emplea a un asistente administrativo que gana $30,000:

• Ganancia neta del propietario: $60,000
• Salario del empleado: $30,000
• Nómina anual total: $90,000
• Promedio mensual: $90,000 ÷ 12 = $7,500
• Préstamo PPP máximo: $7,500 × 2.5 = $18,750

Errores comunes de cálculo que se deben evitar

Incluso con fórmulas claras, muchos dueños de negocios cometieron errores que redujeron los montos de sus préstamos o crearon complicaciones para la condonación.

1. Duplicar el conteo de gastos de nómina

Quienes presentan el Formulario Schedule C a veces incluyeron los costos de nómina de los empleados tanto en su cálculo de ingresos brutos como en los costos de empleados por separado. La regla era simple: si los salarios de los empleados aparecían como deducciones en el Schedule C (líneas 14, 19 o 26), no debían contarse de nuevo por separado.

2. Incluir pagos a contratistas independientes

Un error frecuente era sumar los pagos a contratistas del formulario 1099-MISC a los costos de nómina. Los contratistas independientes podían solicitar sus propios préstamos PPP, por lo que sus pagos no contaban para el cálculo de su negocio.

3. Superar el límite de $100,000

Algunas empresas no limitaron la compensación individual de los empleados a $100,000, lo que infló sus cálculos de préstamos. El límite se aplicaba por empleado, no a la nómina total.

4. Usar el año fiscal incorrecto

Inicialmente, todos los cálculos debían usar datos de 2019. Más tarde, las empresas pudieron elegir entre los datos de 2019 o 2020, pero no se permitía mezclar años. Todas las cifras debían provenir del mismo año calendario.

5. Incluir a no residentes en los EE. UU.

Solo los empleados cuya residencia principal estuviera en los Estados Unidos podían incluirse en los cálculos de los costos de nómina.

6. Olvidar los salarios calificados

Si solicitó el Crédito por Retención de Empleados para ciertos salarios, esos mismos salarios no podían usarse para la condonación del préstamo PPP. Esto creó complicaciones para las empresas que utilizaron ambos programas.

7. Calcular mal el seguro médico y los beneficios

Los trabajadores por cuenta propia a veces olvidaban incluir sus propias primas de seguro médico pagadas a través de su negocio, las cuales eran costos elegibles que podían aumentar el monto de su préstamo.

Documentación necesaria

Los cálculos precisos requerían una documentación adecuada. Según su tipo de negocio, necesitaba:

Para propietarios únicos:

• Formulario IRS 1040 Schedule C de 2019
• Formulario 1099-MISC de 2019 (si corresponde)
• Extractos bancarios que muestren los gastos
• Informes trimestrales de salarios estatales (si tenía empleados)

Para empresas con empleados:

• Informes de nómina de 2019 (o 2020 si era elegible)
• Formulario IRS 941 (informes trimestrales de impuestos sobre la nómina)
• Informes trimestrales de salarios estatales
• Documentación de las contribuciones a la jubilación y al seguro médico
• Registros de tiempo libre remunerado (PTO), licencias familiares, médicas y por enfermedad

Por qué estos cálculos son importantes más allá del préstamo

Aunque el programa PPP ha finalizado, comprender estos cálculos sigue siendo importante por varias razones:

Preparación para auditorías

La SBA continúa auditando los préstamos PPP, particularmente aquellos que superan los $2 millones. Tener una documentación clara de su metodología de cálculo lo protege durante la revisión.

Futuros programas de ayuda

Si surgieran programas de ayuda similares, la metodología de cálculo podría seguir principios parecidos. Comprender el marco del PPP lo prepara para futuras oportunidades.

Planificación financiera y presupuestos

El ejercicio de calcular los costos de nómina con precisión es valioso para la gestión financiera general de la empresa. Lo obliga a comprender sus verdaderos costos laborales de manera integral.

El papel de los registros financieros precisos

La complejidad de los cálculos del préstamo PPP puso de manifiesto por qué es importante mantener registros financieros precisos y detallados durante todo el año. Las empresas con una contabilidad limpia encontraron el proceso sencillo; aquellas con registros incompletos tuvieron dificultades.

Una contabilidad adecuada le asegura poder:

• Acceder rápidamente a los datos de nómina cuando sea necesario para préstamos, subvenciones u otros programas
• Identificar costos elegibles sin pasar horas reconstruyendo registros
• Evitar errores de cálculo que podrían llevar a la reducción o denegación del préstamo
• Responder con confianza a las auditorías con documentación completa

Muchas empresas que maximizaron sus préstamos PPP tenían una cosa en común: mantenían registros financieros detallados y organizados mucho antes de que llegara la pandemia.

Lecciones para el futuro

El programa PPP enseñó lecciones valiosas sobre la preparación financiera empresarial:

1. Documente todo: Mantenga registros exhaustivos de todos los costos de nómina, beneficios y gastos comerciales.
2. Comprenda sus formularios de impuestos: Sepa qué representa cada línea de su Schedule C o declaración de impuestos comercial.
3. Separe las finanzas personales de las comerciales: Los límites claros hacen que los cálculos sean más nítidos.
4. Rastree el estado de empleado frente al de contratista: La clasificación adecuada es importante para los cálculos y propósitos fiscales.
5. Monitoree los cambios regulatorios: Las reglas evolucionaron a lo largo del programa PPP; mantenerse informado evitó errores.

Mantenga sus registros financieros organizados y accesibles

Ya sea preparándose para futuros programas de ayuda, gestionando las operaciones diarias o planificando el crecimiento, mantener registros financieros claros y organizados es esencial. La comprensión de programas como el PPP subrayó la rapidez con la que las empresas necesitan acceder y analizar sus datos financieros.

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