Как да изчислите сумата на вашия PPP заем: Пълно ръководство

Знаехте ли, че хиляди собственици на малък бизнес изпуснаха средства по време на Програмата за защита на заплатите (Paycheck Protection Program - PPP) просто защото изчислиха погрешно размера на заема си? Въпреки че програмата PPP приключи, разбирането на начина, по който са направени тези изчисления, остава ценно за фирмите, които преглеждат записите си за заеми, подготвят се за одити или планират бъдещи програми за подпомагане.

Независимо дали сте били едноличен търговец, самоосигуряващ се специалист или собственик на бизнес със служители, правилното изчисляване на сумата на вашия PPP заем беше от решаващо значение за максимизиране на средствата за подпомагане. Това ръководство разяснява методите за изчисление, често срещаните капани и добрите практики, които се прилагаха за PPP заемите.

Разбиране на основите за изчисляване на PPP заем

Програмата за защита на заплатите позволи на отговарящите на условията фирми да зазаемат до 2,5 пъти средните си месечни разходи за заплати. За ресторанти и бизнеси в сектора на настаняването (NAICS кодове, започващи със 72), този множител се увеличи на 3,5 пъти средните месечни разходи за заплати.

Основната формула беше проста:

Сума на PPP заема = Средни месечни разходи за заплати × 2,5 (или 3,5)

Дяволът обаче беше в детайлите. Методът на изчисление варираше значително в зависимост от структурата на вашия бизнес, дали сте имали служители и данните за коя данъчна година сте използвали.

Максимални лимити и тавани на заема

Преди да се потопите в конкретни изчисления, важно е да разберете ограниченията:

• Общ таван: 10 милиона долара на бизнес
• Таван за индивидуално възнаграждение: 100 000 долара на годишна база за служител
• Максимум за едноличен търговец: 20 833 долара (въз основа на тавана от 100 000 долара)

Тези тавани означаваха, че лицата с високи доходи и големите предприятия трябваше да коригират изчисленията си съответно.

Изчисляване на PPP заеми за еднолични търговци без служители

За самоосигуряващи се лица и еднолични търговци без служители изчислението се основаваше на IRS Form 1040 Schedule C.

Изчисление стъпка по стъпка

1. Намерете вашата нетна печалба: Вижте ред 31 във вашия Schedule C за 2019 г. (нетна печалба или загуба)
2. Приложете тавана: Ако нетната ви печалба надвишава 100 000 долара, намалете я до 100 000 долара
3. Изчислете средната месечна стойност: Разделете на 12, за да получите средната си месечна нетна печалба
4. Умножете по 2,5: Това ви дава максималната сума на вашия PPP заем

Примерно изчисление

Да кажем, че сте графичен дизайнер на свободна практика, който е отчел 72 000 долара нетна печалба в своя Schedule C за 2019 г.:

• Нетна печалба: 72 000 долара
• Средна месечна нетна печалба: 72 000 долара ÷ 12 = 6 000 долара
• Максимален PPP заем: 6 000 долара × 2,5 = 15 000 долара

Алтернатива: Използване на брутния доход

В някои случаи едноличните търговци можеха да извършват изчисленията, използвайки брутния доход (Schedule C, ред 7), вместо нетната печалба. Този метод обикновено водеше до по-висока сума на заема, но изискваше изваждане на определени разходи, за да се избегне двойно отчитане.

Например, ако сте имали 90 000 долара брутен доход, но вече сте приспаднали 18 000 долара за определени разходи, свързани със заплати:

• Коригиран брутен доход: 90 000 долара - 18 000 долара = 72 000 долара
• Средно месечно: 72 000 долара ÷ 12 = 6 000 долара
• Максимален PPP заем: 6 000 долара × 2,5 = 15 000 долара

Изчисляване на PPP заеми за фирми със служители

За фирми със служители на трудов договор (W-2), изчислението ставаше по-сложно, но следваше подобен модел.

Какво се считаше за разходи за заплати?

Допустимите разходи за заплати включваха:

• Брутни възнаграждения и заплати (с таван от 100 000 долара на служител годишно)
• Обезщетения за служители, включително премии за здравно осигуряване
• Вноски за пенсионно осигуряване
• Щатски и местни данъци върху заплатите, начислени върху възнаграждението на служителите

Какво не се включваше?

• Плащания към независими изпълнители (лица на граждански договор - 1099-MISC)
• Възнаграждение на служител, надвишаващо 100 000 долара годишно
• Данъци върху заплатите, отсрочени съгласно Закона CARES
• Разходи за служители, които не са местни лица на САЩ

Изчисление стъпка по стъпка за работодатели

1. Съберете данните за заплатите за 2019 г.: Обобщете общите годишни брутни заплати, обезщетения и пенсионни вноски
2. Приложете индивидуалните тавани: За всеки служител, печелещ над 100 000 долара, ограничете възнаграждението му до 100 000 долара
3. Изчислете общите годишни заплати: Сумирайте всички допустими разходи
4. Определете средната месечна стойност: Разделете на 12
5. Умножете по 2,5: Това е максималната сума на вашия PPP заем

Примерно изчисление за малък бизнес

Представете си малка маркетингова агенция с трима служители:

• Служител А (Собственик): 120 000 долара заплата → ограничена до 100 000 долара
• Служител Б: 45 000 долара заплата
• Служител В: 38 000 долара заплата
• Общи вноски за здравно осигуряване: 12 000 долара/година
• Пенсионни вноски: 8 000 долара/година

Изчисление:

• Общо ограничени заплати: 100 000 долара + 45 000 долара + 38 000 долара = 183 000 долара
• Добавяне на обезщетения: 183 000 долара + 12 000 долара + 8 000 долара = 203 000 долара
• Средна месечна заплата: 203 000 долара ÷ 12 = 16 917 долара
• Максимален PPP заем: 16 917 долара × 2,5 = 42 292 долара

Специален случай: Еднолични търговци със служители

Ако сте действали като едноличен търговец и сте имали служители, комбинирате двата метода на изчисление:

1. Изчислете разходите за заплати на служителите (както е посочено по-горе)
2. Добавете вашата нетна печалба от Schedule C (ограничена до 100 000 долара годишно)
3. Разделете на 12 за средномесечна стойност
4. Умножете по 2,5

Пример

Консултант на свободна практика с $60,000 нетна печалба, който наема един административен асистент със заплата от $30,000:

• Нетна печалба на собственика: $60,000
• Заплата на служителя: $30,000
• Обща годишна ведомост: $90,000
• Средномесечна сума: $90,000 ÷ 12 = $7,500
• Максимален PPP заем: $7,500 × 2.5 = $18,750

Чести грешки при изчисленията, които трябва да избягвате

Дори с ясни формули, много собственици на фирми допускаха грешки, които намаляваха сумите по заемите им или създаваха усложнения при опрощаването.

1. Двойно отчитане на разходите за заплати

Подаващите Приложение C (Schedule C) понякога включваха разходите за заплати на служителите както в изчислението на брутния си доход, така и като отделни разходи за служители. Правилото беше просто: ако заплатите на служителите се появяват като удръжки в Приложение C (редове 14, 19 или 26), те не трябваше да се броят отново отделно.

2. Включване на плащания към независими изпълнители

Честа грешка беше добавянето на плащания към изпълнители с формуляр 1099-MISC към разходите за заплати. Независимите изпълнители можеха да кандидатстват за свои собствени PPP заеми, така че плащанията към тях не се включваха в изчислението на вашия бизнес.

3. Превишаване на лимита от $100,000

Някои фирми не успяха да ограничат възнаграждението на отделните служители до $100,000, което изкуствено раздуваше изчисленията за заема. Лимитът се прилагаше за всеки служител поотделно, а не за общата ведомост.

4. Използване на грешна данъчна година

Първоначално всички изчисления трябваше да използват данни от 2019 г. По-късно фирмите можеха да избират между данни за 2019 г. или 2020 г., но смесването на години не беше позволено. Всички цифри трябваше да идват от една и съща календарна година.

5. Включване на лица, които не са местни лица на САЩ

Само служители, чието основно пребиваване е в Съединените щати, можеха да бъдат включени в изчисленията на разходите за заплати.

6. Забравяне за квалифицираните възнаграждения

Ако сте заявили Кредит за задържане на служители (Employee Retention Credit) за определени заплати, същите тези заплати не можеха да се използват за опрощаване на PPP заем. Това създаде усложнения за фирмите, които използваха и двете програми.

7. Погрешно изчисляване на здравните осигуровки и обезщетенията

Самоосигуряващите се лица понякога забравяха да включат собствените си здравноосигурителни премии, платени чрез бизнеса им, които бяха допустими разходи, можещи да увеличат сумата на заема.

Документация, която ви е необходима

Точните изчисления изискваха подходяща документация. В зависимост от вида на вашия бизнес, ви беше необходимо:

За еднолични търговци:

• IRS Формуляр 1040 Приложение C за 2019 г.
• Формуляр 1099-MISC за 2019 г. (ако е приложимо)
• Банкови извлечения, показващи разходите
• Щатски тримесечни отчети за възнагражденията (ако сте имали служители)

За фирми със служители:

• Отчети за заплати от 2019 г. (или 2020 г., ако е допустимо)
• IRS Формуляр 941 (тримесечни данъчни декларации за заплати)
• Щатски тримесечни отчети за възнагражденията
• Документация за вноски за пенсионно и здравно осигуряване
• Записи за платен отпуск (PTO), семейни, медицински отпуски и болнични

Защо тези изчисления са важни и след заема

Въпреки че програмата PPP приключи, разбирането на тези изчисления остава важно по няколко причини:

Подготвеност за одит

SBA продължава да одитира PPP заемите, особено тези над $2 милиона. Наличието на ясна документация за вашата методология на изчисление ви защитава по време на проверка.

Бъдещи програми за подпомагане

Ако се появят подобни програми за подпомагане, методологията на изчисление може да следва подобни принципи. Разбирането на рамката на PPP ви подготвя за бъдещи възможности.

Финансово планиране и бюджетиране

Упражнението по точно изчисляване на разходите за заплати е ценно за общото финансово управление на бизнеса. То ви принуждава да разберете цялостно реалните си разходи за труд.

Ролята на точните финансови записи

Сложността на изчисленията за PPP заема подчерта защо е важно поддържането на точни и подробни финансови записи през цялата година. Фирмите с чисто счетоводство намериха процеса за лесен; тези с непълни записи срещнаха трудности.

Правилното счетоводство гарантира, че можете:

• Бързо да достъпите данни за заплатите, когато са необходими за заеми, субсидии или други програми
• Идентифицирате допустимите разходи, без да прекарвате часове в реконструиране на записи
• Избегнете грешки в изчисленията, които биха могли да доведат до намаляване или отказ на заема
• Отговаряте уверено на одити с пълна документация

Много фирми, които максимизираха своите PPP заеми, имаха едно общо нещо: поддържаха подробни, организирани финансови записи дълго преди пандемията да удари.

Уроци за бъдещето

Програмата PPP даде ценни уроци за финансовата подготвеност на бизнеса:

1. Документирайте всичко: Поддържайте изчерпателни записи за всички разходи за заплати, обезщетения и бизнес разходи.
2. Разбирайте данъчните си формуляри: Знайте какво представлява всеки ред от вашето Приложение C или данъчна декларация на бизнеса.
3. Разделяйте личните и бизнес финансите: Ясните граници правят изчисленията по-точни.
4. Следете статуса на служител спрямо изпълнител: Правилната класификация е важна за изчисленията и данъчните цели.
5. Следете регулаторните промени: Правилата се променяха по време на програмата PPP; поддържането на информираност предотвратяваше грешки.

Поддържайте финансовите си записи организирани и достъпни

Независимо дали се подготвяте за бъдещи програми за подпомагане, управлявате ежедневни операции или планирате растеж, поддържането на чисти и организирани финансови записи е от съществено значение. Разбирането на програми като PPP подчерта колко бързо фирмите трябва да имат достъп и да анализират финансовите си данни.

Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текстов формат (plain-text accounting), което ви дава пълна прозрачност и контрол върху вашите финансови записи — улеснявайки проследяването на разходите за заплати, генерирането на отчети и отговарянето на одиторски запитвания. С финансови данни под контрол на версиите, винаги ще знаете точно къде се намира вашият бизнес. Започнете безплатно и изпитайте счетоводство, създадено за модерния собственик на бизнес.