Hoe u uw PPP-leningsbedrag berekent: Een complete gids

Wist u dat duizenden eigenaren van kleine bedrijven geld hebben laten liggen tijdens het Paycheck Protection Program, simpelweg omdat ze hun leningbedrag verkeerd hadden berekend? Hoewel het PPP-programma inmiddels is afgerond, blijft het begrijpen van deze berekeningen waardevol voor bedrijven die hun leninggegevens controleren, zich voorbereiden op audits of plannen maken voor toekomstige steunprogramma's.

Of u nu een eenmanszaak, een zelfstandige zonder personeel of een ondernemer met werknemers was, het correct berekenen van uw PPP-leningbedrag was cruciaal om uw steunfondsen te maximaliseren. Deze gids zet de berekeningsmethoden, veelvoorkomende valkuilen en best practices die van toepassing waren op PPP-leningen op een rij.

De basisprincipes van de PPP-leningberekening begrijpen

Het Paycheck Protection Program stelde in aanmerking komende bedrijven in staat om tot 2,5 keer hun gemiddelde maandelijkse loonkosten te lenen. Voor restaurants en accommodatiebedrijven (NAICS-codes beginnend met 72) werd deze vermenigvuldiger verhoogd naar 3,5 keer de gemiddelde maandelijkse loonkosten.

De basisformule was eenvoudig:

PPP-leningbedrag = Gemiddelde maandelijkse loonkosten × 2,5 (of 3,5)

De details maakten het echter complex. De berekeningsmethode varieerde aanzienlijk afhankelijk van uw bedrijfsstructuur, of u werknemers had en de gegevens van welk belastingjaar u gebruikte.

Maximale leninglimieten en plafonds

Voordat we in de specifieke berekeningen duiken, is het belangrijk om de beperkingen te begrijpen:

• Algemeen plafond: $10 miljoen per bedrijf
• Individueel compensatieplafond: $100.000 op jaarbasis per werknemer
• Maximum voor eenmanszaken: $20.833 (gebaseerd op het plafond van $100.000)

Deze plafonds betekenden dat grootverdieners en grote bedrijven hun berekeningen dienovereenkomstig moesten aanpassen.

PPP-leningen berekenen voor eenmanszaken zonder werknemers

Voor zelfstandigen en eenmanszaken zonder personeel was de berekening gebaseerd op IRS Form 1040 Schedule C.

Stapsgewijze berekening

1. Zoek uw nettowinst: Kijk op regel 31 van uw Schedule C uit 2019 (nettowinst of -verlies)
2. Pas het plafond toe: Als uw nettowinst meer dan $100.000 bedroeg, verlaag dit dan naar $100.000
3. Bereken het maandelijks gemiddelde: Deel door 12 om uw gemiddelde maandelijkse nettowinst te krijgen
4. Vermenigvuldig met 2,5: Dit geeft u uw maximale PPP-leningbedrag

Voorbeeldberekening

Stel dat u een freelance grafisch ontwerper bent die $72.000 aan nettowinst rapporteerde op uw Schedule C van 2019:

• Nettowinst: $72.000
• Gemiddelde maandelijkse nettowinst: $72.000 ÷ 12 = $6.000
• Maximale PPP-lening: $6.000 × 2,5 = $15.000

Alternatief: Bruto-inkomen gebruiken

In sommige gevallen konden eenmanszaken de berekening maken op basis van het bruto-inkomen (Schedule C regel 7) in plaats van de nettowinst. Deze methode resulteerde doorgaans in een hoger leningbedrag, maar vereiste het aftrekken van bepaalde kosten om dubbeltelling te voorkomen.

Bijvoorbeeld, als u $90.000 aan bruto-inkomen had, maar al $18.000 aan bepaalde loongerelateerde kosten had afgetrokken:

• Aangepast bruto-inkomen: $90.000 - $18.000 = $72.000
• Maandelijks gemiddelde: $72.000 ÷ 12 = $6.000
• Maximale PPP-lening: $6.000 × 2,5 = $15.000

PPP-leningen berekenen voor bedrijven met werknemers

Voor bedrijven met W-2 werknemers werd de berekening complexer, maar volgde een vergelijkbaar patroon.

Wat telt als loonkosten?

In aanmerking komende loonkosten omvatten:

• Brutolonen en salarissen (gemaximeerd op $100.000 per werknemer op jaarbasis)
• Werknemersvoordelen, inclusief zorgverzekeringspremies
• Pensioenbijdragen
• Staats- en lokale loonheffingen geheven over de vergoeding van werknemers

Wat telt niet mee?

• Betalingen aan onafhankelijke opdrachtnemers (1099-MISC werknemers)
• Werknemersvergoedingen boven $100.000 per jaar
• Loonbelastingen uitgesteld onder de CARES Act
• Kosten voor werknemers die niet in de VS woonachtig zijn

Stapsgewijze berekening voor werkgevers

1. Verzamel loongegevens van 2019: Stel de totale jaarlijkse brutolonen, voordelen en pensioenbijdragen samen
2. Pas individuele plafonds toe: Voor elke werknemer die meer dan $100.000 verdient, maximeert u de vergoeding op $100.000
3. Bereken de totale jaarlijkse loonsom: Som alle in aanmerking komende kosten op
4. Bepaal het maandelijks gemiddelde: Deel door 12
5. Vermenigvuldig met 2,5: Dit is uw maximale PPP-leningbedrag

Voorbeeldberekening voor een klein bedrijf

Stel u een klein marketingbureau voor met drie werknemers:

• Werknemer A (eigenaar): $120.000 salaris → gemaximeerd op $100.000
• Werknemer B: $45.000 salaris
• Werknemer C: $38.000 salaris
• Totale bijdragen aan zorgverzekering: $12.000/jaar
• Pensioenbijdragen: $8.000/jaar

Berekening:

• Totaal gemaximeerde salarissen: $100.000 + $45.000 + $38.000 = $183.000
• Voordelen toevoegen: $183.000 + $12.000 + $8.000 = $203.000
• Gemiddelde maandelijkse loonsom: $203.000 ÷ 12 = $16.917
• Maximale PPP-lening: $16.917 × 2,5 = $42.292

Speciaal geval: Eenmanszaken met werknemers

Als u als eenmanszaak opereerde en werknemers had, combineerde u beide berekeningsmethoden:

1. Bereken de loonkosten van werknemers (zoals hierboven)
2. Voeg uw Schedule C nettowinst toe (gemaximeerd op $100.000 per jaar)
3. Deel door 12 voor het maandelijks gemiddelde
4. Vermenigvuldig met 2,5

Voorbeeld

Een consultant met een eenmanszaak met een nettowinst van $60.000 die één administratief medewerker in dienst heeft met een salaris van $30.000:

• Nettowinst eigenaar: $60.000
• Salaris werknemer: $30.000
• Totale jaarlijkse loonsom: $90.000
• Gemiddelde per maand: $90.000 ÷ 12 = $7.500
• Maximale PPP-lening: $7.500 × 2,5 = $18.750

Veelvoorkomende berekeningsfouten om te vermijden

Zelfs met duidelijke formules maakten veel ondernemers fouten die hun leningbedragen verlaagden of complicaties veroorzaakten bij de kwijtschelding.

1. Dubbeltelling van loonkosten

Indieners van Schedule C namen soms de loonkosten van werknemers op in zowel de berekening van hun bruto-inkomen als in de afzonderlijke werknemerskosten. De regel was simpel: als de lonen van werknemers als aftrekposten op Schedule C stonden (regels 14, 19 of 26), mochten ze niet nogmaals afzonderlijk worden meegeteld.

2. Betalingen aan zelfstandige contractanten opnemen

Een veelgemaakte fout was het toevoegen van 1099-MISC betalingen aan contractanten aan de loonkosten. Zelfstandige contractanten konden hun eigen PPP-leningen aanvragen, waardoor hun betalingen niet meetelden voor de berekening van uw bedrijf.

3. Overschrijden van het plafond van $100.000

Sommige bedrijven verzuimden de vergoeding per individuele werknemer te maximeren op $100.000, wat hun leningberekeningen kunstmatig verhoogde. Het plafond gold per werknemer, niet voor de totale loonsom.

4. Gebruik van het verkeerde belastingjaar

Aanvankelijk moesten alle berekeningen gegevens uit 2019 gebruiken. Later konden bedrijven kiezen tussen gegevens uit 2019 of 2020, maar het mixen van jaren was niet toegestaan. Alle cijfers moesten uit hetzelfde kalenderjaar afkomstig zijn.

5. Personen opnemen die niet in de VS woonachtig zijn

Alleen werknemers die hun hoofdverblijfplaats in de Verenigde Staten hadden, konden worden opgenomen in de berekeningen van de loonkosten.

6. Gekwalificeerde lonen vergeten

Als u de Employee Retention Credit claimde voor bepaalde lonen, konden diezelfde lonen niet worden gebruikt voor de kwijtschelding van de PPP-lening. Dit zorgde voor complicaties voor bedrijven die van beide programma's gebruikmaakten.

7. Foutieve berekening van zorgverzekering en secundaire arbeidsvoorwaarden

Zelfstandigen vergaten soms de premies voor hun eigen zorgverzekering mee te rekenen die via hun bedrijf werden betaald, wat in aanmerking komende kosten waren die hun leningbedrag konden verhogen.

Documentatie die u nodig heeft

Nauwkeurige berekeningen vereisten de juiste documentatie. Afhankelijk van uw bedrijfstype had u het volgende nodig:

Voor eenmanszaken:

• 2019 IRS Form 1040 Schedule C
• 2019 Form 1099-MISC (indien van toepassing)
• Bankafschriften waarop uitgaven zichtbaar zijn
• Kwartaalrapportages van de staat over de lonen (als u werknemers had)

Voor bedrijven met werknemers:

• Loonrapportages uit 2019 (of 2020 indien in aanmerking komend)
• IRS Form 941 (driemaandelijkse rapporten over loonheffing)
• Kwartaalrapportages van de staat over de lonen
• Documentatie van bijdragen aan pensioen en zorgverzekering
• Registraties van verlofuren (PTO), familie-, medisch- en ziekteverlof

Waarom deze berekeningen belangrijk blijven na de lening

Hoewel het PPP-programma is beëindigd, blijft het begrijpen van deze berekeningen om verschillende redenen belangrijk:

Voorbereiding op audits

De SBA blijft PPP-leningen controleren, met name leningen van meer dan $2 miljoen. Het hebben van duidelijke documentatie over uw berekeningsmethodiek beschermt u tijdens een controle.

Toekomstige hulpprogramma's

Mochten er soortgelijke hulpprogramma's komen, dan kan de berekeningsmethodiek vergelijkbare principes volgen. Het begrijpen van het PPP-kader bereidt u voor op toekomstige kansen.

Financiële planning en budgettering

Het nauwkeurig berekenen van de loonkosten is waardevol voor het algemene financiële beheer van een bedrijf. Het dwingt u om uw werkelijke arbeidskosten volledig te begrijpen.

De rol van een nauwkeurige financiële administratie

De complexiteit van de PPP-leningberekeningen onderstreepte waarom het bijhouden van een nauwkeurige, gedetailleerde financiële administratie gedurende het hele jaar belangrijk is. Bedrijven met een zuivere boekhouding vonden het proces eenvoudig; bedrijven met onvolledige gegevens hadden het zwaar.

Een goede boekhouding zorgt ervoor dat u:

• Snel toegang heeft tot loongegevens wanneer dat nodig is voor leningen, subsidies of andere programma's
• In aanmerking komende kosten kunt identificeren zonder urenlang administratie te hoeven reconstrueren
• Berekeningsfouten kunt voorkomen die kunnen leiden tot verlaging of afwijzing van de lening
• Zelfverzekerd kunt reageren op audits met volledige documentatie

Veel bedrijven die hun PPP-leningen maximaliseerden, hadden één ding gemeen: ze hielden al lang voordat de pandemie uitbrak een gedetailleerde, georganiseerde financiële administratie bij.

Lessen voor de toekomst

Het PPP-programma heeft waardevolle lessen geleerd over financiële voorbereiding van bedrijven:

1. Documenteer alles: Houd uitgebreide gegevens bij van alle loonkosten, secundaire arbeidsvoorwaarden en bedrijfskosten
2. Begrijp uw belastingformulieren: Weet wat elke regel van uw Schedule C of zakelijke belastingaangifte vertegenwoordigt
3. Scheid persoonlijke en zakelijke financiën: Duidelijke grenzen maken berekeningen overzichtelijker
4. Houd de status van werknemer versus contractant bij: Een juiste classificatie is van belang voor berekeningen en belastingdoeleinden
5. Volg veranderingen in regelgeving: De regels veranderden gedurende het PPP-programma; geïnformeerd blijven voorkwam fouten

Houd uw financiële administratie georganiseerd en toegankelijk

Of u zich nu voorbereidt op toekomstige hulpprogramma's, de dagelijkse gang van zaken beheert of plant voor groei, het bijhouden van een duidelijke, georganiseerde financiële administratie is essentieel. Programma's zoals PPP onderstreepten hoe snel bedrijven toegang moeten hebben tot hun financiële gegevens en deze moeten kunnen analyseren.

Beancount.io biedt plain-text accounting die u volledige transparantie en controle geeft over uw financiële administratie — waardoor het eenvoudig is om loonkosten bij te houden, rapporten te genereren en te reageren op auditverzoeken. Met versiebeheerde financiële gegevens weet u altijd precies waar uw bedrijf staat. Ga gratis aan de slag en ervaar boekhouding die is gebouwd voor de moderne ondernemer.