So berechnen Sie Ihren PPP-Kreditbetrag: Ein vollständiger Leitfaden

Wussten Sie, dass Tausende von Kleinunternehmern während des Paycheck Protection Program Geld liegen ließen, einfach weil sie ihre Darlehenssumme falsch berechnet haben? Obwohl das PPP-Programm abgeschlossen ist, bleibt das Verständnis dieser Berechnungen wertvoll für Unternehmen, die ihre Darlehensunterlagen überprüfen, sich auf Prüfungen vorbereiten oder zukünftige Entlastungsprogramme planen.

Ob Sie Einzelunternehmer, selbstständig oder ein Unternehmensinhaber mit Angestellten waren – die korrekte Berechnung Ihrer PPP-Darlehenssumme war entscheidend, um Ihre Entlastungsgelder zu maximieren. Dieser Leitfaden schlüsselt die Berechnungsmethoden, häufige Fallstricke und bewährte Verfahren auf, die für PPP-Darlehen galten.

Die Grundlagen der PPP-Darlehensberechnung verstehen

Das Paycheck Protection Program ermöglichte es berechtigten Unternehmen, bis zu das 2,5-fache ihrer durchschnittlichen monatlichen Gehaltsabrechnungskosten zu leihen. Für Restaurants und Beherbergungsbetriebe (NAICS-Codes, die mit 72 beginnen), erhöhte sich dieser Multiplikator auf das 3,5-fache der durchschnittlichen monatlichen Gehaltsabrechnungskosten.

Die grundlegende Formel war einfach:

PPP-Darlehenssumme = Durchschnittliche monatliche Gehaltsabrechnungskosten × 2,5 (oder 3,5)

Der Teufel steckte jedoch im Detail. Die Berechnungsmethode variierte erheblich je nach Ihrer Unternehmensstruktur, der Frage, ob Sie Mitarbeiter hatten, und den Daten welches Steuerjahres Sie verwendeten.

Maximale Darlehensgrenzen und Obergrenzen

Bevor wir in die spezifischen Berechnungen eintauchen, ist es wichtig, die Einschränkungen zu verstehen:

• Gesamtobergrenze: 10 Millionen US-Dollar pro Unternehmen
• Obergrenze für individuelle Vergütung: 100.000 US-Dollar jährlich pro Mitarbeiter
• Maximum für Einzelunternehmer: 20.833 US-Dollar (basierend auf der 100.000-Dollar-Obergrenze)

Diese Obergrenzen bedeuteten, dass Gutverdiener und große Unternehmen ihre Berechnungen entsprechend anpassen mussten.

Berechnung von PPP-Darlehen für Einzelunternehmer ohne Angestellte

Für Selbstständige und Einzelunternehmer ohne Angestellte stützte sich die Berechnung auf das IRS-Formular 1040 Schedule C.

Schritt-für-Schritt-Berechnung

1. Finden Sie Ihren Nettogewinn: Suchen Sie Zeile 31 in Ihrem Schedule C für 2019 (Nettogewinn oder -verlust).
2. Obergrenze anwenden: Wenn Ihr Nettogewinn 100.000 US-Dollar überstieg, reduzieren Sie ihn auf 100.000 US-Dollar.
3. Monatsdurchschnitt berechnen: Teilen Sie den Betrag durch 12, um Ihren durchschnittlichen monatlichen Nettogewinn zu erhalten.
4. Mit 2,5 multiplizieren: Dies ergibt Ihre maximale PPP-Darlehenssumme.

Beispielrechnung

Nehmen wir an, Sie sind ein freiberuflicher Grafikdesigner, der in seinem Schedule C für 2019 einen Nettogewinn von 72.000 US-Dollar ausgewiesen hat:

• Nettogewinn: 72.000 $
• Durchschnittlicher monatlicher Nettogewinn: 72.000 $÷ 12 = 6.000$
• Maximales PPP-Darlehen: 6.000 $× 2,5 = **15.000$**

Alternative: Verwendung des Bruttoeinkommens

In einigen Fällen konnten Einzelunternehmer die Berechnung auf Basis des Bruttoeinkommens (Schedule C, Zeile 7) anstatt des Nettogewinns durchführen. Diese Methode führte in der Regel zu einer höheren Darlehenssumme, erforderte jedoch den Abzug bestimmter Ausgaben, um Doppelzählungen zu vermeiden.

Wenn Sie beispielsweise 90.000 US-Dollar an Bruttoeinkommen hatten, aber bereits 18.000 US-Dollar an bestimmten lohnbezogenen Ausgaben abgezogen hatten:

• Bereinigtes Bruttoeinkommen: 90.000 $- 18.000$ = 72.000 $
• Durchschnittlicher Monatswert: 72.000 $÷ 12 = 6.000$
• Maximales PPP-Darlehen: 6.000 $× 2,5 = **15.000$**

Berechnung von PPP-Darlehen für Unternehmen mit Angestellten

Für Unternehmen mit W-2-Angestellten war die Berechnung komplexer, folgte aber einem ähnlichen Muster.

Was zählte als Gehaltsabrechnungskosten?

Förderfähige Gehaltsabrechnungskosten umfassten:

• Bruttolöhne und -gehälter (gedeckelt auf 100.000 $ pro Mitarbeiter jährlich)
• Arbeitgeberleistungen, einschließlich Krankenversicherungsprämien
• Rentenbeiträge
• Staatliche und lokale Lohnsteuern, die auf die Mitarbeitervergütung erhoben wurden

Was zählte nicht?

• Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer (1099-MISC-Arbeiter)
• Mitarbeitervergütungen über 100.000 US-Dollar jährlich
• Lohnsteuern, die unter dem CARES Act aufgeschoben wurden
• Kosten für Mitarbeiter, die nicht in den USA ansässig sind

Schritt-für-Schritt-Berechnung für Arbeitgeber

1. Gehaltsdaten für 2019 sammeln: Stellen Sie die gesamten jährlichen Bruttolöhne, Sozialleistungen und Rentenbeiträge zusammen.
2. Individuelle Obergrenzen anwenden: Für jeden Mitarbeiter, der mehr als 100.000 $verdient, deckeln Sie dessen Vergütung auf 100.000$.
3. Gesamte jährliche Gehaltsabrechnung berechnen: Summieren Sie alle förderfähigen Kosten.
4. Monatsdurchschnitt ermitteln: Teilen Sie die Summe durch 12.
5. Mit 2,5 multiplizieren: Dies ist Ihre maximale PPP-Darlehenssumme.

Beispielrechnung für ein kleines Unternehmen

Stellen Sie sich eine kleine Marketingagentur mit drei Mitarbeitern vor:

• Mitarbeiter A (Inhaber): 120.000 $Gehalt → gedeckelt auf 100.000$
• Mitarbeiter B: 45.000 $ Gehalt
• Mitarbeiter C: 38.000 $ Gehalt
• Gesamte Krankenversicherungsbeiträge: 12.000 $/Jahr
• Rentenbeiträge: 8.000 $/Jahr

Berechnung:

• Gesamte gedeckelte Gehälter: 100.000 $+ 45.000$ + 38.000 $= 183.000$
• Leistungen hinzufügen: 183.000 $+ 12.000$ + 8.000 $= 203.000$
• Durchschnittliche monatliche Gehaltsabrechnung: 203.000 $÷ 12 = 16.917$
• Maximales PPP-Darlehen: 16.917 $× 2,5 = **42.292$**

Sonderfall: Einzelunternehmer mit Angestellten

Wenn Sie als Einzelunternehmer tätig waren und Angestellte hatten, kombinierten Sie beide Berechnungsmethoden:

1. Berechnen Sie die Gehaltsabrechnungskosten der Mitarbeiter (wie oben).
2. Addieren Sie Ihren Schedule C-Nettogewinn (gedeckelt auf 100.000 $ jährlich).
3. Teilen Sie durch 12 für den Monatsdurchschnitt.
4. Multiplizieren Sie mit 2,5.

Beispiel

Ein als Einzelunternehmer tätiger Berater mit 60.000 $Nettogewinn, der eine Verwaltungsassistenz mit einem Verdienst von 30.000$ beschäftigt:

• Nettogewinn des Eigentümers: 60.000 $
• Mitarbeitergehalt: 30.000 $
• Gesamte jährliche Lohnsumme: 90.000 $
• Monatlicher Durchschnitt: 90.000 $÷ 12 = 7.500$
• Maximales PPP-Darlehen: 7.500 $× 2,5 = **18.750$**

Häufige Berechnungsfehler, die Sie vermeiden sollten

Trotz klarer Formeln machten viele Unternehmensinhaber Fehler, die ihre Darlehenssummen reduzierten oder Komplikationen bei der Erlassung des Darlehens verursachten.

1. Doppelte Erfassung von Lohnkosten

Einreicher von Schedule C (Anlage C) bezogen manchmal die Lohnkosten der Mitarbeiter sowohl in ihre Berechnung des Bruttoeinkommens als auch als separate Mitarbeiterkosten ein. Die Regel war einfach: Wenn die Löhne der Mitarbeiter als Abzüge in Schedule C (Zeilen 14, 19 oder 26) erschienen, durften sie nicht noch einmal separat gezählt werden.

2. Einbeziehung von Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer

Ein häufiger Fehler war das Hinzufügen von 1099-MISC-Zahlungen an Auftragnehmer zu den Lohnkosten. Unabhängige Auftragnehmer konnten ihre eigenen PPP-Darlehen beantragen, daher zählten Zahlungen an sie nicht für die Berechnung Ihres Unternehmens.

3. Überschreiten der 100.000-$-Obergrenze

Einige Unternehmen versäumten es, die Vergütung für einzelne Mitarbeiter auf 100.000 $ zu begrenzen, was ihre Darlehensberechnungen künstlich aufblähte. Die Obergrenze galt pro Mitarbeiter, nicht für die gesamte Lohnsumme.

4. Verwendung des falschen Steuerjahres

Anfänglich mussten alle Berechnungen Daten aus 2019 verwenden. Später konnten Unternehmen zwischen den Daten von 2019 oder 2020 wählen, aber eine Mischung der Jahre war nicht zulässig. Alle Zahlen mussten aus demselben Kalenderjahr stammen.

5. Einbeziehung von Personen ohne Wohnsitz in den USA

Nur Mitarbeiter, deren Hauptwohnsitz in den Vereinigten Staaten lag, konnten in die Berechnung der Lohnkosten einbezogen werden.

6. Vergessen von qualifizierten Löhnen

Wenn Sie den Employee Retention Credit für bestimmte Löhne beansprucht haben, konnten dieselben Löhne nicht für den Erlass des PPP-Darlehens verwendet werden. Dies führte zu Komplikationen für Unternehmen, die beide Programme nutzten.

7. Fehlberechnung von Krankenversicherungen und Zusatzleistungen

Selbstständige vergaßen manchmal, ihre eigenen über das Unternehmen gezahlten Krankenversicherungsprämien einzubeziehen, welche förderfähige Kosten waren, die ihre Darlehenssumme hätten erhöhen können.

Benötigte Unterlagen

Genaue Berechnungen erforderten eine ordnungsgemäße Dokumentation. Je nach Unternehmenstyp wurden benötigt:

Für Einzelunternehmer:

• IRS-Formular 1040 Schedule C aus dem Jahr 2019
• Formular 1099-MISC aus dem Jahr 2019 (falls zutreffend)
• Kontoauszüge zum Nachweis der Ausgaben
• Vierteljährliche Lohnberichte des Bundesstaates (falls Sie Mitarbeiter hatten)

Für Unternehmen mit Mitarbeitern:

• Lohnabrechnungsberichte aus 2019 (oder 2020, falls berechtigt)
• IRS-Formular 941 (vierteljährliche Lohnsteuerberichte)
• Vierteljährliche Lohnberichte des Bundesstaates
• Dokumentation der Beiträge zur Altersvorsorge und Krankenversicherung
• Aufzeichnungen über bezahlten Urlaub (PTO), Familien-, medizinischen und Krankheitsurlaub

Warum diese Berechnungen über das Darlehen hinaus wichtig sind

Obwohl das PPP-Programm beendet ist, bleibt das Verständnis dieser Berechnungen aus mehreren Gründen wichtig:

Vorbereitung auf Prüfungen (Audits)

Die SBA prüft weiterhin PPP-Darlehen, insbesondere solche über 2 Millionen $. Eine klare Dokumentation Ihrer Berechnungsmethode schützt Sie bei einer Überprüfung.

Zukünftige Hilfsprogramme

Sollten ähnliche Hilfsprogramme aufgelegt werden, könnte die Berechnungsmethode ähnlichen Prinzipien folgen. Das Verständnis des PPP-Rahmens bereitet Sie auf zukünftige Möglichkeiten vor.

Finanzplanung und Budgetierung

Die Übung, Lohnkosten genau zu berechnen, ist wertvoll für das allgemeine Finanzmanagement eines Unternehmens. Sie zwingt Sie dazu, Ihre tatsächlichen Arbeitskosten umfassend zu verstehen.

Die Rolle präziser Finanzunterlagen

Die Komplexität der PPP-Darlehensberechnungen hat verdeutlicht, warum die Führung genauer und detaillierter Finanzunterlagen während des gesamten Jahres wichtig ist. Unternehmen mit einer sauberen Buchführung fanden den Prozess unkompliziert; Unternehmen mit unvollständigen Aufzeichnungen hatten Schwierigkeiten.

Eine ordnungsgemäße Buchführung stellt sicher, dass Sie:

• Schnell auf Lohndaten zugreifen können, wenn diese für Darlehen, Zuschüsse oder andere Programme benötigt werden
• Förderfähige Kosten identifizieren können, ohne Stunden mit der Rekonstruktion von Aufzeichnungen zu verbringen
• Berechnungsfehler vermeiden, die zu einer Reduzierung oder Ablehnung des Darlehens führen könnten
• Souverän auf Audits reagieren können, dank vollständiger Dokumentation

Viele Unternehmen, die ihre PPP-Darlehen maximiert haben, hatten eines gemeinsam: Sie pflegten detaillierte, organisierte Finanzunterlagen lange bevor die Pandemie ausbrach.

Lektionen für die Zukunft

Das PPP-Programm lehrte wertvolle Lektionen über die finanzielle Vorbereitung von Unternehmen:

1. Alles dokumentieren: Führen Sie umfassende Aufzeichnungen über alle Lohnkosten, Zusatzleistungen und Geschäftsausgaben
2. Steuerformulare verstehen: Wissen Sie, was jede Zeile Ihres Schedule C oder Ihrer Unternehmenssteuererklärung darstellt
3. Privat- und Geschäftsfinanzen trennen: Klare Grenzen machen Berechnungen übersichtlicher
4. Status von Mitarbeitern vs. Auftragnehmern verfolgen: Die korrekte Einstufung ist wichtig für Berechnungen und steuerliche Zwecke
5. Regulatorische Änderungen überwachen: Die Regeln entwickelten sich während des PPP-Programms weiter; informiert zu bleiben verhinderte Fehler

Halten Sie Ihre Finanzunterlagen organisiert und zugänglich

Ob Sie sich auf zukünftige Hilfsprogramme vorbereiten, das Tagesgeschäft verwalten oder Wachstum planen – die Führung klarer, organisierter Finanzunterlagen ist unerlässlich. Programme wie PPP haben unterstrichen, wie schnell Unternehmen auf ihre Finanzdaten zugreifen und diese analysieren müssen.

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