Как рассчитать сумму займа PPP: полное руководство

Знаете ли вы, что тысячи владельцев малого бизнеса упустили часть средств в рамках Программы защиты заработной платы (PPP) просто потому, что неверно рассчитали сумму кредита? Хотя программа PPP завершена, понимание того, как производились эти расчеты, остается важным для компаний, проверяющих свои кредитные записи, готовящихся к аудиту или планирующих участие в будущих программах государственной поддержки.

Независимо от того, являетесь ли вы индивидуальным предпринимателем, самозанятым специалистом или владельцем бизнеса с наемными сотрудниками, правильный расчет суммы кредита PPP имел решающее значение для максимизации объема получаемых средств. В этом руководстве подробно описаны методы расчета, распространенные ошибки и рекомендации, которые применялись к кредитам PPP.

Основы расчета кредита PPP

Программа защиты заработной платы позволяла соответствующим критериям компаниям заимствовать сумму, эквивалентную до 2,5 средних ежемесячных расходов на оплату труда. Для ресторанов и предприятий гостиничного бизнеса (коды NAICS, начинающиеся с 72) этот коэффициент увеличивался до 3,5.

Базовая формула была предельно простой:

Сумма кредита PPP = Среднемесячные расходы на оплату труда × 2,5 (или 3,5)

Однако дьявол крылся в деталях. Метод расчета существенно менялся в зависимости от структуры вашего бизнеса, наличия сотрудников и того, данные за какой налоговый год вы использовали.

Максимальные лимиты и ограничения

Прежде чем переходить к конкретным расчетам, важно понять существующие ограничения:

• Общий лимит: 10 миллионов долларов на одну компанию
• Лимит индивидуального вознаграждения: 100 000 долларов в год на одного сотрудника
• Максимум для индивидуального предпринимателя: 20 833 доллара (исходя из лимита в 100 000 долларов)

Эти ограничения означали, что высокооплачиваемые сотрудники и крупные предприятия должны были соответствующим образом корректировать свои расчеты.

Расчет кредита PPP для индивидуальных предпринимателей без сотрудников

Для самозанятых лиц и индивидуальных предпринимателей (ИП) без сотрудников расчет основывался на форме IRS 1040 Schedule C.

Пошаговый расчет

1. Найдите чистую прибыль: Найдите строку 31 в вашей форме Schedule C за 2019 год (чистая прибыль или убыток).
2. Примените лимит: Если ваша чистая прибыль превысила 100 000 долларов, уменьшите ее до 100 000 долларов.
3. Рассчитайте среднемесячный показатель: Разделите на 12, чтобы получить среднюю ежемесячную чистую прибыль.
4. Умножьте на 2,5: Это даст вам максимальную сумму кредита PPP.

Пример расчета

Допустим, вы графический дизайнер на фрилансе, который указал 72 000 долларов чистой прибыли в форме Schedule C за 2019 год:

• Чистая прибыль: 72 000 $
• Среднемесячная чистая прибыль: 72 000 $÷ 12 = 6 000$
• Максимальный кредит PPP: 6 000 $× 2,5 = **15 000$**

Альтернатива: использование валового дохода

В некоторых случаях индивидуальные предприниматели могли производить расчет на основе валового дохода (строка 7 Schedule C) вместо чистой прибыли. Этот метод обычно приводил к большей сумме кредита, но требовал вычета определенных расходов во избежание двойного счета.

Например, если ваш валовой доход составил 90 000 долларов, но вы уже вычли 18 000 долларов определенных расходов, связанных с оплатой труда:

• Скорректированный валовой доход: 90 000 $- 18 000$ = 72 000 $
• Среднемесячный доход: 72 000 $÷ 12 = 6 000$
• Максимальный кредит PPP: 6 000 $× 2,5 = **15 000$**

Расчет кредита PPP для компаний с сотрудниками

Для компаний с сотрудниками по форме W-2 расчет был сложнее, но следовал схожей логике.

Что входило в расходы на оплату труда?

К подходящим расходам на оплату труда относились:

• Валовая заработная плата и оклады (ограничено 100 000 $ на сотрудника в год)
• Пособия сотрудникам, включая страховые взносы на медицинское страхование
• Пенсионные отчисления
• Региональные и местные налоги на фонд оплаты труда, взимаемые с вознаграждения сотрудников

Что не учитывалось?

• Выплаты независимым подрядчикам (работникам по форме 1099-MISC)
• Вознаграждение сотрудников, превышающее 100 000 $ в год
• Налоги на фонд оплаты труда, отсроченные в соответствии с Законом CARES
• Расходы на сотрудников, не являющихся резидентами США

Пошаговый расчет для работодателей

1. Соберите данные о зарплате за 2019 год: Составьте общую годовую сумму валовой зарплаты, пособий и пенсионных отчислений.
2. Примените индивидуальные лимиты: Для любого сотрудника, зарабатывающего более 100 000 $, ограничьте его вознаграждение суммой 100 000 $.
3. Рассчитайте общий годовой фонд оплаты труда: Суммируйте все подходящие расходы.
4. Определите среднемесячный показатель: Разделите на 12.
5. Умножьте на 2,5: Это ваша максимальная сумма кредита PPP.

Пример расчета для малого бизнеса

Представьте себе небольшое маркетинговое агентство с тремя сотрудниками:

• Сотрудник А (владелец): зарплата 120 000 $→ лимит 100 000$
• Сотрудник Б: зарплата 45 000 $
• Сотрудник В: зарплата 38 000 $
• Общие взносы на медицинское страхование: 12 000 $/год
• Пенсионные отчисления: 8 000 $/год

Расчет:

• Итого зарплат с учетом лимитов: 100 000 $+ 45 000$ + 38 000 $= 183 000$
• Добавление пособий: 183 000 $+ 12 000$ + 8 000 $= 203 000$
• Среднемесячный ФОТ: 203 000 $÷ 12 = 16 917$
• Максимальный кредит PPP: 16 917 $× 2,5 = **42 292$**

Особый случай: ИП с наемными сотрудниками

Если вы работали как индивидуальный предприниматель и имели сотрудников, вы сочетали оба метода расчета:

1. Рассчитайте расходы на оплату труда сотрудников (как указано выше).
2. Добавьте вашу чистую прибыль по Schedule C (ограниченную 100 000 $ в год).
3. Разделите на 12 для получения среднемесячного показателя.
4. Умножьте на 2,5.

Пример

Консультант — индивидуальный предприниматель с чистой прибылью в размере 60 000 долларов США, нанимающий одного административного помощника с зарплатой 30 000 долларов США:

• Чистая прибыль владельца: 60 000 $
• Зарплата сотрудника: 30 000 $
• Общий годовой фонд оплаты труда: 90 000 $
• Среднемесячный показатель: 90 000 $÷ 12 = 7 500$
• Максимальный кредит PPP: 7 500 $× 2,5 = **18 750$**

Распространенные ошибки в расчетах, которых следует избегать

Даже при наличии четких формул многие владельцы бизнеса совершали ошибки, которые уменьшали сумму кредита или создавали сложности при его прощении.

1. Двойной учет расходов на оплату труда

Податели формы Schedule C иногда включали расходы на оплату труда сотрудников как в расчет валового дохода, так и в качестве отдельных расходов на персонал. Правило было простым: если заработная плата сотрудников фигурировала в качестве вычетов в Schedule C (строки 14, 19 или 26), ее не следовало учитывать повторно.

2. Включение выплат независимым подрядчикам

Частой ошибкой было добавление выплат подрядчикам по форме 1099-MISC к расходам на оплату труда. Независимые подрядчики могли подавать заявки на собственные кредиты PPP, поэтому выплаты им не учитывались при расчете вашего бизнеса.

3. Превышение лимита в 100 000 долларов

Некоторые компании не ограничивали вознаграждение отдельного сотрудника суммой в 100 000 долларов, что раздувало расчеты по кредиту. Лимит применялся к каждому сотруднику, а не к общему фонду оплаты труда.

4. Использование неверного налогового года

Первоначально во всех расчетах должны были использоваться данные за 2019 год. Позже компании могли выбирать между данными за 2019 или 2020 год, но смешивание лет не допускалось. Все цифры должны были относиться к одному календарному году.

5. Включение лиц, не являющихся резидентами США

В расчет расходов на оплату труда могли быть включены только сотрудники, чье основное место жительства находилось в Соединенных Штатах.

6. Игнорирование квалифицируемой заработной платы

Если вы запрашивали налоговый вычет на удержание сотрудников (Employee Retention Credit) для определенных зарплат, эти же зарплаты нельзя было использовать для прощения кредита PPP. Это создавало сложности для компаний, использовавших обе программы.

7. Ошибки в расчете медицинского страхования и пособий

Самозанятые лица иногда забывали включать страховые взносы на собственное медицинское страхование, выплаченные через бизнес, хотя это были допустимые расходы, которые могли увеличить сумму кредита.

Необходимая документация

Для точных расчетов требовалась соответствующая документация. В зависимости от типа вашего бизнеса вам требовались:

Для индивидуальных предпринимателей:

• Форма IRS 1040 Schedule C за 2019 год
• Форма 1099-MISC за 2019 год (если применимо)
• Банковские выписки, подтверждающие расходы
• Квартальные отчеты штата о заработной плате (если у вас были сотрудники)

Для компаний с сотрудниками:

• Отчеты о начислении заработной платы за 2019 год (или 2020 год, если применимо)
• Форма IRS 941 (квартальные налоговые отчеты по заработной плате)
• Квартальные отчеты штата о заработной плате
• Документация о взносах на пенсионное и медицинское страхование
• Учет оплачиваемого отпуска (PTO), семейных, медицинских отпусков и больничных

Почему эти расчеты важны не только для кредита

Несмотря на то, что программа PPP завершена, понимание этих расчетов остается важным по нескольким причинам:

Готовность к аудиту

SBA (Управление по делам малого бизнеса США) продолжает проводить аудит кредитов PPP, особенно на сумму более 2 миллионов долларов. Наличие четкой документации по методологии расчета защитит вас во время проверки.

Будущие программы помощи

В случае появления подобных программ помощи методология расчета может следовать аналогичным принципам. Понимание структуры PPP подготавливает вас к будущим возможностям.

Финансовое планирование и бюджетирование

Практика точного расчета расходов на оплату труда ценна для общего финансового управления бизнесом. Она заставляет вас всесторонне понять ваши реальные затраты на рабочую силу.

Роль точного финансового учета

Сложность расчетов кредита PPP подчеркнула важность ведения точного и детального финансового учета в течение всего года. Компании с прозрачной бухгалтерией сочли этот процесс простым; те, у кого были неполные записи, столкнулись с трудностями.

Правильный бухгалтерский учет гарантирует, что вы сможете:

• Быстро получать доступ к данным о заработной плате, когда это необходимо для кредитов, грантов или других программ
• Определять подходящие расходы, не тратя часы на восстановление записей
• Избегать ошибок в расчетах, которые могут привести к сокращению суммы кредита или отказу в нем
• Уверенно отвечать на вопросы аудита, имея полную документацию

У многих компаний, получивших максимальные кредиты PPP, была одна общая черта: они вели подробный и упорядоченный финансовый учет задолго до начала пандемии.

Уроки на будущее

Программа PPP преподала ценные уроки о финансовой готовности бизнеса:

1. Документируйте всё: ведите всесторонний учет всех расходов на оплату труда, пособий и бизнес-расходов
2. Разберитесь в своих налоговых формах: знайте, что означает каждая строка вашего Schedule C или налоговой декларации бизнеса
3. Разделяйте личные и деловые финансы: четкие границы делают расчеты прозрачнее
4. Отслеживайте статус сотрудника и подрядчика: правильная классификация важна для расчетов и целей налогообложения
5. Следите за изменениями в законодательстве: правила менялись на протяжении всей программы PPP; информированность помогала избегать ошибок

Держите свои финансовые отчеты в порядке и доступности

Будь то подготовка к будущим программам помощи, управление повседневными операциями или планирование роста, ведение четкого и организованного финансового учета имеет важное значение. Понимание таких программ, как PPP, подчеркнуло, как быстро предприятиям необходимо получать доступ к своим финансовым данным и анализировать их.

Beancount.io предлагает учет в текстовом формате, обеспечивающий полную прозрачность и контроль над вашими финансовыми записями — это позволяет легко отслеживать расходы на оплату труда, создавать отчеты и отвечать на запросы аудита. С финансовыми данными под контролем версий вы всегда будете точно знать положение дел вашего бизнеса. Начните бесплатно и оцените возможности бухгалтерии, созданной для современного владельца бизнеса.