Ako vypočítať výšku vášho PPP úveru: Kompletný sprievodca

Vedeli ste, že tisíce majiteľov malých firiem prišli o peniaze počas programu na ochranu miezd (Paycheck Protection Program – PPP) jednoducho preto, že si nesprávne vypočítali výšku pôžičky? Hoci sa program PPP skončil, pochopenie spôsobu výpočtu zostáva cenné pre firmy, ktoré kontrolujú svoje záznamy o pôžičkách, pripravujú sa na audity alebo plánujú budúce programy pomoci.

Či už ste boli živnostník (SZČO), samostatne zárobkovo činná osoba alebo majiteľ firmy so zamestnancami, správny výpočet výšky pôžičky PPP bol kľúčový pre maximalizáciu vašich prostriedkov pomoci. Tento sprievodca rozoberá metódy výpočtu, bežné chyby a osvedčené postupy, ktoré sa vzťahovali na pôžičky PPP.

Pochopenie základov výpočtu pôžičky PPP

Program na ochranu miezd (PPP) umožnil oprávneným podnikom požičať si až 2,5-násobok ich priemerných mesačných mzdových nákladov. Pre reštaurácie a ubytovacie zariadenia (kódy NAICS začínajúce číslom 72) sa tento násobiteľ zvýšil na 3,5-násobok priemerných mesačných mzdových nákladov.

Základný vzorec bol jednoduchý:

Výška pôžičky PPP = Priemerné mesačné mzdové náklady × 2,5 (alebo 3,5)

Detail bol však skrytý v maličkostiach. Metóda výpočtu sa výrazne líšila v závislosti od štruktúry vášho podnikania, toho, či ste mali zamestnancov, a údajov, z ktorého daňového roka ste vychádzali.

Maximálne limity a stropy pôžičiek

Predtým, ako sa ponoríme do konkrétnych výpočtov, je dôležité pochopiť obmedzenia:

• Celkový strop: 10 miliónov USD na jeden podnik
• Strop individuálnej kompenzácie: 100 000 USD ročne na zamestnanca
• Maximum pre živnostníka: 20 833 USD (na základe stropu 100 000 USD)

Tieto stropy znamenali, že jednotlivci s vysokými príjmami a veľké podniky museli svoje výpočty zodpovedajúcim spôsobom upraviť.

Výpočet pôžičiek PPP pre živnostníkov bez zamestnancov

Pre samostatne zárobkovo činné osoby a živnostníkov bez zamestnancov sa výpočet opieral o formulár IRS Form 1040 Schedule C.

Výpočet krok za krokom

1. Nájdite svoj čistý zisk: Nájdite riadok 31 vo vašom Schedule C za rok 2019 (čistý zisk alebo strata)
2. Aplikujte strop: Ak váš čistý zisk presiahol 100 000 USD, znížte ho na 100 000 USD
3. Vypočítajte mesačný priemer: Vydeľte 12, aby ste získali priemerný mesačný čistý zisk
4. Vynásobte 2,5: Tým získate maximálnu výšku vašej pôžičky PPP

Príklad výpočtu

Povedzme, že ste grafický dizajnér na voľnej nohe, ktorý vo svojom Schedule C za rok 2019 vykázal čistý zisk 72 000 USD:

• Čistý zisk: 72 000 USD
• Priemerný mesačný čistý zisk: 72 000 USD ÷ 12 = 6 000 USD
• Maximálna pôžička PPP: 6 000 USD × 2,5 = 15 000 USD

Alternatíva: Použitie hrubého príjmu

V niektorých prípadoch si živnostníci mohli výpočet urobiť pomocou hrubého príjmu (Schedule C riadok 7) namiesto čistého zisku. Táto metóda zvyčajne viedla k vyššej sume pôžičky, vyžadovala si však odpočítanie určitých výdavkov, aby sa zabránilo dvojitému započítaniu.

Napríklad, ak ste mali hrubý príjem 90 000 USD, ale už ste si odpočítali 18 000 USD na určité mzdové výdavky:

• Upravený hrubý príjem: 90 000 USD - 18 000 USD = 72 000 USD
• Mesačný priemer: 72 000 USD ÷ 12 = 6 000 USD
• Maximálna pôžička PPP: 6 000 USD × 2,5 = 15 000 USD

Výpočet pôžičiek PPP pre firmy so zamestnancami

Pre podniky so zamestnancami na dohodu W-2 bol výpočet zložitejší, ale riadil sa podobným vzorcom.

Čo sa počítalo do mzdových nákladov?

Oprávnené mzdové náklady zahŕňali:

• Hrubé mzdy a platy (zastropované na 100 000 USD ročne na zamestnanca)
• Zamestnanecké výhody vrátane poistného na zdravotné poistenie
• Príspevky na dôchodkové sporenie
• Štátne a miestne dane zo mzdy vyrubené z odmien zamestnancov

Čo sa nepočítalo?

• Platby nezávislým dodávateľom (pracovníci 1099-MISC)
• Odmeny zamestnancov presahujúce 100 000 USD ročne
• Dane zo mzdy odložené podľa zákona CARES Act
• Náklady na zamestnancov, ktorí nie sú rezidentmi USA

Výpočet krok za krokom pre zamestnávateľov

1. Zhromaždite mzdové údaje za rok 2019: Zostavte celkové ročné hrubé mzdy, benefity a príspevky na dôchodok
2. Aplikujte individuálne stropy: Pri každom zamestnancovi, ktorý zarába viac ako 100 000 USD, zastropujte jeho odmenu na 100 000 USD
3. Vypočítajte celkové ročné mzdy: Sčítajte všetky oprávnené náklady
4. Určite mesačný priemer: Vydeľte 12
5. Vynásobte 2,5: Toto je vaša maximálna výška pôžičky PPP

Príklad výpočtu pre malú firmu

Predstavte si malú marketingovú agentúru s tromi zamestnancami:

• Zamestnanec A (majiteľ): plat 120 000 USD → zastropovaný na 100 000 USD
• Zamestnanec B: plat 45 000 USD
• Zamestnanec C: plat 38 000 USD
• Celkové príspevky na zdravotné poistenie: 12 000 USD/rok
• Príspevky na dôchodok: 8 000 USD/rok

Výpočet:

• Celkové zastropované platy: 100 000 USD + 45 000 USD + 38 000 USD = 183 000 USD
• Pridanie benefitov: 183 000 USD + 12 000 USD + 8 000 USD = 203 000 USD
• Priemerná mesačná mzda: 203 000 USD ÷ 12 = 16 917 USD
• Maximálna pôžička PPP: 16 917 USD × 2,5 = 42 292 USD

Špeciálny prípad: Živnostníci so zamestnancami

Ak ste podnikali ako živnostník a mali ste zamestnancov, kombinovali ste obe metódy výpočtu:

1. Vypočítajte mzdové náklady na zamestnancov (ako je uvedené vyššie)
2. Pripočítajte váš čistý zisk podľa Schedule C (zastropovaný na 100 000 USD ročne)
3. Vydeľte 12 pre mesačný priemer
4. Vynásobte 2,5

Príklad

Konzultant ako živnostník (SZČO) s čistým ziskom 60 000 USD, ktorý zamestnáva jedného administratívneho asistenta so mzdou 30 000 USD:

• Čistý zisk majiteľa: 60 000 USD
• Mzda zamestnanca: 30 000 USD
• Celkové ročné mzdové náklady: 90 000 USD
• Mesačný priemer: 90 000 USD ÷ 12 = 7 500 USD
• Maximálna výška PPP úveru: 7 500 USD × 2,5 = 18 750 USD

Bežné chyby pri výpočtoch, ktorým sa treba vyhnúť

Aj pri jasných vzorcoch urobilo mnoho majiteľov firiem chyby, ktoré znížili výšku ich úveru alebo skomplikovali proces odpustenia dlhu.

1. Dvojité započítavanie mzdových nákladov

Daňovníci podávajúci „Schedule C“ niekedy zahrnuli mzdové náklady na zamestnancov do výpočtu hrubého príjmu aj ako samostatné náklady na zamestnancov. Pravidlo bolo jednoduché: ak sa mzdy zamestnancov objavili ako odpočty v Schedule C (riadky 14, 19 alebo 26), nemali by sa znova počítať samostatne.

2. Zahrnutie platieb nezávislým dodávateľom

Častou chybou bolo pripočítavanie platieb dodávateľom na formulári 1099-MISC k mzdovým nákladom. Nezávislí dodávatelia mohli požiadať o vlastné PPP úvery, takže ich platby sa do výpočtu vašej firmy nezapočítavali.

3. Prekročenie limitu 100 000 USD

Niektoré firmy nezastropovali odmenu jednotlivých zamestnancov na úrovni 100 000 USD, čím nadhodnotili svoje výpočty úverov. Limit sa vzťahoval na každého zamestnanca, nie na celkové mzdové náklady.

4. Použitie nesprávneho daňového roka

Pôvodne sa pri všetkých výpočtoch museli používať údaje z roku 2019. Neskôr si firmy mohli vybrať medzi údajmi z roku 2019 alebo 2020, ale kombinovanie rokov nebolo povolené. Všetky údaje museli pochádzať z rovnakého kalendárneho roka.

5. Zahrnutie osôb bez trvalého pobytu v USA

Do výpočtov mzdových nákladov mohli byť zahrnutí iba zamestnanci, ktorých hlavné bydlisko bolo v Spojených štátoch.

6. Zabúdanie na oprávnené mzdy

Ak ste si uplatnili daňový bonus na udržanie zamestnancov (Employee Retention Credit) na určité mzdy, tie isté mzdy nebolo možné použiť na odpustenie PPP úveru. To spôsobilo komplikácie firmám, ktoré využívali oba programy.

7. Nesprávny výpočet zdravotného poistenia a benefitov

Samostatne zárobkovo činné osoby niekedy zabudli zahrnúť svoje vlastné poistné na zdravotné poistenie platené prostredníctvom firmy, čo boli oprávnené náklady, ktoré mohli zvýšiť výšku úveru.

Potrebná dokumentácia

Presné výpočty si vyžadovali riadnu dokumentáciu. V závislosti od typu vášho podnikania ste potrebovali:

Pre živnostníkov:

• Formulár IRS 1040 Schedule C z roku 2019
• Formulár 1099-MISC z roku 2019 (ak je relevantný)
• Bankové výpisy preukazujúce výdavky
• Štátne štvrťročné správy o mzdách (ak ste mali zamestnancov)

Pre firmy so zamestnancami:

• Mzdové reporty z roku 2019 (alebo 2020, ak boli oprávnené)
• Formulár IRS 941 (štvrťročné daňové priznania k mzdám)
• Štátne štvrťročné správy o mzdách
• Dokumentácia o príspevkoch na dôchodkové a zdravotné poistenie
• Záznamy o platenom voľne (PTO), rodinnej, zdravotnej a nemocenskej dovolenke

Prečo na týchto výpočtoch záleží aj po skončení úveru

Hoci sa program PPP skončil, pochopenie týchto výpočtov zostáva dôležité z niekoľkých dôvodov:

Pripravenosť na audit

SBA naďalej vykonáva audity PPP úverov, najmä tých nad 2 milióny USD. Jasná dokumentácia metodiky vášho výpočtu vás chráni počas kontroly.

Budúce programy pomoci

Ak by sa objavili podobné programy pomoci, metodika výpočtu môže nasledovať podobné princípy. Pochopenie rámca PPP vás pripraví na budúce príležitosti.

Finančné plánovanie a rozpočtovanie

Presný výpočet mzdových nákladov je cenný pre celkové finančné riadenie podniku. Núti vás to komplexne pochopiť vaše skutočné náklady na prácu.

Úloha presných finančných záznamov

Komplexnosť výpočtov PPP úverov zdôraznila, prečo je dôležité udržiavať presné a podrobné finančné záznamy počas celého roka. Firmy s prehľadným účtovníctvom zistili, že proces je priamočiary; tie s neúplnými záznamami mali problémy.

Správne účtovníctvo zabezpečuje, že môžete:

• Rýchlo pristupovať k mzdovým údajom, keď sú potrebné pre úvery, granty alebo iné programy
• Identifikovať oprávnené náklady bez trávenia hodín rekonštrukciou záznamov
• Vyhnúť sa chybám vo výpočtoch, ktoré by mohli viesť k zníženiu alebo zamietnutiu úveru
• S istotou reagovať na audity s kompletnou dokumentáciou

Mnohé firmy, ktoré maximalizovali svoje PPP úvery, mali jedno spoločné: udržiavali podrobné a organizované finančné záznamy dávno predtým, ako udrela pandémia.

Lekcie pre budúcnosť

Program PPP priniesol cenné ponaučenia o finančnej pripravenosti firiem:

1. Dokumentujte všetko: Veďte si podrobné záznamy o všetkých mzdových nákladoch, benefitoch a firemných výdavkoch
2. Rozumejte svojim daňovým formulárom: Vedzte, čo predstavuje každý riadok vášho Schedule C alebo daňového priznania k právnickej osobe
3. Oddeľte osobné a firemné financie: Jasné hranice sprehľadňujú výpočty
4. Sledujte status zamestnanca vs. dodávateľa: Správna klasifikácia je dôležitá pre výpočty aj daňové účely
5. Sledujte regulačné zmeny: Pravidlá sa počas programu PPP vyvíjali; informovanosť zabránila chybám

Udržujte svoje finančné záznamy organizované a dostupné

Či už sa pripravujete na budúce programy pomoci, spravujete každodennú prevádzku alebo plánujete rast, udržiavanie jasných a organizovaných finančných záznamov je nevyhnutné. Programy ako PPP zdôraznili, ako rýchlo firmy potrebujú pristupovať k svojim finančným údajom a analyzovať ich.

Beancount.io poskytuje účtovníctvo v textovom formáte (plain-text accounting), ktoré vám dáva úplnú transparentnosť a kontrolu nad vašimi finančnými záznamami – uľahčuje sledovanie mzdových nákladov, generovanie reportov a reakciu na žiadosti o audit. S finančnými údajmi pod kontrolou verzií budete vždy presne vedieť, v akom stave sa vaše podnikanie nachádza. Začnite zadarmo a vyskúšajte účtovníctvo vytvorené pre moderného majiteľa firmy.