Com calcular l'import del vostre préstec PPP: una guia completa

Sabíeu que milers de propietaris de petites empreses van deixar diners sobre la taula durant el Programa de Protecció de Salaris (PPP) simplement perquè van calcular malament l'import del seu préstec? Tot i que el programa PPP ha finalitzat, entendre com funcionaven aquests càlculs segueix sent valuós per a les empreses que revisen els seus registres de préstecs, es preparen per a auditories o planifiquen futurs programes d'ajuda.

Tant si éreu un empresari individual, un professional autònom o un propietari d'una empresa amb empleats, calcular correctament l'import del vostre préstec PPP era crucial per maximitzar els vostres fons d'ajuda. Aquesta guia detalla els mètodes de càlcul, els errors comuns i les millors pràctiques que s'aplicaven als préstecs PPP.

Comprendre els conceptes bàsics del càlcul del préstec PPP

El Programa de Protecció de Salaris permetia a les empreses elegibles demanar prestat fins a 2,5 vegades els seus costos mitjans mensuals de nòmina. Per als restaurants i empreses d'allotjament (codis NAICS que comencen per 72), aquest multiplicador augmentava fins a 3,5 vegades la nòmina mitjana mensual.

La fórmula fonamental era senzilla:

Import del préstec PPP = Costos mitjans mensuals de nòmina × 2,5 (o 3,5)

No obstant això, el diable estava en els detalls. El mètode de càlcul variava significativament segons l'estructura de la vostra empresa, si teníeu empleats i les dades de l'any fiscal que utilitzàveu.

Límits i topalls màxims dels préstecs

Abans d'aprofundir en càlculs específics, és important entendre les limitacions:

• Topall global: 10 milions de dòlars per empresa
• Topall de compensació individual: 100.000 dòlars anualitzats per empleat
• Màxim per a empresaris individuals: 20.833 dòlars (basat en el topall de 100.000 dòlars)

Aquests topalls significaven que les persones amb ingressos elevats i les grans empreses havien d'ajustar els seus càlculs en conseqüència.

Càlcul dels préstecs PPP per a empresaris individuals sense empleats

Per als professionals autònoms i empresaris individuals sense empleats, el càlcul es basava en el formulari 1040 Annex C de l'IRS.

Càlcul pas a pas

1. Trobeu el vostre benefici net: Localitzeu la línia 31 del vostre Annex C de 2019 (benefici o pèrdua neta)
2. Apliqueu el topall: Si el vostre benefici net superava els 100.000 dòlars, reduïu-lo a 100.000 dòlars
3. Calculeu la mitjana mensual: Dividiu per 12 per obtenir el vostre benefici net mitjà mensual
4. Multipliqueu per 2,5: Això us dóna l'import màxim del vostre préstec PPP

Exemple de càlcul

Suposem que sou un dissenyador gràfic autònom que va declarar 72.000 dòlars de benefici net en el seu Annex C de 2019:

• Benefici net: 72.000 $
• Benefici net mitjà mensual: 72.000 $÷ 12 = 6.000$
• Préstec PPP màxim: 6.000 $× 2,5 = **15.000$**

Alternativa: Ús dels ingressos bruts

En alguns casos, els empresaris individuals podien calcular l'import utilitzant els ingressos bruts (línia 7 de l'Annex C) en lloc del benefici net. Aquest mètode solia donar lloc a un import de préstec més elevat, però requeria restar certes despeses per evitar la doble comptabilització.

Per exemple, si tinguéssiu 90.000 dòlars d'ingressos bruts però ja haguéssiu deduït 18.000 dòlars en certes despeses relacionades amb la nòmina:

• Ingressos bruts ajustats: 90.000 $- 18.000$ = 72.000 $
• Mitjana mensual: 72.000 $÷ 12 = 6.000$
• Préstec PPP màxim: 6.000 $× 2,5 = **15.000$**

Càlcul dels préstecs PPP per a empreses amb empleats

Per a les empreses amb empleats W-2, el càlcul es feia més complex però seguia un patró similar.

Què es considerava costos de nòmina?

Els costos de nòmina elegibles incloïen:

• Salaris i sous bruts (amb un topall de 100.000 dòlars anuals per empleat)
• Beneficis per als empleats, incloses les primes d'assegurança mèdica
• Aportacions a la jubilació
• Impostos sobre la nòmina estatals i locals aplicats a la compensació dels empleats

Què no comptava?

• Pagaments a contractistes independents (treballadors 1099-MISC)
• Compensació dels empleats que superés els 100.000 dòlars anuals
• Impostos sobre la nòmina ajornats sota la Llei CARES
• Costos d'empleats que no fossin residents als EUA

Càlcul pas a pas per a ocupadors

1. Recopileu les dades de nòmina de 2019: Compileu el total de salaris bruts anuals, beneficis i aportacions a la jubilació
2. Apliqueu els topalls individuals: Per a qualsevol empleat que guanyi més de 100.000 dòlars, limiteu la seva compensació a 100.000 dòlars
3. Calculeu la nòmina anual total: Sumeu tots els costos elegibles
4. Determineu la mitjana mensual: Dividiu per 12
5. Multipliqueu per 2,5: Aquest és l'import màxim del vostre préstec PPP

Exemple de càlcul per a una petita empresa

Imagineu una petita agència de màrqueting amb tres empleats:

• Empleat A (Propietari): salari de 120.000 $→ limitat a 100.000$
• Empleat B: salari de 45.000 $
• Empleat C: salari de 38.000 $
• Aportacions totals a l'assegurança mèdica: 12.000 $/any
• Aportacions a la jubilació: 8.000 $/any

Càlcul:

• Total de salaris amb topall: 100.000 $+ 45.000$ + 38.000 $= 183.000$
• Afegir beneficis: 183.000 $+ 12.000$ + 8.000 $= 203.000$
• Nòmina mitjana mensual: 203.000 $÷ 12 = 16.917$
• Préstec PPP màxim: 16.917 $× 2,5 = **42.292$**

Cas especial: Empresaris individuals amb empleats

Si operàveu com a empresari individual i teníeu empleats, combinàveu ambdós mètodes de càlcul:

1. Calculeu els costos de nòmina dels empleats (com s'ha indicat anteriorment)
2. Afegiu el benefici net del vostre Annex C (amb un topall de 100.000 dòlars anuals)
3. Dividiu per 12 per a la mitjana mensual
4. Multipliqueu per 2,5

Exemple

Un consultor autònom amb un benefici net de 60.000 $que contracta un assistent administratiu que guanya 30.000$:

• Benefici net del propietari: 60.000 $
• Salari de l'empleat: 30.000 $
• Total de nòmines anuals: 90.000 $
• Mitjana mensual: 90.000 $÷ 12 = 7.500$
• Préstec PPP màxim: 7.500 $× 2,5 = **18.750$**

Errors comuns de càlcul que cal evitar

Fins i tot amb fórmules clares, molts propietaris d'empreses van cometre errors que van reduir l'import dels seus préstecs o van generar complicacions en la condonació.

1. Comptabilitzar per duplicat les despeses de nòmina

Els declarants de l'Annex C de vegades incloïen els costos de nòmina dels empleats tant en el càlcul dels seus ingressos bruts com en una partida separada de costos d'empleats. La regla era senzilla: si els salaris dels empleats apareixien com a deduccions a l'Annex C (línies 14, 19 o 26), no s'havien de tornar a comptar per separat.

2. Incloure pagaments a contractistes independents

Un error freqüent era afegir els pagaments a contractistes 1099-MISC als costos de nòmina. Els contractistes independents podien sol·licitar els seus propis préstecs PPP, per la qual cosa els seus pagaments no comptaven per al càlcul de la vostra empresa.

3. Superar el límit de 100.000 $

Algunes empreses no van aplicar el límit de 100.000 $ a la compensació individual de cada empleat, cosa que va inflar els càlculs del préstec. El límit s'aplicava per empleat, no al total de la nòmina.

4. Utilitzar l'any fiscal incorrecte

Inicialment, tots els càlculs havien d'utilitzar les dades de 2019. Més tard, les empreses van poder triar entre les dades de 2019 o 2020, però no es permetia barrejar anys. Totes les xifres havien de provenir del mateix any natural.

5. Incloure residents no nord-americans

Només els empleats amb residència principal als Estats Units podien incloure's en els càlculs dels costos de nòmina.

6. Oblidar els salaris qualificats

Si vau sol·licitar el Crèdit per la Retenció d'Empleats per a certs salaris, aquests mateixos salaris no es podien utilitzar per a la condonació del préstec PPP. Això va crear complicacions per a les empreses que van utilitzar ambdós programes.

7. Calcular malament l'assegurança mèdica i les prestacions

Els treballadors autònoms de vegades oblidaven incloure les seves pròpies primeres d'assegurança mèdica pagades a través de la seva empresa, que eren costos elegibles que podien augmentar l'import del seu préstec.

Documentació que necessiteu

Els càlculs precisos requerien una documentació adequada. Segons el vostre tipus de negoci, necessitàveu:

Per a autònoms:

• Formulari 1040 Annex C de l'IRS de 2019
• Formulari 1099-MISC de 2019 (si s'escau)
• Extractes bancaris que mostrin les despeses
• Informes trimestrals de salaris estatals (si teníeu empleats)

Per a empreses amb empleats:

• Informes de nòmines de 2019 (o 2020 si eren elegibles)
• Formulari 941 de l'IRS (informes trimestrals d'impostos sobre la nòmina)
• Informes trimestrals de salaris estatals
• Documentació de les contribucions a plans de jubilació i assegurances mèdiques
• Registres de dies de permís retribuït (PTO), permisos familiars, mèdics i baixes per malaltia

Per què aquests càlculs són importants més enllà del préstec

Tot i que el programa PPP ha finalitzat, entendre aquests càlculs continua sent important per diverses raons:

Preparació per a auditories

L'SBA continua auditant els préstecs PPP, especialment aquells que superen els 2 milions de dòlars. Tenir una documentació clara de la vostra metodologia de càlcul us protegeix durant la revisió.

Futurs programes d'ajuda

En cas que sorgeixin programes d'ajuda similars, la metodologia de càlcul podria seguir principis semblants. Entendre el marc del PPP us prepara per a futures oportunitats.

Planificació financera i pressupostària

L'exercici de calcular amb precisió els costos de nòmina és valuós per a la gestió financera general de l'empresa. Us obliga a comprendre els vostres costos laborals reals de manera integral.

El paper dels registres financers precisos

La complexitat dels càlculs dels préstecs PPP va posar de manifest per què és important mantenir registres financers precisos i detallats durant tot l'any. Les empreses amb una comptabilitat neta van trobar el procés senzill; aquelles amb registres incomplets van tenir dificultats.

Una comptabilitat adequada garanteix que pugueu:

• Accedir ràpidament a les dades de nòmines quan sigui necessari per a préstecs, subvencions o altres programes
• Identificar els costos elegibles sense passar hores reconstruint registres
• Evitar errors de càlcul que podrien provocar la reducció o denegació del préstec
• Respondre amb confiança a les auditories amb documentació completa

Moltes empreses que van maximitzar els seus préstecs PPP tenien una cosa en comú: mantenien registres financers detallats i organitzats molt abans que arribés la pandèmia.

Lliçons per al futur

El programa PPP va ensenyar lliçons valuoses sobre la preparació financera de les empreses:

1. Documenteu-ho tot: Mantingueu registres complets de tots els costos de nòmina, prestacions i despeses empresarials
2. Enteneu els vostres formularis fiscals: Sapigueu què representa cada línia del vostre Annex C o de la declaració d'impostos de l'empresa
3. Separeu les finances personals de les empresarials: Unes fronteres clares fan que els càlculs siguin més nets
4. Feu un seguiment de l'estat d'empleat vs. contractista: La classificació adequada és important per als càlculs i per a fins fiscals
5. Superviseu els canvis reguladors: Les regles van evolucionar al llarg del programa PPP; mantenir-se informat va evitar errors

Mantingueu els vostres registres financers organitzats i accessibles

Ja sigui per preparar-vos per a futurs programes d'ajuda, gestionar les operacions diàries o planificar el creixement, mantenir uns registres financers clars i organitzats és essencial. Comprendre programes com el PPP ha subratllat la rapidesa amb què les empreses necessiten accedir i analitzar les seves dades financeres.

Beancount.io ofereix una comptabilitat de text pla que us proporciona total transparència i control sobre els vostres registres financers, facilitant el seguiment dels costos de nòmina, la generació d'informes i la resposta a sol·licituds d'auditoria. Amb dades financeres amb control de versions, sempre sabreu exactament on es troba el vostre negoci. Comenceu de franc i experimenteu una comptabilitat dissenyada per al propietari de negocis modern.