Як мудро витрачати кошти PPP: повний посібник із прийнятних витрат та прощення кредиту

Програма захисту заробітної плати (PPP) надала важливу фінансову допомогу мільйонам малих підприємств під час безпрецедентних економічних викликів. Якщо ви отримали кошти PPP, розуміння того, як їх правильно витрачати, є не просто важливим — це необхідно для максимального списання кредиту та уникнення проблем із комплаєнсом.

Цей повний посібник детально пояснює, на що саме ви можете (і не можете) витрачати кошти PPP, як працюють правила прощення кредиту та як належним чином відстежувати всі витрати для повного спокою.

Основна мета: Утримання працівників та збереження фонду оплати праці

Приймаючи кошти PPP, ви підтвердили, що гроші будуть використані для «утримання працівників та збереження фонду оплати праці» або інших схвалених категорій витрат. Це був не просто папірець — це юридичне зобов'язання. Нецільове використання коштів PPP може призвести до серйозної відповідальності за шахрайство, тому розуміння допустимих витрат є критично важливим.

Хороша новина? Категорії допустимих витрат достатньо широкі, щоб охопити більшість основних бізнес-операцій, особливо якщо ви підходите до витрат стратегічно.

Правило 60% на оплату праці: Основа для прощення кредиту

Найважливіше правило, яке слід розуміти: щонайменше 60% суми, що підлягає прощенню, має припадати на витрати на оплату праці.

Це не означає, що ви повністю втрачаєте право на прощення, якщо витратите менше 60% на зарплати. Натомість сума прощення буде пропорційно зменшена. Наприклад, якщо ви витратите лише 50% на оплату праці, ви не отримаєте повного списання, але все одно зможете претендувати на часткове прощення на основі фактично здійснених допустимих витрат.

Згідно з офіційним керівництвом SBA, оплата праці має бути основним напрямком використання кредиту, і цей поріг гарантує, що кошти передусім підтримують працівників, а не інші витрати бізнесу.

Допустимі витрати на оплату праці: Що враховується

Витрати на оплату праці — це більше, ніж просто зарплати. Ось усе, що підпадає під цю категорію:

Компенсація працівникам:

• Валова заробітна плата
• Чайові та комісійні
• Бонуси, доплати за ризик та стимулюючі виплати
• Виплати вихідної допомоги

Пільги для працівників:

• Оплачувана відпустка (щорічна, сімейна, медична, лікарняні)
• Страхові премії на охорону здоров'я
• Внески до пенсійних планів
• Державні та місцеві податки на фонд оплати праці

Важливе обмеження щодо компенсації: Компенсація працівникам обмежена річною ставкою у 100 000 доларів США на одного працівника. Для 24-тижневого періоду покриття це становить максимум 46 154 долари США на одного працівника. Будь-яка компенсація понад цей поріг не буде врахована при розрахунку суми прощення.

Що не вважається витратами на оплату праці

• Виплати незалежним підрядникам: Працівники за формою 1099 та підрядники не можуть бути покриті вашими коштами PPP. Вони повинні подавати заявки на власні кредити PPP, якщо мають на це право.
• Компенсація власникам понад задокументовані суми: Особисте зняття коштів та дивіденди не враховуються.
• Федеральні податки на зайнятість: Ви можете сплачувати податки з боку роботодавця, але не федеральний податок на безробіття або утримані податки з працівників.

Допустимі витрати, не пов'язані з оплатою праці: Решта 40%

Хоча оплата праці має бути вашим основним фокусом, до 40% суми прощення можуть становити витрати з таких категорій:

Традиційні основні витрати

Процентні платежі за іпотекою: Відсотки за іпотечними кредитами бізнесу, взятими до 15 лютого 2020 року. Важливо: враховуються лише відсотки, а не виплата основної суми боргу.

Орендні та лізингові платежі: Оренда або лізинг нерухомості для бізнесу за договорами, що діяли до 15 лютого 2020 року. Сюди входить офісна площа, роздрібні точки, лізинг обладнання та автомобілів, що використовуються для бізнесу.

Комунальні послуги:

• Електроенергія
• Газ
• Водопостачання та водовідведення
• Телефон (стаціонарний та мобільний)
• Доступ до Інтернету
• Транспортні витрати (пальне для службових автомобілів)

Розширені категорії допустимих витрат (Оновлення 2021 року)

Другий пакет стимулюючих заходів розширив PPP, включивши чотири додаткові типи витрат:

Операційні витрати:

• Підписки на програмне забезпечення (бухгалтерія, нарахування зарплати, CRM-системи)
• Послуги хмарних обчислень
• Комісії за обробку платежів
• Послуги з управління персоналом
• Витрати на доставку

Витрати на пошкодження майна: Незастраховані збитки майну внаслідок цивільних заворушень 2020 року, включаючи вандалізм та мародерство (але лише витрати, не покриті страховкою).

Витрати на постачальників: Виплати постачальникам за товари, необхідні для поточної діяльності, за умови, що контракти або замовлення на закупівлю були оформлені до отримання кредиту.

Витрати на захист працівників:

• Засоби індивідуального захисту (маски, рукавички, антисептики)
• Плексигласові бар'єри та перегородки
• Системи фільтрації повітря
• Термометри та обладнання для скринінгу температури
• Засоби та послуги для чищення
• Інші модифікації для відповідності правилам безпеки щодо COVID-19

На що категорично заборонено використовувати кошти PPP

Розуміння заборонених способів використання так само важливе, як і знання допустимих витрат:

Заборонені витрати:

• Платежі за кредитними картками або зобов'язання за авансами торговцям (merchant cash advances)
• Заборгованість з податків бізнесу (федеральних, штату або місцевих)
• Федеральні податкові платежі за наймом працівників (хоча частка роботодавця дозволена)
• Передоплата витрат поза межами періоду покриття
• Компенсація власникам понад задокументовані рівні
• Капітальні поліпшення або витрати на розширення бізнесу
• Виплата основної суми боргу (хоча відсотки за іпотекою дозволені)

Якщо у вас залишилися кошти PPP після покриття всіх допустимих витрат, поверніть залишок вашому кредитору, замість того щоб використовувати їх на заборонені цілі. Тимчасова вигода від неналежного використання коштів не варта ризику відповідальності за шахрайство.

Період покриття: Планування ваших витрат у часі

Ваш період покриття визначає, коли витрати мають бути здійснені або оплачені, щоб вони були враховані для прощення позики. Ви можете обрати:

• 8-тижневий період покриття (56 днів), або
• 24-тижневий період покриття (168 днів)

Період починається в день, коли ваш кредитор виплачує позику PPP. Більшість компаній отримують вигоду від довшого 24-тижневого періоду, оскільки він забезпечує більшу гнучкість для досягнення порогів витрат і врахування бізнес-коливань.

Відстеження та документація: Основа для прощення

Належна документація не є опціональною — вона обов'язкова для схвалення прощення. За словами експертів з дотримання вимог PPP, вам потрібно буде вести:

Для витрат на заробітну плату:

• Звіти про нарахування заробітної плати, що відображають валову суму, податки та відрахування
• Квитанції про оплату (анульовані чеки, підтвердження ACH)
• Податкові форми (940, 941, квартальні звіти штату про заробітну плату)
• Документація про внески на медичне страхування та пенсійні виплати

Для витрат, не пов'язаних із заробітною платою:

• Копії договорів оренди або іпотечних документів
• Анульовані чеки або квитанції про оплату
• Рахунки за комунальні послуги із зазначенням періоду обслуговування та оплати
• Інвойси на операційні витрати, матеріали та витрати на захист працівників

Для підтримання чисельності персоналу:

• Звіти про нарахування заробітної плати, що показують кількість працівників протягом усього періоду покриття
• Документація щодо будь-яких скорочень FTE (еквіваленту повної зайнятості) та застосовних винятків

Багато підприємств виявляють, що належний бухгалтерський облік із самого початку запобігає метушні під час процесу подання заявки на прощення. Точне фінансове відстеження допомагає переконатися, що ви можете підтвердити кожен витрачений долар, і робить процес подання заявки простим, а не стресовим.

Процес подання заявки на прощення

Якщо ви не подасте заявку на прощення протягом 10 місяців після останнього дня вашого періоду покриття, виплати за вашою позикою PPP більше не відстрочуються, і ви почнете здійснювати платежі своєму кредитору під 1% річних.

Сама заявка вимагає:

• Розрахунків, що показують, як кошти були розподілені між відповідними категоріями
• Документації, що підтверджує витрачання щонайменше 60% на заробітну плату
• Доказів підтримання чисельності працівників
• Свідчень збереження рівня заробітної плати для низькооплачуваних працівників

Хороші новини щодо податків: Згідно із Законом про зведені асигнування 2021 року, витрати, оплачені коштами прощеної позики PPP, повністю підлягають вирахуванню з бази оподаткування. Це означає, що заробітна плата, оренда, комунальні послуги та інші прийнятні витрати вважаються бізнес-витратами, що підлягають вирахуванню, навіть якщо сама позика прощається без оподаткування.

Стратегічні витрати: Максимізація прощення

Щоб максимізувати прощення:

1. Пріоритезуйте заробітну плату: Переконайтеся, що щонайменше 60% (в ідеалі більше) спрямовується на компенсацію найманим працівникам (W-2)
2. Підтримуйте рівень персоналу: Зберігайте кількість FTE на рівні, що відповідає допандемічному, де це можливо
3. Документуйте все: Негайно зберігайте всі квитанції, звіти та підтвердження оплати
4. Використовуйте повний період: Не поспішайте з витратами — розподіліть їх на обраний вами період покриття
5. Окреме відстеження: Тримайте кошти PPP на окремому рахунку або ретельно відстежуйте їх у своєму обліку
6. Консультуйтеся за потреби: Якщо виникають питання щодо прийнятних витрат, запитайте свого кредитора або бухгалтера перед тим, як витрачати кошти

Поширені помилки, яких слід уникати

Помилка 1: Оплата послуг незалежних підрядників Працівники форми 1099 не враховуються. Тільки працівники форми W-2 мають право на виплати заробітної плати за програмою PPP.

Помилка 2: Перевищення лімітів винагороди Бонуси та підвищення — це нормально, але пам'ятайте про річний ліміт у 100 000 доларів на одного працівника.

Помилка 3: Занадто висока оплата самому собі Для власників-співробітників та самозайнятих осіб існують специфічні правила розрахунку винагороди — не платіть собі просто все, що залишилося.

Помилка 4: Використання коштів для погашення боргів Хоча відсотки по іпотеці враховуються, платежі за кредитними картками та основна сума кредиту — ні.

Помилка 5: Погана документація Фраза «Я знаю, що витратив усе правильно» не спрацює. Вам потрібна документація для кожного долара.

Рухайтеся вперед з упевненістю

Програма PPP допомогла мільйонам компаній вижити в умовах надзвичайних викликів. Розуміючи прийнятні витрати, підтримуючи належну документацію та витрачаючи кошти стратегічно, ви можете максимізувати прощення, забезпечуючи повну відповідність вимогам.

Пам'ятайте, що основною метою програми було збереження робочих місць і безперервність бізнесу. Якщо ваші витрати відповідають цим цілям і підпадають під прийнятні категорії, ви на правильному шляху.

Тримайте свої фінанси прозорими та відповідними вимогам

Належне відстеження витрат PPP вимагає точного та детального бухгалтерського обліку з першого дня. Спроба реконструювати транзакції за кілька місяців під час подання заявки на прощення створює непотрібний стрес і підвищує ризик помилок або відсутності документації.

Beancount.io пропонує plain-text accounting, який дає вам повну прозорість кожної транзакції. Позначайте тегами витрати, пов'язані з PPP, у міру їх виникнення, миттєво створюйте звіти та зберігайте документальний слід, необхідний для впевненого подання заявок на прощення. Почніть безкоштовно та спробуйте систему відстеження фінансів, створену для ясності та контролю.