Comment dépenser judicieusement les fonds du PPP : Guide complet des dépenses admissibles et de la remise de prêt

Le Paycheck Protection Program (PPP) a apporté un soulagement financier crucial à des millions de petites entreprises lors de défis économiques sans précédent. Si vous avez reçu des fonds PPP, comprendre comment les dépenser correctement n'est pas seulement important, c'est essentiel pour maximiser la remise de votre prêt et éviter les problèmes de conformité.

Ce guide complet détaille exactement ce pour quoi vous pouvez (et ne pouvez pas) dépenser les fonds PPP, le fonctionnement des règles de remise et la manière de tout suivre correctement pour une totale tranquillité d'esprit.

L'objectif principal : Retenir les travailleurs et maintenir la paie

Lorsque vous avez accepté les fonds PPP, vous avez certifié que l'argent serait utilisé pour « retenir les travailleurs et maintenir la paie » ou d'autres catégories de dépenses approuvées. Ce n'était pas qu'une simple formalité administrative : c'est un engagement légal. Une mauvaise utilisation des fonds PPP peut entraîner une responsabilité sérieuse pour fraude, il est donc crucial de comprendre les dépenses admissibles.

La bonne nouvelle ? Les catégories de dépenses admissibles sont suffisamment larges pour couvrir la plupart des opérations commerciales essentielles, surtout si vous abordez les dépenses de manière stratégique.

La règle des 60 % pour la paie : Le fondement de votre remise de prêt

La règle la plus importante à comprendre : au moins 60 % du montant de votre remise de prêt doit provenir des coûts de paie.

Cela ne signifie pas que vous perdez toute remise de prêt si vous dépensez moins de 60 % pour la paie. Au lieu de cela, votre remise est réduite proportionnellement. Par exemple, si vous ne dépensez que 50 % pour la paie, vous ne recevrez pas une remise totale, mais vous serez toujours admissible à une remise partielle basée sur ce que vous avez dépensé pour les dépenses admissibles.

Selon les directives officielles de la SBA, la paie devrait être l'utilisation principale du prêt, et ce seuil garantit que les fonds soutiennent principalement les travailleurs plutôt que d'autres dépenses d'entreprise.

Dépenses de paie admissibles : Ce qui compte

La paie est bien plus que de simples salaires. Voici tout ce qui est admissible :

Rémunération des employés :

• Salaires bruts et traitements
• Pourboires et commissions
• Primes, primes de risque et rémunération incitative
• Indemnités de licenciement et allocations

Avantages sociaux :

• Congés payés (vacances, famille, médicaux, jours de maladie)
• Primes d'assurance maladie
• Cotisations aux régimes de retraite
• Taxes sur la paie étatiques et locales

Plafond de rémunération important : La rémunération des employés est plafonnée à un taux annuel de 100 000 $par employé. Pour une période couverte de 24 semaines, cela se traduit par un maximum de 46 154$ par employé. Toute rémunération supérieure à ce seuil ne sera pas comptabilisée pour la remise de prêt.

Ce qui n'est pas admissible comme paie

• Paiements aux entrepreneurs indépendants : Les travailleurs 1099 et les entrepreneurs ne peuvent pas être couverts par vos fonds PPP. Ils doivent demander leurs propres prêts PPP s'ils sont admissibles.
• Rémunération des propriétaires au-delà des montants documentés : Les retraits personnels et les distributions ne sont pas admissibles.
• Taxes fédérales sur l'emploi : Vous pouvez payer les taxes à la charge de l'employeur, mais pas le chômage fédéral ni les retenues à la source fédérales.

Dépenses hors paie admissibles : Les 40 % restants

Bien que la paie doive être votre priorité, jusqu'à 40 % de votre remise de prêt peut provenir de ces catégories :

Dépenses de base traditionnelles

Paiements d'intérêts hypothécaires : Paiements d'intérêts sur les prêts hypothécaires commerciaux contractés avant le 15 février 2020. Important : seule la partie intérêts compte, pas les paiements de capital.

Paiements de loyer et de bail : Paiements de loyer ou de bail pour des biens commerciaux en vertu d'accords en vigueur avant le 15 février 2020. Cela inclut les bureaux, les points de vente, les baux d'équipement et les baux de véhicules utilisés pour l'entreprise.

Services publics :

• Électricité
• Gaz
• Eau et égouts
• Téléphone (fixe et mobile)
• Accès Internet
• Coûts de transport (carburant pour les véhicules de l'entreprise)

Catégories admissibles élargies (Mise à jour 2021)

Le deuxième projet de loi de relance a élargi le PPP pour inclure quatre types de dépenses supplémentaires :

Dépenses d'exploitation :

• Abonnements à des logiciels (comptabilité, paie, systèmes CRM)
• Services d'informatique en nuage (cloud)
• Frais de traitement des paiements
• Services de ressources humaines
• Coûts de livraison

Coûts des dommages matériels : Dommages matériels non assurés liés aux troubles civils de 2020, y compris le vandalisme et le pillage (mais seulement les coûts non couverts par l'assurance).

Coûts des fournisseurs : Dépenses versées aux fournisseurs pour des biens essentiels aux opérations courantes, à condition que les contrats ou les bons de commande aient été en place avant la réception du prêt.

Dépenses de protection des travailleurs :

• Équipements de protection individuelle (masques, gants, désinfectant)
• Barrières et cloisons en plexiglas
• Systèmes de filtration de l'air
• Thermomètres et équipements de déistage de la température
• Fournitures et services de nettoyage
• Autres modifications pour se conformer aux directives de sécurité COVID-19

Ce pour quoi vous ne pouvez absolument pas utiliser les fonds PPP

Comprendre les utilisations interdites est tout aussi important que de connaître les dépenses admissibles :

Dépenses interdites :

• Paiements de cartes de crédit ou obligations d'avances de fonds de commerçant
• Impôts commerciaux impayés (fédéraux, étatiques ou locaux)
• Paiements de taxes fédérales sur l'emploi (bien que la part patronale soit autorisée)
• Prépaiement de dépenses au-delà de la période couverte
• Rémunération des propriétaires au-dessus des niveaux documentés
• Améliorations de capital ou coûts d'expansion
• Paiements de capital de la dette (bien que les intérêts hypothécaires soient autorisés)

S'il vous reste des fonds PPP après avoir couvert toutes les dépenses admissibles, restituez l'excédent à votre prêteur plutôt que de les utiliser à des fins interdites. L'avantage temporaire d'utiliser les fonds de manière inappropriée ne vaut pas le risque d'une responsabilité pour fraude.

La période couverte : planifier vos dépenses

La période couverte détermine le moment où les dépenses doivent être engagées ou payées pour être admissibles à la remise de prêt. Vous pouvez choisir soit :

• Une période couverte de 8 semaines (56 jours), ou
• Une période couverte de 24 semaines (168 jours)

La période commence à la date à laquelle votre prêteur débloque les fonds du prêt PPP. La plupart des entreprises bénéficient de la période plus longue de 24 semaines, car elle offre plus de flexibilité pour atteindre les seuils de dépenses et tenir compte des fluctuations de l'activité.

Suivi et documentation : le fondement de la remise de prêt

Une documentation appropriée n'est pas facultative — elle est requise pour l'approbation de la remise. Selon les experts en conformité PPP, vous devrez conserver :

Pour les dépenses de paie :

• Des rapports de paie indiquant le salaire brut, les taxes et les déductions
• Des justificatifs de paiement (chèques encaissés, confirmations ACH)
• Les formulaires fiscaux (940, 941, rapports trimestriels sur les salaires de l'État)
• La documentation relative aux cotisations d'assurance maladie et de retraite

Pour les dépenses hors paie :

• Des copies de contrats de bail ou de documents hypothécaires
• Des chèques encaissés ou des justificatifs de paiement
• Des factures de services publics indiquant la période de service et le paiement
• Des factures pour les dépenses d'exploitation, les fournitures et la protection des travailleurs

Pour le maintien des effectifs :

• Des rapports de paie indiquant le nombre d'employés tout au long de la période couverte
• La documentation de toute réduction d'ETP (équivalent temps plein) et des exceptions applicables

De nombreuses entreprises constatent qu'une comptabilité rigoureuse dès le départ évite de devoir se précipiter lors du processus de demande de remise. Un suivi financier précis aide à garantir que vous pouvez justifier chaque dollar dépensé et rend la demande simple plutôt que stressante.

Le processus de demande de remise de prêt

Si vous ne demandez pas la remise de prêt dans les 10 mois suivant le dernier jour de votre période couverte, les paiements de votre prêt PPP ne sont plus différés et vous commencerez à effectuer des versements à votre prêteur avec un intérêt de 1 %.

La demande elle-même nécessite :

• Des calculs montrant comment les fonds ont été alloués entre les catégories admissibles
• Une documentation prouvant que vous avez dépensé au moins 60 % pour la paie
• Une preuve du maintien des effectifs
• Une preuve du maintien du niveau de salaire pour les employés les moins rémunérés

Bonne nouvelle concernant les impôts : Selon la loi sur les crédits consolidés de 2021 (Consolidated Appropriations Act), les dépenses payées avec des fonds PPP dont le prêt a été remis sont entièrement déductibles d'impôt. Cela signifie que la paie, le loyer, les services publics et les autres dépenses admissibles comptent tous comme des dépenses professionnelles déductibles, même si le prêt lui-même est exonéré d'impôt.

Dépenses stratégiques : maximiser la remise de prêt

Pour maximiser votre remise :

1. Priorisez la paie : Assurez-vous qu'au moins 60 % (idéalement plus) soit consacré à la rémunération des salariés W-2
2. Maintenez les effectifs : Gardez les effectifs en ETP cohérents avec les niveaux d'avant la pandémie dans la mesure du possible
3. Documentez tout : Enregistrez immédiatement tous les reçus, rapports et preuves de paiement
4. Utilisez toute la période : Ne précipitez pas les dépenses — répartissez les dépenses sur la période couverte que vous avez choisie
5. Suivi distinct : Conservez les fonds PPP dans un compte séparé ou suivez-les méticuleusement dans votre comptabilité
6. Consultez en cas de doute : Si vous avez des questions sur les dépenses admissibles, demandez à votre prêteur ou à votre comptable avant de dépenser

Erreurs courantes à éviter

Erreur 1 : Payer des entrepreneurs indépendants Les travailleurs 1099 ne comptent pas. Seuls les salariés W-2 sont admissibles à la paie PPP.

Erreur 2 : Dépasser les limites de rémunération Les primes et les augmentations sont acceptables, mais n'oubliez pas le plafond annuel de 100 000 $ par employé.

Erreur 3 : Se payer trop cher Les propriétaires-employés et les travailleurs indépendants ont des règles de calcul de rémunération spécifiques — ne vous versez pas simplement le reste des fonds.

Erreur 4 : Utiliser les fonds pour rembourser des dettes Bien que les intérêts hypothécaires soient admissibles, les paiements par carte de crédit et le principal du prêt ne le sont pas.

Erreur 5 : Mauvaise documentation L'affirmation « Je sais que je l'ai dépensé correctement » ne fonctionnera pas. Vous avez besoin d'une documentation pour chaque dollar.

Avancer avec confiance

Le programme PPP a aidé des millions d'entreprises à surmonter des défis extraordinaires. En comprenant les dépenses admissibles, en maintenant une documentation appropriée et en dépensant stratégiquement, vous pouvez maximiser la remise tout en garantissant une conformité totale.

N'oubliez pas que l'intention première du programme était la rétention des travailleurs et la continuité des activités. Si vos dépenses s'alignent sur ces objectifs et entrent dans les catégories admissibles, vous êtes sur la bonne voie.

Gardez vos finances claires et conformes

Le suivi approprié des dépenses PPP nécessite une comptabilité précise et détaillée dès le premier jour. Tenter de reconstituer des mois de transactions lors de la demande de remise de prêt crée un stress inutile et augmente le risque d'erreurs ou d'oubli de documents.

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