چطور وجوه PPP را خردمندانه خرج کنیم: راهنمای کامل مخارج واجد شرایط و بخشودگی
برنامه محافظت از چک حقوقی (PPP) کمکهای مالی حیاتی را برای میلیونها کسبوکار کوچک در طول چالشهای اقتصادی بیسابقه فراهم کرد. اگر وجوه PPP را دریافت کردهاید، درک نحوه صحیح خرج کردن آنها نه تنها مهم است، بلکه برای به حداکثر رساندن بخشودگی و اجتناب از مشکلات عدم انطباق، ضروری است.
این راهنمای جامع دقیقاً مشخص میکند که چه مواردی را میتوانید (و چه مواردی را نمیتوانید) با وجوه PPP پرداخت کنید، قوانین بخشودگی چگونه عمل میکنند و چگونه همهچیز را به درستی پیگیری کنید تا خیالتان کاملاً راحت باشد.
هدف اصلی: حفظ کارکنان و تداوم لیست حقوق و دستمزد
وقتی وجوه PPP را پذیرفتید، تأیید کردید که این پول برای «حفظ کارگران و تداوم لیست حقوق و دستمزد» یا سایر دستههای هزینهای تأیید شده استفاده خواهد شد. این فقط یک بروکراسی اداری نبود، بلکه یک تعهد قانونی است. سوء استفاده از وجوه PPP میتواند منجر به مسئولیتهای کیفری جدی در رابطه با تقلب شود، بنابراین درک هزینههای واجد شرایط بسیار حیاتی است.
خبر خوب؟ دستههای هزینههای واجد شرایط به اندازهای گسترده هستند که اکثر عملیاتهای ضروری کسبوکار را پوشش دهند، بهویژه اگر رویکردی استراتژیک برای هزینهکرد داشته باشید.
قانون ۶۰ درصد حقوق و دستمزد: پایه بخشودگی شما
مهمترین قانونی که باید درک کنید: حداقل ۶۰٪ از مبلغ بخشودگی شما باید مربوط به هزینههای حقوق و دستمزد باشد.
این به این معنا نیست که اگر کمتر از ۶۰٪ را صرف حقوق و دستمزد کنید، کل بخشودگی را از دست میدهید. در عوض، بخشودگی شما به صورت تناسبی کاهش مییابد. به عنوان مثال، اگر تنها ۵۰٪ را صرف حقوق و دستمزد کنید، بخشودگی کامل دریافت نخواهید کرد، اما همچنان بر اساس آنچه برای هزینههای واجد شرایط خرج کردهاید، مستحق بخشودگی جزئی خواهید بود.
طبق راهنمای رسمی SBA، لیست حقوق و دستمزد باید کاربرد اصلی وام باشد و این آستانه تضمین میکند که وجوه در درجه اول از کارگران حمایت میکند تا سایر هزینههای کسبوکار.
هزینههای حقوق و دستمزد واجد شرایط: چه مواردی محسوب میشوند
لیست حقوق و دستمزد فراتر از فقط حقوق پایه است. در اینجا تمام مواردی که واجد شرایط هستند آورده شده است:
جبران خدمات کارکنان:
- حقوق و دستمزد ناخالص
- انعام و کمیسیون
- پاداش، فوقالعاده سختی کار و پرداختهای تشویقی
- پرداختهای مربوط به سنوات و بازخرید خدمت
مزایای کارکنان:
- مرخصی با حقوق (تعطیلات، خانوادگی، پزشکی، استعلاجی)
- حق بیمه سلامت
- حق بیمه بازنشستگی
- مالیاتهای حقوق و دستمزد ایالتی و محلی
سقف مهم جبران خدمات: جبران خدمات کارکنان به سقف نرخ سالانه ۱۰۰,۰۰۰ دلار برای هر کارمند محدود شده است. برای یک دوره تحت پوشش ۲۴ هفتهای، این به معنای حداکثر ۴۶,۱۵۴ دلار برای هر کارمند است. هرگونه پرداختی فراتر از این آستانه، مشمول بخشودگی نخواهد بود.
چه مواردی به عنوان حقوق و دستمزد محسوب نمیشوند
- پرداخت به پیمانکاران مستقل: کارکنان فرم ۱۰۹۹ و پیمانکاران نمیتوانند تحت پوشش وجوه PPP شما قرار گیرند. آنها در صورت واجد شرایط بودن باید برای وام PPP خودشان اقدام کنند.
- جبران خدمات مالک فراتر از مبالغ مستند: برداشتهای شخصی و توزیع سود واجد شرایط نیستند.
- مالیاتهای استخدام فدرال: شما میتوانید مالیاتهای سهم کارفرما را پرداخت کنید، اما مالیاتهای بیکاری فدرال یا مالیاتهای تکلیفی واجد شرایط نیستند.
هزینههای غیرحقوقی واجد شرایط: ۴۰ درصد باقیمانده
در حالی که تمرکز اصلی شما باید روی لیست حقوق باشد، تا ۴۰٪ از بخشودگی شما میتواند از این دستهها باشد:
هزینههای اصلی سنتی
پرداخت بهره رهن: پرداخت بهره رهن کسبوکار برای رهنهایی که قبل از ۱۵ فوریه ۲۰۲۰ منعقد شدهاند. نکته مهم: فقط بخش بهره محسوب میشود، نه پرداختهای اصل وام.
اجارهبها و پرداختهای لیزینگ: اجارهبها یا پرداختهای لیزینگ برای املاک تجاری تحت قراردادهایی که قبل از ۱۵ فوریه ۲۰۲۰ لازمالاجرا بودهاند. این شامل فضای دفتر، مکانهای خردهفروشی، لیزینگ تجهیزات و لیزینگ خودروهای مورد استفاده در کسبوکار میشود.
خدمات رفاهی (قبوض):
- برق
- گاز
- آب و فاضلاب
- تلفن (ثابت و همراه)
- دسترسی به اینترنت
- هزینههای حملونقل (سوخت برای خودروهای کسبوکار)
دستههای واجد شرایط گسترشیافته (بهروزرسانی ۲۰۲۱)
دومین لایحه محرک اقتصادی، PPP را گسترش داد تا چهار نوع هزینه اضافی را شامل شود:
هزینههای عملیاتی:
- اشتراک نرمافزارها (حسابداری، حقوق و دستمزد، سیستمهای CRM)
- خدمات پردازش ابری
- هزینههای پردازش پرداخت
- خدمات منابع انسانی
- هزینههای تحویل و دلیوری
هزینههای خسارت به اموال: خسارت به اموال که تحت پوشش بیمه نبوده و ناشی از ناآرامیهای مدنی سال ۲۰۲۰ (از جمله خرابکاری و غارت) باشد (فقط هزینههایی که توسط بیمه جبران نشدهاند).
هزینههای تأمینکننده: هزینههای پرداختی به تأمینکنندگان برای کالاهایی که برای عملیات فعلی ضروری هستند، به شرطی که قراردادها یا سفارشهای خرید قبل از دریافت وام وجود داشته باشند.
هزینههای محافظت از کارکنان:
- تجهیزات حفاظت فردی (ماسک، دستکش، ضدعفونیکننده)
- موانع و پارتیشنهای پلکسیگلاس
- سیستمهای فیلتراسیون هوا
- دماسنج و تجهیزات غربالگری دما
- لوازم و خدمات نظافتی
- سایر تغییرات برای رعایت دستورالعملهای ایمنی کووید-۱۹
مواردی که مطلقاً نمیتوانید از وجوه PPP برای آنها استفاده کنید
شناخت موارد ممنوعه به اندازه شناخت هزینههای واجد شرایط مهم است:
هزینههای ممنوعه:
- پرداخت صورتحساب کارت اعتباری یا تعهدات پیشپرداخت نقدی بازرگان (MCA)
- بدهیهای مالیاتی معوق کسبوکار (فدرال، ایالتی یا محلی)
- پرداختهای مالیات استخدام فدرال (اگرچه سهم کارفرما بلامانع است)
- پیشپرداخت هزینهها فراتر از دوره تحت پوشش
- جبران خدمات مالک بالاتر از سطوح مستند
- بهبودهای سرمایهای یا هزینههای توسعه کسبوکار
- پرداخت اصل بدهی (اگرچه بهره رهن مجاز است)
اگر پس از پوشش تمام هزینههای واجد شرایط، وجوه PPP باقی ماند، باقیمانده را به وامدهنده خود بازگردانید نه اینکه آنها را صرف موارد ممنوعه کنید. سود موقت استفاده نامناسب از وجوه، ارزش ریسک مسئولیت کیفری تقلب را ندارد.
دوره پوششدهی: زمانبندی هزینهکرد شما
دوره پوششدهی شما تعیین میکند که هزینهها چه زمانی باید ایجاد یا پرداخت شوند تا مشمول بخشودگی گردند. شما میتوانید یکی از این دو گزینه را انتخاب کنید:
- یک دوره پوششدهی ۸ هفتهای (۵۶ روز)، یا
- یک دوره پوششدهی ۲۴ هفتهای (۱۶۸ روز)
این دوره از تاریخی که وامدهنده مبلغ وام PPP را واریز میکند، آغاز میشود. اکثر کسبوکارها از دوره طولانیتر ۲۴ هفتهای بهرهمند میشوند، زیرا انعطافپذیری بیشتری برای رسیدن به آستانههای هزینهکرد و تطبیق با نوسانات کسبوکار فراهم میکند.
پیگیری و مستندسازی: بنیاد بخشودگی
مستندسازی صحیح اختیاری نیست، بلکه برای تایید بخشودگی الزامی است. طبق گفته کارشناسان انطباق با PPP، شما باید موارد زیر را نگهداری کنید:
برای هزینههای حقوق و دستمزد:
- گزارشهای حقوق و دستمزد که نشاندهنده حقوق ناخالص، مالیاتها و کسورات باشد
- رسیدهای پرداخت (چکهای ابطالشده، تاییدیههای ACH)
- فرمهای مالیاتی (۹۴۰، ۹۴۱، گزارشهای دستمزد فصلی ایالتی)
- مستندات مربوط به بیمه سلامت و حق بیمه بازنشستگی
برای هزینههای غیر از حقوق و دستمزد:
- کپی قراردادهای اجاره یا اسناد رهن و وام مسکن
- چکهای ابطالشده یا رسیدهای پرداخت
- قبوض خدماتی که دوره خدمات و پرداخت را نشان دهد
- فاکتورهای مربوط به عملیات، ملزومات و هزینههای حفاظت از کارکنان
برای حفظ تعداد کارکنان:
- گزارشهای حقوق و دستمزد که تعداد کارکنان را در طول دوره پوششدهی نشان دهد
- مستندات مربوط به هرگونه کاهش در FTE (معادل تماموقت) و استثنائات قابل اجرا
بسیاری از کسبوکارها دریافتهاند که دفترداری صحیح از همان ابتدا، از سردرگمی در طول فرآیند درخواست بخشودگی جلوگیری میکند. پیگیری دقیق مالی به شما کمک میکند تا اطمینان حاصل کنید که میتوانید هر دلار هزینهشده را اثبات کنید و فرآیند درخواست را بهجای استرسزا بودن، ساده و مستقیم میکند.
فرآیند درخواست بخشودگی
اگر ظرف ۱۰ ماه پس از آخرین روز دوره پوششدهی خود برای بخشودگی اقدام نکنید، پرداختهای وام PPP شما دیگر معوق نخواهد بود و باید پرداخت به وامدهنده را با نرخ بهره ۱٪ آغاز کنید.
خودِ درخواست به موارد زیر نیاز دارد:
- محاسباتی که نشان دهد وجوه چگونه در دستههای واجد شرایط تخصیص یافتهاند
- مستنداتی که ثابت کند حداقل ۶۰٪ را صرف حقوق و دستمزد کردهاید
- اثبات حفظ تعداد کارکنان
- شواهدی مبنی بر حفظ سطح دستمزد برای کارکنان با حقوق پایینتر
خبر خوب در مورد مالیات: طبق قانون اعتبارات تلفیقی سال ۲۰۲۱، هزینههایی که با وجوه بخشودهشده PPP پرداخت شدهاند، بهطور کامل قابل کسر از مالیات هستند. این بدان معناست که حقوق و دستمزد، اجاره، قبوض خدماتی و سایر هزینههای واجد شرایط همگی به عنوان هزینههای کسبوکار قابل کسر محسوب میشوند، حتی اگر خود وام بدون مالیات بخشوده شده باشد.
هزینهکرد استراتژیک: به حداکثر رساندن بخشودگی
برای به حداکثر رساندن بخشودگی خود:
۱. اولویتبندی حقوق و دستمزد: اطمینان حاصل کنید که حداقل ۶۰٪ (در حالت ایدهآل بیشتر) صرف جبران خدمات کارکنان W-2 میشود. ۲. حفظ سطح کارکنان: در صورت امکان، تعداد FTE را مطابق با سطوح پیش از همهگیری حفظ کنید. ۳. مستندسازی همهچیز: تمام رسیدها، گزارشها و مدارک پرداخت را بلافاصله ذخیره کنید. ۴. استفاده از کل دوره: در هزینهکرد عجله نکنید؛ هزینهها را در طول دوره پوششدهی انتخابی خود پخش کنید. ۵. پیگیری مجزا: وجوه PPP را در یک حساب جداگانه نگه دارید یا آنها را بهطور دقیق در دفاتر خود پیگیری کنید. ۶. مشاوره در صورت عدم اطمینان: در صورت بروز سوال در مورد هزینههای واجد شرایط، قبل از هزینهکرد از وامدهنده یا حسابدار خود بپرسید.
اشتباهات رایج که باید از آنها اجتناب کرد
اشتباه ۱: پرداخت به پیمانکاران مستقل کارکنان فرم ۱۰۹۹ به حساب نمیآیند. فقط کارکنان W-2 واجد شرایط حقوق و دستمزد PPP هستند.
اشتباه ۲: فراتر رفتن از محدودیتهای جبران خدمات پاداشها و افزایش حقوق مشکلی ندارند، اما سقف سالانه ۱۰۰,۰۰۰ دلار برای هر کارمند را به یاد داشته باشید.
اشتباه ۳: پرداخت بیش از حد به خود کارفرما-کارکنان و افراد خوداشتغال قوانین خاصی برای محاسبه جبران خدمات دارند؛ صرفاً هر چه باقی مانده را به خودتان پرداخت نکنید.
اشتباه ۴: استفاده از وجوه برای بازپرداخت بدهی در حالی که بهره وام مسکن واجد شرایط است، پرداختهای کارت اعتباری و اصل وام واجد شرایط نیستند.
اشتباه ۵: مستندسازی ضعیف جمله «میدانم که آن را درست خرج کردهام» پذیرفته نمیشود. شما برای هر دلار به مستندات نیاز دارید.
حرکت رو به جلو با اطمینان
برنامه PPP به میلیونها کسبوکار کمک کرد تا از چالشهای فوقالعاده جان سالم به در ببرند. با درک هزینههای واجد شرایط، حفظ مستندات مناسب و هزینهکرد استراتژیک، میتوانید بخشودگی را به حداکثر برسانید و در عین حال از انطباق کامل اطمینان حاصل کنید.
به یاد داشته باشید که هدف اصلی برنامه، حفظ کارگران و تداوم کسبوکار بود. اگر هزینهکرد شما با این اهداف همسو باشد و در دستههای واجد شرایط قرار گیرد، در مسیر درستی هستید.
امور مالی خود را شفاف و منطبق نگه دارید
پیگیری صحیح هزینههای PPP مستلزم دفترداری دقیق و مفصل از روز اول است. تلاش برای بازسازی تراکنشهای چندین ماه در طول فرآیند درخواست بخشودگی، استرس غیرضروری ایجاد میکند و خطر خطا یا فقدان مستندات را افزایش میدهد.
سایت Beancount.io حسابداری متنمحوری را ارائه میدهد که شفافیت کامل در هر تراکنش را به شما میدهد. هزینههای مربوط به PPP را به محض وقوع برچسبگذاری کنید، فوراً گزارش بگیرید و مسیر مستندسازی مورد نیاز برای درخواستهای بخشودگی مطمئن را حفظ کنید. رایگان شروع کنید و پیگیری مالی ساخته شده برای وضوح و کنترل را تجربه کنید.
