Hoe u PPP-fondsen verstandig besteedt: Volledige gids voor subsidiabele uitgaven en kwijtschelding

Het Paycheck Protection Program (PPP) bood cruciale financiële steun aan miljoenen kleine bedrijven tijdens ongekende economische uitdagingen. Als u PPP-fondsen heeft ontvangen, is het begrijpen van hoe u deze correct besteedt niet alleen belangrijk, maar essentieel voor het maximaliseren van de kwijtschelding en het voorkomen van compliance-problemen.

Deze uitgebreide gids legt precies uit waaraan u PPP-fondsen wel (en niet) kunt uitgeven, hoe de regels voor kwijtschelding werken en hoe u alles correct kunt bijhouden voor volledige gemoedsrust.

Het kerndoel: Werknemers behouden en de loonlijst handhaven

Toen u PPP-fondsen accepteerde, verklaarde u dat het geld zou worden gebruikt om "werknemers te behouden en de loonlijst te handhaven" of voor andere goedgekeurde kostencategorieën. Dit was niet alleen papierwerk—het is een wettelijke verplichting. Misbruik van PPP-fondsen kan leiden tot ernstige aansprakelijkheid voor fraude, dus het begrijpen van subsidiabele kosten is cruciaal.

Het goede nieuws? De subsidiabele kostencategorieën zijn breed genoeg om de meeste essentiële bedrijfsactiviteiten te dekken, vooral als u de uitgaven strategisch aanpakt.

De 60%-loonlijstregel: De basis voor uw kwijtschelding

De belangrijkste regel om te begrijpen is: ten minste 60% van uw kwijtscheldingsbedrag moet afkomstig zijn van loonkosten.

Dit betekent niet dat u alle kwijtschelding verliest als u minder dan 60% aan de loonlijst besteedt. In plaats daarvan wordt uw kwijtschelding naar evenredigheid verlaagd. Als u bijvoorbeeld slechts 50% aan loonkosten besteedt, ontvangt u geen volledige kwijtschelding, maar komt u nog steeds in aanmerking voor een gedeeltelijke kwijtschelding op basis van wat u wel aan subsidiabele kosten heeft uitgegeven.

Volgens de officiële richtlijnen van de SBA moet de loonlijst het belangrijkste gebruiksdoel van de lening zijn, en deze drempel zorgt ervoor dat de fondsen primair werknemers ondersteunen in plaats van andere bedrijfskosten.

Subsidiabele loonkosten: Wat telt mee

Loonkosten zijn meer dan alleen salarissen. Hier is alles wat in aanmerking komt:

Vergoedingen voor werknemers:

• Brutosalarissen en lonen
• Fooien en commissies
• Bonussen, gevarentoeslag en aanmoedigingspremies
• Ontslagvergoedingen en toelagen

Secundaire arbeidsvoorwaarden:

• Betaald verlof (vakantie, familie, medisch, ziektedagen)
• Premies voor ziektekostenverzekeringen
• Bijdragen aan pensioenregelingen
• Staats- en lokale loonbelastingen

Belangrijk maximum voor vergoedingen: De vergoeding per werknemer is geplafonneerd op een jaarlijks bedrag van $100.000 per werknemer. Voor een gedekte periode van 24 weken vertaalt dit zich naar een maximum van $46.154 per werknemer. Elke vergoeding boven deze drempel telt niet mee voor kwijtschelding.

Wat niet telt als loonkosten

• Betalingen aan zelfstandige ondernemers: 1099-werkers en contractanten kunnen niet worden gedekt door uw PPP-fondsen. Zij moeten, indien zij hiervoor in aanmerking komen, hun eigen PPP-leningen aanvragen.
• Vergoeding voor eigenaren boven gedocumenteerde bedragen: Privé-opnames en uitkeringen komen niet in aanmerking.
• Federale loonheffingen: U kunt de werkgeverslasten betalen, maar niet de federale werkloosheidsbelasting of inhoudingen.

Subsidiabele niet-loonkosten: De resterende 40%

Hoewel de loonlijst uw primaire focus moet zijn, kan tot 40% van uw kwijtschelding uit deze categorieën komen:

Traditionele kernkosten

Hypotheekrentebetalingen: Zakelijke hypotheekrentebetalingen op hypotheken afgesloten vóór 15 februari 2020. Belangrijk: alleen het rentedeel telt mee, niet de aflossing van de hoofdsom.

Huur- en leasebetalingen: Huur- of leasebetalingen voor zakelijk onroerend goed op basis van overeenkomsten die van kracht waren vóór 15 februari 2020. Dit omvat kantoorruimte, winkellocaties, lease van apparatuur en voertuiglease die voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt.

Nutsvoorzieningen:

• Elektriciteit
• Gas
• Water en riolering
• Telefoon (vast en mobiel)
• Internettoegang
• Transportkosten (brandstof voor zakelijke voertuigen)

Uitgebreide subsidiabele categorieën (Update 2021)

Het tweede stimuleringspakket breidde PPP uit met vier aanvullende kostentypen:

Operationele kosten:

• Softwareabonnementen (boekhouding, loonadministratie, CRM-systemen)
• Cloud-computerdiensten
• Kosten voor betalingsverwerking
• Personeelszaken (HR-diensten)
• Leveringskosten

Kosten voor eigendomsschade: Niet-verzekerde eigendomsschade door burgeronlusten in 2020, inclusief vandalisme en plundering (maar alleen kosten die niet door de verzekering worden gedekt).

Leverancierskosten: Uitgaven aan leveranciers voor goederen die essentieel zijn voor de huidige bedrijfsvoering, mits contracten of inkooporders aanwezig waren voordat de lening werd ontvangen.

Kosten voor bescherming van werknemers:

• Persoonlijke beschermingsmiddelen (maskers, handschoenen, ontsmettingsmiddel)
• Plexiglas barrières en tussenwanden
• Luchtfiltratiesystemen
• Thermometers en apparatuur voor temperatuurscreening
• Schoonmaakmiddelen en -diensten
• Andere aanpassingen om te voldoen aan de COVID-19 veiligheidsrichtlijnen

Waarvoor u PPP-fondsen absoluut niet mag gebruiken

Het begrijpen van verboden toepassingen is net zo belangrijk als het kennen van de subsidiabele kosten:

Verboden kosten:

• Creditcardbetalingen of verplichtingen voor werkkapitaalvoorschotten (merchant cash advances)
• Openstaande zakelijke belastingen (federaal, staats- of lokaal)
• Federale loonbelastingbetalingen (hoewel het werkgeversdeel wel mag)
• Vooruitbetaling van kosten buiten de gedekte periode
• Vergoeding voor eigenaren boven gedocumenteerde niveaus
• Kapitaalverbeteringen of uitbreidingskosten
• Aflossing van schulden (hoewel hypotheekrente is toegestaan)

Als u nog PPP-fondsen over heeft na het dekken van alle subsidiabele kosten, stort het overschot dan terug naar uw kredietverstrekker in plaats van het te gebruiken voor verboden doeleinden. Het tijdelijke voordeel van het ongepast gebruiken van fondsen is het risico op fraude-aansprakelijkheid niet waard.

De dekkingsperiode: Het timen van uw uitgaven

Uw dekkingsperiode bepaalt wanneer kosten moeten worden gemaakt of betaald om in aanmerking te komen voor kwijtschelding. U kunt kiezen uit:

• Een dekkingsperiode van 8 weken (56 dagen), of
• Een dekkingsperiode van 24 weken (168 dagen)

De periode begint op de datum waarop uw kredietverstrekker de PPP-lening uitbetaalt. De meeste bedrijven hebben baat bij de langere periode van 24 weken, omdat deze meer flexibiliteit biedt om de uitgavendrempels te bereiken en rekening te houden met bedrijfsschommelingen.

Registratie en documentatie: De basis voor kwijtschelding

Een goede documentatie is niet optioneel—het is vereist voor de goedkeuring van de kwijtschelding. Volgens experts op het gebied van PPP-naleving moet u het volgende bijhouden:

Voor loonkosten:

• Loonlijstrapporten met brutoloon, belastingen en inhoudingen
• Betalingsbewijzen (verzilverde cheques, ACH-bevestigingen)
• Belastingformulieren (940, 941, driemaandelijkse loonrapporten van de staat)
• Documentatie van ziektekostenverzekeringen en pensioenpremies

Voor overige kosten (niet-loonkosten):

• Kopieën van huurovereenkomsten of hypotheekdocumenten
• Verzilverde cheques of betalingsbewijzen
• Facturen van nutsvoorzieningen met vermelding van de serviceperiode en betaling
• Facturen voor bedrijfsvoering, voorraden en kosten voor de bescherming van werknemers

Voor het behoud van het personeelsbestand:

• Loonlijstrapporten die het aantal werknemers gedurende de dekkingsperiode tonen
• Documentatie van eventuele FTE-reducties (fulltime-equivalent) en toepasselijke uitzonderingen

Veel bedrijven merken dat een goede boekhouding vanaf het begin voorkomt dat er op het laatste moment naar documenten gezocht moet worden tijdens de aanvraagprocedure voor kwijtschelding. Een nauwkeurige financiële registratie helpt ervoor te zorgen dat u elke uitgegeven dollar kunt onderbouwen en maakt de aanvraag eenvoudig in plaats van stressvol.

Het aanvraagproces voor kwijtschelding

Als u niet binnen 10 maanden na de laatste dag van uw dekkingsperiode kwijtschelding aanvraagt, wordt de uitstel van uw PPP-lening beëindigd en begint u met het betalen aan uw kredietverstrekker tegen een rente van 1%.

De aanvraag zelf vereist:

• Berekeningen die laten zien hoe de middelen zijn verdeeld over de in aanmerking komende categorieën
• Documentatie die bewijst dat u ten minste 60% aan loonkosten heeft uitgegeven
• Bewijs van behoud van het aantal werknemers
• Bewijs van behoud van het loonniveau voor lager betaalde werknemers

Goed nieuws over belastingen: Volgens de Consolidated Appropriations Act van 2021 zijn uitgaven die zijn betaald met kwijtgescholden PPP-fondsen volledig fiscaal aftrekbaar. Dit betekent dat loonlijst, huur, nutsvoorzieningen en andere in aanmerking komende kosten allemaal tellen als aftrekbare bedrijfskosten, ook al is de lening zelf belastingvrij kwijtgescholden.

Strategische uitgaven: Kwijtschelding maximaliseren

Om uw kwijtschelding te maximaliseren:

1. Geef prioriteit aan de loonlijst: Zorg ervoor dat ten minste 60% (idealiter meer) naar de vergoeding van W-2 werknemers gaat
2. Behoud het personeelsbestand: Houd het aantal FTE's waar mogelijk consistent met de niveaus van voor de pandemie
3. Documenteer alles: Bewaar alle bonnetjes, rapporten en betalingsbewijzen onmiddellijk
4. Gebruik de volledige periode: Overhaast de uitgaven niet—spreid de kosten over de door u gekozen dekkingsperiode
5. Afzonderlijke registratie: Bewaar PPP-fondsen op een aparte rekening of volg ze nauwgezet in uw boekhouding
6. Raadpleeg bij onzekerheid: Als er vragen ontstaan over in aanmerking komende kosten, vraag dit dan aan uw kredietverstrekker of accountant voordat u het geld uitgeeft

Veelgemaakte fouten om te vermijden

Fout 1: Onafhankelijke contractanten betalen 1099-werknemers tellen niet mee. Alleen W-2 werknemers komen in aanmerking voor de PPP-loonlijst.

Fout 2: Overschrijden van compensatielimieten Bonussen en loonsverhogingen zijn prima, maar denk aan het jaarlijkse plafond van $100.000 per werknemer.

Fout 3: Uzelf te veel betalen Werknemers-eigenaren en zelfstandigen hebben specifieke regels voor de berekening van de vergoeding—betaal uzelf niet zomaar uit wat er overblijft.

Fout 4: Fondsen gebruiken voor schuldaflossing Hoewel hypotheekrente in aanmerking komt, tellen creditcardbetalingen en de aflossing van de hoofdsom van leningen niet mee.

Fout 5: Gebrekkige documentatie "Ik weet dat ik het correct heb uitgegeven" is niet voldoende. U heeft documentatie nodig voor elke dollar.

Met vertrouwen vooruit

Het PPP-programma heeft miljoenen bedrijven geholpen om buitengewone uitdagingen te overleven. Door inzicht te hebben in de in aanmerking komende kosten, een goede documentatie bij te houden en strategisch uit te geven, kunt u de kwijtschelding maximaliseren en tegelijkertijd volledige naleving garanderen.

Onthoud dat de kerngedachte van het programma het behoud van werknemers en bedrijfscontinuïteit was. Als uw uitgaven in lijn zijn met deze doelen en binnen de in aanmerking komende categorieën vallen, bent u op de goede weg.

Houd uw financiën helder en conform de regels

Het correct bijhouden van PPP-uitgaven vereist een nauwkeurige, gedetailleerde boekhouding vanaf dag één. Het proberen te reconstrueren van maanden aan transacties tijdens de aanvraag voor kwijtschelding zorgt voor onnodige stress en verhoogt het risico op fouten of ontbrekende documentatie.

Beancount.io biedt plain-text boekhouding die u volledige transparantie geeft over elke transactie. Tag PPP-gerelateerde uitgaven zodra ze plaatsvinden, genereer direct rapporten en behoud het documentatiespoor dat u nodig heeft voor een zelfverzekerde aanvraag voor kwijtschelding. Ga gratis aan de slag en ervaar een financiële registratie die gebouwd is voor duidelijkheid en controle.