Ako rozumne míňať prostriedky z PPP: Kompletný sprievodca oprávnenými výdavkami a odpustením

Program na ochranu výplat (PPP) poskytol miliónom malých podnikov kľúčovú finančnú pomoc počas bezprecedentných hospodárskych výziev. Ak ste získali prostriedky z PPP, pochopenie toho, ako ich správne míňať, nie je len dôležité – je to nevyhnutné pre maximalizáciu odpustenia pôžičky a vyhnutie sa problémom s dodržiavaním predpisov.

Tento komplexný sprievodca presne rozoberá, na čo môžete (a nemôžete) prostriedky z PPP minúť, ako fungujú pravidlá odpustenia a ako všetko správne sledovať pre váš úplný pokoj.

Hlavný účel: Udržanie zamestnancov a zachovanie miezd

Keď ste prijali prostriedky z PPP, potvrdili ste, že peniaze budú použité na „udržanie pracovníkov a zachovanie miezd“ alebo na iné schválené kategórie výdavkov. Nebolo to len papierovanie – je to právny záväzok. Nesprávne použitie prostriedkov z PPP môže vyvolať vážnu zodpovednosť za podvod, preto je pochopenie oprávnených výdavkov kľúčové.

Dobrá správa? Kategórie oprávnených výdavkov sú dostatočne široké na to, aby pokryli väčšinu základných obchodných operácií, najmä ak k výdavkom pristupujete strategicky.

Pravidlo 60 % na mzdové náklady: Základ pre odpustenie pôžičky

Najdôležitejšie pravidlo, ktoré treba pochopiť: aspoň 60 % sumy určenej na odpustenie musí pochádzať z mzdových nákladov.

To neznamená, že stratíte nárok na celé odpustenie, ak na mzdy miniete menej ako 60 %. Namiesto toho sa suma na odpustenie pomerne zníži. Napríklad, ak na mzdy miniete len 50 %, nedosiahnete úplné odpustenie, ale stále budete mať nárok na čiastočné odpustenie na základe toho, čo ste skutočne minuli na oprávnené výdavky.

Podľa oficiálnych usmernení SBA by mzdy mali byť hlavným spôsobom využitia pôžičky a tento prah zabezpečuje, že prostriedky primárne podporujú pracovníkov a nie iné obchodné výdavky.

Oprávnené mzdové výdavky: Čo sa počíta

Mzdy sú viac než len platy. Tu je všetko, čo sa započítava:

Odmeňovanie zamestnancov:

• Hrubé mzdy a platy
• Sprepustné a provízie
• Bonusy, príplatky za rizikovú prácu a motivačné odmeny
• Odstupné a príspevky

Zamestnanecké výhody:

• Platené voľno (dovolenka, rodinné, zdravotné, choroba)
• Poistné na zdravotné poistenie
• Príspevky na dôchodkové sporenie
• Štátne a miestne dane z miezd

Dôležitý strop odmeňovania: Odmeňovanie zamestnancov je obmedzené na ročnú sadzbu 100 000 USD na zamestnanca. Pre 24-týždňové sledované obdobie to predstavuje maximálne 46 154 USD na zamestnanca. Akákoľvek odmena nad tento limit sa do odpustenia nezapočítava.

Čo sa nepovažuje za mzdové výdavky

• Platby nezávislým dodávateľom: Pracovníci na živnosť (1099) a dodávatelia nemôžu byť hradení z vašich prostriedkov PPP. Mali by si požiadať o vlastné pôžičky PPP, ak na ne majú nárok.
• Odmena vlastníka nad rámec doložených súm: Osobné výbery a podiely na zisku sa nepovažujú za oprávnené.
• Federálne dane zo zamestnania: Môžete platiť dane na strane zamestnávateľa, ale nie federálne dane z nezamestnanosti alebo zrážkové dane.

Oprávnené nemzdové výdavky: Zvyšných 40 %

Hoci mzdy musia byť vaším hlavným zameraním, až 40 % odpustenia môže pochádzať z týchto kategórií:

Tradičné základné výdavky

Splátky úrokov z hypotéky: Úroky z podnikateľskej hypotéky na nehnuteľnosti nadobudnuté pred 15. februárom 2020. Dôležité: počíta sa len úroková časť, nie splátky istiny.

Nájomné a lízingové splátky: Platby za nájom alebo lízing obchodných priestorov na základe zmlúv platných pred 15. februárom 2020. Sem patrí kancelársky priestor, maloobchodné prevádzky, lízing zariadení a vozidiel používaných na podnikanie.

Energie:

• Elektrina
• Plyn
• Voda a kanalizácia
• Telefón (pevná linka a mobil)
• Prístup k internetu
• Náklady na dopravu (palivo pre firemné vozidlá)

Rozšírené kategórie oprávnených výdavkov (aktualizácia 2021)

Druhý stimulačný balík rozšíril PPP o štyri ďalšie typy výdavkov:

Prevádzkové výdavky:

• Predplatné softvéru (účtovníctvo, mzdy, CRM systémy)
• Cloudové služby
• Poplatky za spracovanie platieb
• Služby ľudských zdrojov
• Náklady na doručenie

Náklady na poškodenie majetku: Ne律e poistené škody na majetku z občianskych nepokojov v roku 2020, vrátane vandalizmu a rabovania (avšak len náklady, ktoré nepokrylo poistenie).

Dodávateľské náklady: Výdavky dodávateľom za tovar, ktorý je nevyhnutný pre aktuálnu prevádzku, za predpokladu, že zmluvy alebo objednávky boli uzatvorené pred prijatím pôžičky.

Výdavky na ochranu pracovníkov:

• Osobné ochranné pracovné prostriedky (rúška, rukavice, dezinfekcia)
• Plexisklové bariéry a priečky
• Systémy filtrácie vzduchu
• Teplomery a zariadenia na meranie teploty
• Čistiace prostriedky a služby
• Iné úpravy na dodržanie bezpečnostných usmernení týkajúcich sa COVID-19.

Na čo absolútne nemôžete použiť prostriedky z PPP

Pochopenie zakázaných spôsobov použitia je rovnako dôležité ako znalosť oprávnených výdavkov:

Zakázané výdavky:

• Splátky kreditných kariet alebo záväzky z hotovostných záloh (MCA)
• Nesplatené podnikateľské dane (federálne, štátne alebo miestne)
• Platby federálnej dane zo zamestnania (hoci strana zamestnávateľa je v poriadku)
• Platba výdavkov vopred mimo sledovaného obdobia
• Odmena vlastníka nad doloženú úroveň
• Kapitálové investície alebo náklady na expanziu
• Splátky istiny dlhu (hoci úroky z hypotéky sú povolené)

Ak vám po pokrytí všetkých oprávnených výdavkov ostanú prostriedky z PPP, vráťte prebytok svojmu veriteľovi, namiesto toho, aby ste ich použili na zakázané účely. Dočasná výhoda z nepatričného použitia prostriedkov nestojí za riziko zodpovednosti za podvod.

Obdobie krytia: Načasovanie vašich výdavkov

Vaše obdobie krytia určuje, kedy musia byť výdavky vynaložené alebo zaplatené, aby sa započítali do odpustenia pôžičky. Môžete si vybrať buď:

• 8-týždňové obdobie krytia (56 dní), alebo
• 24-týždňové obdobie krytia (168 dní)

Obdobie začína dňom, kedy váš veriteľ vyplatí pôžičku PPP. Väčšina firiem profituje z dlhšieho 24-týždňového obdobia, pretože poskytuje väčšiu flexibilitu na dosiahnutie prahových hodnôt výdavkov a zohľadnenie obchodných výkyvov.

Sledovanie a dokumentácia: Základ pre odpustenie

Riadna dokumentácia nie je voliteľná – je nevyhnutná pre schválenie odpustenia. Podľa odborníkov na dodržiavanie pravidiel PPP budete musieť viesť:

Pre mzdové náklady:

• Mzdové výkazy zobrazujúce hrubú mzdu, dane a odvody
• Potvrdenia o platbe (zrušené šeky, potvrdenia o ACH platbách)
• Daňové formuláre (940, 941, štvrťročné štátne výkazy o mzdách)
• Dokumentáciu o zdravotnom poistení a príspevkoch na dôchodkové sporenie

Pre nemzdové náklady:

• Kópie nájomných zmlúv alebo hypotekárnych dokumentov
• Zrušené šeky alebo potvrdenia o platbe
• Účty za energie zobrazujúce obdobie poskytovania služieb a platbu
• Faktúry za prevádzku, zásoby a náklady na ochranu pracovníkov

Pre udržanie počtu zamestnancov:

• Mzdové výkazy zobrazujúce počty zamestnancov počas celého obdobia krytia
• Dokumentáciu o akomkoľvek znížení počtu FTE (ekvivalentov plného pracovného úväzku) a príslušných výnimkách

Mnohé firmy zisťujú, že správne vedenie účtovníctva od začiatku zabraňuje stresu počas procesu žiadosti o odpustenie. Presné sledovanie financií pomáha zabezpečiť, že dokážete zdokladovať každý vynaložený dolár, a robí žiadosť jednoduchou namiesto stresujúcou.

Proces žiadosti o odpustenie

Ak nepožiadate o odpustenie do 10 mesiacov po poslednom dni vášho obdobia krytia, splátky vašej pôžičky PPP už nebudú odložené a začnete splácať veriteľovi s úrokom 1 %.

Samotná žiadosť vyžaduje:

• Výpočty ukazujúce, ako boli prostriedky rozdelené medzi oprávnené kategórie
• Dokumentáciu preukazujúcu, že ste aspoň 60 % vynaložili na mzdy
• Dôkaz o udržaní počtu zamestnancov
• Dôkaz o udržaní mzdovej úrovne pre nižšie platených zamestnancov

Dobré správy v oblasti daní: Podľa zákona Consolidated Appropriations Act z roku 2021 sú výdavky zaplatené z odpustených prostriedkov PPP plne daňovo uznateľné. To znamená, že mzdy, nájomné, energie a ďalšie oprávnené výdavky sa započítavajú ako odpočítateľné obchodné náklady, aj keď samotná pôžička je odpustená bez daňového zaťaženia.

Strategické míňanie: Maximalizácia odpustenia

Pre maximalizáciu vášho odpustenia:

1. Prioritizujte mzdy: Zabezpečte, aby aspoň 60 % (ideálne viac) smerovalo na odmeňovanie zamestnancov (W-2)
2. Udržujte stav zamestnancov: Udržujte počty FTE v súlade s úrovňami pred pandémiou, kde je to možné
3. Dokumentujte všetko: Okamžite si ukladajte všetky potvrdenky, správy a doklady o platbe
4. Využite celé obdobie: Neponáhľajte sa s míňaním – rozložte výdavky na vami zvolené obdobie krytia
5. Oddelené sledovanie: Uchovávajte prostriedky PPP na samostatnom účte alebo ich dôsledne sledujte vo svojom účtovníctve
6. Poraďte sa, keď si nie ste istí: Ak máte otázky ohľadom oprávnených výdavkov, pred ich vynaložením sa opýtajte svojho veriteľa alebo účtovníka

Časté chyby, ktorým sa treba vyhnúť

Chyba 1: Platenie nezávislým dodávateľom Pracovníci na 1099 sa nezapočítavajú. Na mzdové náklady PPP sa kvalifikujú iba zamestnanci na W-2.

Chyba 2: Prekročenie limitov odmeňovania Bonusy a zvýšenia platov sú v poriadku, ale pamätajte na ročný limit 100 000 USD na zamestnanca.

Chyba 3: Príliš vysoká výplata sebe samému Majitelia-zamestnanci a samostatne zárobkovo činné osoby majú špecifické pravidlá výpočtu odmien – nevyplácajte si jednoducho to, čo zostane.

Chyba 4: Použitie prostriedkov na splátky dlhov Zatiaľ čo úroky z hypotéky sú oprávnené, platby kreditnými kartami a istina pôžičky nie sú.

Chyba 5: Slabá dokumentácia Veta „viem, že som to minul správne“ neobstojí. Potrebujete dokumentáciu pre každý dolár.

Pokračujte s istotou

Program PPP pomohol miliónom firiem prežiť mimoriadne výzvy. Pochopením oprávnených výdavkov, udržiavaním správnej dokumentácie a strategickým míňaním môžete maximalizovať odpustenie a zároveň zabezpečiť plný súlad s predpismi.

Pamätajte, že hlavným zámerom programu bolo udržanie pracovníkov a kontinuita podnikania. Ak sú vaše výdavky v súlade s týmito cieľmi a spadajú do oprávnených kategórií, ste na správnej ceste.

Udržujte svoje financie prehľadné a v súlade s predpismi

Správne sledovanie výdavkov PPP si vyžaduje presné a podrobné účtovníctvo od prvého dňa. Pokus o rekonštrukciu transakcií za niekoľko mesiacov počas žiadosti o odpustenie vytvára zbytočný stres a zvyšuje riziko chýb alebo chýbajúcej dokumentácie.

Beancount.io poskytuje plain-text účtovníctvo, ktoré vám dáva úplnú transparentnosť nad každou transakciou. Označujte výdavky súvisiace s PPP hneď, ako vzniknú, okamžite generujte prehľady a udržiavajte dokumentačnú stopu, ktorú potrebujete pre sebavedomé žiadosti o odpustenie. Začnite zadarmo a vyskúšajte sledovanie financií vytvorené pre jasnosť a kontrolu.