Wie man PPP-Mittel klug ausgibt: Vollständiger Leitfaden zu förderfähigen Ausgaben und Erlass

Das Paycheck Protection Program (PPP) bot Millionen von Kleinunternehmen während beispielloser wirtschaftlicher Herausforderungen entscheidende finanzielle Entlastung. Wenn Sie PPP-Mittel erhalten haben, ist das Verständnis darüber, wie man sie korrekt ausgibt, nicht nur wichtig – es ist essenziell, um den Erlass der Mittel zu maximieren und Compliance-Probleme zu vermeiden.

Dieser umfassende Leitfaden schlüsselt genau auf, wofür Sie PPP-Mittel ausgeben können (und wofür nicht), wie die Regeln für den Erlass funktionieren und wie Sie alles ordnungsgemäß nachverfolgen können, um absolute Sicherheit zu haben.

Der Hauptzweck: Mitarbeiter halten und Lohnabrechnung aufrechterhalten

Als Sie PPP-Mittel annahmen, haben Sie zertifiziert, dass das Geld verwendet wird, um „Mitarbeiter zu halten und die Lohnabrechnung aufrechtzuerhalten“ oder für andere genehmigte Ausgabenkategorien. Das war nicht nur Papierkram – es ist eine rechtliche Verpflichtung. Ein Missbrauch von PPP-Mitteln kann eine ernsthafte Betrugshaftung nach sich ziehen, daher ist das Verständnis der förderfähigen Ausgaben entscheidend.

Die gute Nachricht? Die förderfähigen Ausgabenkategorien sind breit genug, um die meisten wesentlichen Geschäftsvorgänge abzudecken, insbesondere wenn Sie die Ausgaben strategisch angehen.

Die 60 %-Lohnkostenregel: Ihre Basis für den Erlass

Die wichtigste Regel, die es zu verstehen gilt: Mindestens 60 % Ihres Erlassbetrags müssen aus Lohnkosten stammen.

Das bedeutet nicht, dass Sie den gesamten Erlass verlieren, wenn Sie weniger als 60 % für die Lohnabrechnung ausgeben. Stattdessen wird Ihr Erlass proportional gekürzt. Wenn Sie beispielsweise nur 50 % für die Lohnabrechnung ausgeben, erhalten Sie keinen vollständigen Erlass, qualifizieren sich aber dennoch für einen Teilerlass basierend auf dem, was Sie für förderfähige Ausgaben ausgegeben haben.

Gemäß der offiziellen Anleitung der SBA sollte die Lohnabrechnung die Hauptverwendung des Kredits sein, und dieser Schwellenwert stellt sicher, dass die Mittel primär die Arbeitnehmer und nicht andere Geschäftsausgaben unterstützen.

Förderfähige Lohnkosten: Was zählt

Die Lohnabrechnung umfasst mehr als nur Gehälter. Hier ist alles, was zählt:

Mitarbeitervergütung:

• Bruttogehälter und Löhne
• Trinkgelder und Provisionen
• Boni, Gefahrenzulagen und Leistungsprämien
• Abfindungen und Zulagen

Sozialleistungen für Mitarbeiter:

• Bezahlter Urlaub (Urlaub, familiäre, medizinische Gründe, Krankheitstage)
• Krankenvorsorgeprämien
• Beiträge zur Altersvorsorge
• Staatliche und lokale Lohnsteuern

Wichtige Obergrenze für die Vergütung: Die Mitarbeitervergütung ist auf einen Jahresbetrag von 100.000 $pro Mitarbeiter begrenzt. Für einen abgedeckten Zeitraum von 24 Wochen entspricht dies maximal 46.154$ pro Mitarbeiter. Jede Vergütung über dieser Schwelle zählt nicht für den Erlass.

Was nicht als Lohnkosten zählt

• Zahlungen an freie Mitarbeiter: 1099-Mitarbeiter und Auftragnehmer können nicht durch Ihre PPP-Mittel abgedeckt werden. Sie sollten ihre eigenen PPP-Kredite beantragen, sofern sie berechtigt sind.
• Vergütung der Eigentümer über dokumentierte Beträge hinaus: Privatentnahmen und Ausschüttungen sind nicht förderfähig.
• Bundessteuern auf Beschäftigung: Sie können die Arbeitgeberseite der Steuern zahlen, aber keine Bundesarbeitslosensteuern oder Einbehaltungssteuern.

Förderfähige Nicht-Lohnkosten: Die restlichen 40 %

Während die Lohnabrechnung Ihr Hauptaugenmerk sein muss, können bis zu 40 % Ihres Erlasses aus diesen Kategorien stammen:

Traditionelle Kernausgaben

Hypothekenzinszahlungen: Zinszahlungen für gewerbliche Hypotheken, die vor dem 15. Februar 2020 aufgenommen wurden. Wichtig: Nur der Zinsanteil zählt, nicht die Tilgungszahlungen.

Miet- und Leasingzahlungen: Miet- oder Leasingzahlungen für Geschäftsräume im Rahmen von Vereinbarungen, die vor dem 15. Februar 2020 in Kraft waren. Dies umfasst Büroräume, Einzelhandelsstandorte, Ausrüstungsleasing und Fahrzeugleasing für geschäftliche Zwecke.

Versorgungsleistungen:

• Strom
• Gas
• Wasser und Abwasser
• Telefon (Festnetz und Mobilfunk)
• Internetzugang
• Transportkosten (Kraftstoff für Geschäftsfahrzeuge)

Erweiterte förderfähige Kategorien (Update 2021)

Der zweite Stimulus-Gesetzentwurf erweiterte PPP um vier zusätzliche Ausgabenarten:

Betriebsausgaben:

• Software-Abonnements (Buchhaltung, Lohnabrechnung, CRM-Systeme)
• Cloud-Computing-Dienste
• Zahlungsabwicklungsgebühren
• Personaldienstleistungen
• Lieferkosten

Sachschäden: Unversicherte Sachschäden durch Unruhen im Jahr 2020, einschließlich Vandalismus und Plünderungen (aber nur Kosten, die nicht durch eine Versicherung gedeckt sind).

Lieferantenkosten: Ausgaben an Lieferanten für Waren, die für den laufenden Betrieb wesentlich sind, sofern Verträge oder Bestellungen vor Erhalt des Kredits vorlagen.

Arbeitsschutzausgaben:

• Persönliche Schutzausrüstung (Masken, Handschuhe, Desinfektionsmittel)
• Plexiglasbarrieren und Trennwände
• Luftfiltrationssysteme
• Thermometer und Geräte zur Temperaturmessung
• Reinigungsmittel und -dienste
• Andere Modifikationen zur Einhaltung der COVID-19-Sicherheitsrichtlinien

Wofür Sie PPP-Mittel absolut nicht verwenden dürfen

Das Verständnis der verbotenen Verwendungszwecke ist genauso wichtig wie die Kenntnis der förderfähigen Ausgaben:

Verbotene Ausgaben:

• Kreditkartenzahlungen oder Merchant Cash Advance Verpflichtungen
• Ausstehende Unternehmenssteuern (Bund, Land oder Kommune)
• Zahlungen von Bundessteuern auf Beschäftigung (obwohl Arbeitgeberseite okay ist)
• Vorauszahlung von Ausgaben über den abgedeckten Zeitraum hinaus
• Vergütung der Eigentümer über das dokumentierte Maß hinaus
• Kapitalverbesserungen oder Expansionskosten
• Tilgungszahlungen für Schulden (obwohl Hypothekenzinsen erlaubt sind)

Wenn Ihnen nach Deckung aller förderfähigen Ausgaben noch PPP-Mittel verbleiben, geben Sie den Überschuss an Ihren Kreditgeber zurück, anstatt ihn für unzulässige Zwecke zu verwenden. Der vorübergehende Vorteil einer unsachgemäßen Verwendung der Mittel ist das Risiko einer Betrugshaftung nicht wert.

Der Betrachtungszeitraum: Die zeitliche Planung Ihrer Ausgaben

Ihr Betrachtungszeitraum (Covered Period) bestimmt, wann Ausgaben anfallen oder bezahlt werden müssen, um für einen Erlass berücksichtigt zu werden. Sie können wählen zwischen:

• Einem 8-wöchigen Betrachtungszeitraum (56 Tage) oder
• Einem 24-wöchigen Betrachtungszeitraum (168 Tage)

Der Zeitraum beginnt an dem Tag, an dem Ihr Kreditgeber das PPP-Darlehen auszahlt. Die meisten Unternehmen profitieren von dem längeren Zeitraum von 24 Wochen, da dieser mehr Flexibilität bietet, um die Ausgabenschwellenwerte zu erreichen und geschäftliche Schwankungen zu berücksichtigen.

Nachverfolgung und Dokumentation: Die Grundlage für den Erlass

Eine ordnungsgemäße Dokumentation ist nicht optional – sie ist Voraussetzung für die Genehmigung des Erlasses. Laut Experten für PPP-Compliance müssen Sie Folgendes bereithalten:

Für Personalkosten:

• Lohn- und Gehaltsberichte, aus denen Bruttogehalt, Steuern und Abzüge hervorgehen
• Zahlungsbelege (entwertete Schecks, ACH-Bestätigungen)
• Steuerformulare (940, 941, vierteljährliche staatliche Lohnberichte)
• Nachweise über Krankenversicherungs- und Altersvorsorgebeiträge

Für sonstige betriebliche Ausgaben (Non-Payroll):

• Kopien von Mietverträgen oder Hypothekendokumenten
• Entwertete Schecks oder Zahlungsbelege
• Nebenkostenabrechnungen mit Angabe des Leistungszeitraums und der Zahlung
• Rechnungen für Betriebskosten, Lieferungen und Ausgaben für den Arbeitsschutz

Für den Erhalt der Belegschaft:

• Lohnberichte, aus denen die Mitarbeiterzahlen während des gesamten Betrachtungszeitraums hervorgehen
• Dokumentation aller Reduzierungen der Vollzeitäquivalente (VZÄ/FTE) und geltender Ausnahmeregelungen

Viele Unternehmen stellen fest, dass eine ordnungsgemäße Buchführung von Anfang an hektisches Suchen während des Antragsverfahrens verhindert. Eine genaue Finanzverfolgung hilft sicherzustellen, dass Sie jeden ausgegebenen Dollar belegen können, und macht den Antrag unkompliziert statt stressig.

Das Antragsverfahren für den Erlass

Wenn Sie den Erlass nicht innerhalb von 10 Monaten nach dem letzten Tag Ihres Betrachtungszeitraums beantragen, werden Ihre PPP-Darlehenszahlungen nicht mehr gestundet, und Sie müssen mit der Rückzahlung an Ihren Kreditgeber bei einem Zinssatz von 1 % beginnen.

Der Antrag selbst erfordert:

• Berechnungen, die zeigen, wie die Mittel auf die förderfähigen Kategorien verteilt wurden
• Unterlagen, die beweisen, dass Sie mindestens 60 % für Lohnkosten ausgegeben haben
• Nachweis über den Erhalt der Mitarbeiterzahl
• Nachweis über die Beibehaltung des Lohnniveaus für Geringverdiener

Gute Nachrichten in Bezug auf Steuern: Laut dem Consolidated Appropriations Act of 2021 sind Ausgaben, die mit erlassenen PPP-Mitteln bezahlt wurden, voll steuerlich absetzbar. Das bedeutet, dass Lohnkosten, Miete, Nebenkosten und andere förderfähige Ausgaben als abzugsfähige Betriebsausgaben gelten, obwohl das Darlehen selbst steuerfrei erlassen wird.

Strategische Ausgaben: Den Erlass maximieren

Um Ihren Erlass zu maximieren:

1. Personalkosten priorisieren: Stellen Sie sicher, dass mindestens 60 % (idealerweise mehr) in die Vergütung von W-2-Angestellten fließen.
2. Personalstand halten: Halten Sie die VZÄ-Zahlen nach Möglichkeit auf dem Niveau von vor der Pandemie.
3. Alles dokumentieren: Speichern Sie alle Quittungen, Berichte und Zahlungsnachweise sofort ab.
4. Den vollen Zeitraum nutzen: Überstürzen Sie die Ausgaben nicht – verteilen Sie sie über den gewählten Betrachtungszeitraum.
5. Getrennte Nachverfolgung: Führen Sie PPP-Mittel auf einem separaten Konto oder verfolgen Sie diese akribisch in Ihren Büchern.
6. Bei Unsicherheit beraten lassen: Wenn Fragen zu förderfähigen Ausgaben auftauchen, fragen Sie Ihren Kreditgeber oder Buchhalter, bevor Sie das Geld ausgeben.

Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt

Fehler 1: Bezahlung von freien Mitarbeitern (Independent Contractors) 1099-Mitarbeiter zählen nicht dazu. Nur W-2-Angestellte qualifizieren sich für PPP-Lohnkosten.

Fehler 2: Überschreitung der Vergütungsgrenzen Boni und Gehaltserhöhungen sind in Ordnung, aber denken Sie an die jährliche Obergrenze von 100.000 $ pro Mitarbeiter.

Fehler 3: Zu hohe Zahlungen an sich selbst Für Eigentümer-Angestellte und Selbstständige gelten spezifische Regeln zur Berechnung der Vergütung – zahlen Sie sich nicht einfach den Restbetrag aus.

Fehler 4: Verwendung von Mitteln für Tilgungszahlungen Während Hypothekenzinsen förderfähig sind, sind Kreditkartenzahlungen und Tilgungsraten für Darlehen dies nicht.

Fehler 5: Mangelhafte Dokumentation Die Aussage „Ich weiß, dass ich es richtig ausgegeben habe“ wird nicht akzeptiert. Sie benötigen eine Dokumentation für jeden Dollar.

Mit Zuversicht voranschreiten

Das PPP-Programm hat Millionen von Unternehmen geholfen, außergewöhnliche Herausforderungen zu meistern. Indem Sie förderfähige Ausgaben verstehen, eine ordnungsgemäße Dokumentation führen und strategisch investieren, können Sie den Erlass maximieren und gleichzeitig die vollständige Compliance sicherstellen.

Denken Sie daran, dass das Kernziel des Programms die Mitarbeiterbindung und die Fortführung des Geschäftsbetriebs war. Wenn Ihre Ausgaben mit diesen Zielen übereinstimmen und in die förderfähigen Kategorien fallen, sind Sie auf dem richtigen Weg.

Halten Sie Ihre Finanzen übersichtlich und regelkonform

Die ordnungsgemäße Verfolgung von PPP-Ausgaben erfordert eine genaue und detaillierte Buchführung vom ersten Tag an. Der Versuch, Transaktionen aus mehreren Monaten während des Antragsverfahrens zu rekonstruieren, verursacht unnötigen Stress und erhöht das Risiko von Fehlern oder fehlenden Unterlagen.

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