Как да харчите разумно средствата от PPP: Пълно ръководство за допустими разходи и опрощаване

Програмата за защита на заплатите (PPP) осигури решаваща финансова помощ за милиони малки предприятия по време на безпрецедентни икономически предизвикателства. Ако сте получили средства по PPP, разбирането на това как да ги изразходвате правилно не е просто важно — то е от съществено значение за постигане на максимално опрощаване и избягване на проблеми със съответствието.

Това изчерпателно ръководство описва подробно за какво точно можете (и за какво не можете) да харчите средствата по PPP, как работят правилата за опрощаване и как да проследявате всичко правилно за пълно спокойствие.

Основната цел: Запазване на служителите и поддържане на ведомостта за заплати

Когато приехте средствата по PPP, вие удостоверихте, че парите ще бъдат използвани за „запазване на работниците и поддържане на ведомостта за заплати“ или други одобрени категории разходи. Това не беше просто документация — това е правен ангамимент. Неправилното използване на средства по PPP може да доведе до сериозна отговорност за измама, така че разбирането на допустимите разходи е от критично значение.

Добрата новина? Категориите допустими разходи са достатъчно широки, за да покрият повечето основни бизнес операции, особено ако подходите стратегически към разходите.

Правилото за 60% за заплати: Вашата основа за опрощаване

Най-важното правило, което трябва да разберете: най-малко 60% от сумата за опрощаване трябва да идва от разходи за заплати.

Това не означава, че губите цялото опрощаване, ако похарчите по-малко от 60% за заплати. Вместо това вашето опрощаване се намалява пропорционално. Например, ако похарчите само 50% за заплати, няма да получите пълно опрощаване, но все пак ще отговаряте на условията за частично опрощаване въз основа на това, което сте похарчили за допустими разходи.

Според официалните насоки на SBA, разходите за заплати трябва да бъдат основното предназначение на заема и този праг гарантира, че средствата подпомагат предимно работниците, а не други бизнес разходи.

Допустими разходи за заплати: Какво се включва

Ведомостта за заплати е нещо повече от просто заплати. Ето всичко, което се квалифицира:

Възнаграждения на служителите:

• Брутни заплати и надници
• Бакшиши и комисионни
• Бонуси, заплащане за работа в опасни условия и стимулиращи възнаграждения
• Плащания за обезщетения и помощи при напускане

Социални придобивки за служителите:

• Платен отпуск (ваканция, семеен, медицински, болнични)
• Премии за здравно осигуряване
• Вноски за пенсионни планове
• Щатски и местни данъци върху заплатите

Важен праг на възнаграждението: Възнаграждението на служителите е ограничено до годишен размер от 100 000 долара на служител. За 24-седмичен покрит период това означава максимум 46 154 долара на служител. Всяко възнаграждение над този праг няма да се зачита за опрощаване.

Какво не се квалифицира като разход за заплати

• Плащания към независими изпълнители: Служители на граждански договори (1099) и подизпълнители не могат да бъдат покривани от вашите средства по PPP. Те трябва да кандидатстват за свои собствени PPP заеми, ако отговарят на условията.
• Възнаграждение на собственика над документално доказаните суми: Личните тегления и разпределения не се квалифицират.
• Федерални данъци върху заетостта: Можете да плащате данъци от страна на работодателя, но не и федерални данъци за безработица или данъци при източника.

Допустими разходи, различни от заплати: Останалите 40%

Въпреки че заплатите трябва да бъдат вашият основен фокус, до 40% от вашето опрощаване може да дойде от следните категории:

Традиционни основни разходи

Лихви по ипотечни кредити: Плащания на лихви по бизнес ипотеки, направени преди 15 февруари 2020 г. Важно: зачита се само частта за лихвите, а не плащанията по главницата.

Разходи за наем и лизинг: Плащания за наем или лизинг на бизнес имот съгласно договори, влезли в сила преди 15 февруари 2020 г. Това включва офис площи, търговски обекти, лизинг на оборудване и лизинг на превозни средства, използвани за бизнеса.

Комунални услуги:

• Електричество
• Газ
• Вода и канализация
• Телефон (стационарен и мобилен)
• Интернет достъп
• Транспортни разходи (гориво за служебни превозни средства)

Разширени допустими категории (Актуализация 2021 г.)

Вторият законопроект за стимулиране разшири PPP, за да включи четири допълнителни типа разходи:

Оперативни разходи:

• Софтуерни абонаменти (счетоводство, ведомости за заплати, CRM системи)
• Услуги за облачни изчисления
• Такси за обработка на плащания
• Услуги по човешки ресурси
• Разходи за доставка

Разходи за имуществени щети: Незастраховани щети на имущество от граждански безредици през 2020 г., включително вандализъм и мародерство (но само разходи, които не са покрити от застраховка).

Разходи за доставчици: Разходи към доставчици за стоки, които са от съществено значение за текущите операции, при условие че договорите или поръчките за покупка са били налице преди получаване на заема.

Разходи за защита на работниците:

• Лични предпазни средства (маски, ръкавици, дезинфектант)
• Плексигласови бариери и прегради
• Системи за филтриране на въздуха
• Термометри и оборудване за измерване на температурата
• Почистващи материали и услуги
• Други модификации за съответствие с насоките за безопасност при COVID-19

За какво абсолютно не можете да използвате средствата по PPP

Разбирането на забранените видове употреба е също толкова важно, колкото и познаването на допустимите разходи:

Забранени разходи:

• Плащания по кредитни карти или задължения за авансово финансиране (merchant cash advance)
• Неплатени бизнес данъци (федерални, щатски или местни)
• Федерални данъци върху заетостта (въпреки че тези от страната на работодателя са допустими)
• Предварително плащане на разходи извън покрития период
• Възнаграждение на собственика над документално доказаните нива
• Капиталови подобрения или разходи за разширяване
• Плащания по главница на дълг (въпреки че лихвата по ипотеката е разрешена)

Ако имате останали средства по PPP след покриване на всички допустими разходи, върнете излишъка на вашия кредитор, вместо да ги използвате за забранени цели. Временната полза от използването на средствата по неподходящ начин не си струва риска от отговорност за измама.

Покритият период: Времево разпределение на вашите разходи

Вашият покрит период определя кога трябва да бъдат направени или платени разходите, за да бъдат зачетени за опрощаване. Можете да изберете:

• 8-седмичен покрит период (56 дни), или
• 24-седмичен покрит период (168 дни)

Периодът започва на датата, на която вашият заемодател изплаща PPP заема. Повечето фирми се възползват от по-дългия 24-седмичен период, тъй като той осигурява по-голяма гъвкавост за достигане на праговете за разходите и отчитане на бизнес колебанията.

Проследяване и документация: Основата на опрощаването

Правилната документация не е по избор — тя е задължителна за одобрение на опрощаването. Според експерти по съответствието с PPP, ще трябва да поддържате:

За разходи за заплати:

• Ведомости за заплати, показващи брутното възнаграждение, данъците и удръжките
• Разписки за плащане (анулирани чекове, ACH потвърждения)
• Данъчни формуляри (940, 941, щатски тримесечни отчети за възнагражденията)
• Документация за здравни осигуровки и пенсионни вноски

За разходи, различни от тези за заплати:

• Копия от договори за наем или ипотечни документи
• Анулирани чекове или разписки за плащане
• Сметки за комунални услуги, показващи периода на обслужване и плащането
• Фактури за оперативни разходи, консумативи и разходи за защита на работниците

За поддържане на броя на персонала:

• Ведомости за заплати, показващи броя на служителите през целия покрит период
• Документация за всякакви намаления на FTE (еквивалент на пълно работно време) и приложими изключения

Много фирми установяват, че правилното счетоводство от самото начало предотвратява паниката по време на процеса на кандидатстване за опрощаване. Точното финансово проследяване помага да се гарантира, че можете да обосновете всеки похарчен долар и прави кандидатстването лесно, а не стресиращо.

Процесът на кандидатстване за опрощаване

Ако не кандидатствате за опрощаване в рамките на 10 месеца след последния ден от вашия покрит период, плащанията по вашия PPP заем вече не са отсрочени и ще започнете да правите вноски към вашия заемодател при 1% лихва.

Самото заявление изисква:

• Изчисления, показващи как средствата са били разпределени по допустимите категории
• Документация, доказваща, че сте похарчили поне 60% за заплати
• Доказателство за поддържане на броя на служителите
• Доказателство за поддържане на нивото на възнагражденията за по-нископлатените служители

Добри новини относно данъците: Според Закона за консолидираните бюджетни кредити от 2021 г., разходите, платени с опростени PPP средства, са напълно признати за данъчни цели. Това означава, че заплатите, наемът, комуналните услуги и други допустими разходи се зачитат за данъчно признати бизнес разходи, въпреки че самият заем се опрощава без облагане с данък.

Стратегическо харчене: Максимизиране на опрощаването

За да увеличите максимално опрощаването си:

1. Дайте приоритет на заплатите: Уверете се, че поне 60% (в идеалния случай повече) отиват за възнаграждения на служители на трудов договор (W-2)
2. Поддържайте нивата на персонала: Поддържайте броя на FTE съответстващ на нивата отпреди пандемията, където е възможно
3. Документирайте всичко: Запазвайте незабавно всички касови бележки, отчети и доказателства за плащане
4. Използвайте пълния период: Не бързайте с харченето — разпределете разходите през избрания от вас покрит период
5. Разделно проследяване: Дръжте PPP средствата в отделна сметка или ги проследявайте педантично в счетоводните си книги
6. Консултирайте се при несигурност: Когато възникнат въпроси относно допустимите разходи, попитайте вашия заемодател или счетоводител, преди да похарчите средствата

Общи грешки, които трябва да се избягват

Грешка 1: Плащане на независими изпълнители Работниците на хонорар (1099) не се зачитат. Само служителите на трудов договор (W-2) отговарят на условията за заплати по PPP.

Грешка 2: Превишаване на лимитите за възнаграждение Бонусите и увеличенията са допустими, но помнете годишния лимит от $100,000 на служител.

Грешка 3: Прекомерно плащане на самия себе си Собствениците-служители и самоосигуряващите се лица имат специфични правила за изчисляване на възнаграждението — не си изплащайте просто всичко, което е останало.

Грешка 4: Използване на средства за плащане на дългове Докато лихвите по ипотеки са допустими, плащанията по кредитни карти и главницата по заеми не са.

Грешка 5: Лоша документация „Знам, че съм ги похарчил правилно“ няма да мине. Нуждаете се от документация за всеки долар.

Продължаване напред с увереност

Програмата PPP помогна на милиони бизнеси да оцелеят при изключителни предизвикателства. Като разберете допустимите разходи, поддържате правилна документация и харчите стратегически, можете да увеличите максимално опрощаването, като същевременно гарантирате пълно съответствие.

Не забравяйте, че основното намерение на програмата беше задържането на работниците и непрекъснатостта на бизнеса. Ако разходите ви са в съответствие с тези цели и попадат в допустимите категории, вие сте на правилния път.

Поддържайте финансите си ясни и изрядни

Правилното проследяване на PPP разходите изисква точно и подробно счетоводство от първия ден. Опитът да се възстановят трансакции от предишни месеци по време на процеса на кандидатстване за опрощаване създава ненужен стрес и увеличава риска от грешки или пропусната документация.

Beancount.io предоставя счетоводство в текстов формат (plain-text accounting), което ви дава пълна прозрачност върху всяка трансакция. Маркирайте разходите, свързани с PPP, в момента на възникването им, генерирайте отчети незабавно и поддържайте документалната следа, която ви е необходима за уверени заявления за опрощаване. Започнете безплатно и изпитайте финансово проследяване, създадено за яснота и контрол.