Cómo gastar los fondos del PPP sabiamente: Guía completa de gastos elegibles y condonación

El Programa de Protección de Nómina (PPP) proporcionó un alivio financiero crucial a millones de pequeñas empresas durante desafíos económicos sin precedentes. Si recibió fondos del PPP, comprender cómo gastarlos correctamente no es solo importante: es esencial para maximizar la condonación y evitar problemas de cumplimiento normativo.

Esta guía completa detalla exactamente en qué puede (y en qué no puede) gastar los fondos del PPP, cómo funcionan las reglas de condonación y cómo realizar un seguimiento adecuado de todo para su total tranquilidad.

El objetivo principal: Retener a los trabajadores y mantener la nómina

Al aceptar los fondos del PPP, usted certificó que el dinero se utilizaría para "retener a los trabajadores y mantener la nómina" u otras categorías de gastos aprobadas. Esto no era un simple trámite: es un compromiso legal. El uso indebido de los fondos del PPP puede acarrear una responsabilidad seria por fraude, por lo que comprender los gastos elegibles es fundamental.

¿La buena noticia? Las categorías de gastos elegibles son lo suficientemente amplias como para cubrir la mayoría de las operaciones comerciales esenciales, especialmente si se aborda el gasto de manera estratégica.

La regla de nómina del 60%: Su base para la condonación

La regla más importante que debe comprender: al menos el 60% del monto de su condonación debe provenir de costos de nómina.

Esto no significa que pierda toda la condonación si gasta menos del 60% en nómina. En cambio, su condonación se reduce proporcionalmente. Por ejemplo, si gasta solo el 50% en nómina, no recibirá la condonación total, pero aun así calificará para una condonación parcial basada en lo que gastó en gastos elegibles.

Según la guía oficial de la SBA, la nómina debe ser el uso principal del préstamo, y este umbral garantiza que los fondos apoyen primordialmente a los trabajadores en lugar de otros gastos comerciales.

Gastos de nómina elegibles: Qué cuenta

La nómina es más que solo salarios. Aquí está todo lo que califica:

Compensación de empleados:

• Salarios y sueldos brutos
• Propinas y comisiones
• Bonificaciones, paga por peligrosidad y compensación de incentivos
• Pagos por indemnización y asignaciones

Beneficios para empleados:

• Licencia pagada (vacaciones, familiar, médica, días por enfermedad)
• Primas de seguro médico
• Contribuciones a planes de jubilación
• Impuestos sobre la nómina estatales y locales

Límite de compensación importante: La compensación de los empleados tiene un límite de una tasa anual de $100,000 por empleado. Para un período cubierto de 24 semanas, esto se traduce en un máximo de $46,154 por empleado. Cualquier compensación por encima de este umbral no contará para la condonación.

Qué no califica como nómina

• Pagos a contratistas independientes: Los trabajadores 1099 y los contratistas no pueden ser cubiertos por sus fondos del PPP. Ellos deben solicitar sus propios préstamos PPP si son elegibles.
• Compensación de propietarios más allá de los montos documentados: Los retiros personales y las distribuciones no califican.
• Impuestos federales sobre el empleo: Puede pagar los impuestos de la parte del empleador, pero no el desempleo federal ni las retenciones de impuestos.

Gastos elegibles ajenos a la nómina: El 40% restante

Si bien la nómina debe ser su enfoque principal, hasta el 40% de su condonación puede provenir de estas categorías:

Gastos principales tradicionales

Pagos de intereses hipotecarios: Pagos de intereses hipotecarios comerciales sobre hipotecas contraídas antes del 15 de febrero de 2020. Importante: solo cuenta la parte de los intereses, no los pagos de capital.

Pagos de alquiler y arrendamiento: Pagos de alquiler o arrendamiento de bienes comerciales bajo acuerdos vigentes antes del 15 de febrero de 2020. Esto incluye espacio de oficina, ubicaciones minoristas, arrendamiento de equipos y arrendamiento de vehículos utilizados para el negocio.

Servicios públicos:

• Electricidad
• Gas
• Agua y alcantarillado
• Teléfono (fijo y móvil)
• Acceso a internet
• Costos de transporte (combustible para vehículos comerciales)

Categorías elegibles ampliadas (Actualización de 2021)

El segundo proyecto de ley de estímulo amplió el PPP para incluir cuatro tipos de gastos adicionales:

Gastos operativos:

• Suscripciones de software (contabilidad, nómina, sistemas CRM)
• Servicios de computación en la nube
• Tarifas de procesamiento de pagos
• Servicios de recursos humanos
• Costos de entrega

Costos por daños a la propiedad: Daños a la propiedad no asegurados por disturbios civiles de 2020, incluidos vandalismo y saqueos (pero solo los costos no cubiertos por el seguro).

Costos de proveedores: Gastos a proveedores por bienes que son esenciales para las operaciones actuales, siempre que los contratos o las órdenes de compra estuvieran vigentes antes de recibir el préstamo.

Gastos de protección de trabajadores:

• Equipo de protección personal (mascarillas, guantes, desinfectante)
• Barreras y particiones de plexiglás
• Sistemas de filtración de aire
• Termómetros y equipos de detección de temperatura
• Suministros y servicios de limpieza
• Otras modificaciones para cumplir con las pautas de seguridad de COVID-19

Lo que absolutamente no puede usar con fondos del PPP

Comprender los usos prohibidos es tan importante como conocer los gastos elegibles:

Gastos prohibidos:

• Pagos de tarjetas de crédito u obligaciones de anticipo de efectivo para comerciantes
• Impuestos comerciales pendientes (federales, estatales o locales)
• Pagos de impuestos federales sobre el empleo (aunque la parte del empleador está permitida)
• Pago anticipado de gastos más allá del período cubierto
• Compensación del propietario por encima de los niveles documentados
• Mejoras de capital o costos de expansión
• Pagos de capital de deuda (aunque se permiten los intereses hipotecarios)

Si le sobran fondos del PPP después de cubrir todos los gastos elegibles, devuelva el exceso a su prestamista en lugar de usarlos para fines prohibidos. El beneficio temporal de usar los fondos de manera inapropiada no vale el riesgo de responsabilidad por fraude.

El período cubierto: Sincronización de sus gastos

Su período cubierto determina cuándo deben incurrirse o pagarse los gastos para que cuenten para la condonación. Puede elegir:

• Un período cubierto de 8 semanas (56 días), o
• Un período cubierto de 24 semanas (168 días)

El período comienza en la fecha en que su prestamista desembolsa el préstamo PPP. La mayoría de las empresas se benefician del período más largo de 24 semanas, ya que ofrece más flexibilidad para alcanzar los umbrales de gasto y tener en cuenta las fluctuaciones del negocio.

Seguimiento y documentación: El fundamento de la condonación

La documentación adecuada no es opcional: es obligatoria para la aprobación de la condonación. Según los expertos en cumplimiento del PPP, deberá mantener:

Para gastos de nómina:

• Informes de nómina que muestren el salario bruto, impuestos y deducciones
• Recibos de pago (cheques cancelados, confirmaciones ACH)
• Formularios de impuestos (940, 941, informes estatales trimestrales de salarios)
• Documentación de las contribuciones al seguro médico y a la jubilación

Para gastos ajenos a la nómina:

• Copias de contratos de arrendamiento o documentos hipotecarios
• Cheques cancelados o recibos de pago
• Facturas de servicios públicos que muestren el período de servicio y el pago
• Facturas de operaciones, suministros y gastos de protección de los trabajadores

Para el mantenimiento de la plantilla:

• Informes de nómina que muestren el número de empleados durante todo el período cubierto
• Documentación de cualquier reducción de FTE (equivalente a tiempo completo) y las excepciones aplicables

Muchas empresas descubren que una contabilidad adecuada desde el principio evita las prisas durante el proceso de solicitud de condonación. El seguimiento financiero preciso ayuda a garantizar que pueda justificar cada dólar gastado y hace que la solicitud sea sencilla en lugar de estresante.

El proceso de solicitud de condonación

Si no solicita la condonación dentro de los 10 meses posteriores al último día de su período cubierto, los pagos de su préstamo PPP dejarán de estar diferidos y comenzará a realizar pagos a su prestamista con un interés del 1%.

La solicitud en sí requiere:

• Cálculos que muestren cómo se asignaron los fondos en las categorías elegibles
• Documentación que demuestre que gastó al menos el 60% en nómina
• Prueba del mantenimiento de la plantilla de empleados
• Evidencia del mantenimiento de los niveles salariales para los empleados con salarios más bajos

Buenas noticias sobre los impuestos: Según la Ley de Asignaciones Consolidadas de 2021, los gastos pagados con fondos condonados del PPP son totalmente deducibles de impuestos. Esto significa que la nómina, el alquiler, los servicios públicos y otros gastos elegibles cuentan como gastos comerciales deducibles, a pesar de que el préstamo en sí se condona libre de impuestos.

Gasto estratégico: Maximizar la condonación

Para maximizar su condonación:

1. Priorice la nómina: Asegúrese de que al menos el 60% (idealmente más) se destine a la compensación de empleados W-2
2. Mantenga los niveles de personal: Mantenga los recuentos de FTE consistentes con los niveles anteriores a la pandemia cuando sea posible
3. Documente todo: Guarde todos los recibos, informes y comprobantes de pago de inmediato
4. Utilice el período completo: No apresure el gasto; distribuya los gastos a lo largo del período cubierto elegido
5. Seguimiento separado: Mantenga los fondos del PPP en una cuenta separada o realice un seguimiento meticuloso en sus libros
6. Consulte cuando tenga dudas: Cuando surjan preguntas sobre gastos elegibles, consulte a su prestamista o contador antes de gastar

Errores comunes que se deben evitar

Error 1: Pagar a contratistas independientes Los trabajadores 1099 no cuentan. Solo los empleados W-2 califican para la nómina del PPP.

Error 2: Superar los límites de compensación Las bonificaciones y los aumentos están bien, pero recuerde el tope anual de $100,000 por empleado.

Error 3: Pagarse demasiado a sí mismo Los dueños-empleados y los trabajadores por cuenta propia tienen reglas específicas para el cálculo de la compensación; no se pague simplemente lo que sobre.

Error 4: Usar fondos para pagos de deuda Si bien los intereses hipotecarios califican, los pagos de tarjetas de crédito y el capital del préstamo no.

Error 5: Documentación deficiente El "sé que lo gasté correctamente" no servirá. Necesita documentación para cada dólar.

Avanzar con confianza

El programa PPP ayudó a millones de empresas a sobrevivir a desafíos extraordinarios. Al comprender los gastos elegibles, mantener la documentación adecuada y gastar estratégicamente, puede maximizar la condonación mientras garantiza el pleno cumplimiento.

Recuerde que la intención principal del programa era la retención de trabajadores y la continuidad del negocio. Si sus gastos se alinean con estos objetivos y entran dentro de las categorías elegibles, está en el camino correcto.

Mantenga sus finanzas claras y en cumplimiento

El seguimiento adecuado de los gastos del PPP requiere una contabilidad precisa y detallada desde el primer día. Intentar reconstruir meses de transacciones durante la solicitud de condonación crea un estrés innecesario y aumenta el riesgo de errores o de falta de documentación.

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