Com gastar els fons del PPP amb saviesa: guia completa sobre despeses elegibles i condonació

El Programa de Protecció de Nòmines (PPP) va proporcionar un alleujament financer crucial a milions de petites empreses durant uns reptes econòmics sense precedents. Si heu rebut fons PPP, entendre com gastar-los correctament no és només important, és essencial per maximitzar la condonació i evitar problemes de compliment.

Aquesta guia completa detalla exactament en què podeu (i en què no podeu) gastar els fons PPP, com funcionen les regles de condonació i com fer-ne un seguiment adequat per a una total tranquil·litat.

L'objectiu principal: Retenir els treballadors i mantenir les nòmines

Quan vau acceptar els fons PPP, vau certificar que els diners s'utilitzarien per "retenir els treballadors i mantenir les nòmines" o altres categories de despeses aprovades. Això no era només un tràmit administratiu; és un compromís legal. L'ús indegut dels fons PPP pot desencadenar una responsabilitat penal per frau, per la qual cosa entendre les despeses elegibles és crucial.

La bona notícia? Les categories de despeses elegibles són prou àmplies per cobrir la majoria de les operacions comercials essencials, especialment si planifiqueu la despesa de manera estratègica.

La regla del 60% en nòmines: La base de la vostra condonació

La regla més important que cal entendre: almenys el 60% de l'import de la condonació ha de provenir de costos de nòmina.

Això no vol dir que perdeu tota la condonació si gasteu menys del 60% en nòmines. En canvi, la vostra condonació es redueix proporcionalment. Per exemple, si només gasteu el 50% en nòmines, no rebreu la condonació total, però encara podreu optar a una condonació parcial basada en el que hàgiu gastat en despeses elegibles.

Segons la guia oficial de l'SBA, la nòmina hauria de ser l'ús principal del préstec, i aquest llindar garanteix que els fons donin suport principalment als treballadors en lloc d'altres despeses empresarials.

Despeses de nòmina elegibles: Què compta

La nòmina és més que només els salaris. Aquí teniu tot el que es considera elegible:

Compensació dels empleats:

• Salaris bruts i jornals
• Propines i comissions
• Bonificacions, pagaments per risc i compensacions d'incentius
• Pagaments per acomiadament i subsidis

Beneficis per als empleats:

• Baixes pagades (vacances, familiars, mèdiques, per malaltia)
• Primes d'assegurança mèdica
• Aportacions a plans de jubilació
• Impostos sobre la nòmina estatals i locals

Límit de compensació important: La compensació dels empleats està limitada a una taxa anual de 100.000 $per empleat. Per a un període cobert de 24 setmanes, això es tradueix en un màxim de 46.154$ per empleat. Qualsevol compensació per sobre d'aquest llindar no comptarà per a la condonació.

Què no es considera nòmina

• Pagaments a contractistes independents: Els treballadors 1099 i els contractistes no poden ser coberts pels vostres fons PPP. Haurien de sol·licitar els seus propis préstecs PPP si són elegibles.
• Compensació del propietari més enllà dels imports documentats: Les retirades personals i les distribucions no són elegibles.
• Impostos federals sobre l'ocupació: Podeu pagar els impostos de la part de l'empresa, però no l'atur federal ni les retencions d'impostos.

Despeses elegibles no relacionades amb la nòmina: El 40% restant

Tot i que la nòmina ha de ser el vostre enfocament principal, fins al 40% de la vostra condonació pot provenir d'aquestes categories:

Despeses bàsiques tradicionals

Pagaments d'interessos hipotecaris: Pagaments d'interessos hipotecaris comercials sobre hipoteques subscrites abans del 15 de febrer de 2020. Important: només compta la part dels interessos, no els pagaments del principal.

Pagaments de lloguer i arrendament: Pagaments de lloguer o arrendament de béns comercials sota acords vigents abans del 15 de febrer de 2020. Això inclou espais d'oficines, locals comercials, arrendaments d'equips i arrendaments de vehicles utilitzats per al negoci.

Serveis bàsics (Utilities):

• Electricitat
• Gas
• Aigua i clavegueram
• Telèfon (fix i mòbil)
• Accés a Internet
• Costos de transport (combustible per a vehicles comercials)

Categories elegibles ampliades (Actualització del 2021)

La segona llei d'estímul va ampliar el PPP per incloure quatre tipus de despeses addicionals:

Despeses d'operacions:

• Subscripcions de programari (comptabilitat, nòmines, sistemes CRM)
• Serveis de computació al núvol
• Comissions de processament de pagaments
• Serveis de recursos humans
• Costos de lliurament

Costos per danys materials: Danys a la propietat no assegurats per disturbis civils del 2020, inclosos actes de vandalisme i saqueig (però només els costos no coberts per l'assegurança).

Costos de proveïdors: Despeses a proveïdors per béns que són essencials per a les operacions actuals, sempre que els contractes o les comandes de compra estiguessin en vigor abans de rebre el préstec.

Despeses de protecció dels treballadors:

• Equips de protecció individual (màscares, guants, desinfectant)
• Barres de plexiglàs i mampares
• Sistemes de filtració d'aire
• Termòmetres i equips de control de temperatura
• Productes i serveis de neteja
• Altres modificacions per complir amb les directrius de seguretat de la COVID-19

El que absolutament no podeu fer amb els fons PPP

Entendre els usos prohibits és tan important com conèixer les despeses elegibles:

Despeses prohibides:

• Pagaments de targetes de crèdit o obligacions d'avançament d'efectiu per a comerciants
• Impostos empresarials pendents (federals, estatals o locals)
• Pagaments de l'impost federal sobre l'ocupació (tot i que la part de l'empresa és correcta)
• Prepagament de despeses més enllà del període cobert
• Compensació del propietari per sobre dels nivells documentats
• Millores de capital o costos d'expansió
• Pagaments del principal del deute (tot i que es permeten els interessos hipotecaris)

Si us queden fons PPP després de cobrir totes les despeses elegibles, torneu l'excés al vostre prestador en lloc d'utilitzar-lo per a fins prohibits. El benefici temporal d'utilitzar els fons de manera inadequada no val el risc de responsabilitat per frau.

El període de cobertura: planificar les despeses

El període de cobertura determina quan s'han de realitzar o pagar les despeses perquè comptin per a la condonació. Podeu triar entre:

• Un període de cobertura de 8 setmanes (56 dies), o
• Un període de cobertura de 24 setmanes (168 dies)

El període comença en la data en què el vostre prestador desemborsa el préstec PPP. La majoria d'empreses es beneficien del període més llarg de 24 setmanes, ja que ofereix més flexibilitat per assolir els llindars de despesa i tenir en compte les fluctuacions del negoci.

Seguiment i documentació: la base per a la condonació

La documentació adequada no és opcional: és obligatòria per a l'aprovació de la condonació. Segons els experts en el compliment del PPP, haureu de mantenir:

Per a despeses de nòmina:

• Informes de nòmina que mostrin el salari brut, impostos i deduccions
• Justificants de pagament (xecs cancel·lats, confirmacions ACH)
• Formularis fiscals (940, 941, informes trimestrals de salaris estatals)
• Documentació de les contribucions a l'assegurança mèdica i a la jubilació

Per a despeses no salarials:

• Còpies de contractes de lloguer o documents hipotecaris
• Xecs cancel·lats o justificants de pagament
• Factures de serveis públics que mostrin el període de servei i el pagament
• Factures d'operacions, subministraments i despeses de protecció dels treballadors

Per al manteniment de la plantilla:

• Informes de nòmina que mostrin el nombre d'empleats durant tot el període de cobertura
• Documentació de qualsevol reducció d'ETP (equivalent a temps complet) i les excepcions aplicables

Moltes empreses descobreixen que una comptabilitat adequada des de l'inici evita haver d'anar de corcoll durant el procés de sol·licitud de condonació. Un seguiment financer precís ajuda a garantir que podeu justificar cada dòlar gastat i fa que la sol·licitud sigui senzilla en lloc d'estressant.

El procés de sol·licitud de condonació

Si no sol·liciteu la condonació en un termini de 10 mesos després de l'últim dia del vostre període de cobertura, els pagaments del vostre préstec PPP deixaran d'estar ajornats i començareu a fer pagaments al vostre prestador amb un interès de l'1%.

La sol·licitud en si requereix:

• Càlculs que mostrin com es van assignar els fons en les categories elegibles
• Documentació que demostri que heu gastat almenys el 60% en nòmines
• Prova del manteniment de la plantilla d'empleats
• Evidència del manteniment del nivell salarial per als empleats amb salaris més baixos

Bones notícies sobre els impostos: Segons la Llei d'Assignacions Consolidades de 2021, les despeses pagades amb fons condonats del PPP són totalment deduïbles d'impostos. Això significa que la nòmina, el lloguer, els serveis públics i altres despeses elegibles compten com a despeses comercials deduïbles, tot i que el préstec en si es condona lliure d'impostos.

Despesa estratègica: maximitzar la condonació

Per maximitzar la vostra condonació:

1. Prioritzeu la nòmina: Assegureu-vos que almenys el 60% (idealment més) es destini a la compensació dels empleats W-2
2. Mantingueu els nivells de personal: Mantingueu els recomptes d'ETP coherents amb els nivells prepandèmia sempre que sigui possible
3. Documenteu-ho tot: Guardeu tots els rebuts, informes i justificants de pagament immediatament
4. Utilitzeu el període complet: No precipiteu la despesa; repartiu les despeses al llarg del període de cobertura escollit
5. Seguiment separat: Mantingueu els fons del PPP en un compte separat o feu-ne un seguiment meticulós en els vostres llibres
6. Consulteu quan tingueu dubtes: Quan sorgeixin preguntes sobre despeses elegibles, pregunteu al vostre prestador o comptable abans de gastar

Errors comuns a evitar

Error 1: Pagar a contractistes independents Els treballadors 1099 no compten. Només els empleats W-2 qualifiquen per a la nòmina del PPP.

Error 2: Superar els límits de compensació Les bonificacions i els augments estan bé, però recordeu el límit anual de 100.000 $ per empleat.

Error 3: Pagar-se massa a un mateix Els propietaris-empleats i els autònoms tenen regles específiques de càlcul de compensació; no us pagueu simplement el que quedi.

Error 4: Utilitzar fons per al pagament de deutes Mentre que els interessos hipotecaris qualifiquen, els pagaments de targetes de crèdit i el capital del préstec no ho fan.

Error 5: Documentació deficient Dir "sé que ho he gastat correctament" no servirà. Necessiteu documentació per a cada dòlar.

Avançar amb confiança

El programa PPP ha ajudat milions d'empreses a sobreviure a reptes extraordinaris. Si enteneu les despeses elegibles, manteniu la documentació adequada i gasteu estratègicament, podreu maximitzar la condonació alhora que garantiu el compliment total.

Recordeu que l'objectiu principal del programa era la retenció de treballadors i la continuïtat del negoci. Si la vostra despesa s'alinea amb aquests objectius i entra dins de les categories elegibles, aneu pel bon camí.

Mantingueu les vostres finances clares i conformes

Fer un seguiment correcte de les despeses del PPP requereix una comptabilitat precisa i detallada des del primer dia. Intentar reconstruir mesos de transaccions durant la sol·licitud de condonació crea un estrès innecessari i augmenta el risc d'errors o de falta de documentació.

Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona una transparència total sobre cada transacció. Etiqueteu les despeses relacionades amb el PPP a mesura que es produeixin, genereu informes a l'instant i manteniu el rastre documental que necessiteu per a sol·licituds de condonació segures. Comenceu de franc i experimenteu un seguiment financer creat per a la claredat i el control.