Como Gastar os Fundos do PPP com Sabedoria: Guia Completo de Despesas Elegíveis e Perdão

O Programa de Proteção de Salários (PPP) proporcionou um alívio financeiro crucial para milhões de pequenas empresas durante desafios econômicos sem precedentes. Se você recebeu fundos do PPP, entender como gastá-los corretamente não é apenas importante — é essencial para maximizar o perdão do empréstimo e evitar problemas de conformidade.

Este guia abrangente detalha exatamente em que você pode (e não pode) gastar os fundos do PPP, como funcionam as regras de perdão e como rastrear tudo adequadamente para sua total tranquilidade.

O Propósito Central: Reter Trabalhadores e Manter a Folha de Pagamento

Ao aceitar os fundos do PPP, você certificou que o dinheiro seria usado para "reter trabalhadores e manter a folha de pagamento" ou outras categorias de despesas aprovadas. Isso não foi apenas burocracia — é um compromisso legal. O uso indevido dos fundos do PPP pode desencadear uma responsabilidade séria por fraude, portanto, entender as despesas elegíveis é crucial.

A boa notícia? As categorias de despesas elegíveis são amplas o suficiente para cobrir a maioria das operações essenciais de negócios, especialmente se você abordar os gastos de forma estratégica.

A Regra dos 60% da Folha de Pagamento: Sua Base para o Perdão

A regra mais importante a entender: pelo menos 60% do valor do seu perdão deve vir de custos de folha de pagamento.

Isso não significa que você perde todo o perdão se gastar menos de 60% na folha. Em vez disso, seu perdão é reduzido proporcionalmente. Por exemplo, se você gastar apenas 50% na folha, não receberá o perdão total, mas ainda se qualificará para o perdão parcial com base no que gastou em despesas elegíveis.

De acordo com a orientação oficial da SBA, a folha de pagamento deve ser o principal uso do empréstimo, e esse limite garante que os fundos apoiem principalmente os trabalhadores em vez de outras despesas comerciais.

Despesas de Folha de Pagamento Elegíveis: O Que Conta

A folha de pagamento é mais do que apenas salários. Aqui está tudo o que se qualifica:

Remuneração de Funcionários:

• Salários brutos e ordenados
• Gorjetas e comissões
• Bônus, adicional de periculosidade e remuneração de incentivo
• Pagamentos de indenização e auxílios

Benefícios aos Funcionários:

• Licença remunerada (férias, familiar, médica, dias de doença)
• Prêmios de seguro de saúde
• Contribuições para planos de aposentadoria
• Impostos estaduais e locais sobre a folha de pagamento

Limite Importante de Remuneração: A remuneração dos funcionários é limitada a uma taxa anual de US$100.000 por funcionário. Para um período de cobertura de 24 semanas, isso se traduz em um máximo de US$ 46.154 por funcionário. Qualquer remuneração acima desse limite não contará para o perdão.

O Que Não se Qualifica como Folha de Pagamento

• Pagamentos a contratados independentes: Trabalhadores 1099 e prestadores de serviço não podem ser cobertos pelos seus fundos do PPP. Eles devem solicitar seus próprios empréstimos do PPP, se elegíveis.
• Remuneração de proprietários além dos valores documentados: Retiradas pessoais e distribuições não se qualificam.
• Impostos federais sobre o emprego: Você pode pagar os impostos da parte do empregador, mas não o seguro-desemprego federal ou impostos retidos na fonte.

Despesas Não Relacionadas à Folha Elegíveis: Os 40% Restantes

Embora a folha de pagamento deva ser seu foco principal, até 40% do seu perdão pode vir destas categorias:

Despesas Essenciais Tradicionais

Pagamentos de Juros de Hipoteca: Pagamentos de juros de hipotecas comerciais sobre hipotecas contraídas antes de 15 de fevereiro de 2020. Importante: apenas a parte dos juros conta, não os pagamentos do principal.

Pagamentos de Aluguel e Arrendamento: Pagamentos de aluguel ou arrendamento de imóveis comerciais sob contratos em vigor antes de 15 de fevereiro de 2020. Isso inclui espaço de escritório, locais de varejo, arrendamento de equipamentos e arrendamento de veículos usados para o negócio.

Serviços Públicos (Utilities):

• Eletricidade
• Gás
• Água e esgoto
• Telefone (fixo e móvel)
• Acesso à internet
• Custos de transporte (combustível para veículos comerciais)

Categorias Elegíveis Expandidas (Atualização de 2021)

O segundo projeto de lei de estímulo expandiu o PPP para incluir quatro tipos adicionais de despesas:

Despesas de Operações:

• Assinaturas de software (contabilidade, folha de pagamento, sistemas de CRM)
• Serviços de computação em nuvem
• Taxas de processamento de pagamentos
• Serviços de recursos humanos
• Custos de entrega

Custos de Danos à Propriedade: Danos à propriedade não cobertos por seguro decorrentes de distúrbios civis de 2020, incluindo vandalismo e saques (mas apenas custos não cobertos por seguros).

Custos de Fornecedores: Gastos com fornecedores de bens que são essenciais para as operações atuais, desde que os contratos ou pedidos de compra estivessem em vigor antes do recebimento do empréstimo.

Despesas de Proteção ao Trabalhador:

• Equipamentos de proteção individual (máscaras, luvas, desinfetante)
• Barreiras e divisórias de plexiglass
• Sistemas de filtragem de ar
• Termômetros e equipamentos de triagem de temperatura
• Materiais e serviços de limpeza
• Outras modificações para cumprir as diretrizes de segurança da COVID-19

O Que Você Absolutamente Não Pode Usar os Fundos do PPP

Entender os usos proibidos é tão importante quanto conhecer as despesas elegíveis:

Despesas Proibidas:

• Pagamentos de cartão de crédito ou obrigações de adiantamento de vendas com cartão (merchant cash advance)
• Impostos comerciais pendentes (federais, estaduais ou locais)
• Pagamentos de impostos federais sobre o emprego (embora a parte do empregador seja permitida)
• Pré-pagamento de despesas além do período de cobertura
• Remuneração de proprietários acima dos níveis documentados
• Melhorias de capital ou custos de expansão
• Pagamentos do principal da dívida (embora os juros da hipoteca sejam permitidos)

Se você tiver fundos do PPP restantes após cobrir todas as despesas elegíveis, devolva o excesso ao seu credor em vez de usá-los para fins proibidos. O benefício temporário de usar os fundos de forma inadequada não vale o risco de responsabilidade por fraude.

O Período de Cobertura: Cronometrando Seus Gastos

O seu período de cobertura determina quando as despesas devem ser incorridas ou pagas para serem consideradas para o perdão. Você pode escolher:

• Um período de cobertura de 8 semanas (56 dias), ou
• Um período de cobertura de 24 semanas (168 dias)

O período começa na data em que o seu credor desembolsa o empréstimo PPP. A maioria das empresas beneficia-se do período mais longo de 24 semanas, pois oferece mais flexibilidade para atingir os limites de gastos e considerar as flutuações do negócio.

Rastreamento e Documentação: A Base do Perdão

A documentação adequada não é opcional — é exigida para a aprovação do perdão. De acordo com especialistas em conformidade do PPP, você precisará manter:

Para Despesas de Folha de Pagamento:

• Relatórios de folha de pagamento mostrando salário bruto, impostos e deduções
• Recibos de pagamento (cheques compensados, confirmações ACH)
• Formulários fiscais (940, 941, relatórios trimestrais de salários estaduais)
• Documentação de seguro saúde e contribuições de aposentadoria

Para Despesas Não Relacionadas à Folha de Pagamento:

• Cópias de contratos de aluguel ou documentos de hipoteca
• Cheques compensados ou recibos de pagamento
• Contas de serviços públicos mostrando o período de serviço e o pagamento
• Faturas de operações, suprimentos e despesas de proteção ao trabalhador

Para Manutenção de Pessoal:

• Relatórios de folha de pagamento mostrando o número de funcionários ao longo do período de cobertura
• Documentação de quaisquer reduções de FTE (equivalente a tempo integral) e exceções aplicáveis

Muitas empresas percebem que uma escrituração contábil adequada desde o início evita correrias durante o processo de solicitação de perdão. O rastreamento financeiro preciso ajuda a garantir que você possa comprovar cada dólar gasto e torna a solicitação direta, em vez de estressante.

O Processo de Solicitação de Perdão

Se você não solicitar o perdão dentro de 10 meses após o último dia do seu período de cobertura, os pagamentos do seu empréstimo PPP não serão mais diferidos e você começará a fazer pagamentos ao seu credor com juros de 1%.

A solicitação em si requer:

• Cálculos mostrando como os fundos foram alocados entre as categorias elegíveis
• Documentação provando que você gastou pelo menos 60% em folha de pagamento
• Prova de manutenção do número de funcionários
• Evidência de manutenção do nível salarial para funcionários com remuneração mais baixa

Boas notícias sobre impostos: De acordo com o Consolidated Appropriations Act de 2021, as despesas pagas com fundos do PPP perdoados são totalmente dedutíveis de impostos. Isso significa que folha de pagamento, aluguel, serviços públicos e outras despesas elegíveis contam como despesas comerciais dedutíveis, embora o próprio empréstimo seja perdoado livre de impostos.

Gastos Estratégicos: Maximizando o Perdão

Para maximizar o seu perdão:

1. Priorize a Folha de Pagamento: Garanta que pelo menos 60% (idealmente mais) seja destinado à remuneração de funcionários W-2
2. Mantenha os Níveis de Pessoal: Mantenha a contagem de FTE consistente com os níveis pré-pandemia, sempre que possível
3. Documente Tudo: Salve todos os recibos, relatórios e comprovantes de pagamento imediatamente
4. Use o Período Total: Não apresse os gastos — distribua as despesas ao longo do período de cobertura escolhido
5. Rastreamento Separado: Mantenha os fundos do PPP em uma conta separada ou rastreie-os meticulosamente em seus livros
6. Consulte Quando Tiver Dúvidas: Quando surgirem questões sobre despesas elegíveis, pergunte ao seu credor ou contador antes de gastar

Erros Comuns a Evitar

Erro 1: Pagar Contratados Independentes Trabalhadores 1099 não contam. Apenas funcionários W-2 se qualificam para a folha de pagamento do PPP.

Erro 2: Exceder Limites de Remuneração Bônus e aumentos são aceitáveis, mas lembre-se do limite anual de US$ 100.000 por funcionário.

Erro 3: Pagar-se Demais Proprietários-funcionários e indivíduos autônomos têm regras específicas de cálculo de remuneração — não pague a si mesmo simplesmente o que sobrar.

Erro 4: Usar Fundos para Pagamentos de Dívidas Embora os juros de hipoteca sejam elegíveis, pagamentos de cartão de crédito e o principal do empréstimo não são.

Erro 5: Documentação Precária "Eu sei que gastei corretamente" não será aceito. Você precisa de documentação para cada dólar.

Seguindo em Frente com Confiança

O programa PPP ajudou milhões de empresas a sobreviver a desafios extraordinários. Ao compreender as despesas elegíveis, manter a documentação adequada e gastar estrategicamente, você pode maximizar o perdão enquanto garante a total conformidade.

Lembre-se de que a intenção central do programa era a retenção de funcionários e a continuidade dos negócios. Se os seus gastos estiverem alinhados com esses objetivos e se enquadrarem nas categorias elegíveis, você está no caminho certo.

Mantenha Suas Finanças Claras e em Conformidade

O rastreamento adequado das despesas do PPP requer uma contabilidade precisa e detalhada desde o primeiro dia. Tentar reconstruir meses de transações durante o processo de solicitação de perdão cria estresse desnecessário e aumenta o risco de erros ou falta de documentação.

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